Rettleiing til EndNote

Transkript

1 Rettleiing til EndNote Versjon XI Høgskulen i Volda, Biblioteket, Ragnhild Halsen, oktober 2008.

2 Kva er EndNote?... 3 Kome i gang... 3 Opprette eit nytt bibliotek (library)... 3 Registrere referansar... 4 Registrere referansar manuelt... 4 Importere referansar frå andre databasar... 6 Bibsys Ask... 7 EBSCO (Academic Search Elite, ERIC, Teacher Reference Center)... 7 ISI Web of Science... 8 OCLC ArticleFirst, WorldCat m.fl OVID (AMED, Embase, Medline, Psychinfo)... 9 ProQuest Google Scholar Norart Søk i databasar frå EndNote (direkte import) Term Lists (Autoritetsregister) Endre i Term Lists Slette i Term Lists Administrere referansane i biblioteket Redigere ein referanse Sortere referansar Søke etter ein referanse Vise bestemte referansar Slette ein referanse Organisere referansane i grupper Finne dublettar (dobbeltregistreringar) Innstillingar EndNote og Word Sitere kjelder i teksten og opprette litteraturliste Setje inn referanse frå Word Setje inn referanse frå EndNote Fleire referansar i same parantes Redigere referansar i teksten i Word Slette referansar Lage sjølvstendige litteraturlister/pensumlister i Word Fjerne feltkodar før du leverer artikkelen/oppgåva Bibliografisk stil (Output styles) Velje stil i EndNote Velje stil i Word Korleis velje rett stil? Nedlasting av nye stilar Redigere ein stil/lage eigen stil Citations - Templates (mal for sitering) Bibliography - Templates (mal for litteraturliste) Footnotes Templates (mal for fotnotar) Felt og teikn i Templates Feilmeldingar

3 Kva er EndNote? EndNote er eit program som vert brukt til å halde orden på litteraturreferansar og til å lage litteraturlister. Referansane kan importerast frå ulike databasar. EndNote er knytta opp mot Word, slik at du enkelt kan setje inn siteringar i teksten og automatisk opprette litteraturliste bakerst i dokumentet. Programmet har mange ulike bibliografiske stilar som definerer utsjånad på litteraturlista og siteringane. Med EndNote er det enkelt å endre bibliografisk stil på eit dokument. Kome i gang HVO har lisens for alle tilsette og studentar ved skulen. Programmet må lastast ned på eiga maskin, dette hjelper IT-kontoret deg med. Hugs at programmet EndNote alltid skal lagrast på C:\. Biblioteket kan gi ei enkel, første innføring i bruken av EndNote, ta kontakt med oss for nærmare avtale. Opprette eit nytt bibliotek (library) Du må opprette ei fil eller eit bibliotek for å kunne lagre referansar i EndNote. I EndNote kallar ein denne fila eit library. Biletet under får du når du startar EndNote. Du kan velje å lage eit nytt bibliotek (ei fil med referansar) eller opne eit du har frå før. Framgangsmåte for å opprette eit bibliotek: Vel Create a new EndNote Library når du startar programmet (eller du kan klikke på eller File : new når du står inne i EndNote) 3

4 Vel område der fila skal lagrast. Fila får endinga.enl. Vi tilrår at du lagrar bibliotekfila på området ditt i nettverket på HVO-servaren (for tilsette er dette H- området). Då er du sikra at det med jamne mellomrom blir køyrt backup. Det er svært viktig å ha sikringskopi av biblioteket, det er ein stor jobb å rekonstruere det etter til dømes ein disk-krasj. Det kan vere lurt å lagre biblioteket i ei mappe som du kallar EndNote. Eit nytt bibliotek får automatisk ei tilhøyrande.data-mappe som har samme namn og plassering som biblioteket. Du kan ha fleire bibliotek, men det er mest oversikteleg med berre eitt. Då er det enklare når du sidan skal nytte referansane i eit dokument. Jobbar du med ulike oppgåver eller prosjekt, kan du heller organisere referansane i fleire grupper sjå eige avsnitt om dette. Registrere referansar Når du har oppretta eit referansebibliotek, er du klar til å legge inn referansar i biblioteket ditt. Referansane kan skrivast inn manuelt eller importerast frå andre databasar. Registrere referansar manuelt Opne biblioteket du vil lagre referansane i. Vel References > New Reference frå hovudmenyen i EndNote eller klikk på New reference. Du får fram eit referansevindauge med felt for Author, Year, Title, Journal, Volume osv. Vel rett referansetype. Referansetypen er gitt i ei smal ramme øvst, td. Journal Article, Book eller Book Section. Ulike referansetypar gir ulike felt å fylle ut. Døme på referansetypar: - Book for bøker skrive av ein eller fleire forfattarar. - Edited Book for redigerte verk. - Book Section for referansar til eit kapittel i ei bok. - Journal Article for artiklar. Dersom du har ein artikkel som er publisert i både elektronisk og trykt form, refererer du til den trykte. - Electronic Book/Article for dokument du har funne på nettet eller i ein fulltekstdatabase. - Web Page for materiale funne på nettet. Skriv inn nødvendige opplysningar. Referansen vert automatisk lagra når du lukker registreringsvindauget. Du opnar det igjen ved å dobbeltklikke på referansen. Bilete av ein registreringsskjerm: 4

