Innholdsfortegnelse. EndNote X7

Transkript

1 EndNote X7 Program for å holde orden på litteraturreferanser og lage litteraturlister. Med EndNote kan du søke og innhente referansedata, organisere referanser og bilder. I tillegg kan du raskt og enkelt legge inn tekstreferanser og generere en ferdig litteraturliste i dine dokumenter. Ansatte og studenter på master- og doktorgradsstudier har tilgang til EndNote. Programmet må installeres på den enkelte brukers PC, se punkt 1 nedenfor. EndNote er i tillegg installert på "PC-rommet" i biblioteket. Innholdsfortegnelse 1. Installering etc Opprette nytt bibliotek eller LIBRARY Velge bibliografisk stil Registrere nye referanser... 2 Manuell registrering:... 2 Utfylling av noen feltene: Groups Administrere referanser Direkte overføring fra eksterne databaser... 3 Oria... 3 Cochrane library... 4 Google scholar... 4 ISI-Web of science... 4 LOVDATA Online... 4 NORART... 4 OVID... 4 ProQuest... 5 ScienceDirect... 5 PubMed... 5 IDUNN... 5 SPORTDiscus Samspill mellom Word og EndNote Endringer i en stilart: Lag en sikkerhetskopi av databasen Dele et library med andre, eller jobbe fra forskjellige PC er.... 6

2 1. Installering etc. Versjon X7 for ansatte: O:\Programvare\EndNoteX7. Dobbeltklikk på ENX7.Inst.msi - følg anvisningene. Studenter på master- og doktorgradsstudier kan laste ned programmet via Fronter. Gå til rom Student Master & PhD og velg EndNote : Velg last ned - lagre som, og pakk ut fila før installering! Programmet er installert på "PC-rommet" i biblioteket, og på Master-rommet i bygg B. Det er ellers ikke tilgjengelig på skolens student-pc'er. 2. Opprette nytt bibliotek eller LIBRARY Åpne FILE-menyen - NEW Oppgi filnavn som automatisk blir avsluttet med.enl (enl = EndNote library). Velg hvor du vil lagre. Du får opp et tomt bibliotek som kan fylles med referanser. Det er mulig å opprette flere biblioteker, for eksempel for ulike emner eller formål. Men det anbefales å ha et "hoved-library" som inneholder alle referansene. Bruk funksjonen under GROUPS for å dele inn i emneområder. 3. Velge bibliografisk stil EndNote har over 5000 stilarter å velge mellom. Velg stilart fra stilvelger i andre verktøylinje. SELECT ANOTHER STYLE velg fra listen, eller: QUICK SEARCH skriv navn CHOOSE. Stilart kan også velges ved formatering av referanser i Word. Standard stiltype for referanser ved Høgskolen i Molde er Chicago 16th Author-Date. Den versjonen som finnes i EndNote må imidlertid tilpasses noe. Se også dokumentet: Bruk av Chicago 16th Author-Date i EndNote X7: 4. Registrere nye referanser Referansene kan skrives inn manuelt, eller man kan overføre data direkte fra databasene vi abonnerer på ved HiM. Manuell registrering: Åpne biblioteket som du vil lagre referansene i. Klikk på REFERENCES-menyen - NEW REFERENCE (Ctrl + N), eller bruk ikonet på andre menylinje, og få fram registreringsskjemaet. Det er viktig å velge riktig "Reference type". JOURNAL ARTICLE er valgt som standardformat. Her er noen eksempler: "Book section" for referanser til et kapittel i en bok eller artikler fra en konferanse "Edited book" for redigerte verk (antologier) "Electronic Book / Article" for dokumenter funnet på nettet eller i en fulltekstdatabase. "Journal Article" for trykte tidsskriftartikler. "Web Page" for annet materiale funnet på nettet. Utfylling av noen feltene: Forfatter bør skrives i invertert form: Olsen, Per Bruk hele fornavnet, men finnes bare initialene må disse brukes. Bruk ett linjeskift mellom hver forfatter når det er flere. Skriv inn alle forfatterne - EndNote føyer til -et al.- når den bibliografiske stilen krever det. Korporasjon som forfatter. For eksempel Norsk førstehjelpsråd. Husk komma etter korporasjon, firmanavn, lover, norske offentlige publikasjoner, nettsider. Hvis ikke, tolker EndNote korporasjonsnavnet som et personnavn. Tittel: skrives uten punktum eller andre tegn, bortsett fra: (kolon) mellom hoved- og

