Møteprotokoll. Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00

Transkript

1 Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: 211, Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo Dato: Tid: 14:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud Leder AP Hallstein Flesland Nestleder H Kjersti Marie Stensrud Medlem SV Ingunn Ulfsten Medlem KRF Hulda Tronstad Medlem V Fra revisjonen møtte: Navn Ketil Roppestad Gro Hilmarsen Bratli Linda Underum Viggo Røed Fra sekretariatet møtte: Navn Hans-Olaf Lunder Stilling Revisjonsdirektør Fagansvarlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Fagansvarlig regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisor Stilling Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 10/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 PS 11/2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune. PS 12/2018 Prosjektplan - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune PS 13/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport Gratisprinsippet I videregående opplæring i Akershus fylkeskommune PS 14/2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 PS 15/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 Protokollen fra møtet den 30. januar 2018 ble enstemmig godkjent.

3 Saker til behandling PS 10/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering. I forbindelse med opprettelsen av Viken fylkeskommune skal kontrollutvalgene i de tre fylkeskommunene innstille på valg av revisjonsordning og sekretariatsordning overfor fellesnemda. Kontrollutvalgsleder orienterte om at kontrollutvalgslederne i Østfold, Buskerud og Akershus hadde hatt et møte der innholdet ble referert. De tre utvalgslederne fortsetter denne jobben og nytt møte for utvalgslederne er berammet til Kontrollutvalgets vedtak : Informasjonen tas til orientering. PS 11/2018 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Finansiering og økonomisk rapportering av byggeprosjekter i Akershus fylkeskommune. Sekretariatslederens forslag til innstilling Forvaltningsprosjekt 3/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at saker legges frem til behandling for riktig politisk nivå. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre at saksfremlegg om byggeprosjekter, årsbudsjett, økonomiplaner og årsrapporter har tydelig og konsistent informasjon om utviklingen av og eventuelle endringer i byggeprosjektenes omfang og økonomi. Det er viktig for at beslutningstakerne skal kunne følge byggeprosjektet fra start til slutt. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at årlig budsjettering og regulering av enkeltprosjekter skjer i samsvar med veilederen fra KRD og at regulert budsjett i større grad samsvarer med det virkelige behovet.

4 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen foreta en gjennomgang av samarbeids- og rapporteringsrutinene mellom AFK eiendom FKF og AFK for å oppnå bedre samsvar mellom årlige budsjetter og utgifter i enkeltprosjekter. Fylkesrevisjon ved Viggo Røed orienterte om forvaltningsprosjektet. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål som de fikk svar på fra revisjonen. Kontrollutvalget ga tilbakemelding om en bra rapport. Kontrollutvalgets innstilling : Forvaltningsprosjekt 3/2018 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at saker legges frem til behandling for riktig politisk nivå. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre at saksfremlegg om byggeprosjekter, årsbudsjett, økonomiplaner og årsrapporter har tydelig og konsistent informasjon om utviklingen av og eventuelle endringer i byggeprosjektenes omfang og økonomi. Det er viktig for at beslutningstakerne skal kunne følge byggeprosjektet fra start til slutt. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at årlig budsjettering og regulering av enkeltprosjekter skjer i samsvar med veilederen fra KRD og at regulert budsjett i større grad samsvarer med det virkelige behovet. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen foreta en gjennomgang av samarbeids- og rapporteringsrutinene mellom AFK eiendom FKF og AFK for å oppnå bedre samsvar mellom årlige budsjetter og utgifter i enkeltprosjekter. PS 12/2018 Prosjektplan - System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak. Prosjektplan System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune godkjennes. Fylkesrevisjonen ved Gro Hilmarsen Bratli orienterte om prosjektplanen. Utvalgsmedlemmene stilte spørsmål og drøftet problemstillinger.

5 Kontrollutvalgets vedtak : Prosjektplan System for innfartsparkering i Akershus fylkeskommune godkjennes. PS 13/2018 Forvaltningsrevisjonsrapport Gratisprinsippet i videregående opplæring i Akershus fylkