Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom 275 Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til, telefon eller epost liland1@ostfoldfk.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Siri Baastad LEDER AP Inger -Marit Øymo NESTL H Arne Melsom MEDL FRP Finn Tellsgård MEDL KRF Anne-Line Kjos Sollie MEDL SP Oslo, 21. januar 2013 Siri Baastad Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 1/2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 28. januar 2013 PS 2/2013 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2013 PS 3/2013 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2013 i PS 4/2013 Akershus fylkeskommune Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2013 PS 5/2013 Kontrollutvalget årsplan for 2013 PS 6/2013 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2012 PS 7/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 28. januar 2013 Godkjenning av protokoll fra møtet 11. desember 2012.

3 /2-1 Kontrollutvalget i AFK /2013 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 28. januar 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. Saksredegjørelse 1. Orientering etter virksomhetsbesøk vedlegg 1 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Lillestrøm videregående skole (utrykt vedlegg 1) 2. Gjenpart av brev av fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon til Akershus fylkeskommune (vedlegg 2) Høring forslag til endringer i kommunelova og offentleglova (innbyggerinitiativ, revisors taushetsplikt, utsatt offentlighet). 3. Nye retningslinjer for kunstprosjekter ved fylkeskommunale bygg i Akershus fylkeskommune og nye retningslinjer for innkjøp av kunst i Akershus fylkeskommune. Sak til hovedutvalg for kultur, frivillighet og folkehelse ( ) og til fylkestinget ( ) med retningslinjer, rutiner og innstilling fra hovedutvalget til fylkestinget (utrykt vedlegg 2) 4. To artikler angående innkreving av bompenger (Kommunal rapport og VG ) Begge artiklene med bakgrunn i Riksrevisjonens rapport av 07. november 2012 angående blant annet kostnader ved bompengeinnkrevingen (vedlegg 3) Lenke til rapporten: Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga Fylkesrådmannens rapportering og oppfølging av vedtak fattet i fylkestinget 1. halvår 2012 og videre oppfølging fra tidligere ikke iverksatte vedtak (utrykt vedlegg 3) Protokollen viser enstemmig vedtak fattet i tråd med innstillingen (ikke vedlagt).

4 6. NKRFs einfo 13/1 Lov- og forskriftsendringer for styrket egenkontroll vedlegg 4 Det er vedtatt en del endringer i blant annet kommuneloven, lov om interkommunale selskaper og hvitvaskingsloven samt forskrifter til disse. Det er foreløpig ikke bestemt når lovendringene trer i kraft bortsett fra et par bestemmelser som iverksettes f.o.m Oslo, 17. januar 2013 Saksbehandler: Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 3. januar virksomhetsbesøk i Gjenpart av brev fra AØF til AFK av 4. januar Høring forslag til endringer i kommuneloven m fl 3 To artikler angående bompengeinnkreving i VG og KR 4 einfo 13/1 - Lov og forskriftsendringer for styrket egenkontroll Utrykte vedlegg 1 Rapport etter virksomhetsbesøk ved Lillestrøm videregående skole 2 Nye retningslinjer og rutiner vedrørende anskaffelse av kunst 3 Fylkesrådmannens rapportering og oppfølging av vedtak 1. halvår 2012

5 /8-1 Kontrollutvalget i AFK /2013 Kontrollutvalgets bestilling av regnskapsrevisjon for 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av regnskapsrevisjon 2013 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 m/kommentarer, fremgår det at det skal velges en revisor for revisjon av kommunens/fylkeskommunens årsregnskap. Samme revisor kan være ansvarlig både for revisjonen av årsregnskapet, fylkeskommunale foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon. Det er imidlertid anledning til å overlate revisjonen av foretaks regnskap og forvaltningsrevisjon til andre enn ansvarlig revisor for årsregnskapet. I Akershus fylkeskommune er det Akershus og Østfold fylkesrevisjon som har revisjonsansvaret for alle de nevnte revisjonstyper. Utkast til bestilling/avtale om regnskapsrevisjon for 2013 følger som vedlegg. Oslo, 9. januar 2013 Vedlegg 1 Avtale om regnskapsrevisjon for 2013

6 /39-10 Kontrollutvalget i AFK /2013 Kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2013 i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om forvaltningsrevisjoner 2013 vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at dette foregår på en planmessig og god måte. Det er i forskrift om kontrollutvalg ikke sagt noe om hvor mange prosjekter som skal gjennomføres i løpet av en valgperiode eller innenfor et år. Derimot har departementet ved en anledning uttalt at man ikke nødvendigvis behøver å gjennomføre prosjekter hvert år dersom forvaltningsrevisjonen er ivaretatt gjennom en helhetlig plan for perioden. I Akershus fylkeskommune har det vært praksis å gjennomføre fra fire til seks prosjekter i året, noe som vil bli videreført med tre forvaltningsrevisjonsprosjekter og et oppfølgingsprosjekt i løpet av Etter den vedtatte planen gjenstår fem prosjekter for gjennomføring i 2013 og et prosjekt som ble forskjøvet til Fylkesrevisjonen anbefaler å ta ut det planlagte kartleggingsprosjektet om yrkesfagelever som tar studiespesialisering som påbygging til generell studiekompetanse, da dette temaet har vært gjenstand for en studie utført av NIFU (Nordisk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning). NIFUs rapport ble avlagt i april 2012 og kan hentes på lenken: Se for øvrig vedlagte brev av 4. januar 2013 med notat fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon (vedlegg 2) med mer informasjon om nevnte kartlegging og rapporten fra NIFU. Ved valg av prosjekter til "Plan for forvaltningsrevisjon " ble det vurdert at tre prosjekter burde gjennomføres sent i perioden. Dette gjelder: "Oppfølgingsprosjekt Sams veiadministrasjon", "Effekten av opprettelsen av AFK eiendom FKF" og "Innføring av IKO-modellen". Ved bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2012 ble prosjektet "Universell utforming" utsatt til Ved planleggingen for 2013 vurderer fylkesrevisjonen det slik at prosjektet "Effekten av opprettelsen av AFK eiendom FKF" bør forskyves til "Universell utforming" er derfor tatt med for gjennomføring i 2013.

7 Oslo, 10. januar 2013 Saksbehandler: Vedlegg 1 Avtale om forvaltningsrevisjon 2013 i Akershus fylkeskommune 2 Brev med notat av 4. januar 2013 fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon

8 /10-1 Kontrollutvalget i AFK /2013 Kontrollutvalgets bestilling av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak 1. Forslag til avtale om levering av Overordnet analyse for Østfold fylkeskommune 2013" vedtas. 2. Avtalen legges fram for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for aksept og underskriving. Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjon. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av den virksomhet det gjelder ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Plan for forvaltningsrevisjon i Østfold fylkeskommune for inneværende valgperiode er vedtatt delt i to. Det er også bestemt at planen for siste del av perioden skal ta med seg det første året av neste valgperiode, slik at det nyvalgte kontrollutvalget kan konsentrere seg om en oppdatert overordnet analyse og planen for neste periode det første funksjonsåret. Kontrollutvalget må i løpet av 2013 utarbeide og vedta planen for perioden Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens virksomhet slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Forslag til avtale om levering av "Overordnet analyse Østfold fylkeskommune 2013" følger som vedlegg, og det vises til denne. Avtalen vil også bli tatt inn som vedlegg 4 til kontrollutvalgets årsplan for 2013.

9 Oslo, 17. januar 2014 Saksbehandler: Vedlegg 1 Avtale om levering av overordnet analyse for Akershus fylkeskommune 2013

10 /6-1 Kontrollutvalget i AFK /2013 Kontrollutvalget årsplan for 2013 Sekretariatslederens forslag til vedtak Utkastet vedtas som Kontrollutvalgets årsplan for Hva planen omfatter mv Planen er lagt opp etter samme mønster som tidligere år og kan kort beskrives som et dokument som inneholder kontrollutvalgets oppgaver samt hvilke tiltak kontrollutvalget bør iverksette for å ivareta disse oppgavene på best mulig måte. Som vedlegg til planen følger forslag til bestillinger/avtaler om oppdrag hos Akershus og Østfold fylkesrevisjon og kontrollutvalgets budsjett for Sekretariatslederen vil om ønskelig orientere nærmere om innholdet i planen under kontrollutvalgets møte. Oslo, 16. januar 2013 Saksbehandler: Utrykt vedlegg 1 Utkast til Kontrollutvalget årsplan for 2013

11 /6-2 Kontrollutvalget i AFK /2013 Oppfølging av kontrollutvalgets egne vedtak fattet i 2012 Sekretariatslederens forslag til vedtak Saken tas til orientering. Saksredegjørelse I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 20, skal sekretariatet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Kontrollutvalgets årsplan for 2013, pkt. 2.9, pålegger sekretariatet å rapportere om oppfølgingen av tidligere vedtak fattet av utvalget selv. Fakta Etter en gjennomgang av protokoller og saker som har vært behandlet i utvalget i 2012 kan ikke sekretariatet se at det foreligger vedtak som ikke er fulgt opp. Når det gjelder oppfølging av revisjonssaker, herunder fylkestingets vedtak i forbindelse med revisjon av årsoppgjøret, blir dette omtalt av fylkesrevisjonen i eget revisjonsbrev til kontrollutvalget. Sekretariatslederens vurdering Kontrollutvalgets egne vedtak er fulgt opp som forutsatt i årsplanen for Oslo, 17. januar 2013

12 /4-1 Kontrollutvalget i AFK /2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 28. januar 2013 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 18. januar 2013