Lynkurs høsten Medisinsk bibliotek v/åse Marit Hammersbøen Sist oppdatert 26. november side 1

Transkript

1 Lynkurs høsten 2014 Medisinsk bibliotek v/åse Marit Hammersbøen Sist oppdatert 26. november 2014 side 1

2 Innholdsfortegnelse HVA ER ENDNOTE?... 4 TILGANG TIL ENDNOTE PÅ AHUS... 4 OPPDATERING TIL X FORARBEID... 5 OPPRETTE BIBLIOTEK (LIBRARY)... 5 Sende bibliotek via e-post... 5 IMPORTERE TIDSSKRIFTTITLER/-FORKORTELSER... 6 KOBLING TIL AHUS ABONNEMENTER... 7 IMPORTERE REFERANSER FRA DATABASER... 8 PUBMED... 8 MEDLINE / EMBASE / PSYCINFO (VIA OVID)... 8 CINAHL... 9 BIBSYS... 9 GOOGLE SCHOLAR KVALITETSKONTROLL IMPORTERE REFERANSER FRA PDF-FILER IMPORTERE ENKELTFILER IMPORTERE MAPPE MED PDF-FILER AUTOMATISK IMPORT AV PDF-FILER ENDRE PDF-FILNAVN VED IMPORT KOBLE REFERANSER OG PDF MANUELT VERKTØYLINJA I ENDNOTE DE VIKTIGSTE VERKTØYKNAPPENE (WINDOWS) DE VIKTIGSTE VERKTØYKNAPPENE (MAC) TILPASS SKJERMBILDET INNSTILLINGER ORGANISERE REFERANSER GRUPPER OPPRETTE GRUPPER SØK I ENDNOTE-BIBLIOTEKET REFERANSER SLIK SER EN REFERANSE UT REDIGERE ELLER LEGGE INN REFERANSE MANUELT FINN DUBLETTER BIBLIOGRAFISKE STILER (OUTPUT STYLES) ENDRE BIBLIOGRAFISK STIL LAST NED FLERE STILER REDIGERE STILER side 2

3 FINN FULLTEKST (PDF) MARKERE OG NOTERE I PDF-FILER ENDNOTE OG WORD SETTE INN SITERINGER OG GENERERE LITTERATURLISTER (CITEWHILEYOU WRITE) ANDRE FUNKSJONER I WORD SKRIVESAMARBEID ENDNOTE ONLINE (TIDLIGERE ENDNOTE WEB) KONVERTERE FRA REFMAN TIL ENDNOTE KONVERTERE REFMAN-SITERINGER TIL ENDNOTE-SITERINGER ENDNOTE WEB (NETTBASERT VERSJON) MER VEILEDNING side 3

4 Hva er EndNote? EndNote er et referansehåndteringsverktøy hvor du kan lagre og organisere referanser og sette inn siteringer og generere litteraturlister i Word eller Open Office. Du oppretter et EndNote-bibliotek hvor du importerer referanser fra databaser, ved hjelp av pdffiler eller registrerer referanser manuelt. Slik ser et EndNote-bibliotek ut: I Word får du en egen verktøylinje for bruk av EndNote, hvor du bl.a. kan hente referanser fra EndNote, bestemme stil på siteringer og referanser. Tilgang til EndNote på Ahus Pr. august 2014 er EndNote X7 tilgjengelig for nedlasting på bærbare Ahus-pc og private pc/mac. Minnepinne med programmet for nedlasting kan lånes i biblioteket, eller du kan ta med pc/mac til biblioteket og få hjelp til nedlasting. Det er dessverre uklart når programmet vil bli tilgjengelig på stasjonære Ahus-pc-er. Oppdatering til X7.2 Kan gjøres i EndNote (krever nettilgang): Help >Check for updates Alternativt kan oppdateringen lastes ned fra nettet: side 4

