Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper

Transkript

1 Opplæring i bestillingssystemet for rollen Innkjøper

2 Innhold i kurset Innkjøperrollen og regelverk Prosessen fra behov til betaling Kontering og fakturering Brukerstøtte

3 Om innkjøperrollen i bestillingssystemet Innkjøpere i bestillingssystemet kan: 1. Opprette anmodning, og ev kontrollere andres anmodninger 2. Utføre varemottak 3. Sende anmodninger/bestillinger ut av huset, dvs bestille 4. Ta tak i andres anmodninger 5. Mikse fritekst og kataloglinjer i en og samme anmodning (eks: legge til en fraktlinje på et katalogprodukt) 6. Endre på en godkjent anmodning inntil kr 2000, uten ny godkjenning. 7. Lage planer 8. Bruke planer 9. Utføre søk og ta ut rapporter

4 Om innkjøperrollen, ansvar Ansatte med innkjøperrolle i bestillingssystemet skal: Holde seg à jour på eksisterende avtaler (alle avtaler ligger i UiOs avtalekatalog) Holde seg à jour på gjeldende rutiner og regler Ha kunnskaper om de kategoriene man har innkjøpsfunksjon for Ha kunnskap om rollen i forhold til sentral innkjøpsfunksjon Ha generell kjennskap til alle segmentene i kontostrengen Ha god forståelse for artssegmentet i kontostrengen Ha kjennskap til internhandel og aktiveringsreglene Kunne ta ut rapporter i web

5 Anskaffelser utenfor rammeavtale grunnleggende regler Alle anskaffelser > NOK ex mva: Utføres av Seksjon for innkjøp Unntak for Eiendomsavdelingen og Mat Nat Skal konkurranseutsettes Alle anskaffelser > NOK ex mva: Utføres av Seksjon for innkjøp Unntatt for Eiendomsavdelingen, MN, KHM og MEDFAK, som har egne innkjøpere som gjør dette Skal konkurranseutsettes Skal dokumenteres ved Forenklet anbudsprotokoll FØR bestilling sendes

6 Anskaffelser utenfor rammeavtale grunnleggende regler Alle anskaffelser < NOK ex mva: skal gjennomføres på den enkelte enhet Dersom kjøpet har en viss verdi bør man forespørre flere leverandørers priser og øvrige vilkår, for å gjøre det økonomisk mest fordelaktige kjøpet for Universitetet i Oslo Dokumentasjon Ikke krav til dokumentasjon for anskaffelser under NOK. Dersom man har innhentet tilbud, skal det vinnende tilbudet vedlegges bestillingen i bestillingssystemet Hvis det er hensiktsmessig, kan man lage en kontrakt. Hensiktsmessighet vurderes ut fra anskaffelsens verdi og kompleksitet. Eventuell kontrakt skal legges ved bestillingen, mal for kontrakt finnes på UiOs nettsider

7 Arkiveringsrutiner for anskaffelser mellom kr og utenfor rammeavtale E-phorte skal benyttes for arkivering ved alle anskaffelser over kr E-phorte-nummeret skal meldes inn som kontraktsnummer til Rutine for innmelding av kontrakt / leverandør Konkurransen skal utføres i UiOs elektroniske Konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) Når selve avropet skal utføres etter fullført konkurranse, skal kontraktsnummeret knyttes til bestillingen i bestillingssystemet JFR TIDLIGERE LYSARK: SPESIFIKKE INNKJØPERE GJØR INNKJØP OVER KR

8 Hvilke kjøp skal gjøres i Bestillingssystemet? Alle innkjøp hvor en leverandør kommer til å sende en faktura til UiO skal utføres i bestillingssystemet Unntatt er: Kredittkortkjøp og kontantutlegg Kun i helt spesielle tilfeller kan utgiftsrefusjon brukes. I disse tilfellene er det samme prosedyre som ved dekning av reiseregning godkjenning skjer i HR-portal

9 Behov til betalingsprosessen

10 Fakturering I bestillingssystemet opprettes det et unikt ordrenummer per bestilling Det finnes to typer behandling av faktura: Automatch (faktura går direkte til utbetaling uten videre behandling i fakturasystemet når faktura stemmer med bestilling, avvik på kr tolereres) Manuell Match (ved avvik mellom bestilling og faktura blir faktura sendt til fakturabehandler for manuell matching, informasjon fra bestillingssystemet hentes til fakturasystemet for assistanse i behandlingen av faktura) For kontroll med fakturaer må man ta ut webrapporter! Webrapporter inkl. nå også ordrenummer fra bestilling

11 Typer bestillinger i bestillingssystemet Katalogbestilling Ekstern katalog/punch out Man veiledes fra bestillingssystemet til leverandørens UiO-nettbutikk, plukker varer og veiledes tilbake til bestillingssystemet for fullføring av bestillingen Vanlig katalog Man plukker varer fra katalog i bestillingssystemet Fritekstbestilling Det finnes ikke katalog hvor man kan plukke varer, men man må beskrive hva man skal ha Plankjøp Man lager bestillinger innenfor et delegert budsjett (se mer i senere lysark i presentasjonen)

12 KONTERING

13 Kontostreng Kontostrengen, også kalt økonomimodell, består av 7 segmenter som sammen forteller hva slags inntekt/kostnad det er og hvem som har fått/betaler for denne. Kontostrengen er et viktig grunnlag for styring på alle nivåer i organisasjonen, og benyttes i prognoser, ved bestilling av varer, utbetaling av lønn og ved føring av regnskapet. 13

14 Kontostreng 4 segmenter benyttes i Bestillingssystemet Artsnummer Prosjektnummer Stedkode Tiltaksnummer Kodeverket tilgjengelig på nettet Den som har meldt behovet for bestillingen plikter å informere om prosjekt, sted og evt. tiltak

15 Viktig angående artsnummer Vi skiller mellom «kostnad» og «investering» Kostnad = vanlig driftskjøp = benytt art som starter på 6xxx eller 7xxx Investering = når det du skal kjøpe har en verdi over kr OG levetiden forventes å være 3 år eller mer = benytt art som starter på 12xx I TILLEGG GJELDER: ALT som kommer inn under datautstyr, kontormøbler og kontorutstyr (uansett beløp) SKAL føres på 12xx Dette kalles pool-prinsipp

16 Anleggs- og utstyrsregistrering Feltet Produkt i bestillingssystemet videreføres i utgangspunktet til tekstfeltet i fakturahåndteringssystemet og blir deretter en del av beskrivelsen på selve anlegget Ved katalogkjøp vil dette feltet være forhåndsutfylt, men ved fritekst må man fylle det ut selv Merk at informasjonen i dette feltet sendes til leverandør og er ment for å sikre korrekt bestilling Når man kommer over i fakturasystemet kan informasjonen endres slik at anleggsbeskrivelsen blir mest mulig korrekt Dersom feltet «Produkt» ikke inneholder relevant informasjon for utstyrs- og anleggsregister (f eks. KTF23456), kan feltet «Tekst til fakturalinje» benyttes. Dette feltet overføres til fakturahåndteringssystemet dersom det er brukt, og bli med videre over i utstyrs- og anleggsregisteret

17 Anleggsregistrering Feltet FA-Anlegg/Utstyrsreg? i bestillingssystemet: For artene skjer anleggsregistreringen automatisk og bruker trenger ikke sette inn noe i feltet FA-Anlegg/Utstyrsreg? (oppdateringen skjer når du sender den videre til godkjenning eller kontroll) Unntak: Arter for Anlegg under utførelse (1130, 1210, 1211) skal ikke anleggsregistreres (A settes ikke automatisk) Feltet Krever FA-tilleggsopplysninger på denne arten Når verdi A er satt automatisk ut fra art blir kommentaren Krever FA-tilleggsopplysninger på denne arten automatisk lagt til når man sender anmodningen til godkjenning Tekst kan suppleres ved behov (legg inn før du sender videre til godkjenning)

18 Utstyrsregistrering Det er viktig å vite hva som skal utstyrsregistreres! Alt utstyr unntatt innredning skal merkes Når et produkt skal utstyrregistreres og kostnadsføres skal du: Legge inn U i feltet FA-Anlegg/Utstyrsreg? Legge inn en kommentar i feltet FA-kommentar. Kommentaren legges i fakturaloggen til fakturabehandler. Eksempel på tekst: Reg. med serienummer

19 Kommunikasjonen mellom Bestillingssystemet og Fakturahåndteringssystemet - Dersom A eller U er fylt inn i feltet FA- Anlegg/Utstyrsreg?, går fakturaene automatisk til avvikshåndtering i fakturahåndteringssystemet. - Avvikshåndteringen består i å fullføre anleggsregistreringen.

20 Merverdiavgift De vanligste MVA-satsene: Generell sats : 25 prosent Mat : 15 prosent (serveringstjenester 25 prosent) Overnatting og persontransport: 8 prosent Varer og tjenester fra utlandet: 0 prosent BLOD-produkter og antistoffer: 0 prosent Bøker: 0 prosent Ved fritekstbestilling må du fylle ut mva-satsen selv Ved katalogbestilling har leverandøren fylt inn mvasatsen

21 Fradrag/tillegg for mva Feltet *Fradrag/tillegg for mva» brukes ved: Kjøp av varer for direkte videresalg Tjenestekjøp fra utlandet Varekjøp fra utlandet EU-prosjekter Mer informasjon om mva:

22 Endring av mva-sats ved kjøp fra eksterne kataloger Ved kjøp fra eksterne kataloger, blir det satt på mva-sats på 25% idet du sender anmodningen til godkjenning Ved behov for å endre denne satsen: Lagre anmodningen før du sender den til godkjenning Åpne anmodningen i Innkjøpsverktøy Endre mva-sats Lagre og send til godkjenning

23 Om produktgruppe Ved fritekstkjøp må feltet «Produktgruppe» fylles ut Ved katalogkjøp er feltet fylt ut Produktgruppe er en klassifisering av kjøp Basert på et internasjonalt kodeverk som kalles UNSPSC Dette er et system med koder i 4 nivå Du finner mer informasjon om produktgrupper i bestillingssystemet under Hjelp-Innkjøpsrutiner Produktgruppene benyttes til oppfølging og forbedring NB! Når du setter koden, velg + tegnet i treet for å utvide slik at du får anledning til å se og velge kategori på laveste nivå, og ikke en moderkategori. Du velger kategori ved å klikke på selve navnet. Dette er kritisk ift senere analysemuligheter.

24 Om Innkjøpsverktøy Tilgjengelig verktøy for de med rollen innkjøper eller rekvirent med innkjøpsverktøy I innkjøpsverktøy kan du Opprette ny anmodning Kopiere gamle anmodninger Mikse fritekst og katalogprodukter Søke fram dine og andres anmodninger Når en anmodning er godkjent, ligger den i Innkjøpspool under innkjøpsverktøy for utsending til leverandør

25 Innkjøpsverktøyet har sine egne knapper Før markøren over ikonene og du får svar på hva de gjør 1. Legg til bestillingslinje 2. Kopier 3. Klipp ut 4. Lim inn 5. Slett 6. Legg til produkter fra handlekurven 7. Gå til produktsøk i intern katalog tilhørende leverandøren du har valgt for denne bestillingen

26 Utsending av bestilling Tlf) XML PM Markedsplassen XML Fax Leverandør A Leverandør B Leverandør C Bestilling går i hovedsak automatisk til den såkalte markedsplassen Markedsplassen lager bestillingsblankett som sendes leverandøren (Blå) Bestillingssystemet lager bestillingsblankett til bruk ved oppslag (Hvit) Til leverandører hvor XML er «slått av», må innkjøper ta stilling til forsendelsesmåte, tlf, e-post eller annet Velger du e-post må du legge inn e- postadresse til leverandør Velger du tlf/annet må du selv sørge for at leverandør får bestillingen

27 Lukke eller annullere bestilling? Lukke bestilling benyttes når det ikke kommer noe flere leveranser på en bestilling, selv om det gjenstår noe. Man har med andre ord fått en bekreftelse på at restleveransen aldri vil bli levert. Annullere bestilling skal gjøres når man er enig med leverandør om at bestillingen skal kanselleres. Dette kan skje hvis leverandøren sender en ordrebekreftelse med betydelige avvik Annulleringen gjelder kun i bestillingssystemet. Du må alltid i tillegg forsikre deg om at dette bekreftes overfor leverandøren. Det sendes ikke ut noen annullering fra selve systemet.

28 Planer og plankjøp En plan er delegering av budsjett til rekvirenter og/eller innkjøpere Rekvirent/innkjøper kan opprette anmodninger innenfor budsjett og sende bestillinger til leverandør uten å sende hver enkelt anmodning til godkjenning Planene er i nettobeløp Delegeres et budsjett på NOK , bør man lage planen på NOK for å ta høyde for mva Det er innkjøpere som oppretter planer Personer med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) godkjenner planer BDM kan også endre en godkjent plan

29 Plankjøpsprosessen Rekvirent Åpner plan og oppretter anmodning i bestillingssystemet Utfører varemottak Kontrollør Fakturasystem: Manuell matching av faktura mot bestilling BDM Godkjenner plan Fakturasystem: Godkjenning av faktura Innkjøper Leverandør Lager plan med x antall budsjetter Sjekker, kompletterer og sender ut anmodning Anmodning omgjort til bestilling og sendt leverandør (fax/epost/xml) Årsaker til manuell matching: - Alle delfakturaer - Fakturabeløp avviker fra bestilling -Mottak mangler -Bestilling manuelt lukket -Kostnadssplitt angitt -Anleggs- og utstyrsregistrering Spesielt ved plankjøp (4øyne ): -Plangodkjenner har gjort varemottak Nei Regnskap Faktura mottas og matches mot bestilling OK? Ja Utbetaling og regnskapsføring

30 Planens oppbygging 1) Fellesopplysninger for planen 2) Budsjettene med eventuelle begrensninger 3) Konteringsforslag overføres siden til anmodning 4) Godkjenner behandler planene på samme måte som en anmodning

31 Rapporter Rapporter kan lages hver gang du trenger rapport eller du kan lagre søkekriteriene for gjenbruk Fra rapporten kan man klikke seg inn på bestillingene Rapportene kan lagres til en kommaseparert fil (.csv) som kan tas opp i Excel

32 Rapporter 1 Velg organisasjon(er) du vil se transaksjonene for 2 Om du vil se alle underliggende enheter krysser du av her 3 Hvem sine anmodninger vil du se? Her kan du søke basert på hvem som er eier, kontrollør, godkjenner eller innkjøper på anmodningen. 4 Utelukk en del anmodninger ved å fjerne avhukingen Alle. Avbrutt betyr annullerte bestillinger. Lukkede vil synes gjennom Mottatt. 5 Du kan sette et datointervall for når anmodningene f.eks. er opprettet, godkjent, bestilt og 8 andre statuser for å snevre inn søket. 6 Begrens søket til bestillingslinjer innen en produktgruppe. Hak av Inkluder undergrupper dersom du vil ha med undergrupper til valgt produktgruppe. 7 Avgrens søket til katalogprodukter, punchout eller fritekstkjøp 8 Her kan du velge hvilken faktureringsstatus som skal gjelde for bestillingslinjen. Statusen Delvis fakturert betyr at det er foretatt vellykket match på deler av bestillingslinjen. Statusen Ikke fullstendig fakturert tar i tillegg med linjer hvor en match er mislykket slik at faktura er sendt på flyt for manuell match. 9 Begrens søket til bestillingslinjer hvor det er registrert klage ved varemottak. 10 Begrens søket til en gitt posteringsstreng 11 Begrens søket basert på hva som står på linjen i Påkrevd dato - feltet eller faktisk leveringsdato. Bekreftet dato benyttes ikke ved UiO. 12 Rapporten som kommer ut kan dras sammen til å ikke vise alle linjene men for eksempel antall linjer og verdi per leverandør. 13 Basert på de kriteriene du har satt ellers i rapporten kan du her velge hvilke antall og verdier som skal vises på rapporten. Velger du opprinnelig vil opprinnelig bestillingsbeløp bli vist. Velger du mottatt vil verdi og antall av det som er mottatt bli vist. Uansett hva du velger i denne valglisten vil du altså på rapporten få ut de samme linjene, men antall og verdi vil justeres ut ifra statusen du her har valgt. 14 Du kan klikke deg mellom søkekriteriene og rapporten

33 Kopiering av bestillinger Man kan kopiere tidligere bestillinger Dette gjør man ved å gå til Mine anmodninger og søke opp anmodningen/bestillingen du ønsker å kopiere Åpne denne og velg Kopier til ny Man kan også gå til Innkjøpsverktøy og Rapporter og søke opp og kopiere anmodningen derfra

34 Varsler på e-post Påminnelser om oppgaver i Bestillingssystemet sendes på e-post: Når du har en anmodning til godkjenning(purr for godkjenning etter 2 døgn) Når du har en godkjent anmodning du skal bestille(purr til innkjøper etter to døgn) Til eier om returnert anmodning etter 3 døgn ved manglende godkjenning Til varemottaker både når faktura kommer før fullt varemottak er gjort og etter at leveransen er 5 dager over ønsket leveringsdato. Til bruker av plan når en plan du er satt opp som bruker av er godkjent Til godkjenner av plan når en ny plan er sendt for godkjenning. Til eier når en anmodning forkastes

35 Brukerstøtte 1. linje support Superbrukere ute på enhetene er de som skal spørres først dersom du har problemer i bestillingssystemet. Alle superbrukere er listet opp her: 2. linje support Dersom superbruker ikke kan svare, kan du sende en mail til: e-handel@admin.uio.no 3. linje support Seksjon for regnskap fungerer som 3. linje support. Seksjon for innkjøp sender eventuelle henvendelser dit, den enkelte ansatte ute på enhetene skal ikke sende henvendelser om bestillingssystemet dit

36 Nettsider om innkjøp Seksjon for innkjøp har egne nettsider som omhandler innkjøp Her finnes rutiner, veiledninger, Ofte stilte spørsmål m.m.

37 DU HAR GJENNOMGÅTT ALLE KURSFOILER OG KAN NÅ GÅ LØS PÅ OPPGAVEHEFTET HENT KURSHEFTET OG LES MER OM HVORDAN DU SKAL LØSE OPPGAVENE HER: