Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: kl. 11:30 16:00 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Fylkeshuset Guro Angell Gimse (møteleder) Eivind Stende Sigrid Angen Gunnar Hynne Hans Bøe Saker til behandling: 035/15-041/15 Arkivsak: 15/82 Saksliste Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge (sak 36-38) Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 38) Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak 39) Odd Inge Mjøen, fylkesrådmann (sak 38) Inger Christensen, fylkesdirektør (sak 38) 035/15 Referatsaker 036/15 Forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler 037/15 Tilbakemeldinger i forbindelse med forvaltningsrevisjon om etikk og varsling 038/15 Varsling om mulige misligheter 039/15 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon av STFKs arbeid med mobbing og psykososialt læringsmiljø 040/15 Evaluering og rapportering - valgperioden /15 Eventuelt Sakene ble behandlet i rekkefølge:

2 Sak 035/15 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering. Følgende referatsaker ble presentert: 1. Trondheim kommunes forvaltningsrevisjon av Miljøpakken. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker en presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapport fra Trondheim kommune i neste møte. Innstillinga med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker en presentasjon av forvaltningsrevisjonsrapport fra Trondheim kommune i neste møte. Sak 036/15 - Forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a) sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b) sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c) styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d) styrke samhandlingen med kommunene e) oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f) vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler

3 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. mars Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag ble fremmet: Nytt punkt 1g): Fokusere spesielt på leverandørers bruk av lærlinger. Innstillinga med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Rapport fra forvaltningsrevisjon av fylkeskommunens oppfølging av innkjøpsavtaler legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: a) sørge for at brukerne av e-handelssystemet har kunnskap om og ferdigheter i bruk av systemet, og følge opp bruken av systemet b) sørge for at innkjøpsavtalene blir systematisk evaluert c) styrke brukergruppene ved blant annet å legge til rette for bedre deltakelse fra brukernes side d) styrke samhandlingen med kommunene e) oppdatere kompetanseplanen i jus- og innkjøpstjenesten f) vurdere å inngå innkjøpsavtaler for varer og tjenester der slike mangler g) Fokusere spesielt på leverandørenes bruk av lærlinger. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å orientere om hvilke tiltak som er satt i verk i etterkant av revisjonen innen 1. mars Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering Sak 037/15 - Tilbakemeldinger i forbindelse med forvaltningsrevisjon om etikk og varsling Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge om å ta kontakt med de som har sendt inn kommentarer, og komme tilbake til kontrollutvalget dersom det er saker som bør følges opp videre. Anna Ølnes fra Revisjon Midt-Norge orienterte.

4 Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber Revisjon Midt-Norge om å ta kontakt med de som har sendt inn kommentarer, og komme tilbake til kontrollutvalget dersom det er saker som bør følges opp videre. Sak 038/15 - Varsling om mulige misligheter Unntatt offentlighet, off.l ledd. Sekretariatet la frem forslag om at saken skulle behandles for lukkede dører med hjemmel i kommuneloven 31 nr. 2 og nr. 3 jf. forvaltningsloven 13. Forslag om lukking ble enstemmig vedtatt. Behandling unntatt offentlighet, off.l ledd. Unntatt offentlighet, off.l ledd. Sak 039/15 - Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon av STFKs arbeid med mobbing og psykososialt læringsmiljø 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på 400 timer og at rapporten leveres til sekretariatet innen 15. januar Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag til endring ble fremmet: 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen, med de innspill som fremkom i møtet. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på 400 timer og at rapporten leveres til sekretariatet innen 1. mars 2016

5 Innstillinga ble enstemmig vedtatt 1. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplanen, med de innspill som fremkom i møtet. 2. Kontrollutvalget forutsetter at forvaltningsrevisjonen gjennomføres innenfor en ressursramme på 400 timer og at rapporten leveres til sekretariatet innen 1. mars 2016 Sak 040/15 - Evaluering og rapportering - valgperioden Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden basert på innspillene gitt i møtet. Utvalget diskuterte og kom med innspill i møtet. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til rapport for valgperioden basert på innspillene gitt i møtet. Sak 041/15 - Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker fremmet Ingen vedtak.

6 en ble gjennomlest og godkjent i møtet.