Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Akerø Tidspunkt: kl. 10:00

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Fylkeshuset, Sarpsborg, Akerø Tidspunkt: kl. 10:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud LEDER FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien NESTL FL A,S,K,M,SV Odd Riise MEDL FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm MEDL FL A,S,K,M,SV Michael Torp MEDL FL H,FRP,V Sted, 6. februar 2018 Rolf Sigmund Klerud leder

2

3 Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 PS 2/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Etterlevelse av anskaffelsesregelverket Østfold fylkeskommune PS 3/2018 Revisjonsrapport - Gjennomgang av administrativ ressursbruk i opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune PS 4/2018 Kontrollutvalgets bestilling av regskapsrevisjon 2018 PS 5/2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Østfold fylkeskommune PS 6/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019 PS 7/2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Østfold fylkeskommune 2019 PS 8/2018 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 PS 9/2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor PS 10/2018 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2016 PS 11/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 Godkjenning av protokoll fra møtet 13. desember 2017

4 Saker til behandling PS 1/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 14. februar 2018

5 Saksnr.: 2018/11 Løpenr. 16/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 14. februar 2018 Vedlegg 1 Skatteinngangen pr 31. desember 2017 Saksredegjørelse 1. Skatteinngangen per 31. desember vedlegg 1 Faktisk skatteinngang per 31. desember ligger 0,3 mill over akkumulert prognose for året Østfold fylkeskommune og regionreformen Kontrollutvalgsleder orienterer utvalget. Sekretariatslederens forslag vedtak Informasjonen tas til orientering. Sarpsborg, 2. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

6

7 Saksnr.: 2017/31 Løpenr. 25/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Forvaltningsrevisjonsrapport - Etterlevelse av anskaffelsesregelverket Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Forvaltningsrevisjonsrapport - Etterlevelse av anskaffelsesregelverket Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Etterlevelse av anskaffelsesregelverket» i Østfold fylkeskommune er gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjoner for Prosjektet inngår i Plan for forvaltningsrevisjon for Østfold fylkeskommune kjøper varer og tjenester for 1,3 milliarder kroner årlig. Tidligere kontroller innen regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon har avdekket ulike brudd på anskaffelsesregelverket ved gjennomføring av anskaffelser sentralt og ved virksomhetene. Gode rutiner i anskaffelsesprosessen og god oppfølging av inngåtte kontrakter vil kunne redusere risikoen for å bryte regelverket om anskaffelser. Nytt anskaffelsesregelverk trådte i kraft 1. januar 2017, og det gjelder for anskaffelser som er kunngjort etter dette tidspunktet. Problemstillinger Hensikten med prosjektet har vært å undersøke om fylkeskommunens virksomheter etterlever anskaffelsesregelverket. Følgende problemstilling er besvart i prosjektet: I hvilken grad etterlever fylkeskommunens virksomheter lov og forskrift om offentlige anskaffelser?

8 2 For å besvare hovedproblemstillingen har følgende delproblemstillinger blitt besvart: - Er grunnleggende krav ivaretatt for anskaffelsene? - Er krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold ivaretatt i anskaffelsesprosessen? - Er krav til bruk av lærlinger ivaretatt? Revisors oppsummering. Er grunnleggende krav ivaretatt for anskaffelsene? Revisjonen mener at fylkeskommunens virksomheter/avdelinger i hovedsak etterlever anskaffelsesregelverket og grunnleggende prinsipper ved anskaffelser over kroner. For seks av de 12 kontrollerte anskaffelsene er ikke kravet til konkurranse tilstrekkelig dokumentert, da det ikke foreligger anskaffelsesprotokoll i saks- og arkivsystemet ephorte. For noen av disse mangler også signerte kontrakter i saks- og arkivsystemet. For de øvrige seks anskaffelsene foreligger det dokumentasjon av anskaffelsesprosessen i varierende grad, men kravet til etterprøv-barhet i saks- og arkivsystemet er ikke alltid tilstrekkelig oppfylt. Administrasjonen har heller ikke kunne fremskaffe manglende dokumentasjon. Dette er ikke i tråd med forskriftens krav til dokumentasjonsplikt i 7-1 og departementets veileder om at oppdragsgiver skal oppbevare tilstrekkelig dokumentasjon til å begrunne viktige beslutninger som gjøres på alle stadier av anskaffelsesprosessen. Revisjonen mener også at verdien av journalføring i fylkeskommunens saks- og arkivsystem er viktig for at andre enn virksomhetene selv skal kunne finne frem dokumentasjon i anskaffelsesprosesser. Når det gjelder krav til kunngjøring og bruk av rammeavtaler mener revisjonen at dette blir ivaretatt og fulgt opp i økonomi- og eiendoms-seksjonen og innkjøpsseksjonen på en god måte. Er krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold ivaretatt i anskaffelsesprosessen? Fylkeskommunen setter krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold i anskaffelsesprosessen. Slike krav inngår i fylkeskommunens generelle mal for konkurransegrunnlag og tilbudsinnbydelse og politiske vedtak. Derimot kan revisjonen ikke se at fylkeskommunen følger opp at kravene blir overholdt i kontraktsperioden. Oppdragsgiver plikter å foreta kontroller når det stilles sosiale krav eller krav om grunnleggende menneskerettigheter. Det foreligger ingen dokumentasjon for slik kontroll. Det antas derfor ikke å foreligge rutiner eller praksis for oppfølging av de krav som fylkeskommunen selv fastsetter ved anskaffelser. Ifølge innkjøpsseksjonens statusrapport, som ble lagt frem for politikerne høsten 2017, ble det opplyst at Østfold fylkeskommune ikke har den rette kompetansen til å følge opp kravene på byggeplassen eller på produksjonsstedet. Det er viktig at status på dette arbeidet blir fulgt opp og rapportert i tråd med hovedmål og delmål i anskaffelsesstrategien, basert på de krav og fokusområder som fremgår av nytt regelverk om offentlige anskaffelser (fra 1. januar 2017), politiske føringer og satsings- og forbedringsområder på innkjøpsområdet. ØFK har i utlysninger av anskaffelser satt krav til miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold i anskaffelsesprosessene. Fylkesrådmannen bør

