Presentasjon 13. Nov Anskaffelseskonferansen - Difi. Sesjon 1 kl 13.30: Er din virksomhet organisert for økt kvalitet og kostnadsbesparelser?

Transkript

1 Presentasjon 13. Nov 2014 Anskaffelseskonferansen - Difi Sesjon 1 kl 13.30: Er din virksomhet organisert for økt kvalitet og kostnadsbesparelser? Sverre Svensen

2 Agenda 1. Hensikten 1. Er din virksomhet organisert (eller klar) for økt kvalitet og kostnadsbesparelser? 2. Intensjonen med dagens foredrag 3. Kort om dagens situasjon og refleksjoner 4. Hva gjorde Skatteetaten for å få økt kvalitet og muligheten for kostnadsbesparelser innen anskaffelser? 5. Forutsetninger for å lykkes 6. Q & A 20 min. 7. Konklusjoner

3 Intensjonen «Hva er forutsetningen for å lykkes med anskaffelser i din virksomhet". Dette er ingen fasit, men noen innspill som skal gi deltakerne en pekepinn på hva som skal til... Se på hvilke faktorer som er særdeles viktig for å lykkes! Deltakerne bør reflektere over; hvordan fungerer dette hos oss, hva må til, vil det fungerer og eventuelt hvorfor ikke? Vil presentasjonen provosere noen? JA, det er meningen Viktig å få opp blodomløpet

4 November 2014

5 Påvirkningsfaktorer... Gevinster/ kommersielt Fornøyde brukere/ marked Lovverket

6 Noen refleksjoner... Anskaffelser/innkjøp = makt Hvor villige tror dere dagens «makthavere» er interessert i å gi fra seg dette? Måles ledelsen på besparelser? Hvorfor er anskaffelser/innkjøp som oftest desentralisert? Jo flere kokker desto mere søl... Liten vits med meget gode avtaler hvis de brukes «feil»... Lojalitet mot beslutningene...omkamper

7 Refleksjoner... Det er vel ikke slik, eller?

8 Noen refleksjoner Enklere med tilgivelse enn tillatelse...(adferd) Hva med etterlevelse...(konsekvenser) Vi er gode på de juridiske...hva med det kommersielle? Får vi de beste leverandørene...? Liten fokus fra ledelsen så lenge man ikke gjør «feil»... Er vi kun et nødvendig «onde»...et forsinkende ledd...? Organisatorisk plassering - legitimitet

9 Endringsvilje...

10 Endringsvilje og refleksjoner Den som intet våger intet...vinner! Nov. 2014

11 Dagens situasjon Holdninger! Adferd! Forståelse! Kunnskap! Politikk! Endringsvilje! Movitasjon! Støtte fra ledelsen?

12 Dagens situasjon Er din organisasjon moden for endringer? Mye prat...liten vilje og evne. En vi blitt en gjeng med «skrivebordsinnkjøpere»... Mange har kun ansvar for deler av anskaffelsesprosessen (fasene 1-3). Hvordan er din dialog med markedet?

13 Hverdagen til det offentlige Ingen klager hos Riksrevisjonen Ingen domfellelser i domstolsapparatet Lov om forvaltning Statens økonomireglement Fokus på det juridiske Omdømme «Ingen endring»... «business as usual» Tror dere at dette gjør noe med vår adferd?

14 Anskaffelsesprosessen Fase 1 Fase 2 Fase 3 Innsats De fleste er her! Liten fokus Nov Husk shit in shit out... Liten fokus

15 Fellesnevnere anskaffelsesmiljø og marked Lite opptatt av å sette seg inn i motpartens situasjon, behov, «rammevilkår» og ønsker Kortsiktighet Bruker avtalene som soveputer Manglende kunnskap/forståelse nok om regelverket... For dårlig planlegging (tidsaspektet) Juridisk/regelstyrt vs kommersiell tankegang...? Adferden hos miljøene preges av dette...

16 SKATTETATEN Hva har vi gjort siden 2012?

17 Visjon SKATTEETATEN SKAL VÆRE LEDENDE PÅ ANSKAFFELSER I OFFENTLIG SEKTOR

18 Hva hva det første vi gjorde? Mandat/rolle Organisatorisk plassering Situasjonsanalyse Leverandørrestkontro Spendanalyse Innkjøpsplan 2012 Forankring i ledelse deretter i resten av organisasjonen. Ressurser (gikk fra 8-24 ansatte på 12 mnd)

19 Mål Anskaffelser skal sørge for at Skatteetaten får dekket sitt behov for varer og tjenester på en strategisk, ressurseffektiv, kommersiell og kvalitetsmessig god måte innenfor det regelverket som gjelder. Gjennomføres i fasene 1-3 (som tidligere beskrevet).

20 Deretter gjorde vi... Styring og kontroll Kategorisering Spendanalyse kvartalsvis med rapportering til ledelse Avviksrapportering Mnd rapportering på styringsparametre og tiltak Målparametre for den ansatte (kvartalsvis) ehandel (operative bestillinger) Økonomi, fullmakter (budsjett) Årshjul (oppdateres hver 6. mnd) Synliggjorde avvik... Gevinstrealiseringer (adferd, budsjett, konkurransedokument) Kommunikasjon Full fokus på fasene 1 og 3. Fase 1 Planlegging (analyse/behov) Fase 3 Implementering og oppfølging

21 Spendanalyse hvorfor? Tallenes «klare tale» lar seg sjeldent bortforklare (virkelighetsbildet) Tok tid å få tak i korrekte tall... Hadde tidligere 26 regnskap... Ingen hadde tidligere laget en spendanalyse av dagens format En viktig del av situasjonsanalysen Hvordan bli bedre... Analysere adferd Redusere avvik og lettere kunne oppnå våre mål Fastsette KPIèr

22 Hva gjør Skatteetaten mot markedet? Må forbedre oss i alle fasene, spesielt fasene 1 og 3. Vite hva leverandøren må vite for å kunne gi oss en god besvarelse? Du skal kjenne ditt markedet (kategorisering) Dialog med Difi, NIMA, NHO og andre off. etater/direktorat Møter med leverandører med og uten avtaler Halvårs statusmøter med våre strategiske leverandører. Statusmøter med brukerne internt Deltaker på leverandørseminarer Motivasjon for å endre fokus! Innprente tankesettet: Det er alltid noe å hente

23 Gevinstrealisering (hva tenkte vi)? Alle vil ha gevinster, men er man villig til å gjøre det som kreves for å oppnå dette? Hva er en gevinstrealisering? 1) Økonomisk (få mer for pengene) 2) Handlingsrom 3) Endringsledelse 4) De beste produktene Hva ønsker man egentlig å oppnå? Mye av grunnlaget for gevinster legges i fase 1 planlegging Konkurransedokument Markedsanalyse (RFI) Leverandørstrategi Evaluerings-, og tildelningskriterier Konkurranseform Kravspekk (noen har dette med i fase 2) Adferd... Hvem avgjør dette i organisasjonen? Fase 3 implementering og oppfølging Se til at de betingelser som ble avtalt faktisk følges/implementeres

24 Gevinster Mulighetsrommet ligger i fase 1 Vi ser at vi henter mest økonomiske gevinster ved konkurranser hvor det er mulighet for forhandlinger. Hyppighet av konkurranser RFI Leverandørstrategi

25 Gevinstrealisering Gevinstrealisering krever ADFERDSENDRING!

26 Mål KPIèr 2014 Målparametre Antall anmerkninger hos RR Mål Antall domfellelser i domstolsapparatet Skriftlige avtaler > 500K Skriftlige avtaler K Skriftlige avtaler K ehandel Fakturamatch Avvik lisenskjøp Redusere antall leverandører 2. kvartal 2014 var «all time high»

27 «Noen» forutsetninger for å lykkes... Klart mandat roller, ansvar og arbeidsoppgaver Klare mål, strategi og plan (inkl tid) Organisering (hvor er seksjonen/avd plassert i organisasjonen..) Sentralisering av anskaffelsesfunksjonen og operative kjøp Forankret i organisasjonen Ledelsesstøtte, gjennomslag og forståelse Kommunikasjon Får kontroll og styring over avtaler og kjøp/adferd Etterlevelse i organisasjonen og konsekvenser ved brudd Dialogen internt og med markedet.

28 Råd? HUSK INGEN ENDRING ER ENKEL! «Blod, svette og tårer» W. Churchill

29 Konklusjoner 1. Vi har sett litt på vår hverdag og viktige forutsetninger for å lykkes 2. Har gitt dere et kort innblikk i hva Skatteetaten gjorde for å effektivisere anskaffelser. Slik at vi kan inneha den kvalitet i organisasjonen som lettere kan gi oss besparelser. 3. Håper at mine innspill kunne bidra til at din organisasjon kan bli enda bedre rustet for fremtiden. 4. Lykke til videre!

30 Spørsmål eller kommentarer?

31 Ved spm ta kontakt på følgende