Borrowing request når låntaker har bestilt via Oria

Transkript

1 Borrowing request når låntaker har bestilt via Oria Dato: Oppdatert: Denne veiledningen beskriver hvordan man behandler en fjernlånsbestilling som har kommet inn via Oria. For å behandle fjernlån kreves rollene Fulfillment Services Operator (scope= biblioteket) Fulfillment Services Manager (scope =institusjonen) To viktige begrep: Borrowing library: biblioteket som bestiller fjernlån (lager en borrowing request) Lending library: biblioteket som mottar fjernlånsbestillingen (lending request) Fjernlån kan settes opp med eller uten bruk av rotas. Rotas er en forhåndsdefinert gruppe av partnere, og ved hjelp av en automatisert lokaliseringsprosess kan Alma automatisk finne tilgjengelige eksemplar og velge partner deretter. Ved oppstart av Alma ble det ikke satt opp rotas. BIBSYS vil lage en rota som inkluderer alle bibliotek i konsortiet i løpet av 1. halvår 2016, og anbefaler alle å etter hvert ta i bruk rota. Denne veiledningen er for fjernlån uten bruk av rota. 1. Når en sluttbruker har bestilt et fjernlån via Oria, vil den havne som en Borrowing request hos det biblioteket som er låntakerens Resource Sharing Library.Fra task-lista kan du gå til innkomne fjernlånsbestillinger. En ny bestilling som kommer fra Oria vil være en Borrowing request - New - with no partner: 2. Bestillingene har status Created borrowing request 1

2 Merk: Hvis du vet hvilket bibliotek du skal bestille fra kan du gå rett til punkt 10 i denne veiledningen. Ønsker du først å sjekke om dokumentet finnes ved eget bibliotek, følger du punkt Før man videresender bestillingen vil man kanskje ta en ekstra sjekk for å se om dokumentet finnes i eget bibliotek. Velg View Local Resources for å foreta et søk i egen base 4. Det foretas nå et Repository søk. Hvilke felt det søkes på er avhengig av hva som er konfigurert i ditt bibliotek (konfigurasjon av locate finner du fra Alma-menyen: Administration > General Configuration > Configuration Menu > Libraries > Add a Library or Edit Library Information > velg fanen Libraries og klikk på det biblioteket du skal konfigurere for. Gå til Locate by Fields og hak av for de feltene du ønsker det skal søkes i). I følge standard oppsett søkes det på tittel, forfatter og ISBN: 2

3 5. Ønsker du å endre søket velger du Change query, og fjerner/legger til søkefelt etter behov. 6. Hvis resultatet fortsatt er No records were found, velger du Back for å komme tilbake til bestillingen. 7. Du har nå fått verifisert at dokumentet ikke finnes i egen beholdning, og må nå finne ut hvem som har dokumentet ved søke i Network Zone. Kopier tittel eller eventuelt ISBN og gå til Repository Search > Network Zone og foreta et søk 8. Hvis materialet finnes hos et eller flere bibliotek vil du få listet opp eierbibliotek i feltet Held by 3

4 9. Klikk på institusjonsnavn for å få informasjon om tilgjengelighet. Jeg velger Universitetsbiblioteket i Bergen og ser at de har to eksemplarer, hvorav ett er tilgjengelig: Noter deg hvilket library (altså avdeling) du ønsker å bestille fra. 10. Jeg ønsker å sende bestillingen til UBB / Bibliotek for humaniora, og går tilbake til min borrowing request (enten vi a task-lista > Borrowing request with no partner, eller fra Alma-menyen: Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing Requests). Jeg skal nå legge til partner som bestillingen skal sendes til. Fra bestillingen velger du Edit 4

5 11. Du får nå opp bestillingsskjemaet, og her kan du eventuelt legge til ekstra informasjon, før du til slutt velger Add Partners nederst på siden 12. Du kommer til skjermen Resource Sharing Partner List. Her finner du alle bibliotek som er i Base Bibliotek. For å finne biblioteket du skal bestille fra kan du søke via søkefeltet øverst til høyre: 5

6 13. Kryss av for det biblioteket du ønsker å bestille fra og velg Select. 14. Du kommer tilbake til bestillingsskjermen og ser nå at feltet Partner er utfylt: 15. Du har tidligere i prosessen verifisert at UBB har tilgjengelig eksemplar (punkt 9). Denne verifiseringen tar dessverre ikke høyde for eventuell item policy eller lokasjonsregler hos det aktuelle biblioteket. Du bør derfor på dette stadiet ta en ekstra sjekk for tilgjengelighet ved å klikke på Locate knappen: 16. Alma vil sjekke om biblioteket du har valgt som partner har minst et eksemplar til utlån, og bestillingen får status Locate in process 6

7 17. Lokaliseringsprosessen tar bare noen få sekunder. Klikk Refresh for å oppdatere skjermen og se om lokaliseringsprosessen er ferdig. Du vil også motta en e-post når lokaliseringsjobben er ferdig (Manual Locate Job - Completed Successfully). Hvis Alma fant tilgjengelig eksemplar vil bestillingen ha endret status til Ready to be sent. Hvis Alma ikke finner noen eksemplarer tilgjengelig, vil bestillingen få status Locate failed. Bestillinger med status Locate failed skal i utgangspunktet ikke sendes, med mindre ingen andre bibliotek eier boka og du eventuelt ønsker å stå på venteliste (men en av årsakene til Locate failed kan være at boka har item policy «Ikke til utlån», og da vil bestillingen antagelig bli avvist fra lending library uansett). MERK: Locate prosessen vil avdekke eventuelle item policies eller lokasjonsregler som forhindrer fjernlån. Den vil ikke avdekke noten «Ikke til fjernlån», som hos de fleste er registrert som en Public note. Det kan derfor hende at bestillingen får status Ready to be sent også viser det seg at eksemplaret ikke var til fjernlån. BIBSYS jobber med å finne løsning på fjernlånsnoten slik at det ikke sendes bestillinger på eksemplarer som ikke er til fjernlån. 18. Hvis bestillingen får Locate failed må du velge en annen partner. Velg Edit på bestillingen, og følg arbeidsmåte som beskrevet fra punkt 11 (Add partner). 19. Når lokaliseringprosessen er vellykket og bestillingen har status Ready to be sent, velger du Send-knappen for å sende bestillingen. Du får opp en kvitteringsskjerm og ser at bestillingen er sendt. 20. Du får nå opp en kvitteringsskjerm og ser at bestillingen er sendt. 21. Bestillingen har nå status Request sent to partner. 22. Du finner alle bestillinger under Fulfillment > Resource Sharing > Borrowing Requests. Hvis du f.eks. vil liste opp utgående bestillinger som du ikke har mottatt, kan du filtrere via kolonnen til høyre og velge Status: Request sent to partner 7

8 Det er også mulig å søke etter en fjernlånsbestillinger via søkeboksen øverst til høyre: Merk: All konfigurasjon for fjernlånsbibliotekene (partners) er ferdig satt opp, slik at bestillingen sendes automatisk og havner som en Lending Request hos det biblioteket du valgte som partner. 8