IBX Request Brukerhåndbok

Transkript

1 l IBX Request Brukerhåndbok Manuell Revisjon: 12.2 Dato: 28 - MAY Språk: Norsk

2 Dokumentkontroll Endre logg Kapittel Dato Beskrivelse Alle Endre mal og layout Oppdatering RFC Oppdatering RFC og Oppdatering RFC 934 og , 1.3 og Oppdatering RFC , 1.2 og Nye funksjoner. Alle Alle Alle Endrede bilder for å vise endringer i layout. Oppdatering RFC 789 Endrede bilder for å vise endringer i layout. Også, prosedyren er endret for å opprette gratis forespørsel. Oppdatert manual med endringer i layout. Også oppdatert for å innlemme overlevering forespørsel og tildeling alternativer. IBX Forretningsdokumenter 1

3 Innholdsfortegnelse 1. IBX Request Opprett ny forespørsel View Requests and Quotes Evaluering av anbud Meldingstavle IBX Forretningsdokumenter 2

4 Innholdsfortegnelse, Figurr Figur 1: eprocurement-siden... 5 Figur 2: Opprett ny forespørsel... 5 Figur 3: Innstillinger... 6 Figur 4: Informasjon... 7 Figur 5: Spørsmål... 8 Figur 6: Legg til spørsmål... 8 Figur 7: Oppdater spørsmål... 9 Figur 8: Importer spørsmål Figur 9: Elementer Figur 10: Endre element Figure 11: Vedlegg Figur 12 : Slett vedlegg Figur 14: Slette vedlegg Figur 15: Leverandører Figure 16: Leverandørkatalog Figur 17: Importer leverandører Figur 18: Endre leverandørs kontaktperson Figur 19: Filtreringsoppsett Figur 20: Søk filtrer Figur 21: Legg til filtrerer Figur 22: Legg til ny filtrerer Figur 23: Filtrerer Figur 24: Gjennomgå og send Figur 25: Sendt forespørsel Figur 26: Historie Figur 27: Vis forespørsler og anbud Figur 28: Mine siste Figur 28: Eksporter til Excel Figur 29: Søk Figur 30: Forespørsel-detaljer Figur 31: Se anbud Figur 32: Anbudsdetaljer Figur 33: Avvis anbud IBX Forretningsdokumenter 3

5 Figur 34: Bekreft avvisning - Enkelt anbud Figur 35: Bekreft avvisning Flere anbud Figur 36: Detaljer om anmodning Figur 37: Detaljer om anbud Figur 38: Bekreft avvisning Figur 39: Hånd over forespørsel Figure 40: Søk i gruppen brukere Figure 41: Brukere / Grupper liste Figure 42: Bekreft hånd over forespørselen Figure 43: Tilordne forespørselen Figure 44: Tilordne til meg Figur 45: Ny versjon / Kopi av forespørsel Figur 46: Opprett handlekurv Figur 47: Bekreft godtakelse Figur 48: eprocurement-side - Handlekurv Figur 49: Mine siste Figur 50: Send for filtrering Figur 51: Filtrer Figur 52: Anbud Figur 53: Avvis anbud Figur 54: Fullfør/Avslå filtrering Figur 55: Mine Siste Figur 56: Filtreringsprosess Figur 57: Anbud Figur 58: Avvis anbud Figur 59: Evaluering av anbud Figur 60: Evalueringsside Figur 61: Meldingstavle Figur 62: Meldingstavle - Lag nytt emne Figur 63: Meldingstavle - Svar IBX Forretningsdokumenter 4

6 1. IBX Request IBXRequest brukes til å sende forespørsler, og til å motta og evaluere anbud fra en eller flere leverandører. Klikk på lenken Create request, og klikk OK-knappen i popup-vinduet. Figur 1: eprocurement-siden 1.1 Opprett ny forespørsel Fra Create New Request (Opprett ny forespørsel)-fanen kan du få tilgang til å opprette forespørsel-veiviseren. All informasjon merket med * er obligatorisk. Figur 2: Opprett ny forespørsel Klikk på enten Save (lagre) eller Next (neste)-knappene for å lagre informasjonen på siden. Klikk på knappen Next (neste) eller Go Back (Gå tilbake)-lenken for å navigere mellom fanene. En ufullstendig forespørsel blir automatisk lagret som utkast hvis den ikke sendes til leverandøren(e) eller hvis programmet avsluttes brått. IBX Forretningsdokumenter 5

