Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Akerø, Fylkeshuset, Sarpsborg Dato: Tid: 10:00

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Akerø, Fylkeshuset, Sarpsborg Dato: Tid: 10:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud Leder FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien Nestleder FL A,S,K,M,SV Odd Riise Medlem FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm Medlem FL A,S,K,M,SV Michael Torp Medlem FL H,FRP,V Fra revisjonen møtte: Navn Ketil Roppestad Gro Hilmarsen Bratli Linda Underum Ingar Kjetil Larsen Ingar Dahlby Fra sekretariatet møtte: Navn Hans-Olaf Lunder Stilling Revisjonsdirektør Fagansvarlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Fagansvarlig regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisor Forvaltningsrevisor Stilling Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 PS 2/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Etterlevelse av anskaffelsesregelverket Østfold fylkeskommune PS 3/2018 Revisjonsrapport - Gjennomgang av administrativ ressursbruk i opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune PS 4/2018 Kontrollutvalgets bestilling av regskapsrevisjon 2018 PS 5/2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Østfold fylkeskommune PS 6/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019 PS 7/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Østfold fylkeskommune 2019 PS 8/2018 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 PS 9/2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor PS 10/2018 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2016 PS 11/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 Protokoll fra møtet 13. desember 2017 ble enstemmig godkjent.

3 Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 Sekretariatslederens forslag vedtak Informasjonen tas til orientering. Kontrollutvalgsleder orienterte kontrollutvalget om Østfold fylkeskommune og regionreformen. Kontrollutvalget hadde en dialog rundt fremdrift og status. Informasjonen tas til orientering. PS 2/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Etterlevelse av anskaffelsesregelverket Østfold fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 2/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det gjennomføres konkurranse i alle anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket og grunnleggende prinsipper. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at vesentlig dokumentasjon i alle anskaffelsesprosesser, blir arkivert i fylkeskommunens felles saks- og arkivsystem. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det blir etablert kontrollrutiner som sikrer at krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold, sosiale forhold og bruk av lærlinger blir overholdt i inngåtte kontrakter. Fylkesrevisjonen ved Ingar Dahlby gjennomgikk rapporten. Medlemmene stilte spørsmål som ble besvart av revisjonen. Utvalget berømmet revisjonen for en bra rapport. Saksordfører: Rolf Sigmund Klerud Det ble fremsatt eller tilleggsforslag. Nytt punkt 4.

4 Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for en tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for å følge opp kravene på byggeplass og produksjonssted. Sekretariatslederens forslag til innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets innstilling : Forvaltningsrapport 2/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det gjennomføres konkurranse i alle anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket og grunnleggende prinsipper. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at vesentlig dokumentasjon i alle anskaffelsesprosesser, blir arkivert i fylkeskommunens felles saks- og arkivsystem. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det blir etablert kontrollrutiner som sikrer at krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold, sosiale forhold og bruk av lærlinger blir overholdt i inngåtte kontrakter. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for en tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for å følge opp kravene på byggeplass og produksjonssted. PS 3/2018 Revisjonsrapport - Gjennomgang av administrativ ressursbruk i opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til innstilling Revisjonsrapport 1/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Fylkesrevisjonen ved Ingar Kjetil Larsen gjennomgikk rapporten. Medlemmene stilte spørsmål som ble besvart av revisjonen. Kontrollutvalget berømmet revisjonen for en grundig og bra rapport. Saksordfører: Rolf Sigmund Klerud Kontrollutvalgets innstilling : Revisjonsrapport 1/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak Fylkestinget tar rapporten til orientering.

5 PS 4/2018 Kontrollutvalgets bestilling av regskapsrevisjon Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 PS 5/2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Østfold fylkeskommune Forslag til forvaltningsprosjekter ble diskutert og gjennomgått. Det ble fremsatt et prosjekt 3 eierskapskontroll Østfold kunstsenter. Det ble fremsatt endrings- eller tilleggsforslag. Eierskapskontroll på Østfold kunstsenter. Sekretariatslederens forslag til vedtak med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. 1. Forslag til avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2018 PS 6/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune 2019"

6 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune 2019" PS 7/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Østfold fylkeskommune 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse «Østfold fylkeskommune " 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse «Østfold fylkeskommune " PS 8/2018 Kontrollutvalgets årsplan for 2018

7 1. Utkastet vedtas som «Kontrollutvalgets årsplan for 2018». PS 9/2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor Kontrollutvalgets vedtak : 1. Kontrollutvalget sier seg tilfreds med den egenvurdering om uavhengighet som er mottatt fra oppdragsansvarlig revisor for Østfold fylkeskommunes regnskaper, Ketil Roppestad. 2. Krav om «vandelsattest» anses som ivaretatt gjennom ansettelsesprosedyrene mv i styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon. PS 10/2018 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2016 Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. PS 11/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 Det ble ikke fremsatt saker under eventuelt.