EndNote Svar på de vanligste spørsmål og problemer

Transkript

1 EndNote Svar på de vanligste spørsmål og problemer Biblioteket - Norges idrettshøgskole 2015

2 Hvem får EndNote på NIH?... 3 Operativsystem... 3 Programmet på både bærbar / laptop og stasjonær pc... 3 Biblioteket i EndNote... 3 Lagring av databasene... 3 Backup / sikkerhetskopi... 4 Innstillinger før du tar i bruk EndNote... 4 Konvertering fra Reference Manager 12 til EndNote... 5 EndNote verktøylinje i Word... 6 Hvordan installere EndNote-verktøylinje i Word på Mac... 6 Verktøylinjen er synlig, men CWYW virker ikke (behandle deaktivterte elementer. 6 Tips hvis alt ser rart ut med referansene i Word... 6 Output-style... 7 Importere tidsskriftlister... 7 Legge referanser i EndNote... 7 Skreddersy referanser i Word... 8 Klargjøring av manuskript... 8

3 Hvem får EndNote på NIH? Alle ansatte og studenter kan få EndNote. Kontakt IKT for installering av programmet. NIH har site-license på EndNote, og det vil si at NIH har et ubegrenset antall lisenser til programmet. Operativsystem Windows EndNote fungerer på pc er med operativsystemene: Windows XP (SP3), Vista (32/64-bit), Windows 7 (32/64-bit), Windows 8 (32/64-bit) Tekstbehandler: MS Word 2007, 2010, 2013 Mac EndNote fungerer på Mac er med operativsystemene: Mac OS X 10.6 og nyere, Intel Macintosh Tekstbehandler: MS Word 2008, 2011, Apple Pages 2009 Programmet på både bærbar / laptop og stasjonær pc Ansatte kan få programmet installert både på stasjonær og bærbar pc. Det er da veldig viktig å ha full oversikt over biblioteket med referanser. Det enkleste er å ha biblioteket på en minnepinne, slik at du alltid vet at du bruker nyeste utgave av biblioteket. Biblioteket i EndNote En EndNote-fil kalles et bibliotek (library). Det er en database som inneholder egne definerte felt for hver referanse. En referanse kan vise til alle mulige kildetyper (reference types), som en tidsskriftartikkel, ei bok eller et nettsted. Ett EndNote-bibliotek består av to filer: fil med.enl etter navnet. Dette er indeks-filen til biblioteket og kjennetegnes av EndNotes ikon. Biblioteket kan åpnes fra denne filen. fil med.data etter navnet. Denne mappen inneholder alle filer i biblioteket (pdf-filer av artikler eller figurer og bilder som legges ved referansene i biblioteket). Alle fil-vedlegg kopieres automatisk til denne mappen. Man må ha begge disse filene for at biblioteket skal fungere, og de må være lagret på samme sted. Husk derfor å kopiere begge to når du skal ta backup eller flytte databaser. Lagring av databasene Det er viktig at du ikke lagrer biblioteket på C-området på din pc. Hvis pc en går i stykker eller du installerer nyere operativsystem, vil du miste biblioteket! Lagre biblioteket på ditt H-område eller på en minnepenn. 3

