versjon X for Windows Veiledning EndNote - et program for å holde orden på referansene!

Transkript

1 Versjon 1.0 versjon X for Windows Veiledning EndNote - et program for å holde orden på referansene! En veiledning i hvordan komme i gang med EndNote og kort om hvordan EndNote kan brukes. Høgskolen i Lillehammer, Biblioteket april 2007

2 Innhold Hva er EndNote?...3 Brukermanualer...3 Eksempel på et bibliotek...4 Eksempel på en referanse...4 Installere EndNote...5 Opprette et nytt bibliotek/library (en database)...6 Åpne et eksisterende bibliotek...6 Registrering av referanser...7 Registrere referanser manuelt...7 Søk i databaser fra EndNote (direkte import):...10 Eksportere referanser fra databaser til EndNote...11 Importfiltre...12 BIBSYS ASK...12 EBSCO-databasene (Academic Search Premier, Business Source Premier etc.)...13 ISI Web of Science...14 OCLC (FirstSearch, WorldCat m.fl)...14 OVID (PsychInfo, Medline, Cinahl m.fl)...15 ProQuest...15 NORART...16 Endre referanser...16 Slette referanser...16 Søke etter referanser...16 Word og EndNote Cite While You Write...18 Sette inn henvisninger i løpende tekst...18 Hvordan endre en referanse i teksten?...20 Slette referanser fra teksten og litteraturlista...21 Lage en selvstendig litteraturliste

3 Hva er EndNote? EndNote er en programvare som er laget for å hjelpe til med referansehåndtering. Ved hjelp av EndNote kan du lage en helt egen database over akkurat de referansene som du bruker i ditt master- eller forskningsarbeid. Denne samlingen av referanser kalles i EndNote for et bibliotek (library). Litteraturreferansene kan skrives inn manuelt eller lastes ned fra ulike databaser, både bibliotekkataloger, fulltekst- eller referansedatabaser. Dette er noe som er atskillig raskere enn å måtte gjøre det manuelt. NB! Vær imidlertid oppmerksom på at uavhengig av hvilken måte referansene er blitt overført til EndNote på, så BØR du alltid se over referansene i etterkant og se til at nødvendige opplysninger er kommet med og blitt plassert i riktige felt. Referansene kan enkelt søkes fram og sorteres i eget referansebibliotek. Egne kommentarer, emneord, lenker til pdf-filer m.m. kan legges til og overflødig informasjon kan tas bort. Lage referanselister ved hjelp av EndNote En annen viktig funksjon med EndNote er integreringen med Word. Det betyr at det er enkelt å hente utvalgte referanser fra databasen din i EndNote for så automatisk føye til de nødvendige litteraturhenvisningene i ditt dokument. Samspillet mellom Word og EndNote betyr at du ved skriving av et dokument i Word, raskt kan hente opp referanser fra et EndNote-bibliotek og sette det inn på ønsket sted i teksten, og automatisk opprette en litteraturliste bakerst i dokumentet. EndNote lager automatisk referanseliste i word-dokumentet i den valgte bibliografiske stilen. EndNote tilbyr mange hundre stiler/bibliografiske format (Output Styles) å velge mellom, og de tilsvarer de krav tidsskriftene setter til referanser i løpende tekst og utseendet på referanselisten. Du kan her spare mye tid i arbeidet med kildehenvisning og utarbeidelse av en ferdig litteraturliste - gitt at du gjør det på riktig måte! Brukermanualer Brukermanual (User s Guide), andre veiledninger (Getting Started Guide) og en FAQliste er gratis tilgjengelig via EndNotes egen webside: 3

4 Eksempel på et bibliotek I et bibliotek hvor det er lagt inn referanser vil det se slik ut: Skjermbildet viser flere kolonner hvor forfatternavn, tittel, årstall etc. synes. Ved å klikke på kolonnenes feltnavn sorteres referansene. Her velges Output Style (bibliografisk format) Den nederste delen av skjermbildet viser hvordan den markerte referansen vil se ut i en litteraturliste. Her er stilen APA 5th benyttet, andre stiler velges fra rullegardinmenyen (øverst til høyre). Denne forhåndsvisningen av referansen kan slås av/på ved å klikke på Hide Preview/Show Preview. APA er en bibliografisk standard utarbeidet av American Psychological Association (APA). Dette er en standard som er utbredt innenfor samfunnsfag og humaniora. Eksempel på en referanse Når du står i biblioteket, dobbeltklikk på ønsket referanse for å åpne referansen eller marker referansen og trykk Enter. Et nytt vindu åpnes og du vil få opp alle de opplysningene som er knyttet opp til den aktuelle referansen. 4

5 Bla til forrige / neste referanse Klikk for å skjule / vise tomme felt Stenge / lagre referanser Installere EndNote Alle masterstudenter, stipendiater og ansatte ved HiL får gratis tilgang til EndNote. Avtalen dekker også installasjon av programmet på hjemme-pc. Ta kontakt med biblioteket for å få installert programmet. Etter installasjonen bør programmet oppgraderes slik at alle de nyeste endringene kommer med. Fra Windows-startmeny velges: Programmer : EndNote : Update EndNote 5

6 Opprette et nytt bibliotek/library (en database) Du må opprette et bibliotek (dvs. en database) for å kunne lagre referanser i EndNote. Åpne EndNote gjennom å gå til Windowsstartmeny og velg: Programmer : EndNote : EndNote Pogram Velg deretter Create a new EndNote library i åpningsskjermbildet. Velg hvor biblioteket skal lagres: Lag et nytt bibliotek i EndNote Åpne et allerede lagret bibliotek For ansatte: o I nettverket: Det er tryggest å lagre EndNote-biblioteket på ditt område på lokalnettet (h-området) - da vil det automatisk bli tatt sikkerhetskopi av. o Bærbare pc er: lag en mappe kalt EndNote under C:/Mine dokumenter og kopier biblioteket(ene) dit. Dette kan gjerne gjøres ved å velge File : Save a copy fra EndNote-vinduet. Søk fram ditt bibliotek Ta sikkerhetskopi av biblioteket (til USB-penn eller annen maskin) med jevne mellomrom. For masterstudenter: o Lagre EndNote-biblioteket et sted du tar jevnlig sikkerhetskopi av. Gi biblioteket et navn, og velg Lagre. Du kan opprette flere bibliotek, for eksempel for ulike emner eller formål, men det anbefales vanligvis ikke Det ryddigste er som regel å ha et bibliotek. Biblioteket vil få filendelsen.enl Åpne et eksisterende bibliotek Åpne et lagret bibliotek: File : Open Snarveiene til de sist brukte bibliotekene vil vises. Åpne et bibliotek automatisk For at ditt bibliotek skal åpnes automatisk (dvs. settes som default) benytter du følgende framgangsmåte: 6

7 Åpne biblioteket Velg Edit i hovedmenyen : Preferences : velg Libraries : velg Add Open Libraries Velg OK Registrering av referanser Referansene kan skrives inn manuelt eller importeres fra andre databaser. Registrering av referanser i ditt bibliotek kan gjøres på følgende måter: Manuell registrering Søk i bibliografiske databaser fra EndNote (direkte import) Tools Connect søk i f.eks Bibsys Eksportere referanser fra bibliografiske databaser inn i EndNote. Alle de nevnte måtene vil bli forklart nedenfor. De har alle 3 sine fordeler/ulemper. NB! Søkemulighetene i databasene er som regel mye bedre enn når man bruker Connect-funksjonen i EndNote. Når det gjelder BIBSYS Ask så anbefales det imidlertid at Connect-funksjonen benyttes. Registrere referanser manuelt Du har mulighet til å registrere referanser manuelt, men det er mye enklere og ikke minst tidsbesparende å importere dataene direkte fra en litteraturdatabase. Allikevel vil det være tilfeller hvor referansen ikke finnes elektronisk tilgjengelig og du ikke har noe annet valg enn å registrere de selv. Åpne biblioteket du vil lagre referansene i. Velg ny referanse: References : New Reference (Ctrl+ N) eller klikk på som du finner på verktøylinja Velg ønsket Reference Type. Er det snakk om en tidsskriftartikkel, bok, redigert bok, utdrag av bok, avisartikkel eller en web-side? Standard Reference Type er Journal Article. Ulike referansetyper gir ulike felt å fylle ut. Skriv inn de bibliografiske opplysningene. NB! Det er ikke nødvendig å sette paranteser rundt årstall eller f.eks sette tittelen i kursiv. EndNote legger den nødvendige tegnsettingen til referansene når litteraturlista lages. 7

