Helhetsperspektiv gjennom kompletterende kompetanse

Transkript

1 Spesialisert rådgivning innen eiendom, bygg og anlegg Vår visjon er..enklere FDVU Helhetsperspektiv gjennom kompletterende kompetanse Kunnskap om Eiendom, Bygg og Anlegg som strategisk ressurs, med kompetanse om virksomhetsstyring, metoder og anvendelse støtteverktøy for effektiv gjennomføring av FDVU prosessene

2 Anskaffelse av FDVU system NBEF/TFSK, Rica Oslo Hotel, Oslo mai 2012 DEL 1 Jon Erik Arnesen Daglig leder/partner

3 Hvorfor FDVU system Forventninger til FDVU system 5,5 5,7 5 4,8 4,8 4,3 3,8 4 Grad av enighet Dokumentere oppgaver Forenkle samhandling Få bedre oversikt Gi bedre service Jobbe Øke kvaliteten Vise planlagte raskere/mer aktiviteter effektivt Samle/finne korrekt informasjon 2011 OptioFM AS Meget uenig Uenig Litt uenig Litt enig Enig Meget enig Hvorfor FDVU system Effektivisere og øke kvaliteten på arbeidet Beslutningsgrunnlag Planleggingsverktøy Rapporterings og oppfølgingsverktøy Arkiv for teknisk dokumentasjon Verktøy for distribusjon og deling av EBA data Verktøy for inntekts /kostnadsstyring Bedre utnyttelse av ressursene

4 Mange systemer å velge mellom Mange systemer å velge mellom ØKONOMISK FORVALTNING Totalløsninger Nisjeløsninger CAFM Hvordan velge rett FDVU system?

5 Identifisere behov og krav til støtteverktøy Metode Metode Forstå arbeidsprosessene som skal støttes A B C Serie med aktiviteter Relasjon output fra en aktivitet er input i en annen D INPUT Behov, tilstand, informasjon.. Aktivitet eller oppgave OUTPUT Resultat, endret tilstand, bearbeidet informasjon

6 Metode Identifisere problemområder Hva/hvor går det galt Prioritere basert på potensial Vurdere problemområdenes kostnader og risiko Direkte/indirekte kostnader, tidsforbruk, tap Risiko = sannsynlighet * konsekvens Parvis sammenligning Parvis sammenligning

7 Sikre styring Metodikk behov/krav Identifisere løsninger for å oppnå BØR situasjon» Vurdere mulige innsatsfaktorer» Identifisere hvor FDVU system/støtteverktøy kan hjelpe Metode

8 Metode Sikre styring (innsatsfaktorer) DV strategi Metode for prioritering Rutiner/krav Mye brannslukking Ulik prioritering Uprioriterte tiltak Prioritering av tiltak Prioriterte tiltak System for å registrere uforutsette hendelser Planer for forebyggende tiltak og utskiftninger Metode for tilstandsvurdering Systemstøtte Kompetanse Motivasjon Systemstøtte gjør det enklere: å få totaloversikt over tiltak (teknisk/økonomisk) å få oversikt over tilstand å planlegge ressurser og tidsforbruk Plan for kompetanseheving Organisering og ansvar Veiledere RØDT = andre innsatsfaktorer (restliste) Metode Sikre styring (innsatsfaktorer) DV strategi Metode for prioritering Rutiner/krav Mye brannslukking Ulik prioritering Uprioriterte tiltak Prioritering av tiltak Prioriterte tiltak System for å registrere uforutsette hendelser Planer for forebyggende tiltak og utskiftninger Metode for tilstandsvurdering Systemstøtte Kompetanse Motivasjon Systemstøtte gjør det enklere: å få totaloversikt over behovet (teknisk/økonomisk) å få oversikt over tilstander å planlegge ressurser og tidsforbruk Plan for kompetanseheving Organisering og ansvar Veiledere

9 Metode Bonus effekter av prosesstilnærming en struktur for ledelsessystemet et verktøy i opplæring av nyansatte en hjelp til identifisering av målepunkter Metode Vurdere kost/nytteverdi problemområdenes kostnader, konsekvenser og risikoer versus kost/risiko ved anskaffelse og implementering

10 Kravspesifikasjon Metode Hvordan støttes prosessene Må/Bør funksjonskrav Brukervennlighet Krav til input Resultat Hvordan adresseres problemområdene Rammebetingelser Antall brukere, ufravikelige IT tekniske krav, osv. Ikke funksjonelle krav Velprøvd, standardsystem, osv. Prøv å unngå å legge store føringer for hvordan prosessen støttes, la leverandøren foreslå Kravspesifikasjon Metode Implementering Skisse til gjennomføringsplan Datainnlegging / konvertering Opplæringsplan Programtilpasninger og integrasjoner Prosjektorganisering Omfang på din involvering Kvalifikasjonskrav Formal krav Juridisk og finansiell stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Gjennomføringsevne..

