Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget i ØFK Møtested: Fylkeshuset,Sarpsborg, Møterom 3 Kongsten Tidspunkt: kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon eller e-post [email protected] Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Odd Riise NESTL AP Solbjørg Lervik MEDL AP Anne-Kari Holm MEDL SP Rolf Sigmund Klerud LEDER H Ove Virik Jørgensen MEDL FRP Sarpsborg, 3. februar 2014 Rolf Sigmund Klerud Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 1/2014 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 12. februar 2014 PS 2/2014 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon 2014 PS 3/2014 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2014 i Østfold fylkeskommune PS 4/2014 Kontrollutvalgets bestilling av selskapskontroll 2014 i Østfold fylkeskommune PS 5/2014 Kontrollutvalgets årsplan for 2014 PS 6/2014 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2013 PS 7/2014 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor PS 8/2014 Prosjektplan "Selskapskontroll i PUNKT Ø AS PS 9/2014 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 12. februar 2014

3 Saksnr.: 2014/1 Løpenr. 13/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 12. februar Skatteinngangen per 31. desember Melding om vedtak fra FT sak 91/13 undersøkelse av undervisningstimer - samsvar med opplæringsloven. Fakta 1. Skatteinngangen pr 31. desember 2013 vedlegg 1 Faktisk skatteinngang pr 31. desember ligger 24,2 mill NOK over akkumulert prognose for året Informasjon om fylkestingets vedtak i FT sak 91/13 Forvaltningsrevisjon undersøkelse av undervisningstimer i samsvar med opplæringslovens krav vedlegg 2 Informasjonen tas til orientering. Sarpsborg, 27. januar 2014

4 Saksnr.: 2014/6 Løpenr. 14/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon Avtale regnskapsrevisjon Bakgrunn for saken Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 m/kommentarer, fremgår det at det skal velges en revisor for revisjon av kommunens/fylkeskommunens årsregnskap. Samme revisor kan være ansvarlig både for revisjonen av årsregnskapet, fylkeskommunale foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon. Det er imidlertid anledning til å overlate revisjonen av foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon til andre enn ansvarlig revisor for årsregnskapet. I Østfold fylkeskommune er det Akershus og Østfold fylkesrevisjon som har revisjonsansvaret for alle de nevnte revisjonstyper. Utkast til bestilling/avtale om regnskapsrevisjon for 2014 følger som vedlegg. 1. Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2014 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 28. januar 2014

5 Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 15/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2014 i Østfold fylkeskommune 1 Avtale om forvaltningsrevisjon 2014 Østfold fylkeskommune 2 Levering av forvaltningsrevisjonsprosjekter i Østfold fylkeskommune 2014 Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at dette foregår på en planmessig og god måte. Det er i forskrift om kontrollutvalg ikke sagt noe om hvor mange prosjekter som skal gjennomføres i løpet av en valgperiode eller innenfor et år. Derimot har departementet ved en anledning uttalt at man ikke nødvendigvis behøver å gjennomføre prosjekter hvert år dersom forvaltningsrevisjonen er ivaretatt gjennom en helhetlig plan for perioden. I Østfold fylkeskommune har det vært praksis å gjennomføre fra fire til seks prosjekter i året, noe som vil bli videreført med fire forvaltningsrevisjonsprosjekter fra planen for perioden 2014 til Etter den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon er det et prosjekt som ble forskjøvet til Grunnen til forskyvningen er kontrollutvalgets bestilling av en oppfølging av tidligere gjennomførte forvaltningsprosjekter i Forslag til avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2014 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 28. januar 2014

6 Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 16/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Kontrollutvalgets bestilling av selskapskontroll 2014 i Østfold fylkeskommune 1 Avtale om selskapskontroll 2014 Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper med mer, jf kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg 13 Selskapskontroll. Fakta Plan for selskapskontroll ble behandlet i fylkestingets møte 5.desember I henhold til den vedtatte planen skal det gjennomføres en oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll i Inspiria Science Center AS i I Østfold fylkeskommune er det vedtatt at selskapskontrollen skal gjennomføres av Akershus og Østfold fylkesrevisjon. Utkast til bestilling /avtale om selskapskontroll 2014 følger som vedlegg. 1. Forslag til avtale om levering av selskapskontroll 2014 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 28. januar 2014

7 Saksnr.: 2014/13 Løpenr. 17/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Kontrollutvalgets årsplan for Utkast til kontrollutvalgets årsplan for 2014 Hva planen omfatter mv Planen er lagt opp etter samme mønster som tidligere år og kan kort beskrives som et dokument som inneholder kontrollutvalgets oppgaver samt hvilke tiltak kontrollutvalget bør iverksette for å ivareta disse oppgavene på best mulig måte. Som vedlegg til planen følger forslag til bestillinger/avtaler om oppdrag hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgets budsjett for Sekretariatslederen vil om ønskelig orientere nærmere om innholdet i planen under kontrollutvalgets møte. 1. Utkastet vedtas som «Kontrollutvalgets årsplan for 2014». Sarpsborg, 28. januar 2014

8 Saksnr.: 2014/14 Løpenr. 18/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2013 Ingen Saksredegjørelse I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, skal sekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets årsplan for 2014, pkt. 2.9, pålegger sekretariatet å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Fakta Etter en gjennomgang av protokoller og saker som har vært behandlet i utvalget i 2013 kan ikke sekretariatet se at det foreligger vedtak som ikke er fulgt opp. Når det gjelder oppfølging av revisjonssaker, herunder fylkestingets vedtak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret, blir dette omtalt av fylkesrevisjonen i eget revisjonsbrev til kontrollutvalget. Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for Saken tas til orientering. Sarpsborg, 28. januar

9 Saksnr.: 2010/15 Løpenr. 19/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor 1 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor Bakgrunn for saken I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. Fakta Ved brev av 20. januar 2014 til kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune har oppdragsansvarlig revisor, revisjonsdirektør Ketil Roppestad, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Sekretariatslederens vurdering Sekretariatslederen kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. 1. Kontrollutvalget sier seg tilfreds med den egenvurdering om uavhengighet som er mottatt fra oppdragsansvarlig revisor for Østfold fylkeskommunes regnskaper, Ketil Roppestad. 2. Krav om «vandelsattest» anses som ivaretatt gjennom ansettelsesprosedyrene mv i styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon. Sarpsborg, 30. januar 2014

10 Saksnr.: 2012/20 Løpenr. 21/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Prosjektplan "Selskapskontroll i PUNKT Ø AS 1 Prosjektplan for selskapskontroll i Punkt Ø AS Saksredegjørelse I henhold til plan for selskapskontroll er selskapskontrollen for PUNKT Ø AS bestilt for levering to uker før første kontrollutvalgsmøte i Som det fremgår i oversendelsesbrevet fra fylkesrevisjonen har prosjektet tatt noe lengre tid slik at ferdig rapport kommer til behandling på kontrollutvalgets møte i 26. mars Fylkesrevisjonen har avholdt oppstartsmøte. Prosjektplanen er mottatt og legges frem til behandling. Prosjektplanen tas til orientering. Sarpsborg, 31. januar 2014

11 Saksnr.: 2014/3 Løpenr. 22/2014 Kontrollutvalget i ØFK /2014 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 12. februar 2014 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Sarpsborg, 3. februar 2014