8 Den nye referansen lagres automatisk når registreringsvinduet lukkes og referansen vil føye seg til de andre referansene i biblioteket ditt. Du kan når som helst åpne og se på referansen igjen ved å dobbeltklikke på den. Legg til en ny referanse I dette eksemplet er det en referanse til en bok som legges inn. Andre referansetyper velges fra menyen. Tips! Bruk TAB for å forflytte deg fra felt til felt Informasjon om enkelte av feltene Reference Type Ulik Reference Type gir ulike felt til å fylle ut. Velg mellom tidsskriftartikkel, bok, redigert bok, utdrag av bok, avisartikkel, web-side etc. 8

9 Author Skrives rett fram eller i invertert form: Per Olsen eller Olsen, Per. Bruk et linjeskift mellom hver forfatter når det er flere. Institusjon eller organisasjon som forfatter, skriv komma etter navnet for å unngå at teksten blir invertert. F.eks: Sosial og helsedirektoratet, Hvis forfatteren er ukjent, skal forfatterfeltet være tomt Det er vesentlig at samme forfatternavn skrives likt alle ganger det brukes, benytt derfor Term lists (se eget kapittel). Title Pages Keyword Abstracts og Notes URL Skrives inn uten punktum eller andre tegn, bortsett fra : (kolon) mellom hoved- og undertittel (EndNote ordner tegnsettingen). Skrives fullt ut ( ) eller forkortet (1442-9). Det er ikke nødvendig å skrive p. eller s. for å markere sidetall. Nøkkelord, emneord. Bruk et linjeskift mellom hvert emneord når det er flere. Bruk helst Term Lists for å velge emneord (se eget kapittel). Kan begge inneholde opp til ca. 10 sider tekst (50K) Notes kan brukes til personlige anmerkninger og vurderinger. Legg inn lenke til webadresse. Link to PDF Dette feltet kan brukes hvis det skal lenkes til en pdf-fil på egen maskin. 9 Framgangsmåte: Stå i referansen, og velg References / PDF / Link to PDF. Finn fila, og velg OK.

10 Ved å krysse av i boksen ved Copy this file to the default PDF blir pdf-fila en del av ditt bibliotek. NB! Det betyr at pdf-fila er tilgjengelig uavhengig av servertilgang og netttilkobling. Dersom du ikke krysser av vil PDF-fila bli liggende der hvor den var. Pdf-fila åpnes ved å dobbeltklikke på symbolet. Søk i databaser fra EndNote (direkte import): Mange av basene har tilgang direkte fra EndNote, for eksempel BIBSYS Ask og Academic Search Premier (EBSCO). Du søker da i basene med EndNote s eget søkegrensesnitt. Søkebildet er mye mindre avansert enn i selve databasen, det kan derfor være mer hensiktsmessig å søke i den egentlige databasen. For BIBSYS Ask er dette den mest hensiktsmessige måten å importere på. Framgangsmåte: Koble deg opp til den aktuelle databasen ved hjelp av Tools: Connect, og navnet på den basen du vil søke i. EndNote husker hvilke baser du har søkt i så etter hvert vil du se dine tidligere brukte baser bli listet opp. De andre databasene finner du ved å velge Connect Her er et eksempel på søk i BIBSYS Ask via EndNote: 10

