Workflow Heftemottak. Registrere utgivelsesmønster. Dato:

Transkript

1 Workflow Heftemottak Dato: Denne veiledninga beskriver hvordan du registrerer utgivelsesmønster for et tidsskrift og hvordan du mottar tidsskrifthefter i Alma. Til slutt er det også et avsnitt om purring av hefter. Det er mulig å motta hefter uten at du har registrert utgivelsesmønster for tidsskriftet, men det anbefales at du registrerer utgivelsesmønsteret, for det gjør heftemottaket lettere. Begge måter å motta hefter på beskrives likevel i dette dokumentet. Registrere utgivelsesmønster Merknad: I BIBSYS bibliotekkatalog var utgivelsesmønsteret fellesdata som ble brukt av alle bibliotek i konsortiet. I Alma er det ikke slik. Man må registrere utgivelsesmønster per holdings record. Så dersom biblioteket har to abonnement på et tidsskrift, må utgivelsesmønsteret registreres to ganger. 1) Først må du finne holdings record for tidsskriftet: Søk opp tittelen i hurtigsøk eller Almamenyen > Search and Sets > Repository Search (søk på All titles eller Physical titles). Klikk på Holdings under posten og deretter Actions > Edit for den aktuelle holdings record. MD Editor åpner seg (for mer om MD Editor, se Resource management). Her er et eksempel på en holdings record i MD editor: Merknad: For å kunne registrere utgivelsesmønster må man konfigurere til MARC-visning av holdings record (gir visning som over). For veiledning til dette, se Alma nettkurs > E: Metadata Management > Dokumentasjon > Trinn-for-trinn veiledninger: Bytte mellom MARC-visning og fortekst-visning i Add holding. 1

2 2) Nå må du først velge en mal for utgivelsesmønster: Velg Edit > Expand from Template eller Ctrl+E. Da får du opp følgende popupvindu: Velg relevant mal for utgivelsesmønster fra nedtrekkmenyen: Det er laga mal for de vanligste utgivelsesmønstrene. Dersom du ikke finner en mal som passer for det aktuelle tidsskriftet, kan du tilpasse en eksisterende mal eller opprette en ny mal. For beskrivelse av det se Alma Online Help: Artikkelen i Alma heter Managing Physical Resources. Det er «kapittel» 2 i denne artikkelen som omhandler prediction patterns. Avsnittet «To create/customize prediction pattern holdings templates» forklarer hvordan man kan tilpasse en eksisterende mal eller opprette en ny mal. To create/customize prediction pattern holdings templates. Når du har valgt en mal, klikker du på OK. MARC-felt 853 (eller 854/855 avhengig av malen du har valgt) blir lagt til i holdings record, samt MARC-felt 590 som inneholder beskrivelse av malen. 2

3 3) Nå må du registrere informasjon om neste forventa hefte (next predicted item). Klikk på forstørrelsesglasset framfor 853-feltet (eller 854/855-feltet) for å åpne skjemaet der du registrerer disse opplysningene. Du kan også klikke i feltet og velge F3 for å åpne skjemaet eller velge Tools > MARC21 Holdings > Next predicted item s information. Skjemaet ser slik ut: Volum/årgang Nummer År Måned / kvartal / årstid / ukenr Skjemaet er forhåndsutfylt med det Alma estimerer er opplysninger om neste hefte. De blå boblene viser hva feltene for nummerering/kronologi tilsvarer i vår terminologi. Oppdater skjemaet om nødvendig (Issue Date bør nok oppdateres uansett, siden den settes til dagens dato. Det er viktig å sette rett Issue Date, for forventa mottaksdato beregnes utfra den). Klikk deretter på Close. 4) Neste steg er å verifisere og lagre predicted items. Velg Tools > MARC21 Holdings > Open predicted items for å se det som er laga for denne holdings record. Slik ser det ut i eksempelet: 3

4 Legg merke til at forventa mottaksdato nå også er beregna. Klikk på Save for å lagre predicted items. Dersom det er en feil i predicted items, klikker du på Discard. Da blir predicted items ikke lagra. For å rette opp feilen må du registrere informasjon om predicted items på nytt, dvs gjenta fra steg 3. Når du oppretter et sett med predicted items, er det for ett år av gangen. Dersom du vil registrere predicted items for flere år, må du gjenta fra steg 3. 5) Nå har du oppretta predicted items og de vil vises når du skal ta imot hefter. Før du går ut av MD Editor, må du frigi holdings record: Velg File > Save and Release Record (eller Ctrl+Alt+R). Heftemottak (med registrert utgivelsesmønster i holdings record) OBS! For å kunne motta hefter må du velge en akkvisisjonsavdeling (Acquisitions Department) i Currently at (jf. den faste menylinja). 1) Gå til Alma-menyen > Receiving and Invoicing > Receive. Du kommer til skjermen Receive New Material: 4

5 Klikk på fanen Continuous. 2) Søk opp tittelen i søkeboksen Find øverst på sida: 3) Klikk på Actions > Manage items for den aktuelle tittelen: 4) Nå kommer du til skjermen Received Items List. Her finner du predicted items som er lagra da du registrerte utgivelsesmønsteret: 5