9 3 utarbeide rutiner for hvordan miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold bør følges opp i kontraktsperioden (rammeavtaler), og hvordan det bør rapporteres på at fastsatte krav følges. Er krav til bruk av lærlinger ivaretatt? Krav til bruk av lærlinger blir tatt inn i tjenestekontrakter som blir inngått av fylkeskommunen. Videre er det krav om at tilbyder skal bekrefte at han er eller vil bli tilknyttet offentlig lærlingeordning ved kontraktsinngåelsen. Fylkeskommunen har ingen praksis eller rutine for kontroll av at dette kravet (iht forskriftens 9) blir overholdt i kontraktsperioden. Det vises i denne forbindelse til Difi s veileder om gjennomføring av kontroll ved krav om lærlinger. Der fremgår det at oppdragsgiver må gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til bruk av lærlinger overholdes. Et forslag til rutine er til høring i opplæringsseksjonen. Revisjonen mener at det er viktig at en slik kontrollrutine blir etablert, og at krav om bruk av lærlinger må følges opp i tråd med forskrift om plikt til å stille krav til lærlinger, og fylkeskommunens reglement for anskaffelser. Revisjonen vil påpeke at når det stilles krav til bruk av lærlinger, miljø, arbeidsforhold og sosiale forhold ved inngåelse av kontrakter, skal dette følges opp i kontraktsperioden. Fylkesrådmannens svar til revisjonen Fylkesrådmannens brev ligger som vedlegg på side 24 i rapporten. Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsrapport 2/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det gjennomføres konkurranse i alle anskaffelser i tråd med anskaffelsesregelverket og grunnleggende prinsipper. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at vesentlig dokumentasjon i alle anskaffelsesprosesser, blir arkivert i fylkeskommunens felles saks- og arkivsystem. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for at det blir etablert kontrollrutiner som sikrer at krav til oppfylling av miljø, arbeidsforhold, sosiale forhold og bruk av lærlinger blir overholdt i inngåtte kontrakter. Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55 Saksnr.: 2017/27 Løpenr. 26/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Revisjonsrapport - Gjennomgang av administrativ ressursbruk i opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Revisjonsrapport - Gjennomgang av administrativ ressursbruk i opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken I forbindelse med effektiviseringsprosessene det har vært arbeidet med i fylkeskommunen, er man opptatt av å se på utviklingen i ressursbruk i den sentrale opplæringsavdelingen i fylkeskommunen. Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune har i den forbindelse vært interessert i å se nærmere på hvor store ressurser opplæringsavdelingen har, og hvordan disse er benyttet. Det har også vært av interesse å se på utviklingen over tid. Problemstillinger Følgende beskrivende spørsmål har blitt besvart i gjennomgangen: 1. Hvilke oppgaver utfører opplæringsavdelingen? 2. Hvor mange årsverk innehar opplæringsavdelingen? 3. Hvordan har antall årsverk innen opplæringsavdelingen utviklet seg over tid for de ulike arbeidsoppgavene? 4. Hvordan foregår planleggingsarbeidet når det gjelder fremtidig ressursbruk innen fylkeskommunens administrasjon av opplæringsområdet? 5. Har reell ressursbruk vært i samsvar med den langsiktige økonomiplanleggingen? 6. På hvilket grunnlag foretas det nyansettelser i avdelingen?

