Bedre og billigere virksomhetsstyring. Direktør Marianne Andreassen

Transkript

1 Bedre og billigere virksomhetsstyring Direktør Marianne Andreassen

2 Innhold Utfordringer IKT/E-forvaltning og gevinstrealisering Resultatmålinger Risikostyring Avslutning

3 Utfordringer

4 Nordisk velferdsmodell Høy sysselsetting og yrkesdeltakelse Men mange på stønad Stor velferdsstat med mange fellesskapsløsninger Bruk av marked og markedsmekanismer Høyt skattenivå Høy organisasjonsgrad og sentraliserte oppgjør Sammenpresset lønnsstruktur Høy verdiskaping og fordeling

5 Offentlig sektor har stor betydning vår samfunnsmodell Virksomheter i offentlig sektor må drive effektivt og ikke legge for stort beslag på ressursene Må ha god styring i offentlige virksomheter Effektiv ressursbruk i offentlig sektor skal bidra til å sikre og forsterke den nordiske velferdsmodellen Utfordringer i statlig økonomistyring: Sammenheng mellom mål og resultat er svak Mangelfull risikostyring For lite bruk av samfunnsøkonomisk analyse Svak på gevinstrealisering (prosjekter)

6 God virksomhetsstyring i staten Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Mennesker Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser

7 God virksomhetsstyring i staten Statlig virksomhetsstyring Samfunnsøkonomisk analyse Mål- og resultatstyring Budsjett/ regnskap Risikostyring Resultatmåling Evaluering Eksterne forhold Systemer Mennesker Prosesser

8 Bedre og billigere virksomhetsstyring bruk av elektroniske arbeidsprosesser og IKT

9 Potensiale for bruk av IKT IKT-meldiga: regjeringa vil effektivisere og frigjøre ressurser ved bruk av IKT, for dermed å kunne styrkje det offentlege velferdstilbodet samtidig som administrasjonen blir redusert Elektronisk betalingsformidling Elektronisk økonomisystem Elektroniske skjema E-handel E-innkjøp Altinn MinSide Elektroniske arbeidsprosesser Elektroniske tjenester til befolkningen

10 Eks. samordnet lønnsrapportering Arbeidsgiver I dag Fremtid? Arbeidstakere Livs- og pensjonsforsikring Andre private aktører?

11 Eks. fakturatid er penger.. Papirfaktura, manuell behandling Mottak av post, mottaksregistrering, videresending, mottak, bokføring,arkiv, støtteoppgaver, attestering, godkjenning 32,6 minutter Papirfaktura, elektronisk behandling 15,5 minutter Mottak av post, skanning, tolking, forkontroll, avvikshåndtering, etterkontroll, støtteoppgaver, attestering, godkjenning Elektronisk faktura, elektronisk behandling 12,3 minutter Forkontroll, avvikshåndtering, etterkontroll, støtteoppgaver, attestering, godkjenning

12 Fellestiltak i staten Økte krav til effektiv ressursbruk økt fokus på besparelser ved samarbeid, felles tiltak og felles tjenester i statlige virksomheter. Mange kan benytte samme typer metoder, verktøy og tjenester selv om virksomhetene er svært ulike Fellestiltak innenfor økonomistyring skal gjøre det lettere for statlige virksomheter å styre kombinert med at det blir billigere for staten enn om hver statlig virksomhet innretter seg alene Egenart og fellestiltak begge deler!

13 Virkninger av fellesløsninger innen e- forvaltning i offentlig sektor Synergier drift/bruk Økt sikkerhet Spart tid Reduserte investeringskostnader Nyttevirkning Redusert fleksibilitet Redusert konkurranse Redusert innovasjon Omstilling Kostnadsvirkning Våre samfunnsøkonomiske analyser for: elektronisk fakturabehandling nytt lønns- og personalsystem elektronisk handel Altinn elektronisk identifikasjon (E-id) viser store besparelser for samfunnet ved fellesløsninger i staten - før implementering.

14 Hovedutfordringer i offentlige IKT-prosjekter både fellestiltak og virksomhetstiltak Gjøre de riktige tingene riktig! Velge riktig tiltak/prosjekt samfunnsøkonomisk analyse Gjennomføre det valgte prosjektet riktig Sikre gevinstrealisering

15 Gevinstrealisering innenfor IKT er krevende Nye arbeidsprosesser og kompetansekrav for ansatte Motivasjon og involvering av ansatte Godt samarbeid med tillitsvalgte Gevinster tilfaller andre statlige virksomheter Interdepartementale arbeidsgrupper/samarbeid Ordninger som sikrer uttak av fellesgevinster Vanskelig å følge opp kvalitative virkninger Etablere resultatmål før implementering Gjennomføre brukerundersøkelser

