Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 11/123 Møtedato/tid: , kl Møtested: Fylkeshuset, møterom Thulitt Deltagere: Kontrollutvalgets medlemmer Kopi: Fylkesordfører Fylkesrådmann Oppdragsansvarlig revisor Sakliste 015/11 Godkjenning av møtebok fra /11 Referatsaker og orienteringer 017/11 Forvaltningsrevisjonsrapport - Brukermedvirkning i skoleutbygginger 018/11 Forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering 019/11 Invitasjon til midtnorsk konferanse for kontrollutvalg 020/11 Kontrollutvalgets årsmelding utkast 021/11 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Hanne Kongsvik på telefon , eller e-post: hanne.kongsvik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Hanne Dyveke Søttar (sign.) Leder av kontrollutvalget Hanne Kongsvik Rådgiver Side 1 av1

2 Godkjenning av møtebok fra Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Hanne Kongsvik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/117-2 Protokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes Vedlegg Møteprotokoll docx

3 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: kl. 10:00 15:30 Møtested: Skifer Saknr: 8/2011-9/2011 Arkivsak: Møteleder Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Møtende medlemmer Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Kirsten Olava Hofstad (Sosialistisk Venstreparti) Eivind Stende (DnA) Forfall Ivar Kværnø Hans Bøe (Venstre) Møtende varamedlem Siri Holm Lønset (Høyre) Fra Revisjon Midt-Norge IKS møtte Arve Gausen sak 11 og 12/2011 Tove Tveråmo sak 11, 12 og 13/2011 Jon Kristian Sørmo sak 12/2011 Sissel Myrvoll sak 12/2011 Fra Konsek Midt-Norge IKS møtte Sverre Midthjell Hanne Kongsvik møtesekretær Fra STFK s administrasjon møtte Fylkesrådmann Milian Myraunet Bygge- og eiendomssjef Siri Koldaas Merknader til innkallingen Ingen merknader

4 Saker til behandling Arkivsak: Sak 8/2011 Godkjenning av møtebok fra Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. januar godkjennes Protokoll Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. januar godkjennes [Lagre] Arkivsak: Sak 9/2011 Referatsaker og orienteringer Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Kontrollutvalget tar framlagte redegjørelser til orientering Protokoll Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Kontrollutvalget tar framlagte redegjørelser til orientering [Lagre] 2

5 Arkivsak: Sak 10/2011 Kontrollutvalgets egen vurdering av virksomhet i valgperioden Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Som del av kontrollutvalgets rapportering om egen virksomhet til fylkestinget er det gjennomført første del av evaluering av utvalgets arbeid. Innspill framkommet i møtet bearbeides og tas med en den helhetlige rapporten som tenkes lagt fram for fylkestinget i juni Protokoll Forhold rundt egen virksomhet i valgperioden ble drøftet. Prosessen med evaluering fortsettes i utvalgets neste møte. Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Som del av kontrollutvalgets rapportering om egen virksomhet til fylkestinget er det gjennomført første del av evaluering av utvalgets arbeid. Innspill framkommet i møtet bearbeides og tas med en den helhetlige rapporten som tenkes lagt fram for fylkestinget i juni [Lagre] Arkivsak: Sak 11/2011 Rapport fra forvaltningsrevisjon av forholdet Statens Vegvesen - STFK Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Fylkestinget Kontrollutvalget legger rapport fra forvaltningsrevisjon om styring og kontroll av fylkesveger fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar framlagt rapport fra forvaltningsrevisjon om styring og kontroll av fylkesveger til etterretning. Fylkestinget ser positivt på at det er gjort organisasjonsendringer og inngått avtaler som bidrar til å sikre styring og kontroll. Fylkesrådmannen bes om fortsatt å 3