56 2 7. Hvordan evaluerer virksomhetene opplæringsavdelingens arbeid? 8. Hvordan har effektiviseringsarbeidet i fylkeskommunen påvirket ressursbruken innen ulike administrative oppgaver på opplæringsområdet? I tillegg til å besvare problemstillingene har fylkesrevisjonen lagt inn et kapittel med eksempler fra andre fylkeskommuner. Revisors oppsummering I 2015 var opplæringsavdelingen i Østfold fylkeskommune gjenstand for en organisasjonsgjennomgang. Gjennomgangen resulterte blant annet i sammenslåing av seksjoner og endring i opplæringsavdelingenes ledelse. Det er videre ansettelsesstopp i opplæringsavdelingen. Seniorrådgivere erstattes ikke. Det hender imidlertid at politikerne ber om at det opprettes stillinger for spesielle oppgaver. Opplæringsavdelingen har for tiden ca. 49 årsverk. Det er flere årsverk i opplæringsavdelingen i dag enn i 2010, men antallet synes å ha ligget relativt stabilt siden De 49 årsverkene er (avrundet) fordelt på to for direktør opplæring, 14 på opplæring skole- og bedrift, 11 på inntak og livslang læring, ni på stab og 13 på eksamen, fagprøve og dokumentasjon. Antall årsverk i opplæringsavdelingen i Østfold økte med 5,4 i perioden Det var en nedgang i antall årsverk perioden , men dette ble møtt av en tilsvarende oppgang i på cirka tre årsverk. Dette skyldtes blant annet politiske vedtak og etablering av prosjektstillinger som følge av statlige satsninger/initiativ og lovendringer. Samtidig har det foregått effektiviseringstiltak ved at vakante stillinger ikke har blitt besatt. Fra januar vil ytterligere en stilling inngå i effektivisering (naturlig avgang som ikke erstattes). Kostratall for utdanningsprogrammene i de videregående skolene i Østfold indikerer at den økonomiske belastningen per elev i 2007 var høyere i Østfold enn i resten av landet uten Oslo. I 2016 var den lavere. Både for studieforberedende og yrkesfaglige utdanningsprogrammer har kostnadene gått ned hvis man sammenligner med landsgjennomsnittet. Settes landsgjennomsnittet til 100 %, så har Østfold sine utgifter per elev totalt sett blitt redusert fra 107 % til 97 %. Når det gjelder KOSTRA-funksjon 515 skoleforvaltning per elev for fylkeskommunen totalt sett, så har indikatoren for denne blitt redusert i perioden fra 122 % til 116 % (mot 100 % på landsbasis). Når det gjelder funksjon 520 med pedagogisk ledelse og pedagogiske felles utgifter per elev for fylkeskommunen totalt, ser vi at for Østfold i samme periode så har denne økt fra 97 % til 102 % i perioden, sammenlignet med landet uten Oslo. Oppsummert indikerer KOSTRA-tallene at Østfold fylkeskommune har effektivisert driften av utdanningsprogrammene på skolene ganske kraftig de siste ti årene, sammenlignet med landet for øvrig. Det er vanskelig å identifisere tilsvarende effektivisering innen det administrative området, hvis man ser på skoleforvaltning og pedagogisk ledelse. (Revisjonen presiserer at man da snakker om fylkeskommunen totalt sett, og ikke opplæringsavdelingen spesielt.) Når man sammenligner størrelsen på opplæringsavdelinger/utdanningsavdelinger mellom fylker så er resultatene svært usikre, siden det er vanskelig å korrigere tallene for ulik organisering. Noen ansatte veksler mellom å jobbe for opplæringsavdelingen og virksomheter. Og det er også vanskelig å måle kvaliteten på tjenestene opplæringsavdelingene leverer.

57 3 Sammenligner man likevel opplæringsavdelingen i Vest-Agder med Østfold, kan det synes som om Vest-Agder har litt færre årsverk per elev. Sammenligner man derimot Østfold med Vestfold synes det som om Østfold har litt færre årsverk i opplæringsavdelingen per elev. Videre virker det som om avdelingene i Buskerud og Østfold kan ligge omtrent på samme nivå. De nevnte sammenligningene kan ikke benyttes til sikre konklusjoner når det gjelder ressursbruk, men de gir i alle fall ingen klare indikasjoner på at man i Østfold kommer spesielt negativt ut. Østfold fylkeskommune synes imidlertid å drive en tydelig og målbar effektivisering av driften av elevenes opplæringssituasjon, mens det er vanskeligere å finne dokumentasjon på tilsvarende effektivisering og måling av denne innen det skoleadministrative området. I følge opplæringsavdelingen har effektiviseringsgevinsten ved skolene vært mulig gjennom en målrettet og ønsket utvikling om å fylle klassene og legge ned utdanningsprogram med få søkere. Opplæringsavdelingen viser også til at sentraliseringen av flere administrative prosesser og rutiner er opprettholdt uten tilførsel av ekstra ressurser. Fylkesrevisjonen vil påpeke viktigheten av at eventuell økt produksjon i opplæringsavdelingen (uten tilsvarende økt ressursbruk) blir konkretisert og kommunisert til både virksomheter og politisk nivå. Gjerne med tilsvarende effektivitetsvurderinger som skolene må gjennom. Sekretariatslederens forslag til innstilling Revisjonsrapport 1/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85 Saksnr.: 2018/13 Løpenr. 17/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets bestilling av regskapsrevisjon 2018 Vedlegg 1 Avtale om regnskapsrevisjon 2018 Bakgrunn for saken Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 m/kommentarer, fremgår det at det skal velges en revisor for revisjon av kommunens/fylkeskommunens årsregnskap. Samme revisor kan være ansvarlig både for revisjonen av årsregnskapet, fylkeskommunale foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon. Det er imidlertid anledning til å overlate revisjonen av foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon til andre enn ansvarlig revisor for årsregnskapet. I Østfold fylkeskommune er det Akershus og Østfold fylkesrevisjon som har revisjonsansvaret for alle de nevnte revisjonstyper. Utkast til bestilling/avtale om regnskapsrevisjon for 2018 følger som vedlegg. Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

86 Vedlegg 1 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 Omfang Denne avtalen mellom Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) omhandler følgende hovedoppdrag: Revisjonen av Østfold fylkeskommunes regnskap for inkl årsoppgjørsrevisjonen. Revisjonen skal gjennomføres etter gjeldende bestemmelser i kommuneloven m/forskrifter, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Rapportering Dersom ikke annet blir avtalt, skal revisjonsdirektøren sørge for at følgende blir rapportert/levert/gitt gjenpart til kontrollutvalget i 2018: Gjenpart av revisjonsberetning 2017 til fylkestinget i Østfold fylkeskommune. Redegjørelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for Oppdragsansvarlig revisor skal innen 30. april 2018 avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet Jf. forskrift om revisjon 15. Den valgte revisor/oppdragsansvarlig revisor skal i kontrollutvalgets første møte etter sommerferien 2018, orientere om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018). Oppdragsansvarlig revisor vil underrette kontrollutvalget ved vesentlige avvik fra årsplanen. Revisjonsdirektøren skal rapportere fortløpende om forhold som er pålagt i kommuneloven m/forskrifter og andre lover og reglementer som inneholder bestemmelser om revisjonens oppgaver. Rammer Regnskapsrevisjonen for 2018 skal gjennomføres innenfor den budsjettramme som er fastsatt av fylkestinget i Østfold fylkeskommune. Revisjonsdirektøren finner denne rammen tilstrekkelig til å gjennomføre den lovpålagte regnskapsrevisjonen for Sarpsborg, 14. februar 2018 Rolf Sigmund Klerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF

87 Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 18/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2018 i Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Avtale om forvaltningsrevisjon 2018 Østfold fylkeskommune 2 Brev av forslag til gjennomføring og levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2018 Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at dette foregår på en planmessig og god måte. Det er i forskrift om kontrollutvalg ikke sagt noe om hvor mange prosjekter som skal gjennomføres i løpet av en valgperiode eller innenfor et år. I Østfold fylkeskommune har det vært praksis å gjennomføre fra tre til seks prosjekter i året, noe som vil bli videreført med tre forvaltningsrevisjonsprosjekter fra planen for perioden 2017 til 2018 Vedlegg 1. I tillegg bestilles det overordnet analyse både for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Viser til brev av der Akershus og Østfold fylkesrevisjon har vurdert gjennomføring og levering av forvaltningsprosjektene.

88 2 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2018 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

89 Vedlegg 2 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av forvaltningsrevisjoner 2018 Omfang og økonomisk ramme Forvaltningsrevisjon gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for fylkesrevisjonen for året 2018, og i forståelse med fylkesrevisjonens prioriteringer for året. De konkrete bestillinger for 2018 Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 14. februar 2018 bestilling av Forvaltningsrevisjonsprosjekter i Østfold fylkeskommune for Utvalget la til grunn plan for forvaltningsrevisjon for perioden som ble vedtatt av fylkestinget 7. desember Følgende prosjekter bestilles/avtales i 2018: Prosjekt 1: Eierskapskontroll i Vigo IKS Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt: Uke 13, til behandling i KU-møte 23. mai Prosjekt 2: Ressursbruk og organisering innen spesialundervisning 1

90 Vedlegg 2 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt Uke , til behandling i KU-møte 7. november Prosjekt 3: Problemstilling og risiko I tråd med 10 i forskrift om kontrollutvalg skal forvaltningsrevisjoner ta utgangspunkt i en overordnet analyse. Overordnet analyse per mai 2016 vil bli lagt til grunn for prosjektet. Prosjektbeskrivelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (avtalen) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for bestillingen. Prosjektplanen vil bli lagt fram for kontrollutvalget i god tid før forvaltningsprosjektet legges frem for kontrollutvalget. Omfang og problemstillinger som vil bli besvart i prosjektet vil fremkomme av prosjektplanen. Anslått leveringstidspunkt 2

91 Vedlegg 2 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Sarpsborg, 14. februar 2018 Rolf Sigmund Klerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF 3

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102 Saksnr.: 2013/9 Løpenr. 19/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019 Vedlegg 1 Avtale om bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) for Østfold fylkeskommune 2019 Bakgrunn for saken Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vanligvis utarbeides plan for forvaltningsrevisjon for to år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen kun gjelde for Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Østfold fylkeskommune 2018" følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 3 til kontrollutvalgets årsplan for Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune 2019" vedtas.

103 2 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 5.februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

104 Vedlegg 3 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av Overordnet analyse forvaltningsrevisjon for Østfold fylkeskommune 2018 Bakgrunn I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Omfang Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon om at fylkesrevisjonen utarbeider Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune. Den overordnede analysen skal gjennomføres i samsvar med Kontrollutvalgsforskriftens 10 og Kommunaldepartementets kommentarer til denne. Analysen utarbeides på en slik måte at den skal gi Kontrollutvalget og den som har i oppdrag å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon et godt grunnlag for å utarbeide denne. Analysen skal utarbeides slik at risikoområder og mulige problemstillinger lett kan leses ut av analysen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon bruker de informasjonskilder den anser nødvendig i arbeidet med analysen. Levering Den overordnede analysen for Østfold fylkeskommune leveres ca 24. oktober Dersom det oppstår forhold som gjør det vanskelig å levere analysen i samsvar med avtalen, skal kontrollutvalget bli gjort oppmerksom på det i god tid før avtalt levering. Rammer Den overordnede analysen skal gjennomføres innenfor det samlede budsjett fylkesrevisjonen har til disposisjon for revisjon av Østfold fylkeskommune for Sarpsborg, 14. februar 2018 Rolf Sigmund Klerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF

105 Saksnr.: 2012/20 Løpenr. 20/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) for Østfold fylkeskommune 2019 Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres selskapskontroll. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av fylkeskommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, dette med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Vanligvis utarbeides plan for selskapskontroll for fire år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen derfor kun gjelde for Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens selskaper slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Østfold fylkeskommune selskapskontroll " følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 4 til kontrollutvalgets årsplan for 2018.