16 Bedre og billigere virksomhetsstyring bruk av resultatmålinger i mål- og resultatstyringen

17 Statlig virksomhet har mye informasjon Det er ikke for lite informasjon, men for mye om de gale tingene Øyeblikkets tyranni av Thomas Hylland Eriksen

18 Hva er mål- og resultatstyring (MRS) Definisjon: Å sette mål for hva virksomheten skal oppnå, å måle resultater og sammenligne dem med målene og bruke denne informasjonen til styring, kontroll og læring for å utvikle og forbedre virksomheten. Mål må konkretiseres gjennom styringsparametere: Styringsparameter måler direkte eller indirekte i hvilken grad virksomheten når sine mål/delmål

19 Styringsparametere skal brukes til styring Styringsinformasjon må tilpasses styringsbehovet Beslutningsfokus! skal påvirke ressursanvendelse og budsjettdisponering Hovedutfordringer i statlige virksomheter Gode mål og målhierarkier Velge et avgrenset antall styringsparametere som samlet ivaretar krav fra overordnet myndighet og interne styringsbehov Skille mellom styringsparameter og statistikk Velge ambisjoner (resultatmål) på styringsparametere

20 Hvordan velge styringsparametere Resultatkjeden Aktiviteter Produkter/ tjenester Innsatsfaktorer Brukereffekter Samfunnseffekter

21 Valg av styringsparametere Bedre å måle viktige forhold på en måte som ikke er ideell, enn ikke å måle Bedre å ha få styringsparametere som fanger opp det vesentligste enn mange som måler alt, men gir tap av oversikt og styringsevne Bedre å ha balanserte styringsparametere enn (mange) på et område Løpende resultatmålinger er et av flere metoder/elementer innenfor helhetlig mål- og resultatstyring. Suppleres med vurderinger og evalueringer.

22 Resultatmåling i Skatteetaten* Overordnede mål og strategi Hovedmål Skattene skal fastsettes riktig og til rett tid Styringsparametere Valg av styringsparametere og resultatmål Skatteoppgjør med feil pga. feil i grunnlagsdata Resultatmål: 0,5% Læring og forbedring Lederforankring og dialog Resultatmåling og vurdering Resultatmåling Skatteoppgjør med feil pga. feil grunnlagsdata Resultat: 0,9% - Negativt avvik. Oppfølging av resultatmåling Utvikling av gode kontroller som sikrer korrekte grunnlagsdata *Eksemplet baserer seg på et begrenset utvalg av hovedmål, styringsparametere og tiltak. I styringen har Skatteetaten flere hovedmål med flere styringsparametere i bruk pr mål

23 Bedre og billigere virksomhetsstyring systematisk risikostyring

24 Staten skal ta risiko!...men krav til systematisk risikostyring Profil Prosjekter Kultur Aksept Løpende drift Bruk Velferdsutvikling innebærer risiko

25 Risikostyring integrert i mål- og resultatstyringen Mål- og resultatstyring Fokus på muligheter - fastsette mål og måling av resultater Risikostyring Fokus på hendelser som kan true målene Fokusert og enklere mål- og resultatstyring

26 Risikostyring i statlige virksomheter i dag Svært stor For få tiltak For mange tiltak Sannsynlighet Stor Moderat Liten Meget liten Risiko Kritisk Høy Moderat Lav Ubetydelig Lav Moderat Alvorlig Konsekvens Svært alvorlig

27 Vi har vurdert vår risiko og driver vår virksomhet innenfor vår risikotoleranse

28 Avslutning

29 Krav til virksomhets- og økonomistyring i staten billigere og bedre økonomistyring Vi må ha både fart og retning Retning: Helhetlig virksomhets- og økonomistyring Fart: Vi må bygge mer kompetanse på statlig styring SSØs kompetansetiltak Studieprogram BI/SSØ Vi må gjøre ting enkelt SSØs veiledere og metoder Vi må effektivisere ressursbruken innenfor administrasjon SSØs fellestjenester Vi må bygge opp stolthet SSØ-prisen

30 Veiledningsmateriell innen virksomhets- og økonomistyring i staten Analyse Utredningsinstruks og Utredningsveileder (FAD) Virksomhets -styring Metodedokument risikostyring (SSØ) Evaluering og tilskudd Veileder i evalueringer (FIN) Veileder i samfunnsøkonomiske analyser (FIN) Analyse og gevinstrealisering av IKT-prosjekter (SSØ) Behandling av usikkerhet i analyser (SSØ) Veileder i mål- og resultatstyring (SSØ) Veileder i etablering og forvaltning av tilskuddsordninger (FIN) Veileder i evaluering av tilskudd (SSØ) (kommer våren 2007)