Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: kl. 10:00 14:15 Møtested: Skjetlein videregående skole Saknr: 62/ /2010 Arkivsak: Møteleder Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Møtende medlemmer Hanne Dyveke Søttar (Fremskrittspartiet) Hans Bøe (Venstre) Eivind Stende (Det norske Arbeiderparti) Forfall Ivar Kværnø Kirsten Olava Hofstad (Sosialistisk Venstreparti) Fra Revisjon Midt-Norge IKS møtte Arve Gausen sak 72 Sissel Myrvoll sak 72 Tove Tveråmo sak 64 Inge Storås sak 72, 65 og 66 Fra Konsek Midt-Norge IKS møtte Sverre Midthjell Hanne Kongsvik møtesekretær Merknader til innkallingen Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: (sak 68 utsatt) Orientering i møtet: Under møtet ble det gitt orientering om Skjetlein videregående skole, ved rektor Helen Pedersen

2 Arkivsak: Sak 62/2010 Godkjenning av møtebok Kontrollutvalget /2010 fra kontrollutvalgets møte godkjennes Innstilling enstemmig vedtatt fra kontrollutvalgets møte godkjennes Arkivsak: Sak 63/2010 Referatsaker Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Referatsaker ble lagt fram: - Medlemsbrev nr 2/2010 fra Forum for kontroll og tilsyn - Invitasjon til NKRF s kontrollutvalgskonferanse februar 2011 Kontrollutvalget tar framlagte referatsaker til orientering Arkivsak: Sak 64/2010 Revisjon av vegregnskapet - orientering om status 2

3 Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om revisjon av vegregnskapet til orientering Saken behandlet i lukket møte jfr Kommuneloven 78.7, jfr Offentleglova 5 Oppdragsansvarlig revisor Tove Tveråmo deltok og orienterte under behandligen av saken. Innstilling enstemmig vedtatt Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om revisjon av vegregnskapet til orientering Arkivsak: Sak 65/2010 Forarbeid til selskapskontroll Kontrollutvalget / Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sørge for tilstedeværelse ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. Innstilling enstemmig vedtatt 1. Kontrollutvalgssekretariatet bes fortsette prosessen frem mot plan for selskapskontroll med felles vesentlighets- og risikovurdering for kontrollutvalgene. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sørge for tilstedeværelse ved generalforsamling og representantskapsmøter i de mest sentrale selskapene, og gi tilbakemelding til kontrollutvalget fra disse. 3

4 Arkivsak: Sak 66/2010 Bestilling av eierskapskontroll Kontrollutvalget / Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør-Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway. 2. Med det unntak nevnt i punkt 3, bes Revisjon Midt-Norge gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august Grunnet problemstillinger knyttet til Revisjon Midt-Norges uavhengighet bes kontrollutvalgssekretariatet forestå den praktiske gjennomføringen av kontroll knyttet til Museene i Sør-Trøndelag. Dette gjøres innenfor eksisterende rammer. Daglig leder i Revisjon Midt-Norge IKS Inge Storås deltok i behandlingen av saken. Eivind Stende fremmet følgende alternative forslag i møtet: 1. Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør- Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway 2. Revisjon Midt-Norge bes gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august Forslaget fikk 1 stemme. Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt med 2 mot 1 stemme. 1. Kontrollutvalget bestiller eierskapskontroll med fokus på Museene i Sør- Trøndelag AS, Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS og Access Mid-Norway. 2. Med det unntak nevnt i punkt 3, bes Revisjon Midt-Norge gjennomføre kontrollen med fokus på de problemstillinger nevnt i saksframlegget. Kontrollen gjennomføres innenfor en ramme på 500 timer, med levering av en felles rapport innen 31. august

5 3. Grunnet problemstillinger knyttet til Revisjon Midt-Norges uavhengighet bes kontrollutvalgssekretariatet forestå den praktiske gjennomføringen av kontroll knyttet til Museene i Sør-Trøndelag. Dette gjøres innenfor eksisterende rammer. Arkivsak: Sak 67/2010 Møteplan 2011 Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2011: Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember Innstilling enstemmig vedatt Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 2011: Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

6 Arkivsak: Sak 68/2010 Kontrollutvalgets oppfølging av rapport med anbefalinger om egenkontroll Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget har merket seg innholdet og drøftet anbefalingene i rapporten 85 tilrådinger for styrkt eigenkontroll i kommunane. Kontrollutvalget ber sekretariatet bearbeide innspill framkommet i møtet til hvordan rapportens anbefalinger kan følges opp. Saken ble utsatt til neste møte, for behandling i møte med flere medlemmer tilstede Arkivsak: Sak 69/2010 Eventuelt Kontrollutvalget /2010 Ingen innstilling Ingen saker Arkivsak: Sak 72/2010 Forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser - orientering om forsinket levering 6

7 Kontrollutvalget /2010 Kontrollutvalget tar informasjon om forsinket levering av forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser til orientering. Arve Gausen og Sissel Myrvoll, Revisjon Midt-Norge IKS, deltok under behandlingen av saken. Det ble orientert om framlagt notat vedrørende forsinket levering. Kontrollutvalget tar informasjon om forsinket levering av forvaltningsrevisjonsprosjekt om anskaffelser til orientering. 7