11 Velg å søke i alle felt (Any Field) eller velg fra menyen dersom du kun vil søke i f.eks forfatter- eller tittelfeltet. Klikk OK for å laste ned referansene. Du vil så få opp trefflista i ett nytt vindu og du har følgende valgmuligheter: du kan importere alle referansene (Copy All References to) Dialogboksen viser det antall referanser som tilfredstiller søkekriteriet ditt. velge ut noen referanser som du vil skal kopieres til ditt bibliotek (ved utvalg: CTRL+ klikk på ønsket ref.). Etter utvelgelsen kan du lagre den i ditt bibliotek enten ved å klikke på Copy x References to eller dra dem inn i ditt bibliotek Eksportere referanser fra databaser til EndNote Du kan søk i litteraturbaser som Bibsys Ask, Academic Search Premier, ISI Web of Science etc. for så å eksportere de aktuelle referansene til ditt bibliotek i EndNote. De fleste databasene har funksjoner for å eksportere søk, som vil sende søkeresultater inn i EndNote. Denne måten bør brukes der det er mulig. NB! Du bør alltid se gjennom de importerte referansene. Se til at opplysningene har blitt plassert i riktig felt, rydd opp i bruk av emneord og slett det innholdet du ikke trenger. 11

12 Når nye referanser er eksportert fra en database til ditt EndNote-bibliotek så vil kun de nylig importerte posten vises. På statuslinja vil det alltid stå antall referanser i ditt bibliotek, og hvor mange av dem som vises nå. For å se alle referansene i ditt bibliotek, velg References Show all Fremgangsmåten for å eksportere referanser fra de databasene som HiL har tilgang til er beskrevet nedenfor. Importfiltre Ved overføring fra en del databaser må det velges riktig importfilter (konverteringsprogram). Du vil da få opp Choose an Import Filter EndNote lager stadig nye filte og disse kan lastes ned fra EndNote s egen webside: BIBSYS ASK Direkte eksportfunksjon. NB! Du vil oppleve mangelfulle opplysninger ved eksport av referanser fra BIBSYS til EndNote ved bruk av nettleseren Internet Explorer. Ved denne typen eksportering fra BIBSYS anbefales Firefox, Opera eller Mozilla. Framgangsmåte: Gjør et søk Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista Velg Send til EndNote (finnes nederst på sida) Nedlasting av filer: velg åpne Velg deretter EndNote som det programmet du ønsker å åpne fila i Lagre det i ditt bibliotek Overføring av flere referanser fra Bibsys Dersom du ønsker å eksportere referanser fra flere trefflister/websider; Hak av for de referansene som skal eksporteres Klikk på [Legg i samlekurv] for hver treffliste/webside Velg [Samlekurv]fra toppmenyen 12

13 Velg Send til EndNote (nederst på sida) Nedlasting av filer: velg åpne Velg deretter EndNote som det programmet du ønsker å åpne fila i Lagre det i ditt bibliotek EBSCO-databasene (Academic Search Premier, Business Source Premier etc.) Gjør et søk Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista og velg Add 13

14 Når du har valgt alle: gå til Folder has items Velg Export Klikk Save Lagre referansen i riktig bibliotek ISI Web of Science Gjør et søk Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista Velg Export to Reference Software Lagre referansen i riktig bibliotek Dersom du ønsker å eksportere referanser fra flere trefflister/websider: Hak av for de referansene som skal eksporteres Klikk på Add to Marked List-knappen for hver treffliste/webside Velg Marked list-knappen (i toppmenyen) Fyll ut Marked Records skjermen (hvilke felt du ønsker skal eksporteres) Velg Export to Reference Software OCLC (FirstSearch, WorldCat m.fl) 1. Gjør et søk 2. Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista 3. Klikk på Export-knappen 4. Velg Marked Records from this search og Export to EndNote 5. Velg Export 6. EndNote starter, åpne riktig bibliotek 7. Velg riktig importfiler: <Databasenavn> (OCLC) f.eks ArticleFirst (OCLC) 14

15 OVID (PsychInfo, Medline, Cinahl m.fl) Gjør et søk Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista Velg Result Manager (Finnes nederst på søkesiden) Velg Results: Selected Results Fields: f.eks Citation + abstracts + Subject Headings Result Format: Direct Export Velg Save EndNote starter, åpne riktig bibliotek Avhengig av database kan det hende du må velge riktig importfilter: <Databasenavn> (Ovid) f.eks Embase (Ovid) ProQuest Gjør et søk Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista Velg fanen Mine søk Velg Eksporter referanser til EndNote Velg deretter Eksporter direkte til ProCite, EndNote eller Reference Manager. EndNote starter, åpne riktig bibliotek 15

