Fagkonferansen 2012, NKRF. Bidrag til forbedring? Evaluering av Revisjon Midt-Norge 2007/2008. Anna Ølnes Revisjon Midt-Norge IKS

Transkript

1 Fagkonferansen 2012, NKRF Bidrag til forbedring? Evaluering av Revisjon Midt-Norge 2007/2008 Anna Ølnes Revisjon Midt-Norge IKS

2 Tema Bakgrunn for evalueringen, anbudsprosess, kriterier for valg av utfører Selve evalueringen Metode Resultat Hva er skjedd etter på? Nytte Endringer Vil en nye evaluering vise samme? 2

3 Hvem er vi? Representantskap 15 kommuner Styre 5, inkl ansatterep. Daglig leder Adm. konsulent Faggruppe for Forvaltningsrevisjon, undersøkelser og selskapskontroll 5 (6) Faggruppe for finansiell revisjon 7 3

4 Bakgrunn Et initiativ innenfra videre i selskapets styrende organ Styret Ramme: kr Mandat: 4

5 Mandat «Det foreslås at det tas kontakt med aktuelle evalueringsmiljø som kan evaluere virksomheten ved Revisjon Midt-Norge ut i fra følgende mandat: Formålet med evalueringen er å vurdere måloppnåelse i forhold til stiftelsesdokument og andre styrende dokumenter for selskapet. Sentralt i evalueringen vil være om selskapet leverer effektive og faglig gode tjenester for kommunene, og om selskapet har tilfredsstillende rammebetingelser for å utføre sine tjenester. Dette vil omfatte følgende momenter: organisering av virksomheten, herunder ressurser i forhold til oppgaver, arbeidsprosesser, samarbeid internt og eksternt, arbeidsmiljø ledelse og ansvarsdelegering (daglig ledelse, faglig ledelse, oppdragsansvar osv), administrative ressurser vs operative ressurser, rammebetingelser kompetansesammensetning og -utvikling i forhold til bredden på tjenester Evaluering må gjennomføres i henhold til anerkjente metoder på området, og på en fri og uavhengig måte.» 5

6 Anbudsprosess «Det foreslås at det tas kontakt med aktuelle evalueringsmiljø som kan evaluere virksomheten ved Revisjon Midt-Norge..»: Forenklet kunngjøring av prekvalifisering på Doffin, anskaffelse mellom Forespørsler fra 4 deltakere De fire deltakerne fikk tilsendt konkurransegrunnlag. Kriterier for valg av leverandør: - Valg av leverandør(er) vil bli gjort ut ifra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, vurdert ut fra følgende forhold (ikke prioritert rekkefølge): Kompetanse i evaluering av offentlig virksomhet og samarbeid Erfaring med evaluering av offentlig virksomhet og samarbeid Pris Referanser/brukererfaringer. 6

7 Valg av leverandør Telemarksforskning ble, etter en skjønnsmessig vurdering vurdert til å ha bedre kompetanse på offentlig sektor og bedre erfaring med evaluering av offentlig sektor Telemarksforskning hadde høyest pris av de tre tilbyderne (kr ) Referansene til Telemarksforskning og en annen tilbyder ble vurdert like, mens for den tredje noe svakere Telemarksforskning ble valgt til leverandør, kr ,- 7

8 Selve evalueringen Revisjonmidtnorge.no/rapporter /2008 8

9 Problemstillinger Overordna problemstillinger: Styrking av tjenestene Betydning for brukerne Økonomi Om samarbeidet utover det fungerer bra 9

10 Metode Dokumentanalyse Stiftelsesdokumenter Selskapsdokumenter Lovverk m/forarbeider Intervju tilsendt intervjuguide på forhånd Styreleder og daglig leder (individuelt) Faggruppene for forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon (gruppeintervju) Spørreskjemaundersøkelse Kontrollutvalgsmedlemmer og Ordførere og rådmenn Økonomisjefer, regnskapssjefer 10

11 Styrking av tjenestene Har samarbeidet bidratt til å styrke fagmiljøet? Internt: hos oss er forvaltningsrevisjon en egen profesjon, ikke en attåtnæring for regnskapsrevisorer ønske om sammenslåing og større miljø i utgangspunktet Større og mer robust fagmiljø innen både forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon to grupper Positiv opplevelse av større og styrket fagmiljø Utstrakt delegering (oppdragsansvar) oppleves positivt 11

12 Styrking av tjenestene Har det blitt lettere å ta opp «vanskelige» forhold? Internt: Felles intern metodikk gjør at den enkelte er tryggere ute i kommunene Årlige kundemøter bidrar til å synliggjøre hvilke holdninger revisjonen har til uavklarte og kontroversielle spørsmål Eksternt: Stor tillit til revisjonens uavhengighet 12

13 Styrking av tjenestene Har organiseringen medført endring i opplevd arbeidsbelastning for de ansatte?. åpen og morsom arbeidsplass Arbeidsmiljøet oppleves som bra Økt arbeidsbelastning etter sammenslåing Knyttes til effektiviseringskrav ( - 10 %) Økt omfang av forvaltningsrevisjon Tette og strenge frister Økt reiseaktivitet 13

14 Styrking av tjenestene Har samarbeidet hatt betydning for muligheten til å rekruttere kvalifiserte medarbeidere? ditt samfunnsengasjement er viktig for oss Godt søkergrunnlag på ledige stillinger i forvaltningsrevisjon NTNU viktig utdanningsarena, men rekrutterer også fra andre høyskoler og universitet Selskapet har lykkes i sin rekruttering 14