3 undertittel. Ikke bruk "Enter"-tasten (linjeskift) når du skriver inn tittelen! Sidetall: skrives fullt ut ( ) eller forkortet (1442-9). Det er ikke nødvendig å skrive p. eller s. for å markere sidetall. Utgave: ed./eds. skrives ikke, men ordenstallene må fylles ut: 1st, 2nd osv. File Attachments: en PDF-fil kan lenkes til referansen. Velg REFERENCES FILE ATTACHMENTS - ATTACH FILE på menyen og angi hvilken fil som skal lenkes til referansen. I EndNoteX7 kan man også lese og skrive notater inn i pdf-filene inne i EndNote. Se også dokumentet: Bruk av Chicago 16th Author-Date i EndNote X7. 5. Groups Opprett grupper av referanser. Ny gruppe opprettes slik: Åpne ønsket bibliotek - GROUPS- CREATE GROUP. Til venstre i vinduet under "Groups": NEW GROUP - velg navn. For å knytte en referanse til en gruppe: "ALL REFERENCES" - velg en referanse. GROUPS - ADD REFERENCE TO" - velg gruppe. Eller dra den over til gruppen. Smart groups: Her kan man lagre søkestrategier. GROUPS CREATE SMART GROUP. Gjør et søk CREATE NEW SMART i venstre marg, gi gruppen ønsket navn. Oppdateres automatisk når man legger til nye referanser som inneholder søkekriteriene. 6. Administrere referanser LAGRING Lagre og lukke referansen med X-tasten i øverste høyre hjørne av referansens vindu. (Ctrl + W) SLETTING: Merk referansen. Trykk Delete på tastaturet (Ctrl + D) eller velg REFERENCES MOVE REFERENCES TO TRASH NB: ikke slett referanser som det er henvist til i et dokument. Da vil ikke dokumentet bli formatert helt riktig seinere. REDIGERING av enkeltposter: Åpne ønsket bibliotek. Marker ønsket referanse Velg REFERENCES - EDIT (Ctrl + E), eller dobbeltklikk direkte på referansen og gjør de nødvendige endringene. Lagre som beskrevet ovenfor. SORTERING: Referansene kan sorteres etter de ulike feltene som er registrert, for eksempel forfatter, tittel eller år. Velg TOOLS - SORT LIBRARY. En kan også sortere ved å klikke på feltnavnet. EndNote har satt opp inntil 8 sorteringsfelt. En kan legge til eller fjerne felt, og velge stigende eller synkende sortering. Sorteringsspråk: bruk NORWEGIAN - da blir det orden på forfatternavn og titler som inneholder bokstavene æ, ø eller å. SØKING: Åpne ønsket bibliotek. Quick search: Søker etter ord i alle referansene. Søkebilde under biblioteket: PREVIEW/SEARCH. Velg SEARCH: Her kan man velge felt, bruke boolske operatorer og trunkering. 7. Direkte overføring fra eksterne databaser Søk i litteraturdatabaser og importer aktuelle referanser til EndNote. NB! Det er viktig å ta en kvalitetssjekk og eventuelt redigere importerte referanser. Import fra noen av bibliotekets databaser: Oria Søk i basen. Klikk på "Detaljer" på posten du ønsker å eksportere. Til høyre i fanen som dukker opp finner du "Send til" knappen. Klikk på den og velg EndNote. Åpne aktuelt bibliotek i EndNote og dataene blir overført. I Oria kan du eksportere flere referanser om gangen. Merk de referansene du ønsker å eksportere ved å klikke på stjerne, klikk på "Lagrede treff", merk de referansene du ønsker å eksportere, velg "Send til" og EndNote, og klikk deretter på "Utfør". Det kommer opp et nytt vindu. Klikk OK og vis nedlastinger. Dataene blir overført.