6 ha stor oppmerksomhet mot forhold der det er påpekt behov for forbedring, herunder revisors anbefalinger om: o Definering og utvikling av bestillerrollen. o Definering av behov for informasjon fra Statens Vegvesen, tilpasset Fylkeskommunen kontrollbehov o Definering av hva som utløser avvikssituasjoner og hvordan disse skal håndteres. Vurdering av om dette skal innarbeides i revisjon av rammeavtalen Fylkesrådmannen bes om gi en tilbakemelding til fylkestinget om oppfølging av rapportens anbefalinger innen utgangen av Protokoll Prosjektmedarbeider Tove Tveråmo orienterte om innholdet i den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten. Omforent forslag i møtet: - første kulepunkt endres til : Definering og utvikling av bestillerrollen, herunder hvilke oppgaver som bør løses internt i fylkeskommunen - siste kulepunkt, første setning, endres til: Definering av hva som utløser avvikssituasjoner jfr. rammeavtalens punkt 7.6, og hvordan disse skal håndteres. Vedtak Kontrollutvalget legger rapport fra forvaltningsrevisjon om styring og kontroll av fylkesveger fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar framlagt rapport fra forvaltningsrevisjon om styring og kontroll av fylkesveger til etterretning. Fylkestinget ser positivt på at det er gjort organisasjonsendringer og inngått avtaler som bidrar til å sikre styring og kontroll. Fylkesrådmannen bes om fortsatt å ha stor oppmerksomhet mot forhold der det er påpekt behov for forbedring, herunder revisors anbefalinger om: o Definering og utvikling av bestillerrollen, herunder hvilke oppgaver som bør løses internt i fylkeskommunen o Definering av behov for informasjon fra Statens Vegvesen, tilpasset Fylkeskommunen kontrollbehov o Definering av hva som utløser avvikssituasjoner jfr. rammeavtalens punkt 7.6, og hvordan disse skal håndteres. Vurdering av om dette skal innarbeides i revisjon av rammeavtalen Fylkesrådmannen bes om gi en tilbakemelding til fylkestinget om oppfølging av rapportens anbefalinger innen utgangen av [Lagre] 4

7 Arkivsak: Sak 12/2011 Forvaltningsrevisjon - Følger bygge- og eiendomstjenesten regelverket om offentlige anskaffelser? Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Fylkestinget Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapport Følger bygg- og eiendomstjenesten regelverket om offentlige anskaffelser? til orientering. 2. Fylkestinget mener det er bekymringsverdig at det avdekkes omfattende brudd på internt og eksternt regelverk for offentlige anskaffelser. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen presentere en tiltaksplan for å forbedre situasjonen i egen sak til fylkestinget innen utgangen av Protokoll Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen og prosjektmedarbeider Jon Kristian Sørmo orienterte om arbeidet med undersøkelsen og innholdet i den framlagte rapporten. Fylkesrådmann Milian Myraunet og bygge-og eiendomssjef Siri Koldaas var tilstede under behandlingen og ga uttrykk for deres syn på gjennomføring av, og resultater i den aktuelle forvaltningsrevisjonen. Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapport Følger bygg- og eiendomstjenesten regelverket om offentlige anskaffelser? til orientering. 2. Fylkestinget mener det er bekymringsverdig at det avdekkes omfattende brudd på internt og eksternt regelverk for offentlige anskaffelser. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen presentere en tiltaksplan for å forbedre situasjonen i egen sak til fylkestinget innen utgangen av [Lagre] Arkivsak: Sak 13/2011 Oppfølging av rapport med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 5

8 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra fylkesrådmannen angående oppfølging av rapporten om styrket egenkontroll til orientering. Protokoll Fylkesrådmann Milian Myraunet var invitert i møtet for å dele oppfatninger og refleksjoner rundt rådmannens ansvar for internkontroll, og da spesielt de forholdene som er pekt på i rapporten med 85 anbefalinger for styrket egenkontroll. Innstilling enstemmig vedtatt Vedtak Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra fylkesrådmannen angående oppfølging av rapporten om styrket egenkontroll til orientering. [Lagre] Arkivsak: Sak 14/2011 Eventuelt Behandlet av Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2011 Ingen innstilling Protokoll Ingen saker behandlet [Lagre] 6

9 Referatsaker og orienteringer Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Hanne Kongsvik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/117-1 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til orientering Følgende referatsaker og orienteringer legges fram i møtet: Fylkestingets vedtak i sakene o FT-15/2011: Rapport fra forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid i videregående opplæring o FT-16/2011: Rapport fra forvaltningsrevisjon av forholdet Statens Vegvesen - STFK o FT-17/2011: Forvaltningsrevisjon - Følger bygge- og eiendomstjenesten regelverket om offentlige anskaffelser?