11 Metode Kravspesifikasjon Ved utforming ta hensyn til Tildelingskriterier Kvalitative / Kvantitative Anskaffelsesform Vektesystem Bruk prioriteringen av problemområdene Metode kjenne til egne arbeidsprosesser og flaskehalser identifisere områder hvor FDVU systemet er rett innsatsfaktor prioritere viktigheten av å få løst behovet utarbeide kravspesifikasjon som reflekterer behov og prioritering

12 Anskaffelsesprosess Eliminere gjennom skriftlig og muntlig dialog Leve randør Kravspekk Dialog Evaluering av tilbud Referansesjekk Leverandørpresentasjoner case Forhandlinger, referansebesøk Kontrakt Vinner OFFENTLIG» Konkurranse med forhandling/konkurransepreget dialog» Flere trinn: Vurdere prekvalifisering..og nå begynner den virkelige jobben.. Implementering av FDVU system NBEF/TFSK, Rica Oslo Hotel, Oslo mai 2012 DEL 2 Jon Erik Arnesen Daglig leder/partner

13 Implementering Forventinger versus oppnåelse 5,5 5,7 5 5,1 4,7 4,6 4 4 Grad av enighet 3,8 3 3,9 3,1 3,1 4,1 2,9 4 Dokumentere oppgaver 2011 OptioFM AS Forenkle samhandling Få bedre oversikt Gi bedre service Jobbe Øke kvaliteten Vise planlagte raskere/mer aktiviteter effektivt Samle/finne korrekt informasjon Meget uenig Uenig Litt uenig Litt enig Enig Meget enig Hvorfor er det slik? Implementering De vanligste begrunnelser som oppgis som årsak til liten/ingen bruk 4,1 4,4 Grad av enighet 2,4 3,1 3 3,2 3 1,4 1, OptioFM AS Meget uenig Uenig Litt uenig Litt enig Enig Meget enig Flest årsaker har med andre forhold enn programvaren å gjøre..

14 Implementering Hva har vi lært av prosesstilnærmingen Det er andre innsatsfaktorer i tillegg til systemet Implementeringen må gjøres til et virksomhetsutviklingsprosjekt Forankring, mandat til å kunne endre prosesser, rutiner, organisering, osv. Implementering God implementering av arbeidsprosesser og støtteverktøy handler mye om å drive god endringsledelse

15 Implementering Viktige momenter for å lykkes 4, OptioFM AS 3,8 3, ,9 3,6 3,5 3,4 3,3 2,9 2 1,5 Hvor godt implementeres det? Meget uenig Uenig Litt uenig Litt enig Enig Meget enig Implementering Glem ikke de andre innsatsfaktorene Vær villig til å tilpasse prosessene Kjøp nok bistand fra leverandøren, men undervurder ikke behovet for egeninnsats Sørg for fundamentering i ledelsen / mandat Tillat ikke alternative arbeidsmåter Styr forventingene, kommuniser!.. og ikke gjør alt på en gang

16 innbyggere Lindås kommune 375 km kystlinje Mer enn m 2 med kommunale bygg

17 Behovsanalyse 2006 Lindås kommune Kost/nytte vurdering resulterte i beslutning Investering i SD anlegg Investering i FDV system Gjennomførte utarbeidelse av kravspesifikasjoner og anskaffelsesprosesser Først SD anleggene, deretter FDV systemet Parallelt Lindås kommune Organisering / rutiner Vaktmester = Driftsoperatører Porteføljeansvar Fem mobile, to stasjonære Motivasjon Nye biler Bærbare PC er / PDA Utarbeidet en plan for gjennomføringen

18 Implementeringsplan Lindås kommune