Eksport av referanser fra en bibliografisk database til EndNote

Transkript

1 Eksport av referanser fra en bibliografisk database til EndNote Denne veiledningen beskriver hvordan du overfører referanser fra databasene PubMed, Ovidbasene (Medline, Embase, Psychinfo, Amed), BIBSYS Oria, Cinahl, SveMed+, Cochrane library, CRD og Web of Science til EndNote Det fins to metoder for å overføre referansene til EndNote A. Direkte eksport mellom databasen og EndNote B. Eksportere referansene til en fil, som du importerer manuelt til EndNote. Noen databaser tilbyr kun en av løsningene, andre databaser tilbyr begge løsninger. Direkte eksport den enkleste og raskeste metoden. Velg derfor denne metoden dersom det er mulig. Pubmed... 2 Ovid-databasene... 4 Oria (BIBSYS)... 6 Cinahl SveMed Cochrane library CRD Web of Science Lagre importfila Importere referanser til EndNote fra en fil Oversikt over hvilke filtre som skal brukes til de forskjellige databasene

2 Pubmed I Pubmed er det både mulig med direkte eksport og eksportere referansene til en fil. A. Direkte eksport 1. Gå til Send to-menyen og velg Citation manager. 2. Bruk nedtrekksmenyen Number to sendt for å justere på hvor mange treff du vil eksportere. Dersom trefflisten overskrider 200, må du eksportere den i flere omganger. 3. Velg til slutt Create File Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek 2

3 B. Eksportere referansene til en fil 1. Gå til Send to-menyen og velg File 2. Velg MEDLINE i nedtrekksmenyen Format. 3. Trykk på Create File Følg videre veiledningen «Lagre importfila» på side 28 og deretter «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side 29. 3

4 Ovid-databasene Ovid-basene er Medline, Embase, Psychinfo og Amed. I Ovid er det både mulig med direkte eksport og eksportere referansene til en fil. Følgende 2 steg gjelder for begge metoder: 1. Merk av ønskede referanser. Det er tre muligheter: A) en og en referanse B) alle referansene (max 2000) C) Et bestemt utvalg 2. Trykk på Export B C A A. Direkte eksport 3. Velg Endnote 4. Velg Complete Reference og trykk på Export Citation(s) Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek. 4

5 B. Eksportere referansene til en fil 3. Velg Reprint / Medlars 4. Velg Complete Reference og trykk på Export Citation(s) 5. Følg videre veiledningen «Lagre importfila» på side 28 og deretter «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side 29. 5

6 Oria (BIBSYS) Vær obs på at eksport av referanser fra BIBSYS kan gi feil i referansene. Du må derfor sjekke referansene etter import og rydde opp manuelt. Eksempler på vanlige feil ved referanser importert fra BIBSYS: - Feil i forfatterfeltet: Redaktører må flyttes til redaktørfeltet, illustratører o.l. slettes. Når en organisasjon er forfatter må du legge til komma på slutten av navnet for å vise det korrekt - Feil i referansetype: Rapporter får referansetypen Book - Manglende opplysninger: Serietittel på rapporter må legges til manuelt *** I BIBSYS er det både mulig med direkte eksport og eksportere referansene til en fil. Følgende 2 steg gjelder for begge metoder: 1. Velg Legg hele siden til lagrede treff eller velg et og et treff ved å klikke på stjernen som står foran tittelen. På titler der publikasjonen fins i flere versjoner (trykt/elektronisk), må du trykke på Vis 2 versjoner for å finne stjernen. Bla deg eventuelt fremover i trefflisten for å samle opp flere treff. 2. Klikk på Lagrede treff 6

7 A. Direkte eksport 3. Trykk på det øveste krysset for å markere alle postene på en gang, men merk at dersom antall poster overskrider 30, må du eksportere dem i flere omganger. 4. Velg Send til EndNote i nedtrekksmenyen. 5. Trykk på Utfør. 6. Trykk Ok, utvid bildet for å se hele dialogboksen. Velg Åpne. Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek 7

8 B. Eksportere referansene til en fil 3. Trykk på det øveste krysset for å markere alle postene på en gang, men merk at dersom antall poster overskrider 30, må du eksportere dem i flere omganger. 4. Velg Send til Eksport RIS i nedtrekksmenyen 5. Trykk på Utfør. 6. Trykk Ok, utvid bildet for å se hele dialogboksen. 7. Bruk nedtrekksmenyen for å velge Lagre som. 8

9 8. Du får opp et vindu der velger hvilket område/mappe du vil lagre fila. Velg en plassering du vil klare å finne fila igjen på. 9. Trykk på Lagre. 10. Åpne programmet Notisblokk (Gå til Startmenyen > Alle programmer > Tilbehør) 11. Gå til Fil > Åpne 9

10 12. Velg Alle filer på nedtrekksmenyen. 13. Åpne fila. 14. Gå til Fil > Lagre som 15. Gi dokumentet et nytt filnavn, f.eks. BIBSYS 16. Trykk på Lagre 17. Følg videre veiledningen «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side

11 Cinahl I Cinahl er det kun mulig og eksportere direkte. 1. Trykk på Share (i høyre på bildet 2. Trykk på Add to folder: Results (1-50) 3. Dersom trefflisten overskrider 50, bla deg videre til neste side og gjenta trinn 1 og 2 til alle treffene ligger i «Folderen» 4. Klikk på Folder 11

12 5. Klikk på Export 6. Velg Direct Export in RIS Format (e.g. CITAVI, EasyBib, EndNote, ProCite, Reference Manager, Zotero) Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek 12