4 Cochrane library Søk i basen. Hak av hvilke referanser som skal eksporteres og velg "Export Selected". Du kan (også) eksportere alle referansene i trefflista ved å velge "Export All". Det er også mulig å eksportere en referanse når du er på artikkelnivå. Velg "Export Citation for this article". Som EXPORT TYPE velg enten PC eller MAC, og som FILE TYPE velg CITATION AND ABSTRACT. Klikk deretter på "Export Citation", velg "Lagre", og gå til EndNote. Velg FILE IMPORT eller ikon for import på andre menylinje. CHOOSE FILE: den filen som er lagret, og IMPORT OPTIONS: OTHER FILTERS, og så Cochrane Library (Wiley). Trykk på importknappen, og referansene blir overført. Google scholar Før du begynner å søke, klikk på "Innstillinger\Settings" på startsiden. Under Bibliografiadministrering\Bibliography manager hakker du av "Vis linker til å importere sitater inn i/show links to import citations into", velg EndNote og klikk på "Lagre". Ved søk i Google Scholar får man nå opp "Importer til EndNote\Import into EndNote" som lenke. Referansen kan da overføres til EndNote som i databasene ovenfor. ISI-Web of science Søk i ISI, og marker ønskede referanser. Gå enten nederst på siden, eller til feltet over trefflisten. Velg "Save to EndNote desktop" og "Send". Gå tilbake til EndNote - åpne eget bibliotek, og referansene er overført. LOVDATA Online Gå til Lovdata- forsiden. Her kan du opprette gratis personlig bruker under kontoen "Høgskolen i Molde". Søk i basen. Gå til resultatliste og deretter aktuell lov. Ved visning av aktuell lov: klikk på lenken "Om dette dokumentet" i øvre høyre hjørne. (- husk å godkjenne at popup-vindu fra lovdata.no skal kunne vises.) Klikk [Importer ref i EndNote], og velg Åpne. Sjekk referansen - referansene fra Lovdata får Reference type = Statute i EndNote. Se dokumentet Bruk av Chicago 16th Author-Date i EndNote X7 for anbefalt registrering. NORART Søk i Norart. Merk aktuelle referanser, og velg Eksporter avmerkede poster i format: RIS Import Format. Klikk på "Lagre som" og deretter "Åpne". Gå til EndNote. Referansene blir overført. Hvis menylinjen mangler, gå til VERKTØY - MENYLINJE i øvre høyre hjørne. OVID Søk i en av basene. Merk referansene. Velg EXPORT. Fra menyen Export Citation List, velg Export to EndNote og EXPORT CITATION(S). For noen av basene må man velge importfilter. Bruk da et filter fra OvidSP, f.eks PsycINFO (OvidSP). Åpne aktuelt bibliotek i EndNote. Dataene blir overført. Transport Se OVID

5 ProQuest Søk i basen. Merk ønskete referanser, deretter EKSPORT\SAVE og velg EndNote. Åpne aktuelt bibliotek i EndNote og dataene blir overført. ScienceDirect Søk i basen. Merk referansene. Gå til EXPORT. Velg Export Format: RIS og Content: Citations and Abstracts. Trykk på EXPORT-knappen, deretter på "Lagre" og til slutt "Åpne" Det kommer opp et nytt vindu. Velg Export to EndNote. Åpne aktuelt bibliotek i EndNote og dataene blir overført. PubMed Søk i databasen. Merk referansene du ønsker å eksportere. Klikk på "Send to", velg "Citation Manager" og deretter "Create File". Det kommer opp et nytt vindu: "Choose Destination"- Export to EndNote. Klikk OK. Dataene er overført. IDUNN Søk i basen. Klikk på artikkeltittel og velg "Lagre referanser" (RIS) overst på siden og deretter Export to EndNote. Gå til EndNote. Dataene blir overført. SPORTDiscus Søk i databasen. Klikk på tittelen. Velg "Export". Hak av "Direct Export in RIS Format" og deretter "Lagre". Det kommer opp et nytt vindu. Klikk på "Åpne". Dataene blir overført. 8. Samspill mellom Word og EndNote Det er kobling mellom EndNote og Microsoft Word, slik at man kan legge referanser fra biblioteket inn i teksten i Word, og samtidig få opprettet en litteraturliste sist i dokumentet. Denne funksjonen kalles "Cite While You Write". Med installasjonen av EndNote har du fått en ekstra fane i Word. Her finner du de viktigste EndNote funksjonene: 1. Citations-kategorien som brukes til å sette inn og holde orden på siteringer Insert Citation Plasser skrivemerket der du vil ha referansen. Søk etter referanse (gjelder ved klikk på lupen) og sett inn. Du får opp et eget søkevindu for å finne referanser i EndNote-biblioteket. Insert Selected Citation(s) Plasser skrivemerket der du vil ha referansen.gå til EndNote og merk ønsket referanse. Sett inn merket referanse ved å klikke på "Insert Citation" og deretter "Insert Selected Citation(s)". Legge til sidetall Gå til «Edit&Manage Citation(s). Du får opp et vindu. Her fører du sidetall inn i feltet "Pages". Klikk OK og sidetall oppgis i henvisningen. 2. Bibliography-kategorien som brukes når man vil formatere litteraturliste og eller behandle formatering av dokumentet: Uformatert og formatert sitering Velg Convert Citations and Bibliography og så Convert to Unformatted Citations : Ved uformatert sitering vil EndNote sette en foreløpig sitering inn i dokumentet, for eksempel: {Aas, 2005 #7}. Tallet #7 er et unikt nummer som denne referansen har fått i EndNote basen.

