Brukerveiledning for din ID Guestlist manager

Transkript

1 Brukerveiledning for din ID Guestlist manager 1: Når du mottar programvare innstalerer du ved og klikke setup og følger instruksjonene. Successfull installed vises når programmet er klart og legges som vist på ditt skriverbord. Klikk så ikon som vist, og din ID guestlist manager lastes opp som vist i punkt 2. Gyldig lisenkode kreves ved første installasjon. Denne får du ved og ringe BBNORGE på eller tilsendt på mail. 2: Systemet starter, og sentralbord vises nå på din skjerm. Klikk så inngangskontroll og en boks med antall inn og utpasserende legges i venstre hjørne. (kan flyttes) Verdien skal stå i 0 (null) da du ikke har registrert noen gjester inn eller ut enda. Klikk så Registrer inn/ut på sentralbord som vist i bilde 2 Bilde 1

2 Bilde 2 ID Guestlist is a patent and copyright by: BBNORGE.NO 3: Et nytt vindu kommer nå opp, klikk så Registrer mange inn og flytt/tilpass vindu opp under vindu du la øver i vestre hjørne. Følg samme prosedyre, og klikk Registrer mange ut og legg dette opp i venstre hjørne. Du er nå klar til og begynne registrer gjester utenom gjestelisten. 4: Din ID Guestlist ser nå ut som bilde over, og det er de 3 (tre) vinduer i venstre hjørne man bruker på ordinære gjester til ditt event. Klikk døren med pil for og komme tilbake til sentralbord.

3 5: Klikk Elektronisk gjesteliste på sentralbord og du får opp et nytt og større vindu en tidligere med hele din gjesteliste. (Denne bruker du hver gang du vil registrere en gjest, eller scan inn strekode på allerede oppførte gjester i listen. 6: På sentralbord har du en peker med rapport, her kan du som vist på skjermbilde skrive ut, eller se en statusrapport, samt slette eventuell logg for klargjøring til neste event. Se neste skjermbilde for dine 2 type rapporter (gjesteliste og ingangslogg 24 timer)

4 Slik fungerer gjesteliste systemet: 1: Under uken registrerer eventpersonalet sin personlig gjesteliste i ID guestlist og velger selv fritt hvilken kategori han/hun tilhører i rullgardin samt om vedkommende kan serveres som over eller under 18 / 20 år (Sprit / øl / vin) samt om vedkommene har ankommet event eller ikke Eksempel - Gjest - Ansatt - Funksjonær - VIP - Vakt - Over 20 år - Under 20 år - Over 18 år - Ankommet - Ikke kommet V 2: MENYER I ID GUESTLIST MANAGER

5 Rapport meny Ut registrering Sentralbord Inn registrering Ant. Inn/ut Registrer inn/ut Gjesteliste rapport 24t Timelog rapport Gjesteliste modul

6 FAQ (frequently asked question / ofte spurte spørsmål) 1: Spørsmål: Hvordan er prosedyren med å registrerer en gjest som står på gjestelisten vår? Svar: Da åpner du Elektronisk gjesteliste, skriver f.eks Morten H i search og systemet finner vedkommende. Huk så av Ankommet og scan strekoden på båndet gjesten får i rubrikken strekkode. Scan så strekkode igjen i vindu registrer mange inn. 2: Spørsmål: Vi har en VIP avdeling for spesiellt inviterte, hvordan kan jeg se hvor mange og hvem som er inne der til enhver tid og hvordan gjør vi dette? Svar: Alle gjester registreres som vanlig ved ankomst, og i VIP inngangen har dere samme system slik at når vakten scanner båndet, kommer det opp at gjesten har VIP adgang, og gjesten kan ønskes velkommen. Du åpner når du måtte ønske rapport på sentralbord, og det vil da stå at gjesten er registrert inn eller ut. 3: Spørsmål: Vi har behov for litttilleggsfunksjoner på våre gjester som bl.a samarbeidspartnere osv, går det og få dette inn i tillegg til slik systemet er idag ev. Hva koster dette? Svar: Dette er ingen problem, vi kan bygge opp systemet slik dere ønsker det. Systemet koster det samme, men vår programmer må påbergne timer for ekstra arbeid dette vil medføre. 4: Spørsmål: Når lisensen går ut etter 12 måneder, må vi da kjøpe ny programvare? Svar: Nei det systemet er deres, ny lisenskode koster 199,- for en ny 12 måneders periode. 5: Spørsmål: Kan vi ha flere systemer på samme event, eventuellt hvor mange? Svar: Dere kan ha hvor mange systemer dere ønsker tilknyttet deres event. 6: Spørsmål: Vi ønsker en supportavtale, hva innebærer denne? Svar: Ved support avtale vil dere har tilgang til online og telefonisk support mellom 12:00 og 20:00 alle dager 7: Spørsmål: Vi har et ønske om og ha vår egen logo på de rivsikre adgangsbåndene dere leverer som har strekkode, lar dette seg gjøre eventuellt hva koster dette? Svar: Ja det er ingen problem, for trykk betaler dere kun 890,- i setup uavhengi antall bånd dere ønsker, et tips er derfor og bestille inn bånd for en lengre periode med samme trykk, da slipper du ny setup neste gang du trenger flere. 8: Spørsmål: Den strekkode leseren, kan den lese flere strekkoder enn de som er printet på båndene vi har fra dere? Svar: Vår strekkode leser kan lese de aller fleste koder. Om du f.eks tester noen matvarer eller lignende med strekkode på baksiden vil du se at den blir lest. 9: Spørsmål: Vi driver en nattklubb og ønsker og bruke scanning av gjestene i baren ihht. Skjenkebevilling, går dette for og se om gjesten har lov til og handle alkoholholdig drikke? Svar: Ja, men da må dere ha et system bak baren også, Din bartender scanner da vedkommende, og får enkelt beskjed om gjesten er over eller under 20 år. 10: Spørsmål: Hva brukes vedlikehold knappen til under rapporter? Svar: Denne benyttes til og slette inngangsloggen, dvs. Den sletter dine rapportlister, derfor et tips at dere alltid skriver ut en logg før dere eventuellt sletter. Da kan dere gå tilbake i tid ved behov.