106 2 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse «Østfold fylkeskommune " vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

107 Vedlegg 4 til kontrollutvalget i ØFKs årsplan for 2018 Avtale om levering av Overordnet analyse selskapskontroll for Østfold fylkeskommune 2018 Bakgrunn I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Omfang Det inngås avtale mellom Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune og Akershus og Østfold fylkesrevisjon om at fylkesrevisjonen utarbeider Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune. Den overordnede analysen skal gjennomføres i samsvar med Kontrollutvalgsforskriftens 10 og Kommunaldepartementets kommentarer til denne. Analysen utarbeides på en slik måte at den skal gi Kontrollutvalget og den som har i oppdrag å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon et godt grunnlag for å utarbeide denne. Analysen skal utarbeides slik at risikoområder og mulige problemstillinger lett kan leses ut av analysen. Akershus og Østfold fylkesrevisjon bruker de informasjonskilder den anser nødvendig i arbeidet med analysen. Levering Den overordnede analysen for Østfold fylkeskommune leveres ca 16. mai Dersom det oppstår forhold som gjør det vanskelig å levere analysen i samsvar med avtalen, skal kontrollutvalget bli gjort oppmerksom på det i god tid før avtalt levering. Rammer Den overordnede analysen skal gjennomføres innenfor det samlede budsjett fylkesrevisjonen har til disposisjon for revisjon av Østfold fylkeskommune for Sarpsborg, 14. februar 2018 Rolf Sigmund Klerud Leder av kontrollutvalget Ketil Roppestad Revisjonsdirektør AØF

108 Saksnr.: 2018/14 Løpenr. 21/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedlegg 1 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Hva planen omfatter mv Planen er lagt opp etter samme mønster som tidligere år og kan kort beskrives som et dokument som inneholder kontrollutvalgets oppgaver samt hvilke tiltak kontrollutvalget bør iverksette for å ivareta disse oppgavene på best mulig måte. Som vedlegg til planen følger forslag til bestillinger/avtaler om oppdrag hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgets budsjett for Sekretariatslederen vil om ønskelig orientere nærmere om innholdet i planen under kontrollutvalgets møte. Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Utkastet vedtas som «Kontrollutvalgets årsplan for 2018». Sarpsborg, 5. februar 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

109 S Separat vedlegg til sak S Separat vedlegg til sak Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Vedtatt av kontrollutvalget

110 1. INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER GENERELT OM TILSYN OG KONTROLL MED FORVALTNINGEN REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalgets ansvar mv gitt ved forskrift Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende regnskapsrevisjon FORVALTNINGSREVISJON Prosjektplan og igangsettelse Rapportering og levering Saksforberedelse Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende forvaltningsrevisjon SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende selskapskontroll TILSYN MED REVISJONSARBEIDET BUDSJETTBEHANDLINGEN AV DEN SAMLEDE TILSYNS- OG KONTROLLVIRKSOMHETEN MV OPPFØLGINGEN AV KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT/REGNSKAP GJENNOM ÅRET MV OPPFØLGING AV REVISJONENS MERKNADER TIL ÅRSREGNSKAPET MV OPPFØLGING AV TIDLIGERE VEDTAK I KONTROLLUTVALGET KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING BESTILLING AV OPPDRAG HOS FYLKESREVISJONEN I GENERELT BESTILLING AV REGNSKAPSREVISJON BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL KONTROLLUTVALGETS MØTER I HALVÅR 2. HALVÅR DELTAKELSE PÅ ANDRE MØTER, OPPLÆRING, KURS M.V Vedlegg: 1. Bestilling av regnskapsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Bestilling av overordnet analyse (forvaltningsrevisjon) 4. Bestilling av overordnet analyse (selskapskontroll) 5. Kontrollutvalgets budsjett for

