Kontrollutvalget MØTEINNKALLING

Transkript

1 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: kl. 13:00 Møtested: Møterom Jaspis, 4.etg i Fylkeshuset Andre opplysninger: Saker til behandling SAKLISTE 42/2010 Godkjenning av møtebok 2 43/2010 Referatsaker 4 44/2010 Oppfølging av vedtak i fylkestinget vedrørende avtale om kjøp av 6 revisjonstjenester 45/2010 Forvaltningsrevisjon av forholdet STFK - Statens Vegvesen - status og 9 framdrift 46/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon - salg av elevarbeid 11 47/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - KOSTRA 15 48/2010 Eventuelt 18

2 Saker til behandling SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 42/2010 Godkjenning av møtebok Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. juni 2010 godkjennes 2

3 Saksutredning: Godkjenning av møtebok Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. juni 2010 godkjennes VEDLEGG Protokoll fra kontrollutvalgets møte 8. juni

4 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 43/2010 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagte referatsak til orientering 4

5 Saksutredning: Referatsaker Kontrollutvalget tar framlagte referatsak til orientering VEDLEGG Følgende referatsak legges fram for kontrollutvalget: 1. God bidevind alle mann på dekk. Spørreundersøkelse 2010 om synet på fylkeskommunen blant politikere og fagpersonell i kommunene i Sør-Trøndelag. 5

6 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 44/2010 Oppfølging av vedtak i fylkestinget vedrørende avtale om kjøp av revisjonstjenester Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Ingen innstilling 6

7 Saksutredning: Oppfølging av vedtak i fylkestinget vedrørende avtale om kjøp av revisjonstjenester Ingen innstilling VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen Sak FT-23/2010 Endring av avtale om kjøp av revisjonstjenester BAKGRUNN Sør-Trøndelag fylkeskommune har siden 2005 vært medeier i og mottatt revisjonstjenester fra det interkommunale selskapet Revisjon Midt-Norge IKS. En avtale om kjøp av revisjonstjenester regulerer oppgavene revisjonsselskapet utfører for fylkeskommunen. SAKSUTREDNING Kontrollutvalget ønsker å følge opp ansvaret med å påse at fylkeskommunen får utført tilfredsstillende revisjonstjenester. Som et ledd i dette arbeidet har det siste året vært drøftinger med Revisjon Midt-Norge IKS om samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonsselskapet. Kontrollutvalget la i mars 2010 fram for fylkestinget sak om samarbeidsavtalen som danner grunnlag for fylkeskommunens kjøp av tjenester fra revisjonsselskapet. Følgende vedtak ble fattet i sak FT-23/2010: 1. Fylkestinget vedtar å videreføre gjeldende avtale om kjøp av revisjonstjenester. 2. Fylkestinget forutsetter at det er god og løpende kontakt mellom Kontrollutvalg og Revisjon Midt-Norge IKS, og at Revisjon Midt-Norge IKS gir jevnlig tilbakemelding til Kontrollutvalget om forbruk av timer og prognose for gjennomføring av de avtalte oppdrag. Det er viktig med rask tilbakemelding dersom avtalte tidsfrister må fravikes eller at budsjettert timeforbruk må overskrides. 3. Fylkestinget aksepterer at leveransene fra Revisjon Midt-Norge kan variere noe fra år til år, men forutsetter at STFK over tid vil motta tjenester som står i rett forhold til honoraret. Kontrollutvalget har forventninger til den videre dialogen med Revisjon Midt-Norge IKS, om hvordan fylkestingets vedtak kan følges opp. Daglig leder i revisjonsselskapet vil delta i kontrollutvalgets møte for å drøfte oppfølgingen med kontrollutvalget. 7

8 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Fylkestinget har fattet vedtak som berører kontrollutvalgets forhold til revisjonsselskapet og selskapets levering av tjenester til fylkeskommunen. Kontrollutvalget har som ledd i oppfølgingen av dette vedtaket bedt daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS om å delta i møtet. Drøftingene vil danne grunnlag for framtidig samarbeid og kommunikasjon. 8

9 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 45/2010 Forvaltningsrevisjon av forholdet STFK - Statens Vegvesen - status og framdrift Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om status i forvaltningsrevisjonsprosjekt om forholdet mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisors forslag til videre framdrift i prosjektet. Utvalgets innspill tas i betraktning i det videre arbeidet. Avtalt tidspunkt for overlevering av ferdig prosjektrapport er 1. februar