10 Forvaltningsrevisjonsrapport - Brukermedvirkning i skoleutbygginger Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/88-2 Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten Brukermedvirkning i skoleutbygginger til orientering, og konstaterer med tilfredshet at brukermedvirkningen synes å være godt ivaretatt. 2. Fylkestinget ber om at fylkesrådmannen i fremtidige prosjekter sørger for å styrke tilgjengeligheten av informasjon og dokumentasjon av innspill og beslutninger. 3. Fylkestinget ber om at behov for ressurser til brukermedvirkning synliggjøres fra starten av i fremtidige byggeprosjekter, og at det legges vekt på å sørge for rasjonelle arbeidsprosesser for alle parter. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - Brukermedvirkning i skoleutbygginger Saksutredning Skolebruksplan 3 har avstedkommet en rekke store utbyggingsprosjekter, med stor betydning for elever og ansatte ved skolene. Disse har rettigheter til medvirkning som følge av fylkeskommunens egne vedtak, men også gjennom sentrale lovverk. Fylkeskommunens arbeidstakere har blant annet krav på medvirkning gjennom Arbeidsmiljøloven, mens elevene har rett til innflytelse som følge av Opplæringslova. Medvirkning kan komme i ulike former. Når det gjelder utforming av skoletilbudet i fylket er det klart at fylkeskommunen har styringsrett overfor elevene og arbeidstakerne, og dermed har det siste ordet når beslutninger tas. Medvirkningen er i dette tilfellet begrenset til retten til å bli hørt og tatt på alvor. I forbindelse med behandlinger av skolebruksplan 3 har fylkestinget både i sak 96/2006 og 90/2008, samt fylkesutvalget i sak 37/2009 hatt særlig fokus på brukermedvirkningen. Dette ble trokket frem som et prioritert område også i Plan for forvaltningsrevisjon , og på bakgrunn av dette gjorde kontrollutvalget i sak 39/2010 blant annet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt av fylkestinget på møte den og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på brukermedvirkning i Skolebruksplan 3. Kontrollutvalgets vedtak satte i utgangspunktet en ressursramme på 350 timer, og en tidsfrist til 1. desember Tidsfristen ble senere noe overskredet, i dialog med utvalget. Revisjon Midt-Norge avla rapporten Brukermedvirkning i skoleutbygginger som et svar på denne bestillingen.