5 Navigering mellom felta: TAB flytte til neste felt Skift + TAB flytte til førre felt ENTER gå til ny linje i same felt Reglar for innskriving av data: Author Bruk fullt namn om du har det Skriv fornamn etternamn eller etternamn, fornamn Knut Hamsun eller Hamsun, Knut De Gaulle, Charles Smith, John, Jr. Det skal vere mellomrom eller punktum mellom fleire initialar: Hansen, P O eller Hansen, P.O. Bruk eit linjeskift mellom kvart forfattarnamn når det er fleire Når det er ein institusjon eller ein organisasjon som er forfattar, skriv ein komma etter namnet for å unngå at teksten vert invertert: Hydro AS, Dersom forfattaren er ukjent skal forfattarfeltet vere tomt. Sørg for at same forfattarnamn vert skrive likt i alle referansane, bruk gjerne Term lists. Det gjeld også fornamn og initialar. Title Skrivast utan punktum eller andre teikn, bortsett frå : (kolon) mellom hovud- og undertittel. Journal Skriv namnet fullt ut. Bruk same skrivemåte som tidsskriftet gjer med omsyn til store og små bokstavar. Alle tidsskriftnamn som vert lagt inn, vert også lagra i Journals term list. I referansen legg du inn det fulle namnet, i Term Lists (Tools Open term lists Journals term 5

6 list) kan du legge inn eventuelle forkortingar av namnet. Ver konsekvent med måten du skriv inn tidsskriftnamn. Pages Skrivast fullt ut ( ) eller forkorta (1442-9). Sett ikkje inn p. eller s. for å markere at det er sidetal. Call Number: Eigarkode. Her vert det sett inn ei kode for kvart bibliotek som eig boka ved import frå Bibsys. Eventuelt innhald kan med fordel slettast. Keywords Nøkkelord, emneord. Dei emneorda ein har registrert er søkbare i References-menyen Search references. Bruk eit linjeskift mellom kvart emneord når det er fleire. Abstract Samandrag av artikkelen skriv du sjølv, eller importerer det saman med resten av referansen. Notes Kan nyttast til eigne notatar. URL Dokumentet si nettadresse. Registrering av bok Forlag: Velg kun første forlag dersom fleire Stad: Velg kun første utgivingsstad dersom fleire Utgåve: 2nd, 4th osv dersom du skriv på engelsk og 2., 4., dersom du skriv på norsk. Nokre felt er viktige for å få ei korrekt litteraturliste: Bok: Forfattar, tittel, utgivingsår, forlag, utgivingsstad Artikkel: Artikkeltittel, artikkelforfattar, namn på tidsskriftet, volum(nummer), sidetal. Nettdokument: Forfattar og tittel, dato og årstal, nettadresse, lesedato. Importere referansar frå andre databasar Referansar som vert henta frå andre databasar kan innehalde feilkjelder eller informasjon som du ikkje ønskjer å ha med. Det er difor viktig at du i etterkant redigerer dei referansane du har henta inn: Vel rett referansetype Sjekk at alle opplysningar ligg i rett felt Fjern/endre keywords og annan informasjon som du ikkje ønskjer å ha med. 6

7 Bibsys Ask Utfør eit søk og hak av i trefflista dei referansane du vil eksportere Bruk send-funksjonen nedst på sida: vel Send til EndNote og OK. Du kan også legge fleire referansar i samlekorga og eksportere derifrå Vel Åpne ved spørsmål om nedlasting av fil Vel det EndNote-biblioteket som referansane skal eksporterast til (det vanlege er at ein berre har eit bibliotek), og klikk på Åpne. Til slutt redigerer du referansane inne i EndNote. EBSCO (Academic Search Elite, ERIC, Teacher Reference Center) Gjer eit søk og klikk på Add to Folder på dei referansane du vil eksportere Referansane vert lagt i Folder Klikk så på Folder View under fanen Folder has items i kolonnen til høgre, 7

