Patron Driven Acquisitions (PDA) Brukerstyrt innkjøp

Transkript

1 Patron Driven Acquisitions (PDA) Brukerstyrt innkjøp Dato: Roller For å kunne jobbe med PDA i Alma, må du ha en av følgende roller: Purchasing Operator Purchasing Manager Hvordan fungerer PDA i Alma? E-ressurser, oftest e-bøker, importeres til Alma og gjøres tilgjengelige i Primo for sluttbrukerne. Leverandøren overvåker bruken, og kjøp genereres automatisk, på bakgrunn av bestemte regler som bestemmes av institusjonen. For eksempel må et visst antall brukere vise interesse eller brukeren bla et visst antall sider før kjøpet faktisk gjennomføres. Ved prosjektets slutt kan ev. leverandøren levere innkjøpsordre via EOD (Embedded Order Data) og fakturaer via EDI. Ikke-kjøpte ressurser slettes deretter automatisk fra Alma og Primo. Hvordan konfigurere PDA i Alma En PDA-profil inneholder: Generelle detaljer: Avtalen med leverandøren, f.eks. regler omkring hva slags type bruk som skal utløse kjøp av en bok. Repository profile: Detaljer om hvordan e-bøkene lastes inn i Alma New Order (EOD) profile: Detaljer om hvordan det opprettes bestillinger på e-bøkene som er kjøpt Trinnene 1. Opprette og aktivere PDA på PDA Details Page. 2. Velge Manage PDA Profiles og sette opp importprofiler for titler (Repository Profile) og ev. bestillinger (New Order Profile). 3. Importere titler til Alma fra leverandørens tittelliste. Elektronisk beholdning opprettes i Alma og eksporteres til Primo. 4. Prosjektet kjører og e-bøker kjøpes automatisk inntil sluttdatoen eller budsjettet er nådd. 5. Leverandøren sender liste over kjøpte ressurser, og institusjonen oppretter bestillinger på disse portfolioene, enten automatisk via EOD eller manuelt. 6. Avslutte PDA og fjerne ikke-kjøpte titler fra Alma (Terminate og Cleanup)

2 Arbeidsflytbeskrivelse 1. Opprette en PDA Gå inn via Alma-menyen under Acquisitions > Advanced Tools > Patron Driven Acquisition (PDA). For å opprette en ny PDA klikk på Add PDA. Dermed åpnes PDA Details-siden, med en tom PDA som kan fylles ut. Fyll ut feltene på siden: Use Network Zone: Det kan spesifiseres at bibliografiske poster skal håndteres i Network Zone i stedet for i Institution Zone ved import av tittellister fra leverandøren. Her skal det alltid velges Network Zone. Name: Beskrivende navn for PDA-profilen Code: Kode for PDA-profilen Status: Velg en status (active, cancelled, draft eller paused). Default er draft, og status må settes til active for å fortsette arbeidsflyten. Vendor: Klikk på forstørrelsesglasset/pilen for å velge leverandør. Start date: Klikk i boksen og velg startdato fra kalenderen. End date: Klikk i boksen og velg sluttdato fra kalenderen. Access threshold: Antall ganger e-ressursen må brukes før kjøp gjennomføres. OBS: Denne verdien er bare til informasjon; leverandøren styrer dette i sitt system. Budget threshold: Maks-summen institusjonen vil bruke på e-ressurser i PDA-prosjektet. Velg myntenhet i menyen til høyre.

3 OBS: Denne verdien er bare til informasjon; Alma stopper ikke tilgangen til e-ressursene selv om Budget threshold er overskredet. Alert Percentage: Når PDA-bruken overskrider Alert Percentage av Budget threshold, sendes en e-post til kontaktpersonen etter at PDA Alert PDA Reached Threshold-jobben har kjørt. Denne kjører automatisk én gang pr dag, og etter ev. import av EOD-fil. Contact has been notified: En hake dukker opp i feltet dersom Alert Percentage er overskredet og en e-post er sendt til kontaktpersonen. License: Klikk på forstørrelsesglasset/pilen for å velge en lisens å knytte til PDA-prosjektet. Contact: Klikk på forstørrelsesglasset/pilen for å velge en kontaktperson for PDA-prosjektet. Redigere en PDA For å redigere en allerede eksisterende PDA, kan du åpne denne ved å klikke på Actions-knappen til høyre i skjermen, og deretter velge Edit. Rediger så informasjonen i fanene Summary, Attachments og Notes etter ønske. 2. Sette opp importprofiler for PDA Når PDA-en er opprettet, kan du begynne å jobbe med de tilknyttede importprofilene. Klikk på Actions-knappen til høyre i skjermen, og velg Manage PDA Profiles. Merk at dette valget dukker opp først etter at PDA en er gitt status aktiv. Run Import-siden åpnes, der du ser to typer importer som er knyttet til PDA en, en tittelimport (Repository) og en bestillingsimport (New Order). Klikk på Actions > Edit for å sette opp og aktivere profilene.