5 Forarbeid Opprette bibliotek (library) 1. File New 2. Gi biblioteket navn og velg hvor du vil lagre (velg et sikkert sted, ev. husk å ta sikkerhetskopier!) 3. Filen får endelsen.enl (som står for EndNote Library) 4. I tillegg opprettes det automatisk en tilhørende.data-mappe med samme navn og plassering. NB! Det er viktig å huske at EndNote-biblioteket består av både.enl-filen og.data-mappen og at disse to må behandles (flyttes, kopieres osv.) sammen. Sende bibliotek via e-post Du kan komprimere biblioteket, dvs. å slå sammen EndNote-filen og mappen. Dette kan være praktisk hvis du f.eks. vil sende biblioteket som e-post-vedlegg. 1. File >Compressed library (.enlx) 2. Merk av dine valg og klikk Next 3. Velg hvor det komprimerte biblioteket skal lagres 4. Så åpnes en e-post med det komprimerte biblioteket vedlagt Komprimerte bibliotek har endelsen.enlx. Når du åpner et komprimert bibliotek du har fått via e- post, er det lurt å lagre det (deler seg da i fil og mappe igjen) før du begynner å jobbe med det. side 5

6 Importere tidsskrifttitler/-forkortelser Tidsskrift/forlag har forskjellige krav til hvordan tidsskrifttitler skal gjengis i referanselistene. Derfor er det lurt å importere en ordliste (term list), som inneholder både full tidsskrifttittel og standardiserte forkortelser, slik at du enkelt kan angi hvilken form som skal benyttes i referanselista. 1. Tools > Define term lists > velg (marker) Journals Hvis du har allerede har et EndNote-bibliotek med referanser er det lurt å slette eksisterende termer for å unngå dubletter: Klikk på fanen Terms > merk alle termene (Ctrl+A) > klikk Delete Term-knappen 2. Klikk på Import List-knappen 3. Så åpnes EndNotes mappe med tilgjengelige Terms Lists (hvis mappen ikke åpnes automatisk, ligger den sammen med programmet, typisk på: C:\Programfiler\EndNote\Terms Lists, eller på Mac: Programmer/EndNote X7/Terms) 4. Velg aktuell liste, f.eks: Medical og klikk Åpne/Open 5. Velg fanekortet Terms hvis du vil se på de importerte navnene/forkortelsene Slik ser term list for journals ut: Senere kan du velge hvilket Journal Name Format tidsskrifttitlene skal ha i referanselista: (Dette gjøres via Preferences > Output Styles > Edit [gjeldende stil] > velg Journal Names i venstremenyen og marker deretter ønsket formet; full tittel, en av forkortelsene eller uforandret). side 6

7 Kobling til Ahus abonnementer EndNote har en funksjon som heter Find Full Text, som du kan bruke for å finne artikler som pdf og knytte disse til referansene i EndNote-biblioteket. Denne funksjonen finner mer fulltekst hvis du legger inn kobling til bibliotekets abonnementer. 1. Edit > Preferences > Find Full Text 2. Hak av i de fire øverste boksene 3. Fyll ut OpenURL Path med følgende lenke: [Jobber du mest på UiOs nettverk, legger du inn: 4. Hak av for Automatically invoke Find Full Text on newly-imported references hvis du vil at EndNote automatisk skal sjekke om det finnes pdf for nylig importerte referanser NB! Full nytte av koblingen forutsetter at du sitter i Ahus nettverk når du bruker denne funksjonen. Gjør du ikke det, hjelper det noe å logge på Helsebiblioteket, slik at EndNote kan finne Helsebibliotekets abonnementer (når du sitter på Ahus regnes disse som en del av bibliotekets abonnementer). side 7

8 Importere referanser fra databaser PubMed 1. Marker aktuelle referanser 2. Klikk (oppe til høyre i skjermbildet) 3. Sett Choose destination til Citation manager 4. Klikk på knappen Create File 5. Velg Open/Åpne hvis du blir spurt om å åpne eller lagre Referansene legger seg inn i EndNote-biblioteket ditt (eller du blir bedt om å åpne det). Det er lurt å sjekke at opplysningene havner i riktig felt i EndNote. Medline / Embase / PsycINFO (via Ovid) 1. Marker aktuelle referanser 2. Klikk på til 3. Fyll ut dialogboksen slik: 4. Klikk Export Citation(s) 5. Velg Open/Åpne hvis du blir spurt om å åpne eller lagre Referansene legger seg inn i EndNote-biblioteket ditt (eller du blir bedt om å åpne det). Det er lurt å sjekke at opplysningene havner i riktig felt i EndNote. side 8