10 Saksutredning: Forvaltningsrevisjon av forholdet STFK - Statens Vegvesen - status og framdrift Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om status i forvaltningsrevisjonsprosjekt om forholdet mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen til orientering. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisors forslag til videre framdrift i prosjektet. Utvalgets innspill tas i betraktning i det videre arbeidet. Avtalt tidspunkt for overlevering av ferdig prosjektrapport er 1. februar VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen Sak KU-37/2010: Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - forholdet STFK og Statens Vegvesen SAKSUTREDNING Kontrollutvalget behandlet i møte i juni 2010 sak om bestilling av forvaltningsrevisjon for å se nærmere på forholdet mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen, sak KU-37/2010. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget slutter seg til innholdet i framlagt bestillingssak om forvaltningsrevisjon med fokus på forholdet mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune og Statens vegvesen. Revisjon Midt-Norge IKS bes gjennomføre den aktuelle undersøkelsen, innen en tidsramme på inntil 400 timer. Tidspunkt for overlevering av prosjektrapport avtales. Revisjon Midt-Norge IKS legger fram flere mulige problemstillinger, slik at kontrollutvalget kan velge det de mener er relevant i sitt møte 31. august 2010 Ansvarlig forvaltningsrevisor vil orientere om status i prosjektet, og mulig alternative problemstillinger i kontrollutvalgets møte. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Forvaltningsrevisjonsprosjektet om forholdet mellom fylkeskommunen og Statens Vegvesen er i innledende fase. Kontrollutvalget anbefales å ta til orientering informasjon fra forvaltningsrevisor, og gi sine innspill til det videre arbeidet med prosjektet. Etter dialog med revisor anses 1. februar som aktuelt tidspunkt for overlevering av ferdig prosjektrapport. 10

11 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 46/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon - salg av elevarbeid Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtar kontrollutvalget gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på salg av elevarbeid. Prosjektet gjennomføres innen en tidsramme på 250 timer. Prosjektrapport overleveres 1. desember

12 Saksutredning: Bestilling av forvaltningsrevisjon - salg av elevarbeid Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon vedtar kontrollutvalget gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på salg av elevarbeid. Prosjektet gjennomføres innen en tidsramme på 250 timer. Prosjektrapport overleveres 1. desember Utrykt vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon BAKGRUNN I gjeldende plan for forvaltningsrevisjon er salg av elevarbeid et av de prioriterte prosjektområdene i planperioden. Bakgrunnen for at dette prosjektområdet er satt fokus på er erfaringer fra den finansielle revisjonen utført av Revisjon Midt-Norge IKS. De har gjennom sin kontakt med skolene sett at dette er et område hvor det er usikkerhet og varierende måter å håndtere salg og inntekter på mellom de ulike skolene. Dette gjelder salg som ikke er regulert gjennom ungdomsbedrifter, men som foregår som en vesentlig del av undervisningsopplegget. SAKSUTREDNING På mange av de videregående skolene produseres artikler og tjenester av elever. Spesielt gjelder dette innen de yrkesfaglige studieretningene. Produksjonen foregår som en integrert del av undervisningsopplegget i ulike fag. I mange tilfeller selges elevenes produkter og tjenester på til eksterne kunder, eksempelvis hudpleietjenester, bilverkstedtjenester eller større og mindre trearbeider. Måten salg av elevarbeid er organisert på varierer mellom skolene, og mellom studieretningene og fagene. Mens dette noen steder er formalisert gjennom elevbedriftskonseptet er det andre steder lagt opp til at salget av varer og tjenester foregår på en enklere måte, ved at varer/tjeneste betales og tilfaller skolen eller trinnet/gruppa direkte. Elevbedrift kan organiseres på ulike måter, deriblant innen rammene av Ungdomsbedrift. Organisasjonen Ungt Entreprenørskap (UE) arbeider aktivt for etablering av ungdomsbedrifter og gjennomføring av andre tiltak på ulike utdanningsnivå, med sikte på å styrke interessen for, og kunnskapen om verdiskaping. 12

