Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget i AFK Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, Møterom 211 Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Lill Grimeli Andersen, telefon eller e-post liland1@ostfoldfk.no. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jens Petter Hagen LEDER AP Inger-Marit Øymo NESTL H Arne Melsom MEDL FRP Finn Tellsgård MEDL KRF Anne-Line Kjos Sollie MEDL SP Sted, 2. oktober 2013 Jens Petter Hagen Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Saker til behandling PS 30/2013 Plan for selskapskontroll oppfølging PS 31/2013 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon PS 32/2013 Møteplan for utkast PS 33/2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 14. oktober 2013 Godkjenning av protokollen fra møtet 28. august 2013.

3 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /19-8 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK /2013 Plan for selskapskontroll oppfølging Sekretariatslederens forslag til vedtak Eierskapskontroll i Akershus Energi AS gjennomføres ikke i 2014, men utsettes inntil videre. For øvrig tas informasjonen til orientering. Bakgrunn for saken Kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg krever at det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for selskapskontroll. Planen skal vedtas av fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Plan for selskapskontroll ble enstemmig vedtatt av fylkestinget i møte med følgende vedtak: 1. Plan for selskapskontroll vedtas. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i den vedtatte plan for selskapskontroll. Fakta I plan for selskapskontroll sies det under punkt 8, Planperioden, at man i 2013 skal gjennomgå eierskapsmeldingen som normalt legges fram for fylkestinget hvert annet år. Fylkesrådmannens eierskapsmelding 2013 ble lagt fram for fylkestinget og behandlet 17. juni 2013, sak 56/13. Det er en god og fyldig melding som gir en kort beskrivelse av selskapene. Meldingen omfatter flere selskaper enn det kommuneloven og forskrifter hjemler innsyn i for revisjonen og kontrollutvalget, eksempelvis stiftelser. Det har ikke funnet sted større endringer i selskapsporteføljen som ikke var kjent da "Plan for selskapskontroll " ble utarbeidet. Eierskapsmeldingen følger vedlagt som utrykt vedlegg 1. Videre sier planen at det i 2014 kan være aktuelt å gjennomføre en selskapskontroll i Akershus Energi AS eller et av de underliggende selskapene.

4 Det er tidligere gjennomført eierskapskontroll i Akershus Energi As i 2008 og i Akershus Energi Varme AS i Problemstillinger som normalt tas opp i en eierskapskontroll, er følgende: Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for selskapet? Utøver generalforsamlingen sin myndighet i henhold til lover og regler? Sørger styret for en forsvarlig forvaltning av selskapet? Hvordan rapporteres det fra valgte representanter til fylkeskommunens politiske organer? Har fylkeskommunen etablert et system for oppfølging av selskapet? Tilbyr fylkeskommunen sine valgte representanter opplæring i styrearbeid? Er fylkeskommunens representasjon i selskapets organer ivaretatt? Flere av ovennevnte spørsmål er besvart ved saker som er behandlet i fylkestinget i den senere tid, blant annet: FT-sak 55/13 Overordnede prinsipper for eierstyring, behandlet utrykt vedlegg 2 FT-sak 69/13 Akershus Energi AS eierskap, behandlet utrykt vedlegg 3 Under kontrollutvalgets behandling av plan for selskapskontroll ble blant annet bompengeselskapene drøftet. Fylkesrådmannen har lagt fram en sak for fylkesutvalget den sak 151/13 Års- og konsernregnskap bompengeselskap Akershus fylkeskommune. Saken følger vedlagt til orientering utrykt vedlegg 4 Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger Sekretariatslederen mener at ovennevnte fylkestingssaker viser at AFK ønsker å ha en god styring av eierinteressene i selskapene. Siden det nylig er fattet vedtak med omfattende regulering av eierstyringen, synes det på nåværende tidspunkt lite hensiktsmessig å gjennomføre en eierskapskontroll i Akershus Energi. Sekretariatslederen mener kontrollutvalget bør vurdere om AFK vil være bedre tjent med at de ressursene som ville gå med til en eierskapskontroll i AE i 2014, heller brukes på forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det kan vurderes om det vil være hensiktsmessig å gjennomføre en eierskapskontroll i AE i Da vil den nye eierstrategien ha virket i ca to år. Oslo, 1. oktober 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder

5 Saksbehandler: Lill Grimeli Andersen Utrykte vedlegg: 1 Fylkesrådmannens eierskapsmelding FTsak 56(13 2 Overordnede prinsipper for eierstyring - FTsak 55/13 3 Akershus Energi AS - eierskap - FTsak 69/13 4 Års- og konsernregnskap bompengeselskap AFK - FUsak 151/13

6 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /10-6 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK /2013 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon Sekretariatslederens forslag til vedtak På grunnlag av det fremlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalgets innspill utarbeider fylkesrevisjonen plan for forvaltningsrevisjon til neste møte som er 11. november Bakgrunn for saken Kommuneloven med tilhørende forskrift om kontrollutvalg krever at det minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, skal utarbeides en plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av fylkestinget selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Fakta I forrige valgperiode ønsket kontrollutvalget å dele planperioden i to, hver periode av to års varighet. Dette viste seg å gi gode og nyttige planer basert på oppdaterte behov og god fleksibilitet. Det viste seg ved den nye valgperiodens begynnelse at behandlingstiden for det nyvalgte kontrollutvalget ble veldig knapp. Det er derfor tatt sikte på en plan over tre år ved denne behandlingen. Det nyvalgte kontrollutvalget høsten 2015 får dermed bedre tid til å forberede neste plan som må vedtas innen utgangen av Utkastet til planen er basert på overordnet analyse utarbeidet i Analysen ble lagt fram for kontrollutvalget i møte den 3. juni d.å. Akershus og Østfold fylkesrevisjon har på bakgrunn av den fremlagte analysen og innspill fra kontrollutvalget i ovennevnte møte utarbeidet utkast til plan for forvaltningsrevisjon Fylkesrevisjonen antar at det i perioden maksimalt kan gjennomføres 13 av de foreslåtte prosjektskissene, fordelt med fire i 2014, fem i 2015 og fire i Dette vil være avhengig av de valgte prosjektenes omfang og kompleksitet. Det er da tatt høyde for et prosjekt, "Effekten av opprettelsen av AFK eiendom FKF", som ble forskjøvet fra til 2014 og at overordnet analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon skal utarbeides i Det foreslås likevel at kontrollutvalget prioriterer 15 av prosjektskissene slik at det foreligger en liten

7 buffer av prosjekter i perioden. Kontrollutvalget må ta stilling til hvilke prosjekter de prioriterer høyest og lavest. Fra planutkastets kapittel 3, side 7, gjengis oversikt over 20 mulige prosjekttemaer. Fra side 8 i planen er det utarbeidet prosjektskisser for de 20 prosjektene som er listet i tabellen nedenfor. Tabellen under viser de 20 prosjektskissene som presenteres i kapittel 4. Prosjektskissene er skrevet i rekkefølge etter hvilket ansvarsområde de omhandler (bygg og innkjøp, internkontroll og systemer, samferdsel, økonomi, regional utvikling og utdanning). Rekkefølgen angir ingen forslag til prioriteringer. Nummereringen er gjort for å lette arbeidet med henvisninger til de ulike prosjektskissene. Kontrollutvalget kan ved sin behandling av utkast til plan for forvaltningsrevisjon sette prioriteringen i kolonnen KUs prioritering. Prosjekttema Ansvarsområde KUs prioritering 1 Innføring av ny anskaffelsesstrategi Bygg og innkjøp 2 Fylkeskommunens bruk av konsulenter Bygg og innkjøp 3 Sammenhengen i fylkeskommunens styrings-dokumenter Internkontroll, systemer og økonomi 4 Fylkeskommunens system for virksomhetsstyring Internkontroll, systemer og økonomi 5 Rutiner for etterlevelse av internkontrolltiltak på økonomiområdet Internkontroll, systemer og økonomi 6 System for tildeling og oppfølging av tippemidler Internkontroll, systemer og økonomi 7 Styring av fylkeskommunens bundne og ubundne fond Internkontroll, systemer og økonomi 8 Ivaretakelsen av fylkeskommunens Regional og kultur ansvar innen folkehelseområdet 9 System for evaluering av bruken av Regional og kultur regionale midler 10 System for oppfølging av midler til kultur Regional og kultur 11 Ivaretakelsen av fylkeskommunens Samferdsel og miljø miljøansvar 12 Forvaltning av bompenger Samferdsel og miljø 13 Tilfredsstillelse av krav til gjennomføring Samferdsel og miljø av skoleskyssen 14 Fylkeskommunens oppfølging av Samferdsel og miljø innfarts-parkering i Akershus 15 Måloppnåelse innen tannhelseområdet Tannhelse 16 Etterlevelse av kvalitetsrutiner ved de Utdanning videre-gående skolene 17 Årstimetall i henhold til Utdanning Opplæringsloven 18 Eksamensavviklingen i de videregående skolene Utdanning