8 hak av referansane du vil eksportere og klikk på Export Vel Hak av i ruta dersom du vil at referansane skal slettast frå folder Vel Save Vel rett EndNote-bibliotek, klikk på Åpne, og referansane vert automatisk lagt inn. Rediger referansane i EndNote. ISI Web of Science Gjer eit søk I trefflista merkar du av dei referansane du vil eksportere ved å klikke i ruta til venstre Gå til botnen av sida (Ctrl + End) og klikk på (NB! Ikkje klikk på Save to EndNote Web, det er ein annan versjon av EndNote!) Oppgi kva for eit EndNote-bibliotek referansane skal eksporterast til og klikk på Åpne Rediger referansane i EndNote. OCLC ArticleFirst, WorldCat m.fl. Gjer eit søk og hak av aktuelle referansar i trefflista Klikk på Export-knappen Merk av for Export Marked records from this search og Export to EndNote Klikk på Export Vel Åpne ved spørsmål om nedlasting av fil Vel rett EndNote-bibliotek og klikk på Åpne Vel rett importfilter <Databasenamn> (OCLC), td. ArticleFirst (OCLC) 8

9 Rediger referansane i EndNote OVID (AMED, Embase, Medline, Psychinfo) Gjer eit søk og merk av dei referansane du vil eksportere. Vel Direct Export under Result format i Results Manager-menyen. Save under Actions Vel Export results to EndNote, Procite og deretter Continue 9

10 Vel rett EndNote-bibliotek og Åpne Rediger referansane ProQuest Gjer eit søk og merk av i trefflista dei referansane du vil eksportere. Vel Eksporter Vel deretter Eksporter direkte til ProCite, EndNote Vel rett EndNote-bibliotek og Åpne Rediger referansane i EndNote Google Scholar Still in Google Scholar slik at det blir mogeleg å eksportere til EndNote: Klikk på Scholar innstillinger ved sida av søkeboksen, under Bibliografi administrator, 10

11 nedst på sida vel du Vis linker til å importere sitater inn i EndNote og klikkar på Lagre innstillingene. Søk opp referansen du vil importere. Vel lenka Importer til EndNote på referansen. Vel Åpne i dialogboksen som evt. kjem opp. Vel rett EndNote-bibliotek, Åpne og referansen vert sett inn. Rediger referansen. Norart I Norart må du mellomlagre siteringane, for så å importere dei til EndNote. Frå artikkelnivå Opne referansen i fullt format, deretter i RIS-format Klikk på Fil Lagre som, velg lagringsstad og namn, lagre som txt-fil Gå inn i EndNote Vel File Import Vel rett fil ved Import data file 11

12 Vel importfilter Reference Manager (RIS) Import Rediger i EndNote (ekstra viktig i Norart, data legg seg lett i feil felt her!) Frå trefflista Merk dei referansane som skal eksporterast Eksporter avmerka postar i format RIS import format Fil Lagre som, velg lagringsstad og namn, lagre som txt-fil Gå inn i EndNote Vel File Import Vel rett fil i feltet Import data file og klikk på Åpne Vel importfilter Reference manager (RIS) Import Rediger i EndNote Søk i databasar frå EndNote (direkte import) Dersom du ikkje har behov for avanserte søkefunksjonar kan det vere ei løysing å bruke søkegrensesnittet i EndNote til å søke i eksterne databasar. Metodane for å søke i eksterne databasar er omtrent dei same som når du søker i eige EndNote-bibliotek. Men dei vala som er tilgjengelege i søkeskjermen vil variere for dei ulika databasane. Teikn for trunkering og wildcard samt korleis du skriv inn eit forfattarnamn, må tilpassast den databasen du søker i. Framgangsmåte: Klikk på Online search eller velg Tools : Online Search : New search Vel database og du får tilgang til ein søkeskjerm som er tilpassa den basen du har valt. Skriv inn søkeord, vel det søkefeltet du vil bruke og klikk på Search-knappen. I dialogvindauget som dukkar opp klikk OK dersom du vil hente inn alle treffa, eller klikk Cancel og bruk andre/fleire søkeord for å innsnevre søket ditt. EndNote hentar no inn alle treffa til ein eigen temporær database i EndNote (eige vindauge). 12

13 Merk av dei referansane som skal overførast til biblioteket ditt (hald nede Ctrl-tasten) Klikk på knappen Copy selected to og vel biblioteket ditt i nedtrekksmenyen. Referansane er no overført til biblioteket Rediger referansane. Hugs å lukke søkevindauget som ligg bak. Bibsys: Når du har valt Bibsys, står det Remote: Katalog at Bibsys i tittelfeltet. Skriv inn søketerm og vel kva for felt du vil søke i. Desse felta finst ved søk i BIBSYS: Any alle felt Author forfattar: kun etternamn (eitt namn) Personal author forfattar: etternamn, fornamn Title (phrase) fleire ord frå tittel Title (word) eitt ord frå tittel Keywords emneord Year ISBN ISSN I alle felt kan du trunkere på same måte som i Bibsys med?. Dersom du har søkt med feil felttype, får du opp ei feilmelding. Term Lists (Autoritetsregister) Term Lists vert også kalla autoritetsregister eller ordlister. Du brukar Term Lists for å sikre at det du skriv i feltet, td. eit namn, vert skrive på same måten kvar gong. I EndNote finst det Term Lists for forfattar, tidsskrift og emneord. I utgangspunktet er programmet stilt inn slik at når du importerer ein referanse, vert alt innhald i dei aktuelle felta automatisk lagt inn i Term Lists. Dette kan lett bli ei ulempe, td. vil du sikkert ønskje å ha styring på bruken av emneord sjølv. 13

14 Når du skal legge inn emneord eller skrive inn referansar manuelt, er Term Lists eit viktig hjelpemiddel for standardisering. Hente frå Term Lists: Stå i eit felt som har Term Lists kopla til seg Trykk CTRL 1 eller Tools > Open term lists > Aktuell liste Vel den termen som skal settast inn Vel Insert term eller dobbeltklikk Evt. kan du i staden begynne å skrive, då får du opp forslag henta frå termlista. Stadfest ein term ved å trykke tabulatortasten eller Enter. Ord du skriv inn som ikkje finst i Term Lists, vert vist med raud skrift. Når du lagrar referansen vert den lagt til i Term Lists. Noko av automatikken ved Term Lists kan slåast av og på, sjå avsnittet om Innstillingar. Endre i Term Lists Gå inn i aktuell termliste (Tools > Open Term Lists > Aktuell liste) Marker termen du vil endre, vel Edit Term. EndNote fungerer dessverre ikkje med tilbakevirkande kraft. Dersom du endrar ein term som allereie er lagt inn i nokre referansar, vert ikkje termen endra dei plassane den allereie er brukt. Slette i Term Lists Gå inn i aktuell termliste (Tools > Open Term Lists > Aktuell liste) Merk den termen du vil slette og vel Delete Term. EndNote fungerer dessverre ikkje med tilbakevirkande kraft. Dersom du endrar ein term som allereie er lagt inn i nokre referansar, vert ikkje termen endra dei plassane den allereie er brukt. Administrere referansane i biblioteket Etter at du har lagt inn manuelt eller importert/eksportert referansane, kan du redigere, sortere eller søke i dei. Redigere ein referanse Hent opp referansen ved å dobbeltklikke på den eller vel Edit References. Gjer dei endringane du ønskjer. Endringane vert automatisk lagra når du lukker vindauget. 14

15 Sortere referansar Biblioteket vert automatisk sortert etter forfattarnamn, men du kan gjerne velje å sortere etter eit anna felt (tittel, år. etc.). Den enklaste måten er å klikke på feltnamnet øvst i EndNotevindauget. Du kan også gå inn på References > Sort References. Vel i neddtrekksmenyane korleis du vil ha referansane sorterte. Standardfelt er Author, Year, Title. Vel alltid norsk som sorteringsspråk, det er nødvendig for at referansar med æ,ø og å skal bli sorterte rett i litteraturlista. Søke etter ein referanse Vel References > Search References. Dette skjermbiletet kjem opp: Du søker i same søkebiletet og på same måte som når du søker i eksterne databasar. Fyll ut aktuelle felt og søk. Kun dei referansane som passar til søket kjem opp på skjermen. Dersom du vil vise heile biblioteket igjen, må du velje All References. 15

16 Vise bestemte referansar Merk referansane du vil sjå på ved hjelp av CTRL-tasten. Vel References > Show Selected References i menyen, du kan også gjere det same ved å høgreklikke når du har valt referansane. Slette ein referanse Klikk på referansen for å markere det som skal slettast. Høgreklikk og vel Delete References, eller References > Delete References frå menyen. Organisere referansane i grupper Referansane kan grupperast. I venstre del av skjermbiletet vert gruppene lista opp, når du vel ei gruppe vert dei referansane som er lagt i gruppa vist. Dette er praktisk dersom du jobbar med ulike emne og har behov for å lage oversikt i biblioteket ditt. Opprette ei gruppe: Frå menyen - Reference Groups Create new group. Du kan også velje Create new group frå høgreklikkmenyen når du står i Group-feltet. Legge referanse til ei gruppe: Dra aktuell referanse til gruppa, eller høgreklikk på referansen og vel Add references to og rett gruppe. Slette referanse frå gruppe: Vel gruppe, merk referansen og trykk Delete. Referansen vert ikkje sletta frå biblioteket ditt, berre frå den aktuelle gruppa. Vis/skjul vising av grupper: Vising av grupper kan slåast av og på ved å velje Hide groups eller Show groups i Tools-menyen eller med knappen på verktøylinja Vis heile biblioteket: Vel References > Show all References eller All references i Groups-delen av skjermbiletet. Finne dublettar (dobbeltregistreringar) Du kan sjekke om det finst dublettar i basen din. Vel References > Show all references Vel References > Find duplicates EndNote viser ei liste med duplikatar. Den eldste er ikkje markert. Det er berre dei som er markerte som blir fjerna. Vel References > Delete References for å fjerne dublettane. Innstillingar Mange av standardverdiane i EndNote kan endrast. Dette gjer du i menyen ved å velje Edit > Preferences. Då får du opp denne boksen: 16

17 Libraries: Display Fonts: Reference Types: Dersom du fyller ut denne, vil biblioteket ditt automatisk verte opna når du startar EndNote: Opne biblioteket. Vel Libraries. Vel Add open libraries. Vel skrifttype og storleik. Standard referansetype er Journal Article, du kan endre standard her. Referansetype kan også endrast i den enkelte referansen i boksen: Sorting: Change case: Display fields: Sorteringsreglar. Her kan du legge inn ord som ein skal unngå ved sortering, td. ubestemt/bestemt artikkel. Endre store/små bokstavar. Skriv inn ord som alltid skal skrivast med store eller små bokstavar, for eksempel EU, FN. Her kan du velje kva for felt som skal visast i kvar referanse i biblioteket ditt. 17

18 Duplicates Term lists: Her vel du kva for felt som skal brukast av EndNote for å identifisere doble innførslar. Her vel du kva for innstillingar du vil ha for ordlistene til Author, Journals og Keywords-feltet. EndNote foreslår termar frå ordlistene medan du legg inn data. Termane i aktuelle felt vert lagt til når du importerer, td. emneord. Dersom du vil ha kontroll med kva for termar du brukar, må du slå av denne funksjonen og gjere det manuelt. Nye termar du skriv inn vert lagra i ordlista. EndNote og Word 18

19 Sitere kjelder i teksten og opprette litteraturliste Det er ei kopling mellom EndNote og Word, slik at du kan legge referansar frå EndNotebiblioteket inn i teksten i Word, og samtidig få oppretta ei litteraturliste bakerst i dokumentet. Dette kallast Cite while you write (CWYW). Ha alltid EndNote oppe når du jobbar med Word-dokument som skal ha referansar. Du kan setje inn referansar når du står i Word, eller du kan gjere det frå EndNote. Setje inn referanse frå Word Sørg for at du har EndNote verktøylinje i Word. Om du ikkje har det: Vel Vis Verktøylinjer hak av på EndNote XI. EndNote verktøylinje i Word 2000, XP og 2003: EndNote verktøylinje i Word 2007: Start EndNote, gå inn i biblioteket ditt. Opne Word-dokumentet. Plasser markøren/klikk framfor punktumet i slutten av setninga der du ønskjer å setje inn referansen (siteringa) Trykk på mellomroms-tasten ein gong for å gi plass til referansen du skal sette inn. Klikk på Find citations (dette kan du også gjere frå menyen under fanen Verktøy), søk opp referansen i Find-feltet. Marker referansen og klikk på Insert, eller dobbeltklikk på referansen. Siteringa vert sett inn i teksten, og referansen vert lagt inn i ei litteraturliste som automatisk vert oppretta på slutten av dokumentet. Setje inn referanse frå EndNote Du kan også sette inn referansen via EndNote. 19