6 Dette må ikke forandres, da vil neppe referansen bli formatert eller komme med i litteraturlisten. Update Citations and Bibliography for å formatere, dvs. at siteringene er ferdig formaterte og det produseres automatisk en litteraturliste mens du legger inn nye siteringer i teksten. NB! Eventuelle feil rettes opp i EndNote og ikke i Word. Dette fordi EndNote-biblioteket er hovedkilden og ikke Word dokumentet du bruker. Etter du har rettet opp en skrivefeil på et forfatternavn i EndNote-biblioteket, gå deretter til EndNote-fanen i Word og trykk på «Update Citations and Bibliography». Endringene i EndNote-biblioteket ditt blir da overført til Worddokumentet. Det betyr at både siteringen i teksten og bibliografien blir rettet opp automatisk. 3. Tools-kategorien som inneholder funksjoner for å hente ut referanser fra Word, oppsett av EndNote og hjelpefunksjonen. 9. Endringer i en stilart: Dersom et dokument f.eks. skal skrives på norsk, bør referanselisten bruke norske betegnelser som og istedenfor and i referanselisten. Man må da gjøre endringer som omfatter alle referansene i en stilart. Velg da EDIT OUTPUT STYLES og f.eks. Edit Chicago 16th Author Date. For å endre i de enkelte referansetypene, velg BIBLIOGRAPHY TEMPLATES Se hjelpemenyen (?): STYLE TEMPLATES hvordan de enkelte feltene kan forandres. Endringene må lagres. Velg FILE SAVE/SAVE AS. Det er lurt å lagre endringer av for eksempel språk i en egen fil. Man kan da lett få skrevet ut referanseliste med norske betegnelser. Dette blir da en ny referansestil, som man for eksempel kan kalle Chicago.norsk. 10. Lag en sikkerhetskopi av databasen Åpne FILE-menyen COMPRESSED LIBRARY. Sjekk at With file attachments og All references in Library er haket av, og klikk på Next. Velg filplassering og lagre. Den komprimerte sikkerhetskopien inneholder både en kopi av filen og den tilhørende mappa. 11. Dele et library med andre, eller jobbe fra forskjellige PC er. For at flere skal kunne jobbe med samme library (bibliotek), må de ha tilgang til samme Mappe, bibliotek og dokument. Det vil si at disse må være lagret på et område alle har tilgang til. Man kan da dele Worddokumenter som inneholder referanser som peker mot dette biblioteket. Flere kan ikke jobbe samtidig på et dokument. En annen måte å jobbe sammen med andre på, er å bruke EndNoteWeb. Dette er en enklere versjon av EndNote. EndNoteWeb følger vårt abonnement på ISI Web of Science, og kan brukes av alle som har tilgang til bibliotekets databaser. Her kan man enkelt dele grupper av med andre, med enten Read only eller Read & Write tilgang. Se også veiledning fra Universitetet i Bergen: