Reference Manager 12. Svar på de vanligste spørsmål og problemer

Transkript

1 Reference Manager 12 Svar på de vanligste spørsmål og problemer

2 Hvem får Reference Manager 12 på NIH?... 3 Operativsystem... 3 Windows... 3 Andre (MAC, Linux m.m.)... 3 Programmet på både bærbar / laptop og stasjonær pc... 4 Databasen(e) i Reference Manager Filene med databasen(e)... 4 Lagring av databasene... 4 Bakcup / sikkerhetskopi... 4 Innstillinger før du tar i bruk Reference Manager Æ, Ø, Å og alfabetisering... 6 Konvertering fra EndNote til Reference Manager Reference Manager 12-verktøylinje i Word... 7 Word Word Word Tips hvis alt ser rart ut med referansene i Word... 8 Output-style... 9 Aktivere tidsskrifttitler... 9 Legge referanser i Reference Manager Referanser fra andre databaser Samme referanse (duplikat) er lagt inn flere ganger i Reference Manager Redigere referanser Skreddersy referanser i Word Klargjøring av manuskript Slette Reference Manager Biblioteket Norges idrettshøgskole,

3 Hvem får Reference Manager 12 på NIH? Alle ansatte og studenter kan få Reference Manager (også bachelor-studenter). Kontakt IKT for å få installert programmet. NIH har site-license på Reference Manager, og det vil si at NIH har et ubegrenset antall lisenser til programmet. Operativsystem Windows Reference Manager 12 fungerer på pc er med operativsystemene Windows XP, Windows Vista eller Windows 7. Har du problemer med å få installert siste oppdatering av Reference Manager 12 på pc med Windows Vista, må du skru av (disable) Vista s UAC se Andre (MAC, Linux m.m.) Har du MAC 1 eller et annet operativsystem, må du bruke et annet program for håndtering av dine referanser. Det finnes flere gratisprogrammer: BibDesk - Mer informasjon: macresearch.org/bibdesk_a_free_bibliography_management_application Zotero - Mer informasjon: Man må ha nettleseren Mozilla Firefox for å bruke Zotero les mer om installering av Mozilla Firefox på Mac her: Flere programmer for referansehåndtering: en.wikipedia.org/wiki/reference_management_software Ansatte og studenter på NIH kan bruke referansehåndteringsverktøyet EndNote Web. NIH abonnerer på databasen ISI Web of Science og EndNote tilbys gratis i databasens grensesnitt. En må alltid være logget inn i databasen for å få tilgang til referansene sine. ISI Web of Science finner du her: På NIH-nettverket: Utenfor NIH-nettverket: Brukernavn og passord finner du i Fronter-rom Biblioteket. For å kunne bruke EndNote Web utenfor NIH-nettverket, må du gjøre følgende første gang du skal bruke programmet: Åpne ISI Web of Science mens du er på NIH-nettverket, og registrer deg som bruker av EndNote Web. Du kan nå bruke programmet utenfor NIH-nettverket i 12 måneder før du 1 MAC med operativsystemet Leonard har Boot Camp, og det gir muligheten til å installere operativsystemet Windows XP eller Windows Vista på MAC'en - og dermed Reference Manager. Se og Biblioteket Norges idrettshøgskole,

4 igjen må gjenta registreringsprosessen. MAC-brukere må installere en plug-in: Hjelp finner du her: Frequently asked questions (FAQ): NB! Når du slutter på NIH kan du ikke lenger bruke vårt brukernavn og passord for å få tilgang til ISI Web of Science. Du må da eksportere alle referansene dine og lagre som fil til du har tilgang til EndNote (eller et annet referansehåndteringsverktøy). Programmet på både bærbar / laptop og stasjonær pc Ansatte kan få programmet installert både på stasjonær og bærbar pc. Det er da veldig viktig å ha full oversikt over databasen(e) med referanser. Det enkleste er å ha databasen(e) på en minnepinne, slik at du alltid vet at du bruker nyeste utgave av databasen(e). Databasen(e) i Reference Manager 12 Filene med databasen(e) En Reference Manager-database består av to filer: fil med.rmd etter navnet fil med.rmx etter navnet Man må ha begge disse filene for at en database skal fungere. Husk derfor å kopiere begge to når du skal ta backup eller flytte databaser. Når du gir navn til databasen(e) din(e), skal navnet kun inneholde bokstaver og tall ikke andre tegn (punktum osv.). Lagring av databasene Det er viktig at du ikke lagrer databasen(e) på C-området på din pc. Hvis pc en går i stykker eller du installerer nyere operativsystem, vil du miste databasene! Lagre databasen(e) på ditt H- område eller på en minnepenn. Bakcup / sikkerhetskopi Ta backup / sikkerhetskopi med jevne mellomrom, slik at du ikke mister referanser og arbeidet du har lagt i innsamlingen av dem. Husk at du må ta kopi av begge filene hver database består av (.rmd og.rmx). Biblioteket Norges idrettshøgskole,

5 Innstillinger før du tar i bruk Reference Manager 12 Det er noen innstillinger du må gjøre før du tar i bruk programmet. På verktøymenyen velger du Tools -> Options, og får opp dette vinduet: General o Display information: Velg skrifttype og størrelse. o Copy / Paste Reference Output Style: Velg hvilken stil du vil ha. På NIH anbefales bruk av American Psychological Association 5th ed (APA). Den finner du ved å klikke på knappen til høyre for Output Style og deretter lete deg frem til riktig stil. Retrieval o Field Search List: Velg Complete for å gjøre alle feltene i databasen(e) din(e) søkbare. Import o Previous Session: Hver gang du importerer referanser til Reference Manager, vil disse både legges i en egen import-database og i din database. Velg Clear existing imported tab for å tømme import-databasen mellom hver import. Biblioteket Norges idrettshøgskole,

6 o Duplicate references: Velg Do not import for å unngå duplikater. Reference Edit o Automatic Settings: Velg Assign Reference ID. Hver referanse får da automatisk et unikt Ref ID i databasen. Check for Duplicate References kryss av for ønsket valg. Scan Titles, Notes and Abstract for Keywords skal ikke være haket av. o o Reference ID Assignment Mode: Velg Numeric. Author / Keyword Highlighting: Angir hvordan søkeordene dine vises. Default: sort for aktivt valg, blå for ny i databasen og rød for gal syntaks. Duplicate Search o Fields to Compare: Her spesifiserer du hvor grundig referansene skal sammenlignes når dubletter skal identifiseres. Sett min. hake foran Volume og Issue. Klikk på Apply og Ok for å lagre innstillingene. Æ, Ø, Å og alfabetisering For at Reference Manager skal alfabetisere / sortere de norske bokstavene æ, ø og å som vi er vant til, må man endre sorteringsinnstillingene. Velg Tools -> Change Database Sort Order på verktøylinjen i Reference Manager Under Text sort merker du av for International Word Sort og velger Danish and Norwegian : Biblioteket Norges idrettshøgskole,

7 Konvertering fra EndNote til Reference Manager 12 Har du tidligere brukt EndNote, kan du konvertere databasen(e) din(e) til Reference Manager 12: Åpne Reference Manager 12 Velg Fil (File) -> Åpne database (Open Database) Velg databasen du vil åpne og klikk på Lag Reference Manager database / Create Reference Manager database -knappen. Da vises navnet og plasseringen av EndNote-filen samt navnet på Reference Manager-databasen som skal lages. Klikk på Konverter / Convert, og deretter OK. Reference Manager 12-verktøylinje i Word Word 2003 Får du ikke opp Reference Manager 12-verktøylinjen i Word? Prøv følgende: Gå til View/Vismenyen i Word, velg Toolbars/Verktøylinjer og se etter valget Reference Manager 12. Dersom du har dette valget klikker du på det for å få fram verktøylinjen. Dersom du ikke har dette valget gjør du som følger: Lukk alle åpne programmer. Kjør installasjonsprogrammet Configure Reference Manager fra Startknappen > Programmer > Reference Manager 12. Sett hake foran Configure Reference Manager components for me i dialogboksen som kommer opp, og klikk på Next. I neste bilde trenger du bare å klikke på Next. Du vil raskt få beskjed om at konfigurasjonen er ferdig. Åpne Word - se om verktøylinjen er synlig. Word 2007 Verktøylinjen har blitt ny for Word Den er ikke lenger flytende som i Word 2003, men en fast arkfane øverst i vinduet: Hvis du ikke får opp verktøy-linjen i Word 2007, kan du prøve å finne den under fanen AddIns. Følgende funksjoner er like fra Word 2003: Find Citation: Klikk på ikonet eller gå på Insert Citation>Find Citation Insert Marked Citation(s): For å sette inn en referanse du har satt en hake ved i databasen din Biblioteket Norges idrettshøgskole,

8 Edit Citation(s): Når du skal fjerne en henvisning fra teksten din. Edit Database Reference: Hvis du skal endre på en referanse du allerede har henvist til i dokumentet. Disse funksjonene er nye eller endret i Word 2007: Style: Her kan du enkelt forandre hvilken stil henvisninger og referanseliste blir vist i. Klikk på rullegardinmenyen og velg ønsket stil. Update Citations and Bibliography: Klikk her hvis du har gjort endringer i teksten, for eksempel flyttet på et tekstavsnitt, og henvisningene ikke oppdaterer seg automatisk. Convert Citations and Bibliography: Under denne finner du funksjonen Convert to Plain Text som fjerner kodene fra dokumentet. Bibliography: Ved å klikke på pilen i hjørnet får du flere muligheter til å endre oppsettet på referanselisten. Word 2010 Verktøylinjen er en fast arkfane øverst i vinduet: Hvis du ikke får opp verktøy-linjen i Word 2010, kan du prøve følgende: Gå inn på Fil-fanen øverst til venstre: Velg Alternativer Velg Tillegg. I nederste nedtrekksmeny velger du Behandle deaktiverte elementer. Klikk Start. Merk Reference Manager Cite while you write og klikk Aktiver. Klikk Lukk. Lukk Word og åpne igjen. Tips hvis alt ser rart ut med referansene i Word Trykk på knappen F9 på tastaturet. Biblioteket Norges idrettshøgskole,

9 Output-style For å gjengi og oppgi kilder er standarden til American Psychological Association (APA 5 th ed.) vedtatt brukt for bacheloroppgaver og anbefalt brukt for masteroppgaver ved Norges idrettshøgskole. NB! Man må velge samme output-style både i den aktuelle Reference Manager 12-basen og Word-dokumentet! I Reference Manager 12: Velg Tools -> Options -> Output Style på verktøylinjen, og velg American Psychological Assocation 5th ed. I Word: Velg Reference Manager 12 -> Generate Bibliography på verktøylinjen, og velg American Psychological Assocation 5th ed. NB! Du må ALDRI bytte output-style i et dokument uten at basen med referansene er åpen. Det er ikke noe problem å bytte fra en siteringsstil til en annen (for eksempel APA og Vancouver) etter at du har skrevet ferdig teksten/oppgaven se punktet over for hvordan det gjøres. Aktivere tidsskrifttitler Når du legger inn referanser, vil du av og til oppleve (spesielt fra PubMed) at du kun får med forkortelsen på tidsskriftnavnene. I APA-stilen skal du ha med full tidsskrifttittel. For å endre dette, må du aktivere full tittel. I Reference Manager 12 gjør du følgende: Velg Tools -> Term manager -> Activate Her velger du fanen "Periodicals" Velg Tools -> Term manager -> Copy periodicals I feltet "Copy from" velger du "Medical" og klikker "OK" Du har nå aktivert fulle titler for medisinske tidsskrifter. Ved behov følger du akkurat samme fremgangsmåte for andre fagområder enn medisin. Hvis du allerede hadde lagt inn en del referanser før du aktiverte fulle titler, vil du se at en del av standardforkortelsene og de fulle navnene automatisk blir slått sammen. De resterende må du nå gå igjennom ved å bruke Global Edit i Term Manager : Høyreklikk på forkortelsene du vil endre Velg den fulle tittelen som Destination og klikk på Replace Biblioteket Norges idrettshøgskole,

10 Når du har redigert de forkortede titlene, må du generere litteraturliste på nytt i Worddokumentet ditt for å få med full tittel (velg "Generate bibliography" i Word) Legge referanser i Reference Manager 12 Når du har funnet referanser du vil legge inn i Reference Manager 12, kan du gjøre det på flere måter: 1. Importere referanser lagret til fil 2. Direkte eksport fra databaser (som PubMed, SPORTDiscus, ISI Web of Science) og tidsskriftsider på Internett 3. Laste inn referanser fra Internett direkte fra Reference Manager Legge inn referanser manuelt NB! Husk å stille inn for riktig stil (American Psychological Assocation 5th ed) både i Reference Manager 12 og Word-dokumentet. Se Output Style. NB! Ta sikkerhetskopi av Reference Manager 12-databasen. Se Backup / sikkerhetskopi. Her finner du 2 veiledninger for hvordan legge referanser i Reference Manager 12: Veiledning fra Bibliotek for medisin og helsefag Se sidene 6-9 og 19-26: Veiledning fra Medisinsk bibliotek på Oslo Universitetssykehus, Ullevål Se sidene 11-20: Referanser fra andre databaser Du kan importere referanser fra andre databaser enn de som er beskrevet i veiledningene over. Bare pass på å velge format RIS eller ren tekst når du lagrer referansen på skrivebordet og husk å velge filter RIS i Reference Manager 12 når du importerer - da skal ikke importen by på noen problemer. Eksempel fra NORART: Når du har funnet en referanse, velger du formatet RIS i feltet "Andre formater" (nesten nederst i referansen): Biblioteket Norges idrettshøgskole,

11 Du får opp en ny side som du må lagre på pc'en din før du kan importere den til Reference Mananger 12. Helt til høyre i nettleseren har du verktøyet "Page". Klikk på dette, og velg "Save as ". Du velger så hvor du vil lagre filen - det enkleste er å lagre den på skrivebordet (desktop): Når filen er lagret på pc en din, åpner du Reference Manager 12. På verktøylinjen velger du File og deretter Import textfile. I dialogboksen som kommer opp, må du velge Filter RIS - klikk på knappen med 3 prikker til høyre for filter-feltet for å velge Filen som skal importeres - klikk på knappen med 3 prikker til høyre for text file-feltet for å velge Når du er ferdig med dette, klikker du på Import -knappen. Referansen dukker da opp i databasen din. Slett filen du lagret på skrivebordet når du er ferdig med importen. Samme referanse (duplikat) er lagt inn flere ganger i Reference Manager 12 Noen ganger kan en ha lagt inn samme referanse flere ganger i Reference Manager 12 det kalles duplikat. Hver gang referansen har blitt lagt inn, har den fått et eget RefID. I Worddokumentet har en så vist til forskjellige RefID selvom det egentlig er samme referanse. For å slette duplikatene av referansen, må du gjøre følgende: Fjern alle henvisninger til de RefID du vil slette og henvis til riktig RefID i hele Worddokumentet ditt. Deretter velger du Verktøy -> RefMan -> Generate bibliography -> OK. Litteraturlisten blir da oppdateret slik at du kun får 1 innførsel på aktuelle referanse. Til slutt kan du slette de dupliserte RefID ene fra Reference Manager 12-basen ved å høyreklikke på dem og velge Slett / Delete. Lukk så både Reference Manager 12 og Word. Når du etterpå åpner word-dokumentet, skal det kun være en innførsel på referansen i litteraturlisten. Biblioteket Norges idrettshøgskole,

12 Redigere referanser Skreddersy referanser i Word I noen tilfeller kan det være behov for å redigere referanser i en tekst i forhold til standard format, f.eks. skjule årstall eller forfatter fordi det allerede fremgår av setningsinnholdet, legge til et spesifikt sidetall eller en kommentar: Marker referansen som skal redigeres og klikk Edit Citation(s) på verktøylinjen eller via høyre musetast. Marker referansen i dialogboksens venstre kolonne og fyll ut. Klikk OK. Disse funksjonene kommer kun til anvendelse når man bruker bibliografiske format som bygger på varianter av Harvard-standarden (for eksempel APA-standarden), dvs. referanse til forfatter + år i løpende tekst. Klargjøring av manuskript Når du er helt ferdig med å skrive, fjerner du feltkodene til Reference Manager 12 fra Worddokumentet ditt. NB! Det er veldig viktig at du beholder en kopi av Word-dokumentet med feltkoder i tilfelle det har blitt noe feil eller du skal endre på noe! For å fjerne feltkodene, gjør du følgende: Åpne Word-dokumentet ditt På Reference Manager 12-verktøylinjen velger du Remove Field Codes : Klikk Ok i boksen som kommer opp (forutsatt at du har lagret en kopi av dokumentet med feltkodene) I Word 2007 velger du Convert Citations and Bibliography og deretter Convert to Plain Text. Slette Reference Manager 12 Velg Start (i nederste venstre hjørne av skjermen) -> Kontrollpanel / Control Panel -> Legg til eller fjern programmer / Add or remove programs og fjern Reference Manager. Biblioteket Norges idrettshøgskole,