7 1.1.1 Innstillinger På Setting (Innstillinger)-fanen, feltene som må fylles ut er: Produktgruppe: Velg en passende produktgruppe ved å oppgi enten en kode eller en beskrivelse. Den valgte gruppen kan justeres for individuelle elementer under forespørselsprosessen. De vanligste klassifikasjonssystemer er UNSPSC og eclass. Produktgruppen brukes til statistiske formål, men kan også brukes som innspill til kontofordeling. Valuta: Velg ønsket valuta fra rullegardinlisten. Språk: Velg språk fra rullegardinlisten. E-posten med meddelelse til leverandører sendes ut basert på dette valget Informasjon Figur 3: Innstillinger En kort beskrivelse av forespørselen legges til under denne kategorien. Navn på forespørsel: Skriv inn navnet på forespørselen. Siste svardato: Velg siste dato og tidsfrist for å motta anbudet fra leverandøren. Du kan velge avkrysningsboksen End of day (Slutt på dagen) eller stille tiden manuelt. MERK: Hvis End of day (Slutt på dagen)-avkrysningsboksen er krysset av vises 23:59 som standardtid. MERK: Forespørslen flyttes automatisk til Utløpt så snart som dato og tid angitt som Reply latest on utløper. MERK: Basert på systeminnstillinger, du kan enten motta eller ikke anbudet etter at Reply latest on oppnås. Kreves den/siste, velg en av de tilgjengelige alternativene. Before (før) fra rullegardinlisten for varer/tjenester som skal leveres innen en bestemt dato. On (på) fra rullegardinmenyen for varer/tjenester som skal på en bestemt dato. MERK: Avhengig av brukerkonfigurasjonen, er noen standardverdier satt til Reply latest on og Required on latest datoer. Beskrivelse: Lag en kort beskrivelse av forespørselen. IBX Forretningsdokumenter 6

8 Informasjon om kjøper: Kort informasjon om kjøperens opplysninger som angitt i kjøperprofilen i systemadministrasjon og adresseinformasjon fra kjøperen når du setter opp forespørselen. Figur 4: Informasjon IBX Forretningsdokumenter 7

9 1.1.3 Questions Spørsmålene for forespørselen kan legges i kategorien Questions. Legg til nytt spørsmål For å legge til et nytt spørsmål, gjør følgende: Figur 5: Spørsmål 1. Velg inn Type of Question fra rullegardin menyen. 2. Skriv inn spørsmålet i Question (spørsmål)-tekstboksen. 3. Velg Mandatory (Obligatorisk)-avmerkingsboksen for å opprette et obligatorisk spørsmål til leverandøren. 4. Klikk på Add Question (Legg til spørsmål)-knappen. 5. Klikk Save (lagre)-knappen for å lage spørsmålet. Figur 6: Legg til spørsmål IBX Forretningsdokumenter 8

10 Klikk Add Question (Legg til spørsmål)-knappen for å legge til flere spørsmål. Klikk ikonet for å fjerne et spørsmål. For å redigere et lagt til spørsmål, gjør følgende: 1. Klikk spørsmål-overskrift eller klikk ikonet. 2. Gjør den/de nødvendige endringen/endringene. 3. Klikk Update Question (Oppdater spørsmål)-knappen. Legg til forhåndsdefinerte spørsmål Figur 7: Oppdater spørsmål Et forhåndsdefinert sett med spørsmål kan også importeres. 1. Klikk på Add predefined question knappen. 2. Et popup-vinduet åpnes, der de forhåndsdefinerte spørsmål kan velges fra Global questions eller Category specific Questions (forskjellig for hver produktgruppe). 3. Klikk Add selected questions knappen for å legge spørsmålet til listen. IBX Forretningsdokumenter 9

