Workflow fra mottak til hylleklart dokument (Post-Receiving Processing)

Transkript

1 Workflow fra mottak til hylleklart dokument (Post-Receiving Processing) Dato: Denne veiledningen viser en del handlinger som må utføres i Alma etter å mottatt fysisk materiale og før dokumentene er fullt tilgjengelig i biblioteket. 1) Etter at et dokument er mottatt i Alma har PO Line status Waiting for Invoice, eventuelt Closed hvis fakturaen er betalt. 2) Hvis en søker opp dokumentet i Repository Search ser en at eksemplaret ikke er tilgjengelig ennå (1 copy, 0 available). Klikk Items for oversikt over eksemplarene tilknyttet posten. 3) En kommer nå til List of items. Hvis eksemplaret er hylleklart vil det ha status Item not in place og under Process type står det Transit, dvs. at eksemplaret er på vei til sitt fysiske utlånssted. I så fall gå rett til punkt 8. 1

2 4) Hvis en derimot valgte Keep in Department i mottaksfasen vil status fortsatt være Item not in place, men under Process Type står det nå Acquisition technical services. Det må altså gjøres noe med eksemplaret før det kan sendes til utlånsstedet, enten katalogisering (Copy Cataloging) og/eller fysisk klargjøring (Physical Processing). 5) For å få listet opp disse oppgavene i Alma, velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department items. 6) En kommer da til skjermen Items in department. Her ser en at status er Copy Cataloging. Når katalogiseringsarbeidet er gjort kan status endres ved å bruke nedtrekksmenyen og klikke Change Status. Når katalogisering, merking og annet etterarbeid er unnagjort og eksemplaret er ferdig velges Done. (Husk å huke av eksemplaret før en endrer status eller klikker Done.) 7) Hvis en går tilbake til List of items, ser en nå at i likhet med punkt 3 er status Item not in place og Process type endret til Transit, dvs. at eksemplaret er på vei til sitt fysiske utlånssted. 8) For å komme ut av Transit og endre status til In place må eksemplaret skannes ved utlånsstedet (Circulation desk). 2

3 9) For å endre fra akkvisisjonsavdeling (Acquisitions Department) til aktuelt utlånssted for dokumentet (Circulation desk) klikker en på Currently at: [nåværende plassering] på den faste menyen øverst i Alma. 10) En får da opp en boks med avdelinger og utlånssteder i en nedtrekksmeny. Velg aktuelt utlånssted og klikk Select. 11) I Alma-meny, velg nå Fulfillment > Resource Requests > Scan In Items. 12) Skann inn dokumentets strekkode og klikk OK. 3

4 13) Eksemplaret har nå fått destinasjon Reshelve to UBT/KS. 14) Hvis en søker opp dokumentet på nytt i Repository Search ser en at eksemplaret nå er tilgjengelig (1 copy, 1 available). 15) Klikk Items igjen og en ser at Status er endret til Item in place og Transit er fjernet fra Process type. 16) Eksemplaret er nå klart til å settes på hylla og lånes ut. 17) Hvis en valgte Keep in department i mottakelsesprosessen og så skannet eksemplaret ved et utlånssted uten å gjøre det ferdig og velge Done i akkvisisjonsavdelingen, vil en få følgende skjerm. 4

5 Destinasjon er nå Acquisitions Department og under Request/Process Type står det Acquisition technical services, m.a.o. trengs det å gjøres noe ved akkvisisjonsavdelingen før eksemplaret kan lånes ut. Ved å klikke på Manage In Process Items kommer en til skjermen Items in Department, men siden en er ved et utlånssted vil ikke arbeidsoppgaven vises. En må derfor skifte tilbake til akkvisisjonsavdeling (Acquisitions Department) på Currently at i menylinjen for å kunne utføre oppgavene som venter. (Se punkt 9 og 10.) 18) Når en har endret plassering til en akkvisisjonsavdeling kan en skanne in eksemplaret på nytt i Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan In Items. 19) Ved å klikke Manage In Process Items kommer en til Items in Department og kan endre status og ferdigstille ved å klikke Done på samme måte som i punkt 6 i veiledningen. 20) Nå er eksemplaret klart til å skannes inn ved et utlånssted, settes på hylla og lånes ut. (Se punkt ) 5