9 Cinahl 1. Merk ønskete referanser ved å klikke på for hver referanse 2. Klikk deretter på for å se der avmerkede referansene 3. Klikk på 4. Sjekk at det er merket av for Direct Export in RIS Format 5. Klikk på Referansene legger seg nå inn i det aktive/åpne EndNote-biblioteketditt. Det er en god vane å kontrollere at opplysningene havner i riktig felt i EndNote. Bibsys 1. Merk en eller flere referanser (eller gå inn på en enkelt referanse) 2. Klikk på OK for Send til EndNote Referansene legger seg inn i EndNote-biblioteket ditt (eller du blir bedt om å åpne det). Det er lurt å sjekke at opplysningene havner i riktig felt i EndNote. NB! Spesielt for Bibsys: Du må som regel legge til opplysninger om utgave, og rette hvis det er en bok med redaktører (endre referansetype fra Book til Edited book). side 9

10 Google Scholar Innstillinger: 1. Gå til Google Scholar: scholar.google.com 2. Klikk på Innstillinger 3. Klikk på Bibliografiadministrering 4. Hak av for Vis linker til å importere sitater inn i og velg EndNote i nedtrekksmenyen 5. Klikk Lagre 6. Velg Åpne hvis du får spørsmål om å lagre eller åpne. Referansene legger seg inn i EndNote-biblioteket ditt (eller du blir bedt om å åpne det). Det er lurt å sjekke at opplysningene havner i riktig felt i EndNote. Søk: 1. Søk i Google Scholar 2. Klikk på Importer til EndNote (vises nå for hver referanse) Kvalitetskontroll Sjekkliste: Riktig referansetype? Rett informasjon i rett felt? Author: Én linje for hver forfatter/redaktør? Title skal ikke inneholde linjeskift Volume / Issue / Pages: Kun tall i disse feltene Mangler det informasjon? Spesialtegn/bokstaver (ü, õ, æ, ø, å osv.) side 10

11 Importere referanser fra pdf-filer Denne funksjonen forutsetter at pdf-fila har DOI (digital object identifier), slik at EndNote kan få tak i metadata via nettet. DOI er en unik streng med tall/bokstaver, som brukes for å identifisere elektroniske artikler. Eksempel på DOI i artikkel: (som kan gjenfinnes på nettet med følgende lenke: Du kan importere én og én fil til EndNote, eller en hel mappe med filer på én gang. Hvis artikkelen ikke har DOI eller EndNote ikke klarer å finne metadataene, får du en tom referanse, men med pdf-fil. Nytt i versjon X7 er at du kan definere en mappe hvor nye pdf-filer automatisk blir importert. Dette kan være nyttig dersom du ofte laster ned filer via andre program enn EndNote. Du kan også velge å endre navnet på de importerte filen slik at de gir mer mening hvis du skal benytte dem i ulike sammenhenger. Importere enkeltfiler 1. Lagre aktuell pdf-fil på et lett tilgjengelig sted 2. File > Import > File 3. Klikk på Choose-knappen og bla fram til ønsket pdf-fil 4. Import Option: velg PDF 5. Duplicates: velg Import All 6. Text Translation: velg No Translation 7. Klikk på Import-knappen side 11

12 Importere mappe med pdf-filer 1. Lagre aktuelle pdf-filer i en lett tilgjengelig mappe 2. I EndNote: File > Import > Folder 3. Klikk på Choose-knappen og bla frem til mappen med pdf-filer 4. Angi om pdf-filer i evt. undermapper også skal være med 5. Angi om det skal opprettes et eget gruppesett for denne importen (det opprettes i så fall egne grupper for hver av undermappene som omfattes av importen) 6. Import Option: velg PDF 7. Duplicates: velg Import All 8. Klikk på Import-knappen Prosessen kan ta noe tid dersom det er mange/store filer i mappen(e). Resultat etter importerte pdf-filer med og uten DOI: side 12