16 NORART Utfør søket i Norart Hak av ønsket referanse(r) fra trefflista Eksporter referansene (nederst på siden) Velg formatet: RIS Import Format Velg Fil Lagre som, Velg lagringssted og navn, lagres som tekstfil (txt-fil) Åpne EndNote Velg File Import Velg riktig fil ved Import Data file Velg riktig importfilter: Reference Manager (RIS) Importer Endre referanser Referansen åpnes ved å dobbeltklikke på den. Foreta ønsket endring og endringene vil lagres automatisk når vinduet lukkes. Slette referanser Merk de(n) referansen(e) som skal slettes. Flere referanser merkes ved å holde CTRLtasten nede. Velg deretter References : Delete References Søke etter referanser I EndNote kan du søke etter referanser i ditt eget bibliotek. Dette kan bl.a være aktuelt med tanke på å lage ulike referanselister med tanke på utskrift eller for utveksling av referanser med andre. Velg References : Search references for å få frem søkeskjermen (CTRL+F) 16

17 Velg søkefelt Valg av operatorer Søkeskjermen har automatisk venstre- og høyretrunkering dersom andre valg ikke er blitt gjort. Match Case: begrens søket ditt til kun å søke på søkeordet akkurat slik som det er skrevet. Bruken av store og små bokstaver har her betydning. Match Words: gir kun treff på ord som er identiske med søkeordene Forhåndsvisning og utskrift av referansene Før du forhåndsviser, eksporterer eller skriver ut referanse må du velge en Output Style f.eks APA Forhåndsvise litteraturlista: Velg en Output Style, velg deretter File : Print Preview Skrive ut litteraturlista: Velg en Output Style, velg deretter File : Print Lagre og åpne litteraturlista i word: Velg en Output Style, velg deretter File : Export, velg hvor fila skal lagres og gi den et navn. Lagre den i Rich Text Format (*.rtf). En rtf-fil kan åpnes i alle tekstbehandlingsprogram. Åpne rtf-fila i word. Lagre søkestrategiene dine Dersom et søk gjentas regelmessig kan det være hensiktsmessig å lagre det. Lagre søket ved hjelp av Save Search-knappen. Et lagret søk hentes frem med Load Searchknappen. 17

18 Word og EndNote Cite While You Write Sitere kilder i teksten og opprette litteraturliste Det er kobling mellom EndNote og Word slik at du kan legge referanser fra ditt bibliotek Inn i word-teksten og samtidig få opprettet en litteraturliste til slutt i dokumentet. NB! Du kan spare mye tid i arbeidet med kildehenvisning og utarbeidelse av en ferdig litteraturliste ved å benytte denne funksjonen. Gitt at du gjør det på riktig måte! Endringer i en referanse og sletting av en referanse må f.eks gjøres på rett måte. Når EndNote er riktig installert vil du få tilgang til EndNote s kommandoer i Words verktøymeny. Dersom EndNote s verktøylinje ikke er synlig i Word, aktiviseres denne med Vis : Verktøylinjer : EndNote X Sette inn henvisninger i løpende tekst Åpne EndNote og velg ditt bibliotek. Åpne Word og aktiver EndNotes verktøylinje med Vis : Verktøylinjer : EndNote X Det er to ulike metoder å sette inn referansene på; du kan gjøre det fra Word (Find Citations) eller fra EndNote (Insert Selected Citation(s)). 18