111 1. Innledning Av 77 i kommuneloven fremgår det at kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). I tillegg skal utvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper mm. Planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for fylkestingsperioden skal vedtas av fylkestinget. Blant annet ut fra de vedtak som fylkestinget gjør med hensyn til gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, er det nødvendig at kontrollutvalget planlegger sine oppgaver og aktiviteter gjennom året. Kontrollutvalgets plan for gjennomføring av sine aktiviteter for 2018, er ment å være et bidrag til å kvalitetssikre utvalgets arbeid for dette året. 2. Kontrollutvalgets oppgaver 2.1 Generelt om tilsyn og kontroll med forvaltningen Tilsyn betegner en løpende oppfølging av begivenheter i samtiden, mens kontroll ofte tar sikte på å verifisere begivenheter i fortiden. Funksjonelt er det en nær sammenheng mellom de to begrepene, og de brukes ofte om hverandre. Formålet med å pålegge et organ et tilsynsansvar er først og fremst å sikre at en fylkeskommune eller lignende, driver sin virksomhet i samsvar med de lover og regler som gjelder. At et organ har tilsynsansvar overfor et annet, innebærer at det skal kontrollere og følge med i den virksomheten som drives. Kontrollutvalgets (KUs) tilsynsansvar som er gitt ved kommunelov og forskrift, innebærer både rett og plikt til å føre tilsyn med fylkeskommunale forvaltninger (tilsv). Utvalget kan ikke frita seg for ansvaret ved å vise til at også andre organer utøver tilsyn. Det kan heller ikke delegere sin tilsynsmyndighet til underordnede organer med den virkning at organet selv slipper å skjøtte tilsynet. Jf NOU 1991:11 Gransking av Oslo kommune Rapport nr 2. Kontrollutvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av fylkeskommunens (tilsv) folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. I Østfold fylkeskommune har fylkestinget bestemt at regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres av Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF). 3

112 2.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets ansvar mv gitt ved forskrift Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens og fylkeskommunale foretaks årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte. Herunder skal utvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet, og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor, jf forskrift om kontrollutvalg 6 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse til årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen skal avgis til fylkestinget og kopi av uttalelsen skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før fylkesutvalget avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget, jf forskrift om kontrollutvalg Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende regnskapsrevisjon Følgende tiltak vil bli gjennomført: Sekretariatet vil legge fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF), vedrørende revisjonen av årsoppgjøret for 2017 og revisjon av fylkeskommunens regnskap for Forslag til bestilling vil bli drøftet med revisjonsdirektøren før det forelegges kontrollutvalget. Den valgte revisor/oppdragsansvarlig revisor skal i kontrollutvalgets første møte etter sommerferien orientere om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018). Oppdragsansvarlig revisor skal innen 30. april 2018 avgi skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet, jf forskrift om revisjon 15. Oppdragsansvarlig revisor skal i løpet av høsten 2018 orientere kontrollutvalget om status i den gjennomførte regnskapsrevisjonen opp mot revisors årsplan. Kontrollutvalget vurderer fortløpende behovet for å delta på kurs og konferanser, slik at medlemmene står best mulig rustet til å ivareta oppgaven vedrørende tilsyn med gjennomføringen av regnskapsrevisjon i Østfold fylkeskommune. 2.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven 77 nr 4 og forskrift om kontrollutvalg 9 Forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, jf 10 i forskrift om kontrollutvalg. Planen skal vedtas av fylkestinget. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden i Østfold fylkeskommune, ble behandlet av 4

113 kontrollutvalget i møte , sak PS 33/2016 og oversendt fylkestinget med slik enstemmig innstilling: 1. Fylkestinget vedtar kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den framlagte plan for forvaltningsrevisjon. Eventuelle justeringer etter behandling i fylkestinget vil bli innarbeidet i planen når vedtak er fattet Prosjektplan og igangsettelse Av hensyn til felles forståelse av innholdet i bestillingen av prosjektet (bestiller/utfører) og i tråd med god kommunal revisjonsskikk på området forvaltningsrevisjon, utarbeider fylkesrevisjonen en prosjektplan for hvert prosjekt i bestillingen. Prosjektplanen for det enkelte prosjekt vil fortløpende bli lagt fram for kontrollutvalget som egen sak Rapportering og levering Rapportering fra det enkelte prosjekt skal følge det som blir avtalt gjennom den enkelte bestilling eller på annen måte. Fylkesrevisjonen (utfører) skal underrette sekretariat når det er behov for endringer i forhold til bestillingen. Sekretariatet gjør kontrollutvalgets leder oppmerksom på problemstillingen, og lederen vurderer om det er aktuelt å sette saken på dagsorden for utvalget. Sekretariatet kan godkjenne mindre endringer i prosjektet, slik at fremdriften opprettholdes, men skal orientere lederen av kontrollutvalget om dette Saksforberedelse På bakgrunn av den mottatte revisjonsrapporten skal sekretariatet bidra til at rapporten blir satt på sakslisten til første møte i utvalget, og ellers sørge for at det blir utformet et saksfremlegg til kontrollutvalget. Saksfremlegget skal som hovedregel inneholde følgende punkter: - Bakgrunn for saken - Sammendrag av revisjonsrapporten - Revisjonens konklusjon - Fylkesrådmannens uttalelse - Forslag til vedtak/eventuell innstilling til fylkestinget Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende forvaltningsrevisjon Følgende tiltak vil bli gjennomført: Sekretariatet legger fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon vedrørende forvaltningsrevisjonen i Østfold fylkeskommune for året Oppdragsansvarlig revisor/den valgte revisor skal ved behov orientere muntlig/skriftlig om avvik i forhold til bestilling. Kontrollutvalget rapporterer til fylkestinget med utgangspunkt i den vedtatte planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i Østfold fylkeskommune Rapporteringen gjøres gjennom årsmeldingen fra kontrollutvalget for året

114 Kontrollutvalget vurderer fortløpende behovet for å delta på kurs og konferanser, slik at medlemmene står best mulig rustet til å ivareta den lovpålagte oppgaven om forvaltningsrevisjon. 2.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper med mer, jf kommuneloven 77 nr. 5 og forskrift om kontrollutvalg 13 Selskapskontroll. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. 1. Ny plan for selskapskontroll utarbeides i Kontrollutvalgets tiltak for å ivareta oppgaven vedrørende selskapskontroll Følgende tiltak vil bli gjennomført: Hvis utviklingen tilsier det vil sekretariatet eventuelt legge fram for kontrollutvalget et forslag til bestilling hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon vedrørende selskapskontrollen i Østfold fylkeskommune for Forslag til bestilling vil i så fall drøftes med revisjonsdirektøren før det forelegges kontrollutvalget og vil ta utgangspunkt i eventuelle oppståtte forhold/hendelser. 2.5 Tilsyn med revisjonsarbeidet Kontrollutvalget er gjennom Forskrift om kontrollutvalg gitt en plikt til å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte, jf 6 Regnskapsrevisjon m/departementets merknader i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalgets oppfølgingsansvar er også nedfelt i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 9 Dokumentasjon av revisjonens utførelse. Av kommentarene til denne paragrafen fremgår det at bestemmelsen om dokumentasjon av revisjonens utførelse gjelder både for regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen. Videre fremgår det av denne paragrafen at bestemmelsen om dokumentasjon har betydning både i forhold til kontrollutvalgets kontroll- og oppfølgingsansvar vis á vis revisjonen, og i forhold til bransjebaserte og eventuelle statlige kontrollordninger. Selv om selskapskontrollen ikke nevnes spesielt her da det ikke er en revisjonsoppgave, må man anta at kravet om dokumentasjon vil gjelde tilsvarende om forhold som blir tatt opp. I forordet til standarder for revisjon og beslektede tjenester - med offentlige tillegg - fremkommer begrepet god revisjonsskikk. I tillegget for offentlig revisjon punkt 2, fremgår at god revisjonsskikk er en vel innarbeidet standard i privat revisjonsvirksomhet, hvorpå det slås fast at god kommunal revisjonsskikk i stor grad legger til grunn lignende prinsipper som det som er lagt til grunn for den private revisjonsvirksomheten. 6

115 Av lov om revisjon og revisorer fra fremgår en generell bestemmelse om at revisjonen skal utføres etter beste skjønn, jf 5-2 første ledd. Av forarbeidene til denne loven fremgår at begrepet etter beste skjønn ikke åpner for at revisor skjønnsmessig skal kunne avvike fra god revisjonskikk (jf kommunal revisjonsskikk). Jf forordet til standarder for revisjon og beslektede tjenester, med offentlige tillegg. Etter dette skal revisjonsoppgavene gjennomføres i tråd med god kommunal revisjonsskikk og etter revisors beste skjønn. Kontrollutvalgets oppgaver i denne sammenheng er å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Bestemmelsen gir en plikt for kontrollutvalget til å påse at blant annet regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte, jf forskrift om kontrollutvalg 6 m/merknader gitt av kommunaldepartementet. 2.6 Budsjettbehandlingen av den samlede tilsyns- og kontrollvirksomheten mv 18 i forskrift om kontrollutvalg gir bestemmelser som fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets, kontrollutvalgssekretariatets og revisjonens samlede virksomhet. Østfold fylkeskommune har samarbeid med Akershus fylkeskommune på områdene revisjon (AØF) og kontrollutvalgssekretariat (AØKS). Samarbeidet er basert på 27 i kommuneloven og enhetene er ikke egne rettssubjekter. Styrene i AØF og AØKS vedtar forslag til årsbudsjetter i samsvar med de forutsetninger den enkelte fylkeskommune har trukket opp, og legger sine forslag til budsjett fram for kontrollutvalgene i Akershus og Østfold fylkeskommuner til orientering. Kontrollutvalgets budsjett for 2018 utgjør kr ,-, noe som er en økning på kr ,- i forhold til budsjettet for (jf vedlegg 5) 2.7 Oppfølgingen av kontrollutvalgets budsjett/regnskap gjennom året mv Sekretariatet vil fortløpende orientere kontrollutvalget om det regnskapsmessige forbruket opp mot det vedtatte budsjettet for Kontrollutvalgets budsjettforslag for 2019 legges fram for kontrollutvalget innenfor de tidsfrister som blir gitt av fylkesrådmannen. 2.8 Oppfølging av revisjonens merknader til årsregnskapet mv Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om andre saker / tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. 7