13 Automatisk import av pdf-filer Edit > Preferences > PDF Handling Kryss av for Enable automatic importing og velg hvilken mappe som skal overvåkes. Merk at pdf-filene legges til referansene i biblioteket dersom disse allerede finnes der. I motsatt fall opprettes det nye referanser. Endre pdf-filnavn ved import Edit > Preferences > PDF Handling Kryss av for ønsket valg under PDF Auto Renaming Options Merk at filnavnene eventuelt forkortes slik at de ikke blir lenger enn 50 tegn. side 13

14 Koble referanser og pdf manuelt Marker referanse Klikk på bindersen i pdf-fanen og finn fila Eller Høyreklikk på referanse File Attachments > Attach File og finn ønsket fil side 14

15 Verktøylinja i EndNote De viktigste verktøyknappene (Windows) De viktigste verktøyknappene (Mac) side 15

16 Tilpass skjermbildet Hvilke kolonner skal vises / rekkefølge / sortering: Høyreklikk på kolonneoverskrift og hak på/av ønsket informasjon (max 10 kolonner). Dra og slipp kolonneoverskrifter i ønsket rekkefølge. Klikk på kolonneheadingen du vil sortere etter (et klikk en gang til for å sortere motsatt vei). Forfatter-kolonnen: Vil du bare at første forfatter skal vises, må du fikse det via Edit > Preferences > Display Fields > hak på/av Display all authors in the Author field. Forhåndsvisningspanelet: Reference = referansen inndelt i felt. Preview = forhåndsvisning iht. valgt stil. Attached = viser lagrede pdf Binders = legg til ønsket dokument. Lay-out: Se valgmuligheter nederst til høyre i skjermen Innstillinger For å redigere innstillinger: Edit > Preferences side 16

17 Organisere referanser Grupper Du kan definere grupper og gruppere referanser knyttet til tema, prosjekt, artikkel osv. Alle referanser inngår i den automatiske gruppen All References. En referanse kan ligge i flere grupper. Klikk på gruppe-navnet for å se referansene i gruppen. Opprette grupper 1) Høyreklikk på My Groups > Create Group og gi gruppen et navn og lagre med Enter. 2) Marker og dra aktuelle referanser over i ønsket gruppe (ev. høyreklikk og velg Add References to ). Husk: Alle referanser ligger alltid i All References. Smart groups = referanser legger seg automatisk i smarte grupper ut fra søkekriterier du definerer. Create from Groups = kombiner grupper, f.eks. alle referanser i gruppe x eller y, eller alle referanser felles for gruppe x og y. Grupper kan organiseres i overordnete Group Sets. Du kan dra eksisterende grupper til settet eller opprette nye grupper underordnet settet. Søk i EndNote-biblioteket side 17

18 Referanser Slik ser en referanse ut Dobbeltklikk på ønsket referanse (eller marker og trykk Enter) og referansen åpnes. LAGRE / LUKKE REFERANSER Referansen lagres automatisk når du lukker den (med det nederste krysset). VIS / SKJUL FELTER Klikk på tannhjulene for å Show eller Hide Empty Fields. Bla mellom referanser med (knappene vises bare når du står i en referanse). Hver nye referanse får et unikt record number. Dette nummeret vises øverst til venstre i skjermbildet når du er inne på en referanse, som over: [Young, 2012#40]. Når du setter inn referanser i Word, er det dette unike id-nummeret som sørger for at koblingene mellom Word og EndNote går til riktige referanser. Datostempling: Når en referanse er åpen, vises dato for lagring og/eller siste oppdatering nederst til venstre i skjermen. side 18