11 Administrator har mulighet til å definere: Figur 8: Importer spørsmål Tvungne spørsmål: Spørsmål som alltid skal inkluderes i forespørselen, og som ikke kan fjernes fra denne. Forslag til spørsmål: Spørsmål som er inkludert som standard, men kan fjernes av den aktuelle brukeren. Tvungne spørsmål og Forslag til spørsmål kan ikke endres av sluttbrukeren. Klikk Save for å lagre informasjonen eller Klikk Next knappen for å lagre informasjonen og for å gå til neste kategori Klikk Go Back-lenken for å flytte til forrige sider Items Kategorien Items brukes til å legge til eller importere elementer til forespørselen. Fyll i detaljer på linje for en bestemt element, og klikk Add Item-knappen. Klikk Import articles from XML file-knappen for å importere element(er) fra en Excel/XML fil. Å lagre elementet/elementene som legges til som en Excel/XML fil, velg Export all to Excel fra Select action rullegardinlisten og klikk OK-knappen. Fyll detaljene for et bestemt element og klikk på Add knappen. Klikk Import articles from XML file å importere elementet/elementene fra en Excel/XML-fil. MERK: Feltet Vendor article number blir erstattet av Vendor Reference referanse i hele programmet i den nye versjonen, som vist nedenfor. IBX Forretningsdokumenter 10

12 Figur 9: Elementer Klikk ikonet for å kopiere en lagt til element og bruke det som referanse for et bytt element. Å slette et lagt til element fra listen, velg elementet, klikk Select Action rullegardinlisten og klikk OK knappen. ikonet eller velg Delete Selected fra Klikk ikonet for å redigere en artikkel. Klikk Update Item knappen for å lagre den redigerte informasjonen Attachments Figur 10: Endre element Kategorien Attachments brukes til å legge filer eller lenker til som vedlegg til gjeldende forespørsel. Det er to vedlegg-typer som kan legges til: IBX Forretningsdokumenter 11

13 Firmabestemte vedlegg, lagt til av administrator Forespørsel-spesifikke vedlegg Figure 11: Vedlegg Klikk på Add Attachment for å legge til et vedlegg for den aktuelle forespørselen. 1. Velg type vedlegg: Fil eller Lenke 2. Velg en fil og gi vedlegget et navn 3. Klikk på Save File legge til vedlegget. Figur 12 : Slett vedlegg Vedleggene vises under seksjonen Attachments added to request. For å fjerne et vedlegg, klikk på ikonet. IBX Forretningsdokumenter 12

14 Figur 13: Slette vedlegg Vendors Kategorien Vendors brukes til å velge hvilke leverandører som skal inviteres i forespørselen om anbud.avsnittet nedenfor beskriver metoden for å velge leverandører med leverandørenkatalogen fra IBX. MERK: Programmet IBXRequest levers også med ekstern leverandørkatalog. Velge leverandører fra leverandørkatalogen 1. Klikk Add new Vendor knappen. 2. Search Vendors vindu vises, der Country, Category, og Functional role kan velges fra rullegardinlisten, eller en søketekst oppgis i Free text boksen. 3. Klikk på Search for å søke blant tilgjengelige leverandører. 4. Merk av i avmerkingsboksen(e) for ønsket(-ede) leverandør(er), og klikk på Add Selected Vendors for å importere leverandører til forespørselen. Figur 14: Leverandører IBX Forretningsdokumenter 13

15 Valgte leverandører vises på Vendors listen. Figure 15: Leverandørkatalog Figur 16: Importer leverandører For å legge til en ny kontakt eller å endre gjeldene kontakt, for en valgt leverandør, klikker du på navnet i Contact Person kolonnen. Et pop-up vindu vil vises og du kan velge eller legge til ønsket navn. For å oppdatere listen over leverandører for gjeldende forespørsel, klikk Lagre knappen. IBX Forretningsdokumenter 14

16 Figur 17: Endre leverandørs kontaktperson MERK: Legg til en ny kontaktperson for leverandøren hvis denne funksjonen er aktivert i organisasjonsprofilen Filtrering For å evaluere anbud mottatt fra leverandører kan eieren av forespørselen angi gjeldende filtrer i en fri forespørsel i alle dens tilstander. Denne prosessen er ikke obligatorisk. Å konfigurere Screening, gjøre følgende: 1. Under kolonnen Responsible viser den første tekstboksen som standard brukernavnet til eieren av forespørselen. Denne kan ikke endres. 2. Angi filtreringssteg i tekstboksen under kolonnen Description. Dette trinnet er ikke obligatorisk. 3. Klikk Save knappen. 4. For å legge til/velge en annen filtrerer, klikk Add Screener knappen. 5. Siden Manage screening åpnes. Figur 18: Filtreringsoppsett IBX Forretningsdokumenter 15