13 SveMed+ Vær OBS på at ved import fra SveMed+ er det den engelske oversatte artikkeltittelen som legger seg i Title-feltet i EndNote. For å rette opp dette, anbefales metode B, som gir deg anledning til å redigere på tekstfila (søk og erstatt) før du importerer den til EndNote. Fra SveMed+ er det både mulig med direkte eksport og eksportere referansene til en fil. Følgende 2 steg gjelder for begge metoder: *** 1. Trykk på Markera/avmarkera alla, eller merk av utvalgte referanser på trefflista 2. Trykk på Exportera 13

14 A. Direkte eksport 3. Velg RIS 4. Velg EndNote 5. Klikk på Exportera 6. Trykk på Åpne i dialogboksen Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek 14

15 B. Eksportere referansene til en fil 3. Velg RIS 4. Velg Fil 5. Klikk på Exportera 6. Følg videre veiledningen «Lagre importfila» på side 28 og deretter «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side

16 Cochrane library I Cochrane library er det kun mulig å eksportere referansene til en fil. 1. Når du har gjort et søk vil du finne muligheter for eksport helt øverst på trefflista. Velg Export all (velg eventuelt ut enkelreferanser ved å krysse av i boksen som står foran hver tittel og velg Export selected) 2. La valget for PC stå, velg Citation And Abstract 3. Trykk på Export Citation 4. Følg videre veiledningen «Lagre importfila» på side 28 og deretter «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side 29. Når du gjør et søk i Cochrane library, vil du få treff i flere delbaser. Du kan bare importere resultatene fra en delbase av gangen. Klikk deg inn på en annen delbase i venstre marg, og gjenta prosessen. 16

17 CRD For å kunne importere referansene, må du laste ned importfilter for CRD-databasene. Last det ned herfra. Velg å Åpne fila (ikke lagre). Fila vil åpne seg i EndNote. Gå deretter på File > Save as. Programmet sørger da for at fila automatisk blir lagret på riktig plass. I CRD er det kun mulig å eksportere referansene til en fil. 1. Trykk på Export (Velg eventuelt ut enkelreferanser ved å krysse av i boksen som står foran hver tittel) 2. Ta bort krysset for Export selected items only dersom det ikke er aktuelt, og velg Tagged text Full record på nedtrekksmenyen 3. Trykk på Export 17

18 4. Vent til siden er ferdig lastet inn (Fanen har fått Explorer-ikon) 5. Trykk på «Hjulet» øverst til høyre > Fil > Lagre som (Eventuelt Ctrl + S) 6. Du får opp et vindu der velger hvilket område/mappe du vil lagre fila. Velg en plassering du vil klare å finne fila igjen på og trykk på Lagre. 7. Følg videre veiledningen «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side

19 Web of Science I Web of Science er det både mulig med direkte eksport og eksportere referansene til en fil. A. Direkte eksport 1. Velg Save to EndNote desktop i nedtrekksmenyen (Velg eventuelt ut enkelreferanser først ved å krysse av i boksen som står foran hver tittel) 2. For å eksportere alle referansene på trefflista, fyller du ut hele spennet i Recordsfeltet. 3. Velg Author, Title, Source, Abstract i nedtrekksmenyen 4. Trykk på Send Referansene blir nå eksportert til EndNote. De legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek 19

20 B. Eksportere referansene til en fil 1. Velg Save to Other File Formats i nedtrekksmenyen (Velg eventuelt ut enkelreferanser først ved å krysse av i boksen som står foran hver tittel) 2. For å eksportere alle referansene på trefflista, fyller du ut hele spennet i Recordsfeltet. 3. Velg Author, Title, Source, Abstract 4. Velg Other Reference Software 5. Trykk på Send 6. Følg videre veiledningen «Lagre importfila» på side 28 og deretter «Importere referanser til EndNote fra en fil» på side

21 Lagre importfila 1. Når du har trykket på export-knappen i databasen (Create file (PubMed), Export Citation(s) (Ovid), får du opp en dialogboks nederst i nettleseren. Velg Åpne i dialogboksen. 2. File åpner seg i Notisblokk. Gå til Fil > Lagre som 3. Du får opp et vindu der velger hvilket område/mappe du vil lagre fila. Velg en plassering du vil klare å finne fila igjen på og trykk på Lagre. 21

22 Importere referanser til EndNote fra en fil 1. Åpne EndNote og ønsket bibliotek 2. Gå til File > Import > File eller bruk ikonet på verktøylinja. 3. I feltet Import file skal du oppgi fila som inneholder de nedlastede referansene. Trykk på Choose for å lete deg frem til fila (på vanlig Windows-måte) 4. I Import Option skal du fortelle EndNote hvor du har hentet referansene fra. Bruk nedtrekksmenyen for å velge riktig filter. Dersom ikke filtret er listet opp, trykk på Other filters. Bla deg ned til ønsket filter eller søk etter filtret i Quick Search. Trykk på Choose. 22

23 5. La øvrige valg stå. Klikk på Import-knappen for å starte importprosessen. Referansene legger seg midlertidig i Imported References i venstremenyen og ligger der til du gjør en ny overføring av referanser, men de havner samtidig permanent i ditt bibliotek Oversikt over hvilke filtre som skal brukes til de forskjellige databasene PubMed: PubMed (NLM) Medline: Medline (OvidSP) Embase: Embase(OvidSP) PsycINFO: PsycINFO (OvidSP) AMED: AMED (OvidSP) BIBSYS: Reference Manager (Ris) Norart: Reference Manager (Ris) SveMed+: Reference Manager (Ris) Web of Sceince: ISI-CE Cochrane-databasene: Cochrane Libary (Wiley) CRD-databasene: CRDdatabases* *Filter til CRD-databasene må lastes ned herfra velg å åpne fila (ikke lagre). Fila vil åpne seg i EndNote. Gå deretter på File > Save as. Programmet sørger da for at fila automatisk blir lagret på riktig plass. 23