19 Redigere eller legge inn referanse manuelt Dobbeltklikk på en referanse for å få opp referansen i hele skjermbildet. Du kan også redigere i Reference-fanen i forhåndsvisningspanelet Klikk på tannhjulene (øvre, høyre hjørne) for å vis/skjule empty fields + rating TAB for å flytte mellom feltene (skift + TAB for å gå motsatt vei) Reference Type: Journal article, book, edited book, book section, report, web page osv. Referansetypen styrer hvilken informasjon (fra hvilke felter) som vises i referanselista. Author / editor: etternavn, fornavn eller etternavn, initialer Initialer MÅ skilles med punktum og/eller mellomrom Ny linje for hver forfatter/redaktør Organisasjoner/institusjoner som forfatter må skrives med komme til slutt, f.eks: Akershus universitetssykehus, Ikke skriv red./ed. etter redaktør (det ordner programmet når det er referansetype Edited book) Title: Skriv inn hele tittel (uten linjeskift). Velg skilletegn mellom hoved- og undertitler og vær konsekvent. Volum / Issue / Pages: I disse feltene skal det kun ligge tall. Hvis vol., issue eller p./pp. skal være med, ordner EndNote det. Edition: Skriv kun inn ordenstallene, f.eks: 2. el. 2nd (ikke utg./ed.). Date accessed: Noen stiler krever lesedato for elektroniske ressurser (nettsider osv.). DOI: Digital Object Identifier = unikt og permanent idnummer/streng, kan brukes som del av bestandig lenke. Research Notes er ett av flere felt som egner seg godt for egne notater, sitater, stikkord o.l. Alle felt er søkbare både i EndNote og fra Word, så det er lett å gjenfinne. Finn dubletter Har du et stort EndNote-bibliotek kan det være lurt å kjøre dublettkontroll innimellom: References > Find Duplicates > viser to og to referanser, klikk Keep this record på den du vil behold (hvis du vil gå videre uten å velge, klik Skip). side 19

20 Bibliografiske stiler (output styles) Det følger ca. 500 stiler med programmet og med få klikk kan du endre stil på siteringer og litteraturlister. I tillegg finnes det tusenvis av stiler du kan laste ned fra nettet. Bruk alltid stilen institusjon, forlag eller tidsskrift krever. Hvis ikke krav om en bestemt stil, velg en stil og bruk den konsekvent i hele dokumentet. Innen medisin og helse er Vancouver, APA og Harvard mye brukt. Eksempel Vancouver (nummerert stil): Eksempel APA (forfatter, årstall-stil): side 20

21 Endre bibliografisk stil 1. Velg Select Another Style i nedtrekksmenyen for stiler 2. Let/søk og marker ønsket stil og klikk på Choose-knappen 3. Stilen settes da som gjeldende stil (og blir liggende som snarvei når du skifter til annen stil) Alternativt kan du velge flere snarveier samtidig og se eksempler på hvordan referansene ser ut i de forskjellige stilene i Style Manager: Edit > Output Styles > Open Style ManagerLast ned flere stiler side 21

22 Last ned flere stiler Når du trenger en stil som ikke allerede er tilgjengelig i EndNote, er sjansen stor for at den finnes på nettet. Når du har funnet en stil du vil laste inn i EndNote: 1. Klikk på lenken og velg Open/Åpne 2. Filen åpner seg i EndNotes redigeringsmodus 3. Velg File > Save As > fjern Copy bak navnet og avslutt med Save EndNote oppretter nå en ny stilmappe hvor den nedlastede stilen vanligvis blir lagret automatisk (mest sannsynelig på C:\Users\UserName\Document\EndNote\Styles [plassering kan variere]). Her kan du finne aktuelle stil-filer: EndNote Output Styles (mer enn 5000 stiler): Norske EndNote-stiler (APA og Chicago) fra UiO: Stil for Tidsskrift for Den norske legeforening: Redigere stiler Når du ikke finner stilen du trenger lønner det seg å finne en stil som ligner og så redigere den. Det kan også være behov for å gjøre mindre tilpasninger til en eksisterende stil. Alle stiler kan redigeres. Ta kontakt med biblioteket hvis du trenger hjelp til det eller ta en titt på nettsider fra Universitetsbiblioteket i Bergen: side 22

23 Finn fulltekst (PDF) Marker referanser du vil at EndNote skal prøve å finne pdf/lenke til (prosessen tar litt tid, lurt å ikke velge alt for mange om gangen) Klikk på (eller References > Find Full Text) Klikk Continue og deretter OK på påminnelsen om mulige copyright-restriksjoner Du kan søke etter maks 250 referanser om gangen Mens søket pågår, kan følge med på status i venstre felt: Markere og notere i pdf-filer Merk referanse, klikk på pdf-fanen og deretter symbolet for å åpne pdf i eget vindu ( ) Det åpner et pdf-vindu med egne verktøyknapper: Sticky Notes = opprett merknad på gitt sted (gul snakkeboble). Denne teksten blir søkbar via QuickSearch! Highlight text = legger gul bakgrunn på markert tekst Underline text = understreker markert tekst Strikeout text = overstryker markert tekst side 23