17 Figur 19: Søk filtrer 6. Skriv inn brukernavnet i tekstboksen Search for users og klikk på Search. 7. Klikk alternativknappen for å velge ønsket bruker fra søkelisten. 8. Klikk Save selected screener knappen. Figur 20: Legg til filtrerer 9. Hvis brukeren ikke er tilgjengelig i systemet, kan du manuelt legge til filtrerer ved å klikke på Create new user.. IBX Forretningsdokumenter 16

18 10. Add new screener vindu vises. Figur 21: Legg til ny filtrerer 11. Legg til detaljer på filtrerer. 12. Klikk Add and assign knappen. 13. Screening setup side vises og ny filtrerer legges til i Screeners added to Request listen. MERK: System lar brukeren legge til maksimalt ti rader, og en filtrerer kan ikke velges mer enn en gang. Figur 22: Filtrerer 14. Velg avkrysningsruten Send reminder to screener and requestor after amount of days. 15. Oppgi antall dager i tekstboksen. MERK: Tillatt antall dager er 1 til Klikk på knappen Save. 17. For å endre filtrerer, klikk på navnet av filtrerer under kolonnen Responsible og gjenta trinn 6 til For å fjerne en filtrerer, klikk ikonet under kolonnen Action og klikk deretter på Save. IBX Forretningsdokumenter 17

19 1.1.8 Gjennomgå og send Under kategorien Review and Send vises et sammendrag av informasjonen i forespørselen. Et rødt utropstegn betyr at informasjon mangler i forespørselen. For å fullføre den, naviger til kategorien og skriv inn manglende informasjon, og trykk deretter på Save knappen. Klikk på knappen Print når en forespørsel er komplett for å opprette et PDF-dokument for utskrift.pdf-dokumentet er et sammendrag av forespørselen, men inneholder ikke leverandørinformasjonen. Klikk på knappen Send Request for å sende forespørsel til valgte leverandører. Figur 23: Gjennomgå og send En bekreftelsesmelding vises for en forespørsel som ble vellykket sendt. Figur 24: Sendt forespørsel Forespørselen lagres som utkast dersom den ikke blir sendt. Klikk på knappen History (også tilgjengelig etter at forespørselen er sendt til leverandørene) for å få tilgang til forespørselens endringslogg. IBX Forretningsdokumenter 18

20 Figur 25: Historie 1.2 View Requests and Quotes En e-postmelding sendes automatisk når en leverandør svarer på forespørselen. Klikk på lenken View Requests and Quotes,, velg det aktuelle prosjektet, og klikk på OK for å se listen over anbud. Figur 26: Vis forespørsler og anbud Listen viser forespørsler arrangert i kronologisk rekkefølge. Status kolonnen viser om det er et utkast, en sendt forespørsel, eller om leverandøren har svart på forespørselen. Det første nummeret i parentes viser antall tildelte leverandører, og det andre nummeret er antall besvarte leverandører. Åpne en forespørsel ved å klikke på Request ID linken i Manage Requests tab. IBX Forretningsdokumenter 19

21 Figur 27: Mine siste Klikk Export to Excel knappen i Manage Requests tab for å lagre forespørselsdetaljer i excel format som vist nedenfor Search Request Figur 28: Eksporter til Excel Klikk Search knappen under Manage Requests tab for å søke etter en forespørsel. Følgende filtre er tilgjengelige i Search: Mine forespørsler/ Alle forespørsler Status forespørsel Fritekst søk. Merk : My requests filtre lister opp forespørslene hvor brukeren er den nåværende eier. For å få flere filtre, klikk på Advanced Search linken. For å skjule cancelled requests og/eller requests with created shopping cart, velg de respektive avmerkingsboksene Manage Requests Figur 29: Søk Følgende handlinger kan utføres på siden forespørselsdetaljer: Få tilgang til anbud Vurdere (sammenligne) anbud Avslå et anbud IBX Forretningsdokumenter 20

22 Overlevering forespørsel Tildeling forespørsel Opprett en ny versjon av forespørsel Lag en kopi av forespørselen Opprett en handlekurv hvis anbudet er sent Kansellere hele forespørselen: Anbudet opprettes ikke hvis forespørselen kanselleres. Vis leverandøren organisasjonsdetaljer Kommunisere med leverandøren ved hjelp av diskusjonsforumet. Vis anbud Klikk på anbudsnummeret for å åpne det. Figur 30: Forespørsel-detaljer Figur 31: Se anbud IBX Forretningsdokumenter 21

23 All informasjonen om anbudet vises. Et anbud aksepteres ved å klikke på Accept and create shopping cart for å opprette en handlekurv. Så snart du klikker på Accept and create shopping cart knappen, Confirm Accept opp. MERK: Meldingen i vinduet blir gjort om til brødtekst i e-posten med meldingen som sendes til valgt leverandør. Tilpass meldingen, om nødvendig og klikk på Accept and create shopping cart. Klikk på lenken med anbudsnummeret, eller klikk Back for å gå tilbake til oversiktssiden. Avslå Figur 32: Anbudsdetaljer For å avslå anbud fra siden Request details, gjør følgende: 1. Merk av i boksen(e) i kolonnen Decline quote(s). 2. Velg Decline Selected Quotes fra Select action rullegardinmenyen. 3. Klikk OK knappen MERK: Decline quote(s) er deaktivert hvis ingen anbud er mottatt på forespørselen, og den aktiveres så snart minst ett anbud er mottatt på forespørselen. MERK: Hvis ingen anbud er valgt, vises feilmeldingen Please select at least one quote. MERK: Decline quote(s) er deaktivert i tilfelle valget Alle anbud er låst inntil den forhåndsdefinerte anbudsfristen er aktivert på profilnivå og forespørselen enda ikke har nådd utløpsdato. Knappen Decline quote(s) aktiverer så snart forespørselen når utløpsdatoen. IBX Forretningsdokumenter 22

24 1. Vinduet Confirm Decline vises. Figur 33: Avvis anbud MERK: Hvis ett anbud er valgt vil meldingen i vinduet gjøres som til brødtekst i e- posten med bekreftelse som sendes til valgt leverandør. 2. Tilpass meldingen, om nødvendig. Figur 34: Bekreft avvisning - Enkelt anbud MERK: Hvis flere anbud er valgt, vil avvisningskoder overføres fra filtreringsprosessen i brødteksten til hver e-post som sendes til valgte leverandører. MERK: Hvis flere anbud er valgt vil listen over leverandører vises i vinduet Confirm Decline. 4. Klikk på knappen Decline. Figur 35: Bekreft avvisning Flere anbud IBX Forretningsdokumenter 23

25 Du kan også avvise anbud ett etter ett fra siden Anbudsdetaljer. Gjør følgende for å avslå anbud fra siden Anbudsdetaljer: 1. Klikk på anbudsnummeret under kolonnen Name. 2. Siden Quote details åpnes. 3. Klikk Decline knappen. Figur 36: Detaljer om anmodning 4. Vinduet Bekreft avvisning vises. Figur 37: Detaljer om anbud MERK: Meldingen i vinduet blir omgjort til brødtekst i e-posten som sendes til utvalgt leverandør. 5. Tilpass meldingen, om nødvendig. IBX Forretningsdokumenter 24

26 Figur 38: Bekreft avvisning 6. Klikk Decline. Hånd over forespørsel Som nåværende eier av forespørselen kan du overlevere forespørselen til en bruker, eller gruppe av brukere, etter punktene nedenfor: 1. Klikk på Hand over request knappen på Request Details siden. Figur 39: Hånd over forespørsel 2. Search group user vindu display. Figure 40: Søk i gruppen brukere 3. Velg Users/Groups fra Search by rullegardin menyen som påkrevd. 4. Velg andre filter fra respective rullegardin menyer som påkrevd. 5. Klikk Search knappen. 6. Users/Groups listen vises. IBX Forretningsdokumenter 25

27 Figure 41: Brukere / Grupper liste 7. Velg ønsket bruker eller gruppe av brukere som påkrevd. 8. Klikk på Hand over request knappen. 9. Confirm hand over request vinduet vises. Figure 42: Bekreft hånd over forespørselen 10. Klikk på Yes knappen for å bekrefte overlevering forespørselen. Merk: Når forespørselen er overlevert til en bruker (eller en gruppe brukere), vil automatisk en e-post sendes til denne brukeren (eller til alle brukerene i gruppen). Tilordne forespørselen Når en forespørsel er overlevert til en gruppe, blir den også sendt til erververen av denne gruppen. Hvis du ønsker å tildele forespørselen til deg selv, gjør følgende: 1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne forespørselen. IBX Forretningsdokumenter 26

28 2. Request Details siden åpnes. Figure 43: Tilordne forespørselen Figure 44: Tilordne til meg Klikk på Assign to me knappen og forespørselen blir tildelt deg. Ny versjon Klikk New Version for å opprette en ny versjon av en sendt forespørsel. Klikk på knappen New Copy kopiere en tidligere forespørsel, og å bruke den som referanse for en ny forespørsel. Godta et anbud og Opprett handlekurv Figur 45: Ny versjon / Kopi av forespørsel En handlevogn kan opprettes for et bestemt anbud, som forklart tidligere eller som forklart nedenfor: 1. Klikk på ikonet. IBX Forretningsdokumenter 27

29 Figur 46: Opprett handlekurv 2. Vinduet Bekreft godkjenning vises. 3. Tilpass meldingen i vinduet Bekreft godkjenning, om nødvendig. MERK: Meldingen som er lagt til vil inkluderes i brødteksten til e-posten som sendes til leverandøren. 4. Klikk Godta og opprett handlekurv. Figur 47: Bekreft godtakelse 5. Siden IBXeProcurement åpnes og viser den nyopprettede handlekurven. Figur 48: eprocurement-side - Handlekurv IBX Forretningsdokumenter 28

30 1.3 Evaluering av anbud Evaluering av anbuds kan gjøres på følgende måter: a) Ved hjelp av filtreringsfunksjonen. b) Ved hjelp av evalueringsfunksjonen Filtreringsprosess Screening Process innebærer å gå gjennom hvert mottatte anbud for å godkjenne eller avvise det. Når Quote er mottatt, basert på Screening Setup definert av forespørselens eier, kan Screening Process startes når som helst. Følgende trinn beskriver Screening Process fra forespørselens eier: 1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne Responded forespørsel. Figur 49: Mine siste 2. Klikk Submit for screening under Screening for å aktivere lenken Screen under kolonnen Action under Request Details delen. MERK: Alternativet Submit for screening aktiveres så fort anbudet er mottatt, bortsett fra hvis "Alle bud er låst inntil forhåndsdefinert anbudsfrist" er aktivert i kjøpsprofilen. I dette tilfellet aktiveres Submit for screening er når forespørselen går over i Utløpt tilstand. MERK: Dersom ingen Rejection code er definert i kjøperens profil viser systemet en feilmelding når eier av forespørselen klikker på Submit for screening. IBX Forretningsdokumenter 29

31 Figur 50: Send for filtrering MERK: Når du sender anbudet til filtrering aktiveres knappen Re-submit for screening. Du kan sende anbudet til filtrering når som helts, mens anbudet er under filtrering eller når filtreringsprosessen er avsluttet. 3. Klikk på lenken Screen under kolonnen Action eller Quote ID under Request Details delen. Figur 51: Filtrer 4. Siden Quote åpnes. 5. Følgende handlinger kan utføres på denne siden: Godkjenne anbud Avvis anbud Avslå Godta og opprett handlekurv Gå tilbake MERK: Selv om eier av forespørselen godtar eller avviser anbudet for å opprette handlekurv er filtreringsprosessen tillatt for ønsket forespørsel. 6. For å godkjenne anbudet, klikk Approve quote. 7. For å avvise anbudet, klikk Reject quote. IBX Forretningsdokumenter 30

32 Figur 52: Anbud 8. Siden Reject quote åpnes. 9. Velg en eller flere Rejection quote bokser. MERK: Hvis ingen avvisningskode er valgt på siden i Rejection quote, viser systemet en feilmelding, 10. Skriv kommentar i tekstboksen Internal comment.dette trinnet er ikke obligatorisk. 11. Hvis du trenger å skjule anbudet, velg boksen Hide quote. MERK: Skjulte anbud kan kun vises igjen av eier av forespørselen, og skjulte anbud er ikke synlig for filtrerer. 12. Klikk på knappen Save for å lagre avvisningsdetaljene. Figur 53: Avvis anbud IBX Forretningsdokumenter 31

33 13. Klikk Complete screening/decline screening fra Select action rullegardinmenyen under delen Request Details for å fullføre/avslå filtreringsprosessen. MERK: Alternativet Fullfør filtrering/avvis filtrering aktiveres kun etter at anbudet(-ene) er godtatt/avvist. Figur 54: Fullfør/Avslå filtrering Når eier av forespørselen fullfører/avslår filtrering, sendes en e-post til neste filtrerer, definert av forespørselens eier under Screening Setup. MERK: Filtrerer får e-postvarsling hvis: Eier av forespørselen velger Complete screening/decline screening. Antall dager før e-postvarsel, angitt av eier av forespørselen, mottas av filtrerer. Eieren av anmodningen trykker på knappen Re-submit for screening. MERK: Hvis eieren av anmodningen trykker på knappen Re-submit for screening vil filtreringsprosesse nstarte på nytt med samme kriterier. Filtrerer får e-postvarsling med en omtrentlig en time, når filtreringstrinnet starter for ham. Eier av forespørselen får også en kopi av e-posten som sendes til filtrene. Når e-postvarsling er mottatt beskriver følgende trinn Screening Process av filtret: 1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne Screening forespørsel. Figur 55: Mine Siste 2. Klikk på lenken Screen under kolonnen Action eller Quote ID. IBX Forretningsdokumenter 32

34 Figur 56: Filtreringsprosess 3. Quote åpnes. 4. For å godkjenne anbudet, klikk Approve quote. 5. For å avvise anbudet, klikk Reject quote. Figur 57: Anbud 6. Siden Reject quote åpnes. 7. Velg en eller flere bokser for Rejection quote. MERK: Hvis ingen avisningskode er valgt på siden Reject quote vil systemet vise en feilmelding, 8. Skriv kommentar i tekstboksen Internal comment.dette trinnet er ikke obligatorisk. 9. Klikk Save for å lagre avvisningsdetaljene. IBX Forretningsdokumenter 33

35 Figur 58: Avvis anbud 10. Klikk Complete screening/decline screening / for å fullføre / avvise filtreringsprosessen MERK: Complete screening/decline screening / aktiveres bare etter godkjenning / avvisning av anbud. 11. Når filtret fullfører / avviser filtrering sendes et e-postvarsel til neste filtrerer, definert av eier av forespørselen i Screening Setup. Den ovennevnte prosessen følges av alle resterende filtrer for å fullføre/avvise filtreringsprosessen. Når filtreringsprosessen er gjennomført/avvist av alle filtrene eller det maksimale antall dager for e-postvarsel til filtrerer angitt for prosessen er nådd, mottar eier av forespørselen et en e- postmelding. Filtreringsstatus: Tabellen nedenfor viser de forskjellige statuser under filtreringsprosessen: Status Meaning Fullført Screener har evaluert anbud Avvist Screener har avvist anbudet Venter Filtrering er ennå ikke startet for filtrerer Fjernet av forespørsels eier Filtreringstrinnet/filtret er hoppet over/fjernet av forespørselens eier Ikke utført Maksimalt antall dager erklært for filtrering er nådd, og filtrerer har ikke utført filtreringen Evaluering Evalueringsalternativet kan brukes til å vurdere mottatte anbud. Velg Add to evaluation i avmerkingsboksen for å aktivere evalueringsknappen. Klikk Evaluation on web fra Select action rullegardinmenyen for å evaluere anbud. IBX Forretningsdokumenter 34

36 Figur 59: Evaluering av anbud Bruk Evalueringsdelen for å vurdere anbud og oppdatere den totale kostnaden. Klikk Save and close for å lagre beregnet evaluering. Figur 60: Evalueringsside IBX Forretningsdokumenter 35

37 1.4 Meldingstavle Message Board (meldingstavlen) delen brukes til å utveksle meldinger mellom leverandører og kjøpere. Det kan også brukes mellom forespørselens eier og filtrerer for utveksling av meldinger. Opprett nytt emne Figur 61: Meldingstavle Klikk på Opprett nytt emne for å opprette et nytt emne på meldingstavlen. Skriv inn emne og melding i tekstboksen og klikk Send message.et e-postvarsel kan sendes til mottakere ved å velge boksen Notify receivers by i boksen. Figur 62: Meldingstavle - Lag nytt emne Når et nytt emne legges til opprettes en diskusjonstavle for utveksling av meldinger. Klikk på Reply for å svare på et spørsmål. IBX Forretningsdokumenter 36

38 Figur 63: Meldingstavle - Svar - SLUTTEN PÅ DOKUMENTET - IBX Forretningsdokumenter 37