8 19 Fylkeskommunens system for å sikre god vurderingspraksis 20 Oppfølging av tidligere gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter Utdanning Gjennomføringstidspunkt for de ulike prosjektene vil bli avklart ved kontrollutvalgets bestilling av prosjektene. Sekretariatslederens vurderinger og anbefalinger Overordnet analyse 2013 og det fremlagte utkast til plan for forvaltningsrevisjon gir kontrollutvalget et omfattende og godt grunnlag for å velge ut nyttige prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon i 2014, 2015 og Det bør imidlertid gjøres oppmerksom på at fylkesrådmannen la fram en sak om konsulentbruk i Akershus fylkeskommune i 2012 til fylkestingets møte 23. september 2013, sak 76/13. Det er en god og omfattende sak som gir mye informasjon om konsulentbruken. Kontrollutvalget bør vurdere om den informasjonen som gis i saken gjør det uaktuelt å bruke ressurser på prosjekt nr. 2 i oversikten ovenfor i denne omgang. Oslo, 25. september 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Lill Grimeli Andersen Utrykte vedlegg 1 Utkast til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Akershus fylkeskommune 2 FT-sak 76/13 Konsulentbruk i AFK i 2012 Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av 16. september 2013

9 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /28-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK /2013 Møteplan for utkast Sekretariatslederens forslag til vedtak Det fremlagte utkast til møteplan vedtas med de valg og justeringer som ble bestemt i møtet. Viktige punkter i saken Fakta På bakgrunn av de foreslåtte tidspunktene for møtene i fylkestinget 2014 er det utarbeidet et utkast til møteplan i 2014 for kontrollutvalget. Det er lagt opp til syv møter med møtedag onsdager. Møtedag kan endres hvis ønskelig, men mandag bør helst unngås da fylkestinget og fylkesutvalget i Akershus har sine møter på mandager. Ett møte er likevel foreslått lagt til mandag for å kunne legge fram kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet slik at FU har denne før det innstilles til fylkestinget i regnskapssaken. Det er videre tatt hensyn til når sakene til fylkestinget normalt sendes ut vinterferien i uke påsken (palmesøndag) (2. påskedag) (torsdag) (lørdag) (Kristi Himmelfartsdag) (2. pinsedag) kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet som behandles 5. mai i FU og 12. mai i FT kontrollutvalgets forslag til budsjett 2014 for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK høstferien i uke Det er utarbeidet en oversikt som viser foreslåtte datoer for fylkestingets møter, kontrollutvalgets møter, kontrollutvalgskonferansens møtedatoer/forslag på alternative møtedatoer, når sakene til kontrollutvalget skal sendes ut og stikkord for saker som kan forventes behandlet i det enkelte møte.

10 Oslo, 27. september 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder Saksbehandler: Lill Grimeli Andersen Vedlegg 1 Møteplan for utkast 2 Kalender 2014

11 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /4-7 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i AFK /2013 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 14. oktober 2013 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 1. oktober 2013 Lill Grimeli Andersen sekretariatsleder