24 EndNote og Word Sette inn siteringer og generere litteraturlister (CiteWhileYou Write) 1. Plasser markøren der du skal sette inn siteringen(e) 2. Klikk på Insert citation-ikonet 3. Søk opp referanse 4. Marker ønsket referanse og klikk på Insert-knappen (hold ctrl inne for å velge flere referanser som skal siteres samlet) 5. Så settes siteringen(e) inn og det genereres litteraturliste iht. gjeldende stil. Du kan også sette inn referanser når du står i EndNote: 1. Plasser markøren der du skal sette inn siteringen(e) 2. Marker en eller flere referanser og klikk på Insert Citation-knappen Andre funksjoner i Word Edit & Manage Citation(s) her kan du slette siteringer, bytte rekkefølge på referanser som siteres samlet, fjerne forfatter/årstall eller legge til sidetall m.m. Edit Library Reference går til EndNote for redigering (av markert referanse) Endre stil i dokumentet gjøres på samme måte som i EndNote Update Citations and Bibliography formaterer siteringer og litteraturliste iht. valgt stil Convert Citations and Bibliography > Convert to Unfomatted Citations avformatere siteringer og referanser (som du enkelt kan slå på seinere) > Convert to Plain Text lager kopi-dokument med samme layout, men uten EndNote-koder. Instant formatting is Off/On skrur av/på den automatiske formateringen Lage frittstående litteraturlister Skrivesamarbeid Samarbeid i forfatterprosessen (UiO): EndNote online (tidligere EndNote Web) Du kan synkronisere bibliotek mellom EndNote desktop og EndNote online, men dette er ikke testet i Ahus nettverk ennå. Om funksjonen (med forbehold om løsning for Ahus nettverk): side 24

25 Konvertere fra RefMan til EndNote Gjøres i EndNote: 1. File > Open > Open Library 2. Bla deg fram til RefMan-basen som skal konverteres. Husk å endre filtype til Reference Manager Database (*.rmd) 3. Klikk Open-knappen 4. Klikk Convert for å gjennomføre konverteringen (ev.costumizehvis du vil gjøre tilpasninger) NB! Referansene får nye ID-nummer i EndNote (RecordNumbers), men de originale ID-nummerne fra RefMan (RefIDs) legger seg i feltet Label i EndNote. Konvertere RefMan-siteringer til EndNote-siteringer 1. Ha EndNote-biblioteket åpent. 2. I Word: Åpne dokumentet du skal konvertere. 3. I Word-verktøylinja velger du: Convert Citations and Bibliography >Convert Reference Manager Citations to EndNote Så søker Word etter de innsatte referansene i EndNote-biblioteket som er åpent i bakgrunnen. Dersom både førsteforfatters etternavn, årstall og referansenummer stemmer, vil siteringene formateres automatisk i henhold til valgt stil. Dersom minst én av disse kriteriene ikke er innfridd, vil man få opp en dialogboks for å velge hvilken referanse som skal settes inn. Dokumentet er ferdig konvertert til EndNote-koder når alle siteringene er funnet på denne måten. side 25

26 EndNote web (nettbasert versjon) Informasjon fra leverandøren: Dersom du har lisens på EndNote X7 kan du velge EndNote: Edit > Preferences > Sync > Enable Sync > Sign Up, for å opprette ny konto eller koble din EndNote X7 mot din EndNote Web-konto. Du får da en EndNote Web konto med «alle rettigheter» og uinnskrenket lagring. Ditt lokale EndNote bibliotek vil da kunne synkroniseres med din EndNote Web-konto (og eventuelle andre maskiner du bruker EndNote X7 på). Mer veiledning Universitetsbiblioteket i Bergen har gode EndNote-veiledninger: X7 for pc: X7 for mac: Veiledninger og informasjon fra EndNote: Online user manual X7: Tutorials library: side 26