Kom i gang med EndNote

Transkript

1 Kom i gang med EndNote EndNote er eit program som vert brukt til å halde orden på litteraturreferansar og til å lage litteraturlister. Referansane kan skrivast inn manuelt eller importerast frå ulike databasar. EndNote er knytta opp mot Word, slik at du enkelt kan setje inn siteringar i teksten og automatisk opprette litteraturliste bakerst i dokumentet. Programmet har mange ulike bibliografiske stilar som definerer utsjånad på litteraturlista og siteringane. Med EndNote er det enkelt å endre bibliografisk stil på eit dokument. Dette er ei enkel innføring i nokre av dei viktigaste funksjonane i EndNote: Opprette eit EndNote-bibliotek Registrere referansar manuelt Importere referansar frå Bibys Ask Redigere/slette referansar Setje inn referansar i eit Word-dokument Velje bibliografisk stil Etter kvart som du jobbar med programmet vil du trenge meir utfyllande informasjon, og då kan det vere lurt å setje seg inn i den meir omfattande Rettleiing til EndNote som du også finn på heimesida vår. Opprette eit EndNote-bibliotek (library) Du må opprette ei fil eller eit bibliotek for å kunne lagre referansar i EndNote. I EndNote kallar ein denne fila eit library. Biletet under får du når du startar EndNote. Du kan velje å lage eit nytt bibliotek (ei fil med referansar) eller opne eit du har frå før. 1

2 Framgangsmåte for å opprette eit bibliotek: Vel Create a new EndNote Library når du startar programmet (eller du kan klikke på eller File : new når du står inne i EndNote) Vel område der fila skal lagrast. Fila får endinga.enl. Vi tilrår at du lagrar bibliotekfila på området ditt i nettverket på HVO-servaren (for tilsette er dette H- området). Då er du sikra at det med jamne mellomrom blir køyrt backup. Det er svært viktig å ha sikringskopi av biblioteket, det er ein stor jobb å rekonstruere det etter til dømes ein disk-krasj. Det kan vere lurt å lagre biblioteket i ei mappe som du kallar EndNote. Eit nytt bibliotek får automatisk ei tilhøyrande.data-mappe som har samme namn og plassering som biblioteket. Registrere referansar Når du har oppretta eit referansebibliotek, er du klar til å legge inn referansar i biblioteket ditt. Referansane kan skrivast inn manuelt eller importerast frå andre databasar. Registrere referansar manuelt Opne biblioteket du vil lagre referansane i. Vel References > New Reference frå hovudmenyen i EndNote eller klikk på New reference. Du får fram eit referansevindauge med felt for Author, Year, Title, Journal, Volume osv. Vel rett referansetype. Referansetypen er gitt i ei smal ramme øvst, td. Journal Article, Book eller Book Section. Ulike referansetypar gir ulike felt å fylle ut. Døme på referansetypar: - Book for bøker skrive av ein eller fleire forfattarar. - Edited Book for redigerte verk. - Book Section for referansar til eit kapittel i ei bok. - Journal Article for artiklar. Dersom du har ein artikkel som er publisert i både elektronisk og trykt form, refererer du til den trykte. - Electronic Book/Article for dokument du har funne på nettet eller i ein fulltekstdatabase. - Web Page for materiale funne på nettet. Skriv inn nødvendige opplysningar. Referansen vert automatisk lagra når du lukker registreringsvindauget. Du opnar det igjen ved å dobbeltklikke på referansen. Bilete av ein registreringsskjerm: 2

3 Navigering mellom felta: TAB flytte til neste felt Skift + TAB flytte til førre felt ENTER gå til ny linje i same felt Reglar for innskriving av data: Author Bruk fullt namn om du har det Skriv fornamn etternamn eller etternamn, fornamn Knut Hamsun eller Hamsun, Knut De Gaulle, Charles Smith, John, Jr. Det skal vere mellomrom eller punktum mellom fleire initialar: Hansen, P O eller Hansen, P.O. Bruk eit linjeskift mellom kvart forfattarnamn når det er fleire Når det er ein institusjon eller ein organisasjon som er forfattar, skriv ein komma etter namnet for å unngå at teksten vert invertert: Hydro AS, Dersom forfattaren er ukjent skal forfattarfeltet vere tomt. Sørg for at same forfattarnamn vert skrive likt i alle referansane, bruk gjerne Term lists. Det gjeld også fornamn og initialar. Title Skrivast utan punktum eller andre teikn, bortsett frå : (kolon) mellom hovud- og undertittel. Journal Skriv namnet fullt ut. Bruk same skrivemåte som tidsskriftet gjer med omsyn til store og små bokstavar. Pages Skrivast fullt ut ( ) eller forkorta (1442-9). Sett ikkje inn p. eller s. for å markere at det er sidetal. 3

4 Call Number: Eigarkode. Her vert det sett inn ei kode for kvart bibliotek som eig boka ved import frå Bibsys. Eventuelt innhald kan med fordel slettast. Keywords Nøkkelord, emneord. Dei emneorda ein har registrert er søkbare i References-menyen Search references. Bruk eit linjeskift mellom kvart emneord når det er fleire. Abstract Samandrag av artikkelen skriv du sjølv, eller importerer det saman med resten av referansen. Notes Kan nyttast til eigne notatar. URL Dokumentet si nettadresse. Registrering av bok Forlag: Velg kun første forlag dersom fleire Stad: Velg kun første utgivingsstad dersom fleire Utgåve: 2nd, 4th osv dersom du skriv på engelsk og 2., 4., dersom du skriv på norsk. Nokre felt er viktige for å få ei korrekt litteraturliste: Bok: Forfattar, tittel, utgivingsår, forlag, utgivingsstad Artikkel: Artikkeltittel, artikkelforfattar, namn på tidsskriftet, volum(nummer), sidetal. Nettdokument: Forfattar og tittel, dato og årstal, nettadresse, lesedato. Importere referansar frå Bibsys Ask Utfør eit søk og hak av i trefflista dei referansane du vil eksportere Bruk send-funksjonen nedst på sida: vel Send til EndNote og OK. Du kan også legge fleire referansar i samlekorga og eksportere derifrå Vel Åpne ved spørsmål om nedlasting av fil 4

5 Vel det EndNote-biblioteket som referansane skal eksporterast til (det vanlege er at ein berre har eit bibliotek), og klikk på Åpne. NB! Referansar som vert henta frå Bibsys eller andre databasar kan innehalde feilkjelder eller informasjon som du ikkje ønskjer å ha med. Det er difor viktig at du i etterkant redigerer dei referansane du har henta inn: Sjekk at det er rett referansetype Sjekk at alle opplysningar ligg i rett felt Fjern/endre keywords og annan informasjon som du ikkje ønskjer å ha med. Redigere ein referanse Hent opp referansen ved å dobbeltklikke på den eller vel Edit References. Gjer dei endringane du ønskjer. Endringane vert automatisk lagra når du lukker vindauget. Slette ein referanse Klikk på referansen for å markere det som skal slettast. Høgreklikk og vel Delete References, eller References > Delete References frå menyen. EndNote og Word Sitere kjelder i teksten og opprette litteraturliste Det er ei kopling mellom EndNote og Word, slik at du kan legge referansar frå EndNotebiblioteket inn i teksten i Word, og samtidig få oppretta ei litteraturliste bakerst i dokumentet. Dette kallast Cite while you write (CWYW). Ha alltid EndNote oppe når du jobbar med Word-dokument som skal ha referansar. Du kan setje inn referansar når du står i Word, eller du kan gjere det frå EndNote. 5

6 Setje inn referanse frå Word Sørg for at du har EndNote verktøylinje i Word. Om du ikkje har det: Vel Vis Verktøylinjer hak av på EndNote XI. EndNote verktøylinje i Word 2000, XP og 2003: EndNote verktøylinje i Word 2007: Start EndNote, gå inn i biblioteket ditt. Opne Word-dokumentet. Plasser markøren/klikk framfor punktumet i slutten av setninga der du ønskjer å setje inn referansen (siteringa) Trykk på mellomroms-tasten ein gong for å gi plass til referansen du skal sette inn. Klikk på Find citations (dette kan du også gjere frå menyen under fanen Verktøy), søk opp referansen i Find-feltet. Marker referansen og klikk på Insert, eller dobbeltklikk på referansen. Siteringa vert sett inn i teksten, og referansen vert lagt inn i ei litteraturliste som automatisk vert oppretta på slutten av dokumentet. Setje inn referanse frå EndNote Du kan også sette inn referansen via EndNote. Plasser peikaren der referansen (siteringa) skal setjast inn i dokumentet. Klikk på Go to EndNote og vel referanse. Vel Tools > Cite While You Write (CWYW) > Insert Selected Citation(s) (Hurtigtast: ALT+2) Siteringa vert sett inn i teksten, og heile referansen vert lagt inn i litteraturlista på slutten av dokumentet. 6