11 Rapporten baserer seg på intervjuer med til sammen tolv nøkkelpersoner, både i fylkeskommunens administrasjon og representanter for ansatte og elever. I tillegg er det gjennomført en spørreundersøkelse blant til sammen 463 elever og ansatte ved 6 videregående skoler som har deltatt i ulike roller i medvirkningsprosessene. Svarprosenten er høy blant de ansatte, men forholdsvis lav blant elevene. Opplæringskontorene har blitt invitert til å gi innspill per epost. I tillegg har revisor gått igjennom en rekke dokumenter i fylkeskommunens elektroniske systemer. Revisors vurderinger Revisor baserer sine vurderinger på følgende problemstillinger: Hovedproblemstilling: Er fylkestingets intensjoner om brukermedvirkning fulgt opp i planleggings- og gjennomføringsprosessen av Skolebruksplan 3? Delproblemstilling 1: Har brukermedvirkningen for ulike grupper elever vært tilstrekkelig? Delproblemstilling 2: Har brukermedvirkningen for ulike grupper ansatte vært tilstrekkelig? Elevenes medvirkning Elevenes medvirkning er vurdert opp mot fylkestingets føringer i sak 96/2006, der det spesifikt presiseres at det skal legges vekt på prosess og medvirkning. Videre legges det vekt på bestemmelser i Opplæringslova og generelle anbefalinger for medvirkningsprosesser i NOU 2010:1, selv om sistnevnte først og fremst innretter seg mot prosesser i arbeidslivet. Revisor viser til at elevmedvirkningen generelt har vært organisert på samme måte på alle de berørte skolene. Elevråd og skoleutvalg har vært involvert, i tillegg til egne elevgrupper. Ut over dette har elevene hatt to representanter i en overordnet brukergruppe for hele skolebruksplanen. Både fra elever i elevrådene og skoleutvalgene gis det en positiv score på brukermedvirkningen. Disse har fattet vedtak i relevante saker, og blitt holdt orientert først og fremst av skoleledelsen. Elevorganisasjonen var også svært aktiv i den fasen rundt beslutning av skolestruktur, og kom tydelig til orde som uenige med fylkestingets vedtak. I elevgrupper og overordna brukergrupper vises det til at det er visse utfordringer med å involvere elevene, men at det har vært positive erfaringer med brukermedvirkningen i utformingsprosessen. Det vises til at elevene har gitt andre innspill enn de ansatte, og ofte vært et viktig korrektiv. Elevene har blant annet korrigert innspill der andre brukergrupper har uttalt seg på elevenes vegne. Dette har vært en brukermedvirkning ut over den lovpålagte, i tråd med fylkestingets vedtak i saken. Tilbakemeldingene fra elevene varierer noe de har positive erfaringer med å bli tatt på alvor, men til dels negative erfaringer med å bli hørt. Med bakgrunn i utfordringer med å opprettholde kontinuitet i representasjonen fra elevene trekker revisor særlig fram at det hadde vært en fordel å sørge for tilgjengeliggjøring av innspill gjennom hele prosessen. Det presiseres også at elevene bevisst har vært utelatt i prosessene knyttet til detaljplanlegging og byggtekniske avklaringer. I forhold til universell utforming stiller lovverket nye og strengere krav, noe som har gjort det lettere å ta hensyn til disse utfordringene. Det vises til noen utfordringer med involvering av funksjonshemmedes organisasjoner i startfasen, men at en har funnet rasjonelle måter å gjøre dette på etter hvert. Dette er viktige erfaringer å ta med til senere prosjekter. For å ivareta lærlingenes behov har yrkesopplæringsnemda vært involvert, mens deltakelse fra opplæringskontorene har vært dårligere.

12 Ansattes medvirkning For å vurdere de ansattes medvirkning har revisor tatt utgangspunkt i fylkestingets vektleggelse av dette i sak 96/2006 og 90/2008, i tillegg til den rett til innflytelse som er regulert i arbeidsmiljøloven og hovedavtalen, og anbefalingene i NOU 2010:1. De relevante faste foraene for de ansatte er i første rekke Hovedarbeidsmiljøutvalget i STFK (HAMU), arbeidsmiljøutvalget for de videregående skolene og ved den enkelte skole i tillegg til skoleutvalget. Disse har blitt orientert og fattet vedtak i forhold til skolebruksplanen. I noen tilfeller har det vært manglende tilfredshet med informasjonen fra prosjektedelsen. Fra de tillitsvalgtes side er det gjennomgående positive tilbakemeldinger, men det var noe misnøye med innvolveringen i startfasen. Også for de ansatte har det vært en omfattende medvirkning i brukergrupper som går ut over de lovpålagte rettighetene til medvirkning. Det har vært en blanding av deltakere fra faste utvalg, tillitsvalgte og andre, noe som har sikret både bredde og forankring til faste fora. De ansatte gir svært positive tilbakemeldinger på denne involveringen, men de økonomiske rammene for medvirkning presenteres som en utfordring gjennom hele prosessen. I forhold til universell utforming, og informasjon og kommunikasjon er vises det til vurderingene gjort for elevene. Et særlig punkt som trekkes fram er imidlertid at de ansatte synes å ha hatt mer fokus på universell tilrettelegging for elevene enn for de ansatte. Revisors konklusjoner Revisor konkluderer med at fylkestingets intensjoner om brukermedvirkning er ivaretatt. Det har vært noen utfordringer knyttet til elevenes medvirkning, med særlig bakgrunn i at det er vanskelig å oppnå kontinuitet blant en gruppe som er i systemet i kort tid. Det har i det store og det hele vært løst godt, men synes å være noe mer å hente i oppdatering av elektroniske portaler for informasjonsflyt. Fra de ansattes side er man stort sett fornøyde, men det synes å være et forbedringspotensial i informasjon om status for de innspill som har kommet. Innvolveringen av de funksjonshemmedes organisasjoner har også etter hvert funnet en rasjonell form. Revisor kommer med følgende anbefalinger, på rapportens side 36: Revisor konstaterer at tilretteleggingen for brukermedvirkning i skolebruksplan 3 i all hovedsak har vært vellykket, og anbefaler fylkesrådmannen å ta med erfaringene videre i prosessen, og i lignende prosesser senere. I den sammenheng er det viktig å ha oppmerksomhet på: Forbedre tilgjengeligheten av informasjon og dokumentasjon av innspill og beslutninger Legge til rette for rasjonelle arbeidsprosesser for alle parter, og synliggjøre ressursbehov (tid) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten viser at Fylkestingets føringer for brukermedvirkning har vært godt ivaretatt gjennom prosessene i skolebruksplan 3. De to forbedringspunktene revisor trekker fram i sin anbefaling er viktige innspill å ta med seg for å ytterligere forbedre brukernes medvirkning i fremtidige byggeprosjekter i regi av fylkeskommunen.

