Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Transkript

1 Møtedato: kl. 10:00 Møtested: Gauldal Videregående skole SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Andre opplysninger: Kontrollutvalgets møte innledes med informasjon og omvisning på nye Gauldal Videregående skole. Saker til behandling SAKLISTE 50/2010 Godkjenning av møtebok 2 51/2010 Referatsaker 4 52/2010 Forslag til budsjett 2011, med økonomiplan kontrollutvalgets virksomhet 53/2010 Studiereise og besøk hos kontrollutvalget i Rogaland fylkeskommune 10 54/2010 Eventuelt 13 6

2 Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 50/2010 Godkjenning av møtebok Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2

3 Saksutredning: Godkjenning av møtebok Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte

4 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 51/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering 4

5 Saksutredning: Referatsaker Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Følgende referatsaker legges fram for kontrollutvalget Muntlig oppsummering av erfaringer fra midt-norsk konferanse på Stiklestad september 2010 Siste nytt fra prosjektgruppa for Skolebruksplan 3 Løft for læring Spørsmål om revisors taushetsplikt, offentleglova og innsyn. Brev fra Kommunal- og Regionaldepartementet til Revisjon Midt-Norge IKS, 9. april 2010 Spørsmål om kommuneloven 78, 7. Brev fra Kommunal- og Regionaldepartementet til Norges kommunerevisorforbund, 9. april

6 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 52/2010 Forslag til budsjett 2011, med økonomiplan kontrollutvalgets virksomhet Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tilrår at fylkestinget vedtar forslaget til økonomiplan og budsjett slik det er fremlagt og avgir følgende innstilling til fylkestinget: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 6

7 Saksutredning: Forslag til budsjett 2011, med økonomiplan kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget tilrår at fylkestinget vedtar forslaget til økonomiplan og budsjett slik det er fremlagt og avgir følgende innstilling til fylkestinget: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. VEDLEGG 1. Forslag til budsjett for kontrollutvalget for 2011 Utrykte vedlegg i saksmappen Protokoll fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS , sak 3/2010 Protokoll fra representantskapsmøte i Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS , sak 3/2010 Reglement for folkevalgte, Sør-Trøndelag fylkeskommune Budsjettbehandlingen for kontrollorganene I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalgets budsjettinnstilling til fylkestinget eller den kan fremmes som en egen sak som behandles sammen med fylkeskommunens budsjett for øvrig. I tråd med tidligere praksis fremmer kontrollutvalget budsjettsaken direkte til fylkestinget. Budsjettet for 2011 med økonomiplan Siden revisjonen og sekretariatsfunksjonen ikke er egne fylkeskommunale enheter fremmes det ikke egne budsjettsaker for disse enhetene, men inngår i kontrollutvalgets totale budsjett. Selv om styrene og representantskapene for de to selskapene foreslår budsjettene for kommende år, fastsettes budsjettene endelig gjennom budsjettbehandlingen i fylkesting og kommunestyrer. Budsjettet for kontrollutvalget 7

8 Andelen av kontrollutvalgets foreslåtte budsjett som går til kontrollutvalgets drift er økt for kommende år. Denne økningen er i hovedsak foretatt for at budsjettet skal være i tråd med satsene for lønn og godtgjørelser, i henhold til fylkeskommunens reglement for folkevalgte forslaget gjenspeiler dermed det reelle utgiftsnivået til godtgjørelser for kontrollutvalgsmedlemmene. Øvrige budsjettposter for kontrollutvalgets drift er i stor grad foreslått beholdt på samme nivå som i Foreslått budsjett for kontrollutvalgets drift, inklusive lønn og godtgjørelser, utgjør dermed for 2011 kr ,- Kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget I likhet med budsjettet for 2010 har kontrollutvalgets sekretariat i budsjettdokumentet valgt å justere budsjettallene for 2011 med forventet pris- og kostnadsvekst slik at man unngår underbudsjettering. I tillegg til forventet pris- og lønnsvekst er det i budsjettvedtaket tatt høyde for økte investeringer i 2011, som følge av anskaffelse av et fullelektronisk sak- og arkivsystem. For kontrollutvalgets sekretariat er dermed utgiftene justert opp med 5,0 %, basert på representantskapet budsjettvedtak i sak 3/2010, på møte den Fylkeskommunens utgifter til kjøp av sekretariatstjenester blir i 2011 kr ,-. Kjøp av revisjonstjenester Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandlet budsjettet for 2009 på møte den 24. juni Selskapet baserer sitt honorar på fordeling av folketall samt medgått tid i det enkelte oppdrag. Med bakgrunn i kostnadsøkninger i selskapet, hvorav lønnsutvikling utgjør en betydelig andel, har representantskapet vedtatt budsjett for 2011 med en inntektsramme på kr ,-. Dette innebærer en budsjettøkning på ca 6 %. For fylkeskommunen blir utgiftene til revisjonsselskapet i ,- Den totale rammen for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2011 blir etter dette kr ,-. Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: Vedtatt budsjett for 2010 Budsjettforslag for 2011 Anslag for 2012 Anslag for 2013 Anslag for 2014 Kontrollutvalget (inkl lønn/godtgjørelser) Utgifter til revisjon Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Sum driftsutgifter Sum driftsinntekter Netto driftsutgifter