15 Styrking av tjenestene Har samarbeidet gitt mulighet for spesialisering og styrking av kompetansen? Internt: litt større mulighet for spesialisering høy formell kompetanse; 13 av 15 tilfredsstiller kravene for oppdragsansvar (ansvar er maksimalt delegert innenfor lovkravene) Tilrettelagt innenfor kravene til kompetanseutvikling (både NKRF og DnR) 15

16 Styrking av tjenestene Forvaltningsrevisjonens nytte i forhold til å bidra til forbedringer i kommunene(n=71) 7= Ubesvart 16

17 Styrking av tjenestene I hvilken grad gir forvaltningsrevisjon grunnlag for følgende forbedringer? (N=71) 7= Ingen formening, 8= Ubesvart 17

18 Styrking av tjenestene Hva kan forbedres? Mer samarbeid/tilstedeværelse/oppfølging 18

19 Styrking av tjenestene Gitt de økonomiske rammer som stilles til rådighet i dag - er det sider ved forvaltningsrevisjonen hvor det er klart forbedringspotensial? (N=71) 19

20 Styrking av tjenestene Er det behov for økt omfang av forvaltningsrevisjonen? 20

21 Styrking av tjenestene Har samarbeidet bidratt til å styrke fagmiljøet? Eksternt: Positiv nytte av at forvaltningsrevisjon bidrar til forbedring Bedre organisering og rutiner I noen kommuner fra ingenting til årlig forvaltningsrevisjon Styrke kompetansen innen bredden av kommunens virksomhet Enkel og forståelig formidling viktig - forbedringsmuligheter Et flertall ønsker å opprettholde forvaltningsrevisjon på dagens nivå 1/3 ønsker å øke omfanget 21

22 Styrking av tjenestene I hvilken grad selskapskontrollen bidrar til bedre forvaltning med eierinteressene i kommunalt eide selskaper. 1=i svært liten grad 6= i svært stor grad (N=71) 7= Ingen formening 22

23 Styrking av tjenestene Gitt de økonomiske rammer som stilles til rådighet i dag - er det sider ved selskapskontrollen hvor det er klart forbedringspotensial? (N=71) 23

24 Styrking av tjenestene Er det behov for å øke omfanget av selskapskontroll? (N=71) 24

25 Betydning for brukerne Hvilken betydning har samarbeidet hatt for brukerne og tilgjengelighet til tjenesten? Finansiell revisjon: oppdragsansvar for kommunen på finansiell revisjon Forvaltningsrevisjon: kontakt person for kommunen på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, oppdragsansvarlig for prosjekt (som ikke nødvendigvis er knyttet til samme kommune Ansatte: Oppdragsansvarlig finansiell revisjon mer tett på og tilgjengelig for kommunen Revisor har oftere kontakt med administrasjonen enn med politiske nivå Revisjonsberetning presenteres i kontrollutvalg og legges fram for kommunestyret Forvaltningsrevisjon presenteres i kontrollutvalg og av og til i kommunestyret (legges alltid fram for kommunestyret) 25

26 Betydning for brukerne Ansatte (forts): Mer rasjonelt for revisjonen å være mer tilgjengelig på telefon og epost og mindre fysisk oppmøte 26

27 Betydning for brukerne Hvordan vurderer du tilgjengeligheten til Revisjon Midt-Norge, samlet sett? (N= 26)

28 Betydning for brukerne Hvordan vurderer du følgende tiltak eller tilbud fra Revisjon Midt-Norge (N=26) 28

29 Betydning for brukerne Brukere: Brukerundersøkelsen viste at nesten alle (96 %) oppfatter revisjonen som tilgjengelig Brukerundersøkelsen viser at det årlige kundemøtet blir oppfattet positivt 89 % mener at hyppigheten av revisjonsbesøkene er passe Selskapet har oppfylt målet om nærhet til brukerne Profileringstiltak som kundebrev og fagdager får gode tilbakemeldinger, mens det er lavere tilfredshet med nettsidene 29

30 Økonomi Økonomi Effektiviseringskrav på 10 % i løpet av 3 år: Fra stillinger Noe redusert møteaktivitet Økt reiseaktivitet Ikke utnyttet «flerbrukspotensial» i forvaltningsrevisjon 30

31 Økonomi Drives revisjonen på en kostnadseffektiv måte? 31

32 Ellers: Hvordan vurderer du Revisjon Midt-Norges kompetanse? (N=71) 7= ingen formening 32

33 I hvor stor grad er følgende utsagn i samsvar med dine opplevelser av Revisjon Midt- Norge? 7= ingen formeining Tilfredsstiller dine forventninger og krav til revisjonstjenester Bidrar til forbedring av kommunens tjenester 33

34 Etter evalueringen Nytte: Internt: læring og forbedring Eksternt: Dokumentert vurdering knyttet til vurdering av konkurranseutsetting Positivt i fagmiljøet 34

35 Etter evalueringen Endringer Redusert kommunebesøk redusert overtid Kundemøter: «snøen som kommer» like viktig som «snøen som falt i fjor» Styrket kompetanse på profilering og markedsføring Styring av selskapsledelse og selskapsstyring Bestillingsdialogen er styrket 35

36 Hva vil en evaluering idag vise? Mer profesjonalisert og kompetent selskap Fortsatt økonomisk effektivt (NKRFs Benchmarking) Likevel: 2007: tro på nytt selskap, 2012: skuffelse? Økte forventninger = økt misnøye? Forvaltningsrevisjon er ikke det konstruktive redskapet som det var forventet? 36

37 Sluttord Vår legitimitet er å se andre i kortene.. vi må stå i første rekke for selv å bli sett i kortene! 37