7 Alternativt kan du merke og kopiere referansen i EndNote, plassere markøren i Worddokumentet og lime den inn. Siteringa vert då sett inn med ei førebels formatering. Denne vert endra etter nokre sekund. Litteraturlista bak ordnar seg automatisk Fleire referansar i same parantes Merk alle referansane som skal inn samtidig, og sett inn. Dersom du allereie har sett inn ein referanse og vil ha fleire i same parantes, merk referansen, vel Find citation og sett inn øvrige referansar. Redigere referansar i teksten i Word NB! Du må ikkje endre ein referanse ved å skrive inne i den, endringane vil forsvinne neste gong dokumentet vert formatert! Bruk alltid funksjonane i EndNote verktøylinje når du jobbar med referansane! Hugs også at alle referansane du skal bruke i dokumentet må finnast i EndNote. Etter at ein har sett inn ein referanse, kan ein redigere deler av den. Dette gjer du ved å klikke på/merke referansen i teksten og deretter klikke på vindauget: Edit citations. Då får du opp dette Her kan du redigere både den markerte referansen og alle andre referansar som er brukt i teksten. NB! Dersom du oppdagar stavefeil eller at det manglar opplysningar i referansen du har sett inn, må du rette opp dette i EndNote, og ikkje i Word. Exlude author: Fjernar forfattarnamnet frå siteringa. Dette kan du få bruk for dersom du refererer til forfattaren i den løpande teksten, og ønskjer at berre årstalet skal vere synleg i referansen du set inn. Døme: Telhaug (2008) viser til at 7

8 Exlude year: Fjernar årstal frå siteringa, slik at berre forfattaren er synleg. Prefix: Kan nyttast dersom du vil legge til tekst framfor siteringa. Døme: (sjå også Telhaug 2008). Suffix: Kan nyttast til å legge til tekst bak siteringa, td. sidetal. Sidetal kan setjast inn på to ulike måtar, avhengig av korleis stilen er definert: Når Cited Pages er lagt til som felt i anten Citations Templates eller Footnote Templates, legg ein sidetal i Pages-feltet. Då treng ein berre å skrive inn tala. Dette er tilfelle for til dømes APA. Dersom Cited Pages ikkje ligg i definisjonen for stilen, må ein skrive inn sidetal i Suffix-feltet. I slike tilfelle må ein hugse på alt som skal vere med; s. eller p, pp, mellomrom, osv. Klikk på OK-knappen for å lagre endringane. Endringar påvirkar ikkje andre førekomstar av referansen i teksten, og endringar vert ikkje viste i litteraturlista. Slette referansar Klikk/merk referansen i teksten Klikk på Edit citations Klikk på og deretter. Slettinga påverkar ikkje andre førekomstar av referansen i teksten, og dersom referansen er brukt fleire stader, forsvinn den heller ikkje frå litteraturlista. NB! Ikkje bruk Delete/Backspace på tastaturet for å slette referansar! Bibliografisk stil (Output styles) Val av stil avgjer korleis referansane skal ordnast og setjast opp, både i teksten og i litteraturlista. EndNote inneheld om lag 3000 forskjellige stilar. Du kan når som helst endre stil. APA 5th er blant dei mest brukte stilane. Velje stil i EndNote Gå til rullgardinmenyen og vel for å skifte stil 8

9 Du får ein boks med alle mogelege stilar Vel stilen du vil bruke, klikk på Choose. Under Style Info/Preview kan du sjå korleis stilen vil bli sjåande ut. Velje stil i Word Vel Format bibliography Vel stilen i boksen With output style. Dersom du ikkje finn stilen der, kan du finne fleire stilar under Browse. Under Layout kan du om ønskjeleg skrive inn tittel på litteraturlista og bestemme tekstformat og skrifttypar. 9