116 Det er fylkesrådmannen som har ansvaret for oppfølgingen av fylkestingets merknader til årsregnskapet, revisjonsrapporter mv, jf kommunelovens 23 nr Oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget Kontrollutvalgets sekretariat pålegges å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Rapporteringen foretas i år til utvalgets første ordinære møte i året (14. februar 2018) Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget rapporterer fortløpende til fylkestinget om saker som er nevnt spesielt i gjeldende forskrift om kontrollutvalg. I tillegg vil kontrollutvalget i løpet av våren 2018, oversende fylkestinget en årsrapport om virksomheten i utvalget for året Bestilling av oppdrag hos fylkesrevisjonen i Generelt I følge lovverket skal arbeidsfordelingen mellom kontrollutvalget og revisjonen organiseres etter bestiller-utførermodellen, hvor kontrollutvalget bestiller/avtaler oppdrag hos fylkesrevisjonen. Med utgangspunkt i gjeldende budsjettrammer og fylkestingets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, skal sekretariatet legge fram forslag til bestillinger for behandling i kontrollutvalget. 3.2 Bestilling av regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen skal gjennomføres i henhold til kommuneloven m/tilhørende forskrifter samt god kommunal regnskapsskikk, og innenfor den ressursrammen som er vedtatt av fylkestinget. Dersom det viser seg at den gitte ressursrammen ikke kan anses å være tilstrekkelig for å kunne gjennomføre en tilstrekkelig revisjon av fylkeskommunens regnskap(er), skal fylkesrevisjonen uten opphold gi tilbakemelding til sekretariatet/kontrollutvalget om dette. Resultatet av den bestilte revisjonen vil være et viktig grunnlag for kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet. Ved bestillingen av regnskapsrevisjonen vil det inngå en fortløpende oppfølging fra revisjonens side om fylkesrådmannens oppfølging av tidligere merknader til årsregnskapet mv. Det er kontrollutvalgets sekretariat som utarbeider forslag til bestilling av regnskapsrevisjonen, jf vedlegg 1. 8

117 Kontrollutvalgets godkjente bestilling skal underskrives av den valgte revisor for Østfold fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 3.3 Bestilling av forvaltningsrevisjon Prioritering av hvilke prosjekter som skal gjennomføres, tar utgangspunkt i plan for forvaltningsrevisjon Siden utarbeidelsen av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon har fremtiden for Østfold fylkeskommune endret seg ved vedtaket om at Østfold fylkeskommune sammen med Buskerud og Akershus fylkeskommuner skal etablere Viken fylkeskommune fra (jf vedlegg3 Planen inneholdt ni prosjektskisser for hele perioden , samt tre prosjektskisser som en reserve pott. Fem av disse ble gjennomført i 2017 samt et prosjekt utgikk, slik at det gjenstår tre prosjektskisser og tre reserveprosjektskisser for gjennomføring i Følgende prosjekter gjennomføres i 2018: 1. Eierskapskontroll i Vigo IKS 2. Overordnet analyse for selskapskontroll og plan for selskapskontroll Ressursbruk og organisering innen spesialundervisning 4. Overordnet analyse 5. Plan for forvaltningsrevisjon 2019 Forvaltningsrevisjon bestilles og gjennomføres innenfor den ressursrammen som er stilt til disposisjon ved det vedtatte budsjettet for fylkesrevisjonen for året 2018, og i forståelse med fylkesrevisjonens prioriteringer for året, jf vedlegg 2. Kontrollutvalgets godkjente bestilling skal underskrives av den valgte revisor for Østfold fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 3.4 Bestilling av selskapskontroll Målet med selskapskontrollen er å ta standpunkt til om fylkeskommunens eierinteresser blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte. Herunder å påse at det i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene, og at dette utøves i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger, jf forskrift om kontrollutvalg 14. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 8. mars 2005 (sak A 09/2005) at Akershus og Østfold fylkesrevisjon skal gjennomføre selskapskontrollen på kontrollutvalgets vegne, jf 13 i Forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal ta utgangspunkt i den vedtatte plan for selskapskontroll for når bestillinger foretas. (vedlegg 4) 9

118 Kontrollutvalget og sekretariatet vil følge utviklingen og eventuelt sette i verk tiltak dersom det oppstår situasjoner som tilsier det. Eventuelle bestillinger skal godkjennes av kontrollutvalget og underskrives av den valgte revisor for Østfold fylkeskommune og kontrollutvalgets leder. 4. KONTROLLUTVALGETS MØTER I 2018 Følgende møteplan er vedtatt for 2018: 1. halvår 2. halvår 14. februar 19. september 11. april 7. november 23. mai 12. desember 30. mai Alle ovennevnte datoer er onsdager. Møtene starter klokken 10:00 dersom ikke annet blir bestemt. 5. DELTAKELSE PÅ ANDRE MØTER, OPPLÆRING, KURS M.V. Kontrollutvalgets medlemmer er invitert til å delta på konferansen for kontrollutvalg i regi av Norges Kommunerevisorforbund i tiden februar 2018 på Gardermoen. 10

119 Saksnr.: 2010/15 Løpenr. 22/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor Vedlegg 1 Brev om vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor Bakgrunn for saken I følge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi til kontrollutvalget en skriftlig egenvurdering av uavhengighet. Fakta Ved brev av 10. januar 2018 til kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune har oppdragsansvarlig revisor, revisjonsdirektør Ketil Roppestad, avgitt sin skriftlige egenvurdering om uavhengighet. Sekretariatslederens vurdering Sekretariatslederen kan ikke se at det er forhold som tilsier at revisors uavhengighet ikke er ivaretatt. Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget sier seg tilfreds med den egenvurdering om uavhengighet som er mottatt fra oppdragsansvarlig revisor for Østfold fylkeskommunes regnskaper, Ketil Roppestad. 2. Krav om «vandelsattest» anses som ivaretatt gjennom ansettelsesprosedyrene mv i styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon. Sarpsborg, 5. februar 2018

120 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder 2

121

122

123