13 Forvaltningsrevisjon - KOSTRA-rapportering Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 11/65-2 Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget har merket seg innholdet i rapporten KOSTRA-rapportering i Sør- Trøndelag fylkeskommune, og tar rapporten til etterretning. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen arbeide videre med kvalitetssikring av fylkeskommunens KOSTRA-rapportering, og aktivt delta i samarbeid med statlige organer og andre fylkeskommuner for å sørge for at tallene både lokalt og nasjonalt blir gode styringsverktøy. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gi en orientering om oppfølging av dette arbeidet i junimøtet, sammen med avleggelse av endelige tall for Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - KOSTRA-rapportering i Sør-Trøndelag fylkeskommune Saksutredning KOSTRA står for Kommune-Stat-Rapportering, og er et system for å samordne og effektivisere rapportering fra kommuner og fylkeskommuner til staten. Det rapporteres både på data om tjenester og økonomi i dette systemet. Systemet ble obligatorisk fra 2001, så det har nå fungert i ca. 10 år. Tallene rapporteres til Statistisk Sentralbyrå (SSB), som kobler disse også til data fra andre kilder, for eksempel befolkningstall, og gjør dem tilgjengelig for det offentlige og allmennheten som et verktøy for sammenligning av tjenester og økonomi mellom kommunene og fylkeskommunene. For de fleste kommuner og fylkeskommuner bruker KOSTRA-tall i større eller mindre grad i arbeidet med planlegging, evaluering og synliggjøring av egen aktivitet. Verdien av KOSTRA-tallene er i stor grad avhengig av at det rapporteres korrekt, ikke bare fra egen organisasjon, men også fra de kommuner og fylkeskommuner man ønsker å sammenligne seg med. Mangelfull og feilaktig rapportering kan igjen føre til at feil informasjon legges til grunn for de beslutninger fylkeskommunen tar. I tråd med Plan for forvaltningsrevisjon , vedtatt av Fylkestinget, gjorde kontrollutvalget i sak 47/2010 følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Sør-Trøndelag fylkeskommune som ble vedtatt av fylkestinget på møte den og bestiller herved et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapportering av KOSTRA-tall i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer, med avgivelse av prosjektrapport til kontrollutvalgets sekretariat innen 15. januar Kontrollutvalget holdes informert om prosjektet underveis.