9 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og vedtar følgende innstilling til fylkestinget: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for , og budsjett for 2011 med en netto ramme på kr ,- for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. 9

10 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 53/2010 Studiereise og besøk hos kontrollutvalget i Rogaland fylkeskommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: I tråd med kontrollutvalgets planlagte aktivitet for inneværende år vedtas forslag til program for studietur til Rogaland fylkeskommune oktober

11 Saksutredning: Studiereise og besøk hos kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune I tråd med kontrollutvalgets planlagte aktivitet for inneværende år vedtas forslag til program for studietur til Rogaland fylkeskommune oktober Utrykte vedlegg i saksmappen Sak KU-40/2010, Aktivitet og arbeidsopplegg i kontrollutvalget høst 2010 og vår 2011 SAKSUTREDNING I forbindelse med kontrollutvalgets behandling av sak om aktivitet og arbeidsopplegg for høst 2010 og vår 2011, sak 40/2010, pekte utvalget på hva de ønsket å prioritere dette året. Her ble blant annet framsatt ønske om en studietur denne høsten. Med bakgrunn i en del av områdene som kontrollutvalget har hatt spesiell fokus på i inneværende valgperiode har det vært uttrykt ønske om å besøke kontrollutvalg i en av fylkeskommunene som har en del sammenfallende utfordringer. Temaene kontrollutvalget vil ha i hovedfokus på denne turen er etablering av selskap for drift av kollektivtrafikk, museumsreformen og fylkeskommunens forhold til Statens Veivesen. Alle disse områdene har hatt stor oppmerksomhet i kontrollutvalget gjennom lengre tid, og vil fortsette å ha det i lang tid framover. Det er derfor av interesse å møte kontrollutvalg som er opptatt av en del av de samme områdene, og som det dermed er nyttig å utveksle erfaringer knyttet til tilsynsutfordringer med. Sett i lys av dette ble Rogaland fylkeskommune og Stavanger valgt ut som reisemål, og kontrollutvalget der er positiv til å være lokalt vertskap for oss. Det er lagt opp et program sammen med kontrollutvalget i Rogaland der de nevnte temaene vil stå i fokus. I tillegg er det satt av tid til diskusjoner rundt andre problemstillinger kontrollutvalgene er opptatt av. Som en del av programmet vil utvalget delta i en del av et ordinært kontrollutvalgsmøte i Rogaland, der det blant annet skal fremlegges rapport fra forvaltningsrevisjon om forholdet fylkeskommune Statens Vegvesen. Detaljert program for de to dagene deles ut i kontrollutvalgets møte. 11

12 Denne turen inngår i kontrollutvalgets planlagte aktiviteter for inneværende år, og det er knyttet forventninger til at møter og foredrag vil gi ny kunnskap og nyttige erfaringer som kontrollutvalget kan ta med seg i sitt videre arbeid. Det vil bli utarbeidet en rapport fra turen, slik at både nåværende og det neste kontrollutvalget kan ha en samlet oppsummering av informasjonen som framkommer. Programmet for turen strekker seg over to dager, med avreise på morgenen onsdag 6. oktober og retur torsdag 7. oktober. Sammen med kontrollutvalget vil sekretariatet delta med 2 personer. Kostnadene til studieturen dekkes over kontrollutvalgets eget driftsbudsjett for KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON I tråd med kontrollutvalgets planlagte aktivitet i inneværende år, jfr sak KU-40/2010, er det lagt opp en studietur til Rogaland fylkeskommune, med deres kontrollutvalg som lokalt vertskap. Programmet for turen er valgt med bakgrunn i utfordringer og tema som kontrollutvalget har hatt spesiell fokus på i den senere tid. Kontrollutvalget anbefales å slutte seg til det foreslåtte programmet for dagene oktober

13 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 54/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Ingen innstilling 13

14 Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 14