Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: kl. 11:00 16:10 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Fylkeshuset, Trondhjemitt Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Lina Homme Saker til behandling: 069/11-076/11 Arkivsak: 11/293 Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Jan-Åge S. Gundersen, KonSek Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 69-71) Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak 72-76) Karsten Schroeder, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (sak 72) Aslak Olsen, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag (sak 72) Mona Løvik, Lønns- og personalavdelingen (egen orientering) NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 069/11 Godkjenning av protokoll fra møte /11 Referatsaker 071/11 Orientering om status for regnskapsrevisjon /11 Fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale arbeidsmiljø - rapporter fra tilsyn ved Røros og Fosen videregående skoler 073/11 Forvaltningsrevisjon - Digital kompetanse 074/11 Forvaltningsrevisjon Gauldal skole og kultursenter - prosjektplan 075/11 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon /11 Eventuelt Det ble i tillegg gitt orientering om utfylling av reiseregninger av Mona Løvik, lønns- og personalavdelingen.

2 Sak 069/11 - Godkjenning av protokoll fra møte en godkjennes. en godkjennes. Sak 070/11 - Referatsaker Referatsakene tas til orientering Følgende referatsak ble presentertert: 1. Riksrevisjonens dokument 1 Statens vegvesen Referatsakene tas til orientering Sak 071/11 - Orientering om status for regnskapsrevisjon 2011 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering Oppdragsansvarlig revisor Ann Katharine Gardner orienterte om finansiell revisjon og status for arbeidet i 2011.

3 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering Sak 072/11 - Fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale arbeidsmiljø - rapporter fra tilsyn ved Røros og Fosen videregående skoler Rapporter fra fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale miljø ved Røros og Fosen videregående skoler, samt informasjon om fylkesmannens tilsynsvirksomhet tas til orientering. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om å redegjøre for arbeidet med elevenes psykososiale arbeidsmiljø og oppfølging av fylkesmannens tilsynsrapporter i kontrollutvalgets møte 7. februar Karsten Schroeder og Aslak Olsen fra fylkesmannens oppvekst og utdanningsavdeling orienterte. Rapporter fra fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale miljø ved Røros og Fosen videregående skoler, samt informasjon om fylkesmannens tilsynsvirksomhet tas til orientering. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om å redegjøre for arbeidet med elevenes psykososiale arbeidsmiljø og oppfølging av fylkesmannens tilsynsrapporter i kontrollutvalgets møte 7. februar Sak 073/11 - Forvaltningsrevisjon - Digital kompetanse Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten Digital kompetanse til orientering, og konstaterer at Sør- Trøndelag Fylkeskommune følger opp sine forpliktelser som skoleeier. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger og komme tilbake til utdanningskomiteen med en tilbakemelding på arbeidet innen sommeren 2012.

4 Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Det ble påpekt en feil i saksfremlegget som vil bli korrigert før behandling i fylkestinget. Følgende omforente forslag ble fremmet: Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten Digital kompetanse til orientering, og konstaterer at Sør-Trøndelag Fylkeskommune følger opp sine forpliktelser som skoleeier. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger: - Skaffe en samlet oversikt over behov for digital kompetanseheving, og vurdere hvilke målrettede kompetansehevingstiltak som bør iverkesttes overfor bedagogisk personale med svak digital kompetanse. - Følge opp prosessen rundt innkjøp og implementering av nytt skoleadministrativt system og ny læringsplattform, med sikte på at kommende systemer blir brukervennlige og effektive for pedagogisk personale. - Be skolene om en samlet oversikt over skolenes digitale utstyr og tilstand, spesielt med tanke på å legge til rette for planmessig vedlikehold og oppgradering. - Iverksette tiltak for å i større grad utnytte de digitale læringsressursene som er tilgjengelige gjennom NDLA. - Følge opp at det skjer kunnskapsspredning fra fagnettverk for pedagogisk bruk av IKT ut i den enkelte skole. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen komme tilbake til opplæringskomiteen med en tilbakemelding på arbeidet innen sommeren Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: 1. Fylkestinget tar rapporten Digital kompetanse til orientering, og konstaterer at Sør- Trøndelag Fylkeskommune følger opp sine forpliktelser som skoleeier. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger: - Skaffe en samlet oversikt over behov for digital kompetanseheving, og vurdere hvilke målrettede kompetansehevingstiltak som bør iverkesttes overfor bedagogisk personale med svak digital kompetanse. - Følge opp prosessen rundt innkjøp og implementering av nytt skoleadministrativt system og ny læringsplattform, med sikte på at kommende systemer blir brukervennlige og effektive for pedagogisk personale. - Be skolene om en samlet oversikt over skolenes digitale utstyr og tilstand, spesielt med tanke på å legge til rette for planmessig vedlikehold og oppgradering. - Iverksette tiltak for å i større grad utnytte de digitale læringsressursene som er tilgjengelige gjennom NDLA.

5 - Følge opp at det skjer kunnskapsspredning fra fagnettverk for pedagogisk bruk av IKT ut i den enkelte skole. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen komme tilbake til opplæringskomiteen med en tilbakemelding på arbeidet innen sommeren 2012 Sak 074/11 - Forvaltningsrevisjon Gauldal skole og kultursenter - prosjektplan Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Ny leveringsdato settes i tråd med prosjektplanen til 15. mars. Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Ny leveringsdato settes i tråd med prosjektplanen til 15. mars. Sak 075/11 - Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Prosess for ny plan for forvaltningsrevisjon gjennomføres slik det fremgår av saksutredninga, med mål om behandling i fylkestinget i februar Prosess for ny plan for forvaltningsrevisjon gjennomføres slik det fremgår av saksutredninga, med mål om behandling i fylkestinget i februar Sak 076/11 - Eventuelt

6 Saken legges fram uten innstilling. Det ble tatt opp spørsmål om hvem som ønsker å delta på NKRFs kontrollutvalgskonferanse februar Siri, Eivind, Hans, Elin Marie og Lina ønsker å delta. Sekretariatet sjekker ut hvorvidt Gunnar Hynne ønsker å være med. Sekretariatet tok opp spørsmål angående elektronisk utsending av sakspapirer. Utvalget gav sin tilslutning til å gå over til fullelektronisk distribusjon til faste medlemmer, og innkjøp av lesebrett til de av utvalgets faste medlemmer som ikke disponerer slikt allerede. Sakspapirer blir distribuert elektronisk. Det kjøpes inn lesebrett til de av utvalgets medlemmer som ikke allerede har.

7