6 Du ser at kolonnen Date Received ikke er fylt ut for hefter som ikke er mottatt ennå. Du kan endre sorteringa ved å velge en verdi fra nedtrekkmenyen Sort routine og ved å klikke på pila (synkende/stigende) ved sida av nedtrekkmenyen. Du kan for eksempel sortere på Description (volumbetegnelsen). Før du mottar, må du sjekke at det står rett strekkode i feltet Barcode. Bruker institusjonen din systemgenererte strekkoder, trenger du ikke å gjøre noe her. Dersom institusjonen bruker hefteknyttid (eller andre forhåndsutskrevne strekkoder), må du scanne inn strekkoden dette heftet skal få. Dersom du vil redigere opplysninger om selve heftet, velger du Actions > Edit Inventory Item. Dette må du for eksempel gjøre når du får et dobbelthefte. Husk å oppdatere Description-feltet når du gjør endinger i Enumeration/Chronology. Klikk på Save for å lagre endringene. Når hefteopplysningene er korrekte, haker du av for heftet (eller flere, dersom du skal ta imot flere hefter samtidig) og klikker på Save and Receive. 5) Du kommer tilbake til skjermen Receive New Material. Der står det øverst en melding om at mottaket var vellykka (eller eventuelt en feilmelding dersom noe gikk galt i mottaksprosessen): 6

7 Når du velger Actions > Manage items igjen, vil du se at heftet har fått mottaksdato: Du kan fremdeles redigere heftets opplysninger ved å klikke på Edit-knappen. Heftemottak (uten registrert utgivelsesmønster i Holdings record) OBS! For å kunne motta hefter må du velge en akkvisisjonsavdeling (Acquisitions Department) i Currently at (jf. den faste menylinja). 1) Gå til Alma-menyen > Receiving and Invoicing > Receive. Du kommer til skjermen Receive New Material: 7

8 Klikk på fanen Continuous. 2) Søk opp tittelen i søkeboksen Find øverst på sida: 3) Klikk på Actions > Manage items for den aktuelle tittelen: 4) Neste skjerm heter Received Items List og gir en oversikt over hefter som allerede er mottatt (lista er sjølsagt tom dersom dette er det første heftet du mottar). 8

9 Du kan endre sorteringa ved å velge en verdi fra nedtrekkmenyen Sort routine og ved å klikke på pila (synkende/stigende) ved sida av nedtrekkmenyen. Du kan for eksempel sortere på Description (volumbetegnelsen). For å motta et hefte klikker du på knappen Receive New Items oppfor heftelista. 5) Da kommer du til skjermen hvor du kan fylle ut opplysninger om heftet: Under Last received item Details ser du opplysninger om det siste heftet som er mottatt. Du kan bygge videre på siste hefte som ble mottatt, og klikke på knappen Duplicate. Da blir Enumeration- og Chronology-feltene fylt ut med samme informasjon som det siste heftet, under New items details. Husk å oppdatere feltene til gjeldende hefte. Du kan også fylle ut Enumeration- og Chronology-feltene for hånd. For å oppdatere volumbetegnelse i Description-feltet klikker du på knappen Generate etter at du har sjekka at Enumeration/Chronology er korrekt. Du kan tilpasse volumbetegnelsen 9

10 om nødvendig (malen for Description-feltet kan endres under Resource Management > Resource Configuration > Configuration Menu > General > Description Templates. Til det trenger du rollen Repository Administrator, Catalog Administrator eller General Administrator. For mer om dette, se Alma Online Help). Når feltene er ferdig utfylt, fullfører du heftemottaket ved å velge fra nedtrekkmenyen nederst på sida og klikke på Go: Create and Receive: Det nye heftet blir oppretta og mottatt. Du kommer tilbake til Received Items List. Receive and set barcodes: Et popupvindu kommer til syne hvor du kan scanne inn strekkoden: Dette valget er bare aktuelt for institusjoner som bruker hefteknyttid (eller andre forhåndsutskrevne strekkoder). Bruker institusjonen din systemgenererte strekkoder, velger du Create and Receive. Klikk på Submit. Deretter kommer du tilbake til Received Items List. Det er mulig å legge til strekkode fra skjermen Received Items List også: Hak av for heftet du vil gi en ny strekkode. Scan inn eller endre strekkoden i kolonne Barcode. Klikk på Save. Dersom du skal motta flere hefter, må du gjenta prosessen fra steg 5. 10

11 Purring av tidsskrifthefter Automatisk purring: Når det er registrert utgivelsesmønster og predicted items, vil heftene automatisk bli purra, dersom de ikke er registrert mottatt på forventa mottaksdato. Du vil finne dem i lista over purra titler enten fra Almas startside under Tasks eller fra Tasks på den faste menylinja. For mer om purringer, se arbeidsflytbeskrivelsen «Purringer». Manuell purring: Når det ikke er registrert utgivelsesmønster og predicted items, må du purre manuelt. Hvordan du går fram da, er beskrevet i arbeidsflytbeskrivelsen «Kommunikasjon med leverandør». 11