14 Som svar på denne bestillingen leverte Revisjon Midt-Norge 12. januar rapporten KOSTRArapportering i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Revisors vurderinger Revisjonens rapport setter i tråd med bestillingen fokus på rutiner, kompetanse og praksis for rapporteringen. For å begrense arbeidets omfang har rapporten i gjennomgang av praktiseringen hovedfokus på områdene samferdsel, tannhelse og administrasjon. Det er gjennomført intervju med 17 personer i sentraladministrasjonen og disse enhetene. I tillegg baserer rapporten seg på gjennomgang av sentrale dokumenter og informasjon fra oppdragsansvarlig revisor for fylkeskommunens regnskap. Rapporten tar for seg følgende problemstillinger: Hovedproblemstilling: Er det lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA-data i STFK? Delproblemstilling 1: Har STFK etablert tilfredsstillende rutiner som sikrer ensartet praksis og forståelse av krav for rapportering til KOSTRA? Delproblemstilling 2: Har ansatte med ansvar for rapportering av KOSTRA-data tilstrekkelig kompetanse på området? Delproblemstilling 3: Følges etablerte rutiner for rapportering i praksis? Innenfor delproblemstilling 1 viser revisor til at det er den enkelte enhet i fylkeskommunen som selv har ansvaret for KOSTRA-rapportering innenfor sitt område, inkludert å utarbeide rutiner for dette. Revisor finner at det varierer mellom enhetene hvorvidt slik informasjon er nedfelt skriftlig. Dette har til en viss grad sammenheng med at det varierer mye mellom enhetene hvor komplekst arbeidet med rapporteringen er. Fylkeskommunens regnskapsføring er innrettet til å være i tråd med tallene som skal rapporteres til KOSTRA, noe som gjør rapportering av økonomiske tall mulig uten konvertering. Det gjøres i liten grad systematisk kvalitetssikring og evaluering av rapporterte data på overordnet nivå. Revisor vurderer innenfor delproblemstilling 2 at alle man innenfor tannhelse har gode rutiner for kompetanseoverføring, og det at flere personer innen enheten gjennomfører tilsvarende rapportering gir liten sårbarhet. Innenfor samferdsel er man også i ferd med å bygge opp rutiner som sørger for å redusere dette. Innenfor IKT-tjenesten har man ikke hatt samme behov for tilsvarende rutiner. Det later til at kompetansen er tilstrekkelig i de forskjellige delene av organisasjonen til å være i stand til å gjennomføre god rapportering. I forbindelse med delproblemstilling 3 ser revisor på eventuell kvalitetssikring og evaluering av rapporteringen i etterkant i tillegg til hvorvidt KOSTRA-dataene brukes aktivt av enhetene, noe som antas å skape tilhørighet og styrke forståelsen av de data som rapporteres. Revisor finner at det i liten grad gjøres systematisk kvalitetssikring, og at det varierer mye i hvor stor grad KOSTRA-tall brukes på enhetsnivå. Delvis er dette knyttet til usikkerhet rundt kvaliteten på rapporterte tall. Sentralt i fylkeskommunen brukes dataene mer aktivt, og her er det mulig å fange opp en del feil. I hovedkonklusjonen trekker revisor fram at det i liten grad legges overordnede føringer på KOSTRA-rapporteringen, noe som har sammenheng med fylkeskommunens sterke desentralisering av ansvar. Revisor antar at vesentlige feil i rapporteringen antagelig vil kunne fanges opp gjennom bruken av KOSTRA-data på overordnet nivå i fylkeskommunen, men det er et forbedringspotensial på enhetsnivå. Revisor kommer med bakgrunn i dette med følgende anbefalinger, på rapportens side 27:

15 Beskrivelse av rutiner og prosedyrer på området, bør arkiveres slik at dette er tilgjengelig for alle som har oppgaver i tilknytning til rapporteringen for enheten. I tillegg anbefales at det lages en overordnet beskrivelse som viser hvordan rapporteringsarbeidet for STFK er organisert og relevante frister for rapporteringen. Rapporterte KOSTRA-data bør være gjenstand for en systematisk evaluering både ved den enkelte enhet og for STFK samlet. Evalueringen bør inneholde en vurdering av om kvaliteten på rapporterte data er tilstrekkelig og hva som eventuelt bør gjøres for å bedre denne. Rapporterte data anbefales brukt i analysesammenheng på enhetsnivå for å avdekke eventuelle feil. Der STFK finner at veiledningsmaterialet for KOSTRA gir for uklar informasjon om hva som skal rapporteres, anbefales at dette tas opp med SSB slik at dette kan klargjøres. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten viser at STFK synes å ha lagt godt til rette for korrekt rapportering av KOSTRAtall, men at det her, som på de fleste andre områder finnes rom for forbedring på enkelte punkter. Sekretariatet vurderer det slik at rapporten vil være et godt virkemiddel for videre utviklingsarbeid i fylkeskommunen, og Fylkestinget anbefales å be fylkesrådmannen ta rapportens konklusjoner med seg i det videre arbeidet.