19 Find Citation(s) setter inn referansene i den løpende teksten uten at du trenger å forlate Word Sett markøren der hvor du vil ha referansen Velg Find Citation(s) og søk opp referansen i Find-feltet Merk ønsket referanse (eller dobbeltklikk på den) og velg Insert. Referansen settes inn i teksten og samtidig legges referansen inn i en litteraturliste sist i dokumentet. Insert Selected Citation(s) setter inn referanser inne i EndNote Merk ønsket referanse i ditt bibliotek Gå til Word-dokumentet og plasser markøren der hvor referansen skal settes inn Velg Insert Selected Citation(s) fra verktøylinjen. Referansen settes inn i teksten og samtidig legges referansen inn i en litteraturliste sist i dokumentet. Du kan også merke ønsket referanse i EndNote kopier den (CTRL+C), plasser markøren i Word og lim inn (CTRL+V). På samme måte kan du sette inn flere referanser samtidig ved å markere flere i EndNote (flere velges ved å holde CTRL-knappen nede). Litteraturliste Format Bibliography Valget av bibliografisk stil bestemmer hvordan referansene ser ut og settes opp. APA og Harvard er eksempler på mye brukte stiler. Ved hjelp av Format Bibliography velges hvilken bibliografisk stil som skal brukes. Det er enkelt å endre utseende på litteraturlista ved å velge en annen stil. Velg Format Bibliography for endring av stil Velg stil i feltet Output Style eller klikk på Browse for å finne flere stiler Klikk på OK. Alle referansene og litteraturlista endres nå i samsvar med den valgte stilen. 19

20 Hvordan endre en referanse i teksten? Det er enkelt å endre en referanse etter at du har satt den inn i Word-dokumentet. Ett eksempel på endring vil være innsetting av sidetall ved bruk av direkte sitat eller fjerning av forfatter. I de tilfeller hvor forfatternavnet er nevnt i selve teksten er det ikke nødvendig å gjenta forfatternavnet i referansen. Eks: I en undersøkelse utført av Høst (2005) kom det fram... NB! Ikke endre referansen ved å skrive inne i den, da endringene vil forsvinne neste gang dokumentet formateres. Sett inn sidetall I dokumentet markeres den referansen som ønskes endret Velg Edit Citation(s) fra verktøymenyen eller høyreklikk på referansen og velg Edit Citation(s) Skriv inn sidetall i feltet Pages f.eks 13 Klikk på OK for å lagre endringene Pages-feltet kan kun benyttes er synlig hvis Cited Pages er brukt i Output Style. Fjern forfatternavn I dokumentet markeres den referansen som ønskes endret Velg Edit Citation(s) fra verktøymenyen eller høyre på referansen og velg Edit Citation(s) Velg Exclude author Klikk på OK for å lagre endringene 20

21 Fjern forfatternavnet Skriv inn sidetall Slett hele referansen Slette referanser fra teksten og litteraturlista Ikke benytt Delete / Backspace på tastaturet da dette ikke vil slette referansene i litteraturlista. Marker den referansen i teksten som ønskes slettet Velg Edit Citation(s) fra verktøymenyen eller høyre på referansen og velg Edit Citation(s) Klikk på Remove-knappen, deretter OK for å lagre endringene Lage en selvstendig litteraturliste Vanligvis benyttes Cite While You Write-funksjonen for å lage en litteraturliste, men det er også mulig å opprette en ren litteraturliste på flere andre måter. I EndNote kalles dette independent bibliography. Dette er den enkleste måten: Åpne ditt bibliotek og Word. Ordne vinduene slik at du ser Word-vinduet bak EndNote-vinduet I EndNote: Velg en Output Style (bibliografisk stil) 21

22 Marker de referansene som du ønsker skal med i litteraturlista (Flere referanser markeres ved å holde Ctrl-tasten nede) Hold Ctrl-tasten inne og dra referansene over til Word-dokumentet og slipp dem der. En annen måte å lage litteraturlista på er ved å benytte Export-funksjonen (File : Export) Åpne ditt bibliotek For å eksportere alle referansene i ditt bibliotek velges References : Show All References For å eksportere utvalgte referanser i ditt bibliotek Marker de referansene som du ønsker skal med i litteraturlista (Flere referanser markeres ved å holde Ctrl-tasten nede) Velg References : Show Selected References Velg en Output Style (bibliografisk stil) Velg File : Export Lagre filen som Rich Text Format (*.rtf). En rtf-fil kan åpnes i alle tekstbehandlingsprogram. Åpne rtf-fila i word. 22