4 Backup / sikkerhetskopi Ta backup / sikkerhetskopi med jevne mellomrom, slik at du ikke mister referanser og arbeidet du har lagt i innsamlingen av dem. Det kan gjøres ved å kopiere begge filene (.enl og.data) og legge dem i samme mappe. Fra toppmenyen velger du: File -> Save a copy Du kan også lage et komprimert EndNote-bibliotek (Compressed Library), hvor både.enl og.datafilen pakkes sammen til én enkelt fil. Det gjør det enkelt å for eksempel flytte til biblioteket til en annen maskin, lagre på minnepinne eller sende det som vedlegg til epost. Det gjøres på denne måten: 1. Velg File > Compressed Library.enlx 2. Bruk valgene som er foreslått for å lagre hele biblioteket. Hvis du derimot vil lagre uten fil-vedleggene, eller med kun utvalgte referanser, kan du velge det her. 3. Klikk Next, og angi plassering for det komprimerte biblioteket. Det komprimerte EndNote-biblioteket får samme navn som den opprinnelige biblioteks-filen med endelsen.enlx, og kan behandles som en vanlig EndNote-fil. Når programmet åpner en slik fil, vil det pakke ut det opprinnelige bibliotekets.enl-fil og.data-mappe på samme sted som.enlx-filen er lagret. Innstillinger før du tar i bruk EndNote Start med å åpne programmet EndNote, og åpne et eksisterende bibliotek eller lag et nytt: Åpne et bibliotek: File -> Open -> Open Library Lage et nytt bibliotek: File -> New... Gi biblioteket et navn og velg hvor du vil lagre biblioteket. Det anbefales at du lagrer biblioteket på ditt H-område eller på en minnepenn (Unngå å bruke C-område). Sett på dublettkontroll ved å klikke på: Windows: Edit > Preferences > Duplicates Mac: EndNote X7 > Preferences > Duplicates 4

5 Du får opp dette vinduet: Hak av for Volume og Issue i boksen (forfatter, tittel og år er allerede haket av). Hak av Automatically discard duplicates under Online Search Results for å aktivere dublettkontrollen. I denne boksen kan du også velge hvilken informasjon som skal være synlig i biblioteket, som forfatternavn, publikasjonsår og tittel. Velg Display Fields i menyen på venstre side. Klikk OK eller Apply til slutt. Konvertering fra Reference Manager 12 til EndNote I EndNote kan du åpne og konvertere en Reference Manager 12-fil direkte i EndNote: Velg fra toppmenyen: File -> Open -> Open Library Velg filtype: Reference Manager Databases (*.rmd) Finn fram til Reference Manager-databasen du vil konvertere, og merk Reference Manager-filen (med etternavn.rmd). Klikk på Open. I dialogboksen som kommer opp, velg Convert for å konvertere direkte velg navn og filplassering for det nye EndNote-biblioteket som opprettes, og klikk på Save. Hvis du velger Customize kan du manuelt knytte visse referanse-typer og felter i Reference Manager til visse referanse-typer og felter i EndNote. Dette kan være nyttig dersom du har lagt inn egendefinerte referanse-typer og -felter du vil ta vare på, som f.eks. egne emneord. Lagre det nye EndNote-biblioteket ved å klikke på Save i dialogboksen «Save Converted Library as». Biblioteket får samme navn som RefMan-basen hvis du ikke velger et annet. Når konverteringen er fullført, viser EndNote en dialogboks hvor du får spørsmålet «Would you like to convert your file attachment links to relative for this EndNote Library?» Hvis du klikker Yes vil eventuelle fil-vedlegg fra Reference Manager-basen bli forsøkt knyttet til referansene i det nye EndNote-biblioteket. Ref ID-numre i RefMan blir kopiert til Label-feltet i EndNote. 5

6 EndNote verktøylinje i Word EndNote og Word samarbeider via filer som installeres på maskinen sammen med programmet, disse kalles Cite While You Write-verktøy. Når du åpner Word skal et slikt verktøy være synlig i skjermbildet. I Word 2007/2010 er CWYW-verktøyet en fast arkfane bak fanekortet EndNote øverst i skjermbildet, og den ser slik ut: Får du ikke opp EndNote-verktøylinjen i Word? Prøv følgende: Klikk på File/Windows-knappen og velg Options i menyen til venstre. I dialogboksen som dukker opp velger du Add-Ins i menyen til venstre, og Disabled Items i rullegardinmenyen. Klikk på Go. I den neste boksen haker du av foran EndNote Cite While You Write, og klikk OK. Hvordan installere EndNote-verktøylinje i Word på Mac Sjekk hvilken Word-versjon du har, f. eks Lukk først både EndNote og Word. Kopier en fil som heter "EndNote CWYW Word 2011.bundle" fra mappen: EndNote X7: Applications: EndNote X7: Cite While You Write eller EndNote X6: Applications: EndNote X6: Cite While You Write Lim inn denne fila under mappa Applications:Microsoft Office 2011:Office:Startup:Word Start Word, og gå til Word -> Preferences og klikk på File locations. Hvis ikke Startup-mappa er aktivert, merk Startup og klikk på Modify. Velg mappa Applications:Microsoft Office 2011:Office:Startup:Word og klikk på Choose. Klikk OK og lukk Word. Start opp EndNote og så Word. Verktøylinjen er synlig, men CWYW virker ikke (behandle deaktivterte elementer) Windows: Word 2010: Fil -> Alternativer -> Behandle deaktiverte elementer -> Start -> Huk av for EndNote CWYW og velg OK. Word 2003: Se Hjelp -> Om Microsoft -> Deaktiverte elementer -> aktiver CWYW Mac: Se Vis -> Verktøylinjer -> huk av for visning av EndNote Tips hvis alt ser rart ut med referansene i Word Trykk på ALT + F9 på tastaturet. 6

7 Output-style For å gjengi og oppgi kilder er standarden til American Psychological Association (APA 6 th ed.) vedtatt brukt for bacheloroppgaver og anbefalt brukt for masteroppgaver ved Norges idrettshøgskole. I EndNote-biblioteket: Velg stil fra nedtrekksmenyen: I Word: Windows: Klikk på nedtrekksmenyen for å forandre stil i dokumentet. Mac: Klikk på Configure Bibliography og så Browse i boksen som kommer opp. Importere tidsskriftlister Når du legger inn referanser, vil du av og til oppleve at du kun får med forkortelse på tidsskriftnavnene. I APA-stilen skal du ha med full tidsskrifttittel. For å endre dette, må du importere tidsskriftlister som kobler sammen full tittel og standard forkortelse: Velg Tools -> Define Term Lists: Velg fanekortet Lists og merk Journals. Klikk på Import List for å importere tidsskriftlisten. Hent listen fra C: -> Program Files (x86) -> Endnote -> Term Lists Velg liste og klikk på Open. Legge referanser i EndNote Når du har funnet referanser du vil legge inn i EndNote, kan du gjøre det på flere måter: Importere referanser lagret til fil Direkte eksport fra databaser (som PubMed, SPORTDiscus, Web of Science) og tidsskrifter på Internett Laste inn referanser fra Internett direkte fra EndNote Legge inn referanser manuelt. NB! Husk å stille inn riktig for stil både i EndNote og i Word-dokumentet. Her er en veiledning for hvordan legge referanser i EndNote: Veiledning fra Medisinsk bibliotek, Oslo universitetssykehus, se sidene 15-29: 7

8 Skreddersy referanser i Word I noen tilfeller kan det være aktuelt å redigere referanser i en tekst i forhold til standard format, f. eks. skjule årstall eller forfatter fordi det allerede fremgår av setningsinnholdet, legge til et spesifikt sidetall eller en kommentar: Windows: Marker referansen som skal redigeres og klikk Edit & Manage Citations på verktøylinja. Mac: Marker referansen som skal redigeres og klikk Citations -> Edit & Manage Citations på verktøylinja. I nedtrekksmenyen kan du velge f. eks. Exclude Author eller Exclude Year. Klargjøring av manuskript Når du er helt ferdig med å skrive, fjerner du feltkodene til EndNote fra Word-dokumentet ditt. NB! Det er veldig viktig at du beholder en kopi av Word-dokumentet ditt med feltkoder i tilfelle det har blitt noe feil, eller du skal endre på noe! For å fjerne feltkodene gjør du følgende: Åpne Word-dokumentet ditt På EndNote-verktøylinjen velger du PC: Convert Citations and Bibliography -> Convert to Plain Text Mac: Tools -> Convert to Plain Text 8