20 Plasser peikaren der referansen (siteringa) skal setjast inn i dokumentet. Klikk på Go to EndNote og vel referanse. Vel Tools > Cite While You Write (CWYW) > Insert Selected Citation(s) (Hurtigtast: ALT+2) Siteringa vert sett inn i teksten, og heile referansen vert lagt inn i litteraturlista på slutten av dokumentet. Alternativt kan du merke og kopiere referansen i EndNote, plassere markøren i Worddokumentet og lime den inn. Siteringa vert då sett inn med ei førebels formatering. Denne vert endra etter nokre sekund. Litteraturlista bak ordnar seg automatisk Fleire referansar i same parantes Merk alle referansane som skal inn samtidig, og sett inn. Dersom du allereie har sett inn ein referanse og vil ha fleire i same parantes, merk referansen, vel Find citation og sett inn øvrige referansar. Redigere referansar i teksten i Word NB! Du må ikkje endre ein referanse ved å skrive inne i den, endringane vil forsvinne neste gong dokumentet vert formatert! Bruk alltid funksjonane i EndNote verktøylinje når du jobbar med referansane! Hugs også at alle referansane du skal bruke i dokumentet må finnast i EndNote. Etter at ein har sett inn ein referanse, kan ein redigere deler av den. Dette gjer du ved å klikke på/merke referansen i teksten og deretter klikke på vindauget: Edit citations. Då får du opp dette 20

21 Her kan du redigere både den markerte referansen og alle andre referansar som er brukt i teksten. NB! Dersom du oppdagar stavefeil eller at det manglar opplysningar i referansen du har sett inn, må du rette opp dette i EndNote, og ikkje i Word. Exlude author: Fjernar forfattarnamnet frå siteringa. Dette kan du få bruk for dersom du refererer til forfattaren i den løpande teksten, og ønskjer at berre årstalet skal vere synleg i referansen du set inn. Døme: Telhaug (2008) viser til at Exlude year: Fjernar årstal frå siteringa, slik at berre forfattaren er synleg. Prefix: Kan nyttast dersom du vil legge til tekst framfor siteringa. Døme: (sjå også Telhaug 2008). Suffix: Kan nyttast til å legge til tekst bak siteringa, td. sidetal. Sidetal kan setjast inn på to ulike måtar, avhengig av korleis stilen er definert: Når Cited Pages er lagt til som felt i anten Citations Templates eller Footnote Templates, legg ein sidetal i Pages-feltet. Då treng ein berre å skrive inn tala. Dette er tilfelle for til dømes APA. Dersom Cited Pages ikkje ligg i definisjonen for stilen, må ein skrive inn sidetal i Suffix-feltet. I slike tilfelle må ein hugse på alt som skal vere med; s. eller p, pp, mellomrom, osv. Klikk på OK-knappen for å lagre endringane. Endringar påvirkar ikkje andre førekomstar av referansen i teksten, og endringar vert ikkje viste i litteraturlista. Slette referansar Klikk/merk referansen i teksten Klikk på Edit citations Klikk på og deretter. Slettinga påverkar ikkje andre førekomstar av referansen i teksten, og dersom referansen er brukt fleire stader, forsvinn den heller ikkje frå litteraturlista. NB! Ikkje bruk Delete/Backspace på tastaturet for å slette referansar! Lage sjølvstendige litteraturlister/pensumlister i Word 21

22 Du kan enkelt lage ei sjølvstendig litteraturliste i Word: Opne biblioteket som inneheld referansane du vil ha med i litteraturlista. Merk referansane du vil ha med, bruk Ctrl-tasten. Vel References > Show Selected References. Dersom du vil ha ei annleis sortering enn du allereie har, trykk Vel bibliografisk stil i nedtrekksmenyen. Vel for å eksportere referansane til Word. Lagre litteraturlista i ei passande mappe, vel filtypen.rtf Opne filen i Word for å sjå på litteraturlista. Fjerne feltkodar før du leverer artikkelen/oppgåva Før du tek den siste finpussen på arbeidet ditt og vidaresender det, er det lurt å lagre ein kopi av dokumentet som ikkje inneheld CWYW-feltkodar. Når feltkodane er fjerna er det ikkje noko kopling til EndNote lenger, og du kan ikkje bruke CWYW. Du kan no gjere den siste finpussen i siteringane og i litteraturlista. Slik gjer du: Opne dokumentet Vel Verktøy > EndNote > Remove Field Codes EndNote lagar ein kopi av Word-dokumentet som eit nytt dokument. Bibliografisk stil (Output styles) Val av stil avgjer korleis referansane skal ordnast og setjast opp, både i teksten og i litteraturlista. EndNote inneheld om lag 3000 forskjellige stilar. Du kan når som helst endre stil. Harvard og APA 5th er blant dei mest brukte stilane. Du kan om ønskjeleg endre bibliografiske stilar, og du kan også definere nye. Velje stil i EndNote Gå til rullgardinmenyen og vel for å skifte stil Du får ein boks med alle mogelege stilar 22

23 Vel stilen du vil bruke, klikk på Choose. Under Style Info/Preview kan du sjå korleis stilen vil bli sjåande ut. Velje stil i Word Vel Format bibliography Vel stilen i boksen With output style. Dersom du ikkje finn stilen der, kan du finne fleire stilar under Browse. Under Layout kan du om ønskjeleg skrive inn tittel på litteraturlista og bestemme tekstformat og skrifttypar. Korleis velje rett stil? Dersom du i EndNote ønskjer å bla gjennom eksempel på korleis litteraturlistene vert presenterte i dei ulike stilane, vel du Edit > Output Style > Open Style Manager. Ved å markere ein bestemt stil i lista og klikke på Style Info/Preview, får du sjå ei litteraturliste for den valde stilen. 23

24 Nedlasting av nye stilar Lista over stilar vert stadig oppdatert. Før ein eventuelt går i gang med å redigere ein eksisterande eller lage ein ny stil, kan det difor vere lurt å sjekke EndNote si webside: Ønskjer ein å laste ned ein ny stil, kan ein laste den ned til EndNote si Styles-mappe som inneheld alle stilane som følgjer med programmet (C:\Programfiler\EndNote XI\Styles.) Følg elles rettleiinga du får for nedlasting. Redigere ein stil/lage eigen stil Dersom stilane i EndNote ikkje er slik som du vil ha dei, kan du gjere endringar slik at du får ein stil som passar dine behov. Endringane må gjerast i EndNote. NB! Dersom du vil lage din eigen stil ved å gjere endringar i ein førehandsdefinert stil i EndNote, bør du først lagre stilen med eit nytt namn (File Save as). Dette for å hindre at du ved eit uhell gjer endringar i den opprinnelege stilen. Når du først har lagra den nye stilen din, kan du gjere dei endringane du ønskjer. Når ein stil vert endra, vil endringa gjelde for alle dokument som brukar stilen. Framgangsmåte: Vel Edit > Output styles Hak av den stilen du vil endre Vel Edit > Output Styles > Edit valde stil 24

25 Nytt skjermbilete dukkar opp. Du vel kvar du vil endre i strukturen til venstre, til høgre gjer du endringane. Nokre vanlege endringar er til dømes: endre språk i litteraturlista til norsk, slik at det for eksempel heiter I: og ikkje In: ved referanse til ein del av ei bok, og s. i staden for p. for sidenummer. Skriftstil på tittel (kursiv, feit). Korleis fornamn på forfattarar skal skrivast, med fullt fornamn, initialar eller berre etternamn. Korleis fleire forfattarar av same bok skal listast opp. Korleis referansar i fotnotar skal visast. Citations bestemmer korleis siteringane i teksten skal skrivast ut. Bibliography bestemmer korleis referansane skal skrivast ut i ei litteraturliste. Footnotes bestemmer korleis siteringane skal skrivast ut i fotnotar og sluttnotar (aktuelt berre dersom du nyttar ein stil med fotnotar.) Style templates er hovudkomponentane i stilen. Disse inkluderer feltnamn og bestemmer korleis dei enkelte felta i ein referansetype skal skrivast ut. Citations - Templates (mal for sitering) I dømet nedanfor ser du korleis Citation Templates ser ut i APA: 25

26 Dersom du ønskjer å legge til felt, kan du gjere det via Insert field. I nokre stilar er td. ikkje Cited pages med, og då kan du legge det til sjølv. Det er også mogeleg å kopiere Template frå ein stil til ein annan. Author Lists: Her bestemmer du korleis forfattarnamna skal listast opp dersom det er knytta fleire forfattarar til ein referanse. Gjer dei endringane du ønskjer i skjermbiletet. Døme frå APA: Author Name: Her bestemmer du korleis forfattarnamn skal skrivast: med store/små bokstavar, fullt namn, berre etternamn, med etternamn og initialar, osv. Vel ved hjelp av nedttrekksmenyen. 26

27 Bibliography - Templates (mal for litteraturliste) Kvar referansetype har sin template el. mal som definerer korleis dei skrivast ut i litteraturlista. Døme frå APA: Også her kan du gjere endringar ved hjelp av Insert Field. I Author Lists, Author Name, Editor Lists og Editor Name bestemmer du oppsett for forfattar og redaktør, sjå meir om dette under Citations -Templates. Footnotes Templates (mal for fotnotar) Døme på fotnotestil: 27

28 Under Format citations tek du stilling til kva slags formatering du vil bruke: Same as bibliography som i litteraturlista Same as citations som for siteringar Using footnote format bruke eigen stil for fotnotar Deretter vel du om referansane skal vere med i litteraturlista i tillegg til å ligge i fotnoten. Felt og teikn i Templates Tekst og felt er avhengig av kvarandre på ein måte som kan oppsummerast i fire reglar: tekst/teikn som står inntil eit felt (dvs. ikkje avskilt med mellomrom) er knytta til feltet. Dvs. at tekst/teikn som står inntil feltet berre vil syne dersom feltet inneheld data. Døme: Volume (Issue) Parantesane rundt Issue vil i den formaterte referansen berre syne når det står noko i Issue-feltet. Når teikn/tekst står mellom to felt, er teiknet/teksten knytta til det første feltet. Til dømes er kolonet knytta til Volume om det står Volume:Issue. Dette tyder at dersom der ikkje er noko volum i referansen, så vil ikkje kolonet vise. Dersom der er volum, vil kolonet vise. Første mellomrom etter eit felt er knytta til feltet. Legg ein til fleire mellomrom er desse ikkje avhengige av feltet, og vil alltid syne i den formaterte referansen. Tekst/teikn som ikkje er knytta til noko felt vil alltid vise. Det vil seie at ein må knytte teikn/tekst til eit felt dersom ein vil at innhaldet berre skal visast med feltinnhaldet. Dersom ein derimot ønskjer at tekst/teikn skal visast uavhengig av om feltet er utfylt eller ikkje, må det lausrivast frå feltet. 28

29 Det finst tilfelle der ein ikkje oppnår det resultatet ein ønskjer for kopling mellom teikn/tekst og felt fordi ein ikkje vil at reglane ovanfor skal følgjast slavisk. I slike tilfelle er det mogeleg å oppheve dei koplingane ein ikkje ønskjer. Ein kan også opprette koplingar der slike ikkje kjem automatisk. Framgangsmåte for å bryte ei kopling: Sett markøren mellom teiknet/teksten og feltet der du vil bryte koplinga Klikk Insert Field og vel Forced Separation Då blir det sett inn ein vertikal strek som gjer at teiknet/teksten ikkje lenger er knytta til feltet. Døme: Journal, Volume (Issue) : Pages. Dersom Issue-feltet er tomt, vert referansen likevel vist rett formatert: Science, 58: Framgangsmåte for å etablere ei kopling: Sett markøren mellom teiknet/teksten og feltet der du vil opprette ei kopling Klikk Insert Field og vel Link Adjacent Text Då vert det sett inn ein diamant som gjer at teiknet/teksten vert knytta til feltet. Hugs å bruke dette mellom alle ord som skal knyttast saman med feltet. Døme: Edition ed. Edition og ed. er no lenka saman slik at teksten ed. ikkje vil visast dersom editionfeltet er tomt. Andre spesialteikn: Singular/Plural term-seperator Du kan nytte både eintals- og fleirtalsforma til redaktør og sidetal ved å nytte teiknet ^ for å skilje mellom termane. Desse termane må også lenkast til relevante felt ved å nytte Link Adjacent Text. Eks. Editor, ed.^eds. Eks. p.^pp. Pages. Feilmeldingar Finn ikkje verktøylinja til EndNote i Word Dersom verktøylinja ikkje er framme vel Vis > Verktøylinjer > Endnote XI. Dersom verktøylinja til Word ikkje finst i denne lista, kan du legge den til slik: Word 2000, XP eller 2003: Vel Start-menyen (nedst til venstre på skrivebordet) og deretter Alle programmer. 29

30 Gå med musa over EndNote, vent på at menyen vert synleg og klikk på Configure EndNote. Hak av for Configure EndNote components for me og klikk deretter på Next. Hak så av for Unified Cite While You Write for the Microsoft Word. Til slutt klikkar du på Next og Finish. Word 2007: Vel Start-menyen (nedst til venstre på skrivebordet) og deretter Alle programmer. Gå med musa over EndNote, vent på at menyen vert synleg og klikk på Configure EndNote. Hak av for Configure EndNote components for me og klikk deretter på Next. Hak deretter av for Set EndNote as default reference manager for Word Til slutt klikkar du på Next og Finish. Litteraturlista i Word vert ikkje oppdatert automatisk Det er mogeleg å slå av automatisk oppdatering av Word. For å aktivisere automatisk oppdatering klikkar du Format Bibliography på verktylinja til EndNote. Vel Instant Formatting denne funksjonen skal vere on. Derom den er off, vert ikkje referansane formaterte automatisk. Det er kodar med { } i staden for parantesar i Worddokumentet Desse parantesane viser at referansen ikkje er formatert. Vel Format bibliography og den stilen du ønskjer. Dersom dette skjer kvar gong, sjå over. 30