4 For detaljer omkring dette, se Alma Resource Management Guide kapittel 6, Managing profiles for record imports. Nedenfor kommenteres bare enkelte punkter. Repository Import Profile brukes for å definere hvordan titler skal importeres til institusjonens katalog. Sjekk at hver av fanene og feltene er konfigurert riktig. Merk at importfilen må være i XML-format eller binær og husk å sette Status til Active. Legg merke til feltet Suppress record s from publish/delivery under fanen Set Management Tags. Fordi postene skal vises for sluttbrukerne i Primo, skal det IKKE hakes av her. Under fanen Inventory information kan du i feltet Portfolio type velge å knytte titlene til en lokal pakke (som du har opprettet i forkant), slik at det blir enklere å søke frem og jobbe videre med postene. Velg den aktuelle pakken i feltet Electronic Collection. Dersom du velger Portfolio Type Standalone, og altså ikke knytter titlene til en pakke, utvides skjermen med to felter som gir deg mulighet til å angi leverandør/grensesnitt for titlene. I denne fanen kan du i tillegg angi hvordan enkelte importdata skal brukes i Alma, f.eks. fra hvilke felter URL og diverse noter hentes. Det er også mulig selv å definere standardnoter som legges på alle postene. Her kan du også søke frem en lisens og knytte denne til postene som importeres.

5 Nederst er det et felt for Activate resource der du haker av dersom du vil at e-ressursene skal aktiveres umiddelbart ved importen. New Order Import Profile brukes for å importere nye bestillinger som har Embedded Order Data. Det er ikke nødvendig å kjøre denne importen. Dersom du har avtalt med leverandøren å håndtere bestillingene på annet vis, trenger du ikke å aktivere denne importprofilen. Sjekk at hver av fanene og feltene er konfigurert riktig. Under Profile Details-fanen må du huske å sette Status til Active. Sjekk PO Line Information-fanen spesielt, basert på EOD-informasjonen du har fått fra leverandøren, slik at bestillingene opprettes riktig i Alma.

6 3. Importere tittellisten For å importere titlene til Alma kan du enten starte fra PDA list-siden ved å velge Actions > Import Repository. Eller du kan fra Manage PDA Profiles/Run Import-siden velge Actions > Run Import på Repositoryprofilen. Merk at disse valgene ikke finnes før etter at profilen er aktivert. Start New Import-siden åpnes, der du velger én eller flere filer å importere. Husk at filen må være i det formatet du har angitt i importprofilen, normalt sett XML. 4. Prosjektet kjører Elektronisk beholdning er nå opprettet i Alma og eksportert til Primo (så sant du ikke har haket av for Supress record s from publish/delivery i oppsettet for importprofilen). Dermed kan sluttbrukerne finne titlene. Etterhvert som e-bøkene brukes og kravene for kjøp oppfylles, gjennomføres kjøp automatisk.

7 5. Importere EOD-bestillinger Hvis leverandøren tilbyr en EOD-fil med e-bøker som er kjøpt, kan denne importeres til Alma for automatisk å opprette bestillinger for de riktige titlene. Dette kan gjøres fra PDA list-siden ved å velge Actions > Import Orders. Eller du kan fra Manage PDA Profiles/Run Import-siden velge Actions > Run Import på New Orderprofilen. Start New Import-siden åpnes, der du importerer en EOD-fil for PDA en slik at PO Lines opprettes. Bestillinger (merket PDA) lastes nå inn i Alma uten å opprette beholdningsdata. Alma verifiserer at den relaterte beholdningsposten finnes og lenkes til riktig PDA. Institusjoner som ikke bruker EOD-filer, må manuelt opprette bestillinger på portfolioene: Søk frem relevant portfolio. Klikk på Order for å opprette en bestilling på portfolioen.

8 6. Pause eller avslutte et PDA-program Ved slutten av PDA-programmet dvs. at enten sluttdatoen er nådd eller budsjettet er oppbrukt kan det kjøres automatiske oppryddinger i Alma. Fra Patron Driven Acquisitions (PDA) List-siden (Acquisitions > Advanced Tools > Patron Driven Acquisition (PDA)) har du valgene Pause, Terminate, Cleanup og Cancel. Forklaring til de ulike valgene: Pause Alle bibliografiske poster som er lastet inn for PDA-programmet men ennå ikke kjøpt, fjernes fra visning og blir utilgjengelige for brukerne. Nye poster hindres i å bli lastet inn. Dersom du velger å pause PDA-programmet, endres Pause i Actions-menyen til Restore, som kan velges for å starte programmet igjen. Terminate PDA sluttdato settes til dagens dato, og titler kan ikke lenger importeres til programmet, men EOD-bestillinger kan fortsatt importeres. Cleanup Beholdning som er knyttet til PDA-programmet men ikke har PO Lines, fjernes permanent. For å utføre Cleanup må du først avslutte (terminate) PDA-programmet (for at det skal bli satt en sluttdato). Etter at du har utført Cleanup settes PDA-statusen til Canceled. Cancel Utfører både Terminate og Cleanup.