16 Invitasjon til midtnorsk konferanse for kontrollutvalg Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Hanne Kongsvik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/121-1 Kontrollutvalget ønsker å delta på midtnorsk samling for kontrollutvalg i Trondheim, april 2011 Vedlegg Midt-Norsk kontrollutvalgskonferanse april.doc Saksutredning Samarbeidet mellom kontrollutvalgene i Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal fylkeskommuner samt kontrollkomitèen i Trondheim kommune er et område det er ønskelig å prioritere. Hovedelementet i dette samarbeidet er de årlige konferansene. Kontrollutvalget har positive erfaringer med deltakelse av tilsvarende konferanser tidligere, og det er signalisert at deltakelse også er ønskelig i Trondheim kommune er vertskap for dette arrangementet i Konferansen vil finne sted april. Program følger vedlagt.

17 Midtnorsk kontrollutvalgskonferanse Trondheim april 2011 Kurssted: Pilegrimsgården ved Nidarosdomen Hotell for overnatting: Thon Hotell Trondheim, Kongens gate 15 PROGRAM Onsdag Kl Åpning ved Knut Fagerbakke, varaordfører i Trondheim Kl Kraftfondsaken i Trondheim - hva skjer i en kommune som følge av en større forvaltningsrevisjon. Hva har vi lært; iverksatte endringer. Carl-Jakob Midttun, kommunaldirektør for finans i Trondheim kommune Kl Kraftfondsaken i Trondheim - Adresseavisen reflekterer over egen rolle og kommenterer kommunens håndtering av saken. Gunnar Okstad, informasjonsdirektør i Adresseavisen Kl Lunsj Kl Samarbeidsprosjekt med Riksrevisjonen angående NAV Berit Juul, forvaltningsrevisor i Trondheim kommunerevisjon Kl Revisjon av fylkesvegregnskapene. Tove Tveråmo, assisterende daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS Kl Revisors uavhengighet. Tove Melgård, KomRev Trøndelag IKS Kl Pause med kaffe/ te og noe å bite i Kl Hvordan legge opp folkevalgtopplæring for et nytt kontrollutvalg? Politikernes råd - hva bør videreføres? Gjennomgang av ny veileder. Kl Avslutning faglig del første dag. Kl Byvandring med kunsthistoriker Daniel Johansen. Vi går til Rica Nidelven Hotel der vi spiser middag kl

18 Torsdag Kl Et offentlig eid selskaps forventninger til eier Ada Myhren, direktør i AtB Kl Milljø, sa du? Æ tar itj akkurat bølgen erfaringer fra første driftsår i Knutepunkt Sør-Trøndelag. Torbjørn Berglann, prosjektleder Kl Innkjøpsprosess og miljøaspektet Per-Otto Mentsen, innkjøpssjef i Nord-Trøndelag fylkeskommune Kl Lunsj Kl Samfunnsansvarlig forretningsdrift Bjørg Ravlo Rydsaa, direktør KS Bedrift Kl Avslutning Thon Hotel Trondheim Pilegrimsgården Vi ber deltakerne vennligst melde fra på forhånd om de har matallergier som det må tas hensyn til ved måltidene slik at vi kan ta hensyn til det. Kontaktinfo: Kari Aarnes mob , e-post: kari.aarnes@trondheim.kommune.no Velkommen til Trondheim!

19 Kontrollutvalgets årsmelding utkast Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Hanne Kongsvik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/122-1 Kontrollutvalget slutter seg til foreslått innretning på årsmelding for Innspill framkommet i møte innarbeides i endelig versjon, som legges fram for vedtak i kontrollutvalgets neste møte. Saksutredning Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til fylkestinget, blant annet gjennom sine årsmeldinger. Utkast til årsmelding legges med dette fram i kontrollutvalgets møte. Kontrollutvalget anbefales å gi sine innspill til endringer eller tillegg i møtet, slik at årsmeldingen kan legges fram for endelig vedtak i aprilmøtet.

20 Eventuelt Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag /11 Fylkeskommune Saksbehandler: Hanne Kongsvik Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/117-3 Ingen innstilling