13 Ungdomsbedrift (UB) gir elever i videregående skole erfaring med bedriftsetablering innenfor trygge rammer. Gjennom et skoleår skal elevene etablere, drive og avvikle ungdomsbedriften med lærer som veileder og en mentor fra lokalt næringsliv. Elevene arbeider ut fra en reell idé og realiserer denne gjennom produksjon, markedsføring og salg. Overskuddet bedriften gir, er det elevene selv som bestemmer over. En ungdomsbedrift registreres i Brønnøysundregisteret via Ungt Entreprenørskap som en egen juridisk enhet. ( ) Sør-Trøndelag fylkeskommune støtter arbeidet til Ungt Entreprenørskap, og yter tilskudd på vel ,- årlig til organisasjonen. Det er et mål at ungdomsbedrift anvendes som metode i undervisningen når situasjonen tilsier at dette er egnet. Ikke alt elevarbeid foregår på en slik måte at det er hensiktsmessig å organisere som ungdomsbedrift. I andre tilfeller er kanskje ikke ungdomsbedrift vurdert, selv om det kunne ha vært en god ramme for organisering av produksjon og salg. Det er derfor en hel del av elevarbeidet i de videregående skolene som foregår som direkte salg, der inntektene tilbakeføres enten til skolen, kjøp av nytt utstyr, elevene eller andre mottakere. Slik arbeid er i konkurranse med annen ordinær forretningsdrift og dermed underlagt bestemmelser bl.a. om avgiftsplikt. Måten inntekter håndteres på ser ut til å variere mellom de videregående skolene. Om det er utarbeidet retningslinjer eller rutiner for hvordan dette skal løses er ikke kjent. Det registreres i alle fall at praksis er varierende. På bakgrunn av de beskrevne forholdene har kontrollutvalget gjennom plan for forvaltningsrevisjon prioritert en gjennomgang av virksomheten knyttet til salg av elevarbeid i de videregående skolene. Tema det kan være aktuelt å belyse i undersøkelsen er: Hvilke føringer legges på valg av organisering av salg av elevarbeid? Hva fører til at noe salg organiseres som elevbedrift mens det i mange til feller ikke velges en slik form? Dersom elevbedrift ikke velges: Finnes det retningslinjer for salg av elevarbeid, og er disse eventuelt kjent? Hva ligger til grunn for valg av organisering? Hvordan organiseres salg av elevarbeider i skolene for å ivareta nødvendig trygghet for håndtering av økonomi og forebygge misligheter? Skjer salg av elevarbeid i tråd med lovkrav? (eksempelvis avgifter, fakturering) På hvilken måte kommer eventuelt overskudd fra salg av elevarbeid skolene og elevene til gode? Er praksis lik mellom skolene? Nærmere konkretisering av problemstilling foreslås overlatt til prosjektansvarlig revisor. For å sikre kontinuiteten i revisjonsselskapets arbeid anbefales det at prosjektet startes opp umiddelbart og ikke legges fram for kontrollutvalget for noen nærmere godkjenning. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Det anbefales med dette en gjennomgang av skolenes håndtering av salg av elevarbeid, for å kartlegge om dette foregår på en hensiktsmessig måte og i tråd med gjeldende regler og 13

14 retningslinjer. Prosjektet gjennomføres innen en tidsramme på 250 timer. Ferdig rapport overleveres 1. desember, for behandling i kontrollutvalgets møte 14. desember. 14

15 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 47/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt - KOSTRA Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Sverre Bugge Midthjell Arkivsaksnr: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt av fylkestinget på møte den og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer, med avgivelse av prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat innen 15. januar Kontrollutvalget holdes informert om prosjektet underveis. 15

16 Saksutredning: Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt KOSTRA-rapportering Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt av fylkestinget på møte den og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer, med avgivelse av prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat innen 15. januar Kontrollutvalget holdes informert om prosjektet underveis. BAKGRUNN I prioriteringslisten i Plan for forvaltningsrevisjon ble følgende vedtatt som 8. prioriterte prosjekt: KOSTRA Kvalitetssikring av innrappportert tallmateriale Kontrollutvalgssekretariatet legger derfor frem et forslag for bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor dette området. KOSTRA KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering) er et felles system for innsamling av data fra norske kommuner og fylkeskommuner som har som overordnet mål å bringe frem relevant, pålitelig og sammenlignbar styringsinformasjon om kommunal og fylkeskommunal virksomhet. Samtidig skal KOSTRA bidra til forenkling av innrapporteringen fra kommunesektoren til staten. Fra og med 2001 har rapportering etter KOSTRA-modellen vært obligatorisk for alle kommuner og fylkeskommuner. Korrekte KOSTRA-tall er et viktig virkemiddel for kommuner og fylkeskommuner fordi det gjør det mulig å sammenligne seg med andre med en viss sikkerhet for at tallene måler det samme. Dette kan gi ny og viktig innsikt i egen virksomhet. Det forutsetter imidlertid at det er høy kvalitet på innrapporteringen både i egen og andre organisasjoner. KOSTRA er et standardisert system som i prinsippet skal være nøytralt i forhold til hvordan kommunen er organisert, fordi det tar utgangspunkt i de tjenester kommunen yter, ikke i kommunens egne enhteter. Dette innebærer at man må fordele kostnader på andre måter enn de man bruker i egen budsjettering, noe som fordrer gode rutiner og kompetanse hos alle enhetene på hvordan kostnader og andre nøkkeltall fordeles riktig mellom ulike typer virksomhet. 16

17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om KOSTRA-rapportering Den primære målsetningen med dette prosjektet vil være å vurdere rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Det vil først og fremst være naturlig å vurdere hvorvidt STFK har opprettet rutiner som er i overensstemmelse med sentrale forskrifter for rapportering, og hvorvidt det er sørget for at ansatte i fylkeskommunen med ansvar for KOSTRA-rapportering har den nødvendige kompetansen. Videre er det en mulighet å gjøre en etterkontroll av et utvalg rapporterte tall for å se hvorvidt rutiner blir fulgt opp i praksis og hvorvidt kvaliteten på rapporterte tall synes å være tilfredsstillende. Det vil antagelig være uhensiktsmessig å gjennomføre en slik kontroll overfor hele virksomheten, så det må gjøres en begrensning både på områder og tidsrom. Her er det mulig å begrense prosjektet ut fra hvilke områder som erfaringsmessig kan være problematiske. I tillegg er det nødvendig å gjøre en vurdering av helheten i forvaltningsrevisjonsvirksomheten for å sørge for at ingen enkelt enhet i fylkeskommunen blir utsatt for kontroll i et slikt omfang at det går ut over kjernevirksomheten. Ut fra nåværende prioriteringsliste kan det synes som at videregående utdanning og skolebruksplanen er områder man bør søke å styre unna i denne omgang, da disse vil være gjenstand for flere andre forvaltningsrevisjonsprosjekter i perioden. Omfang, framdrift og tidsfrister Revisjon Midt-Norge har antydet at dette er et område som ligger nært opp til regnskapsrevisjonen og at det derfor kan være hensiktsmessig å utnytte regnskapsrevisorenes kompetanse. Ut fra ressurssituasjonen ønsker de derfor å komme i gang raskt med prosjektet. Prosjektet er også av en ganske teknisk karakter, så det synes også å være begrenset behov for behandling av prosjektplanen i kontrollutvalget. Revisjonen har også antydet at de ønsker å gjennomføre prosjektet raskt. 15. januar foreslås derfor som tidsfrist, slik at kontrollutvalget kan behandle saken i månedsskiftet januar/februar. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Med henblikk på de tilgjengelige ressursene til revisjon i foreslår sekretariatet at prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer, med avgivelse av prosjektrapport innen 15. januar Det foreslås ikke at prosjektplanen behandles i kontrollutvalget, men at revisjonen gir en orientering til kontrollutvalget etter at arbeidet har kommet i gang. 17

18 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 48/2010 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Ingen innstilling 18

19 Saksutredning: Eventuelt Ingen innstilling 19

20 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget TILLEGGSAKLISTE Møtedato: kl. 13:00 Møtested: Møterom Jaspis, 4.etg Fylkeshuset Andre opplysninger: TILLEGG TIL TIDLIGERE UTSENDT SAKLISTE Saker til behandling 49/2010 Forvaltningsrevisjon brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 - status og framdrift 22 20

21 Saker til behandling 21

22 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget Sak 49/2010 Forvaltningsrevisjon brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 - status og framdrift Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2010 Saksbehandler: Hanne Kristin Kongsvik Arkivsaksnr: Kontrollutvalget tar informasjon om status i forvaltningsrevisjonsprosjekt om brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 til orientering. Kontrollutvalgets innspill til videre framdrift tas med i det videre arbeidet med undersøkelsen. 22

23 Saksutredning: Forvaltningsrevisjon brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 - status og framdrift Kontrollutvalget tar informasjon om status i forvaltningsrevisjonsprosjekt om brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 til orientering. Kontrollutvalgets innspill til videre framdrift tas med i det videre arbeidet med undersøkelsen. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen Sak KU-39/2010 Bestilling av forvaltningsrevisjon Brukermedvirkning i Skolebruksplan 3 BAKGRUNN Kontrollutvalget behandlet i juni 2010 sak vedrørende bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om brukermedvirkning i Skolebruksplan 3. Følgende vedtak ble fattet i saken, KU-39/2010: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt av fylkestinget på møte den og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på brukermedvirkning i Skolebruksplan 3. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 350 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat senest innen 1. desember SAKSUTREDNING Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor vil delta i kontrollutvalgets møte, for å orientere om status. Kontrollutvalget inviteres til å komme med innspill til videre framdrift i prosjektet. Innspill vil bli tatt med inn i revisjonens arbeid med undersøkelsen. 23