PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER

Transkript

1 Senior rådgiver Petter Vinje, Difi PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER

2 Dette er ikke noe nytt!

3 HVA ER PROSESS

4 En prosess er en serie med aktiviteter som skal oppfylle et mål eks bestille en vare jeg trenger Input Bestilling til betaling Output Bestilling og godkjenning Varemottak Fakturabehandling IKT

5 For å oppnå Det gode innkjøp er vi avhengig av mange prosesser. Organisering Planlegging Ledelse Kontroll IKT Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Planlegging Juridisk Support Kompetanse Oppfølgning Økonomi/regnskap

6 Støtte Kjerne Ledelse Og et samspill mellom disse prosessene Omgivelser og rammevilkår Planlegging Organisering Ledelse Kontroll Leverandører Anskaffelsesprosessen Avropere Varer og tjenester Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Det gode innkjøp Kompetanse IKT Support Juridisk Økonomi/regnskap? Det er ikke den enkelte prosess, men samspillet som er viktig

7 HVORFOR PROSESSORIENTERE

8 Mål kan bare nås gjennom prosesser

9 Prosesser er ofte ikke så enkle som man tror. Rekvirent Bohov m/ godkjenning Fyll ut e- rekvisisasjons skjema Forklar behov Leverandør opprettet Opprett leverandør (Leverandørvedlikehold) (Leverandørvedlikehold) Til kontroll Bestilling Bestiller / Systemrekvirent Rekvisisjon Forstå behovet Til kontroll Ok? Kreves konkurransegjennomføri ng Nei Konkurransegjennomføring Klargjør behov Velg Enhet Velg leverandør Fritekst Velg avropsmetod e Punch Out Ny leverandør? Katalog Finn Leverandør Finn produkt Fyll ut fritekstbestilling Finn produkt Gjør kontering (inkl MVA) Send handlevogn til bestiller for kontroll Systemrekvirent Rolle? Bestiller Send handlekurv til godkjenning Plankjøp Finn produkt Gjør kontering (inkl MVA) Send bestilling Bestilling sendt Godkjenner Bestilling avslått Avslå bestilling Nei Kontroller Handlekurv Godkjent? Ja > ,- Send Bestilling Sjekk protokoll eller kontrakt nummer Bestilling sendt

10 En organisasjon er bare så effektiv som dens prosesser

11 Flinke medarbeidere kan ikke kompensere for dårlige prosesser.

12 Dårlige prosesser skaper stress, problemer, dårlig arbeidsmiljø. Avvik er enklere å håndtere

13 Det beste grunnlaget for digitalisering

14 Utfordringen en fundamentalt annerledes tilnærming Funksjon Funksjon Funksjon Prosess Resultat

15 HVORDAN FÅ DET TIL

16 Forutsetninger Mål FORSTÅ KUNNE VILLE HA MULIGHET Resultater Dato

17 Prosjekt God anskaffelsespraksis STØTTE FRA DIFI

18 Bakgrunn og formål: St.meld.nr.36 Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning milliarder Det gode innkjøp Kvalitet, Innovasjon, Miljø,. Tid, Kostnader Informasjon, Kunnskap Kontroll E-handel - en riktig strategi for å oppnå Det gode innkjøp og bedre anskaffelses prosesser

19 Metode og verktøyutvikling Difi utvikler metoder og verktøy for. Prosessmodellering og styring Benchmarking Forbedring og utvikling av anskaffelsesprosesser Fordel - Sikre på at dere får riktige metoder og verktøy - Spare kostnader - Lettere å samarbeide og lære av hverandre - Kan benyttes av alle i virksomhet ikke bare innkjøp

20 Opplæring og støtte Difi utvikler konsepter for opplæring og støtte 1 dags kurs i prosessmodellering av anskaffelsesprosesser basert på BPMN og Visio (visio er kun eksempel på verktøy) 2 dagers kurs i prosessledelse av anskaffelser Videregående kurs i bruk av visio og BPMN Støtte til virksomheter og samarbeid ihht avtale Fordel - Målrettet og effektiv form for læring - Enklere å komme i gang - Mer motiverende når man er sammen om det - Knytter kontakter og utvikler kunnskapsnettverk

21 Motivasjon Etablere nettverk for ressurspersoner spesielt prosessledere, men også alle andre som er interessert.

22 Kartlegge og spre god praksis Identifisere og kartlegge virksomheter som har god praksis Tilgjengeliggjør praksis for andre Utvikling av kunnskap om beste praksis og bedre veiledning

23 Støtte Kjerne Ledelse Prosessrammeverk Omgivelser og rammevilkår Planlegging Organisering Ledelse Kontroll Leverandører Anskaffelsesprosessen Avropere Varer og tjenester Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Det gode innkjøp Kompetanse IKT Support Juridisk Økonomi/regnskap? Ref. Trondheim kommune

24 Anskaffelsesmodell og selvevalueringsverktøy Rammevilkår Ledelses og styringsprosesser Kjerne og støtteprosesser Formål Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp + IKT Anskaffelsesprosesser Dato

25 Fremtiden er prosess! Velkommen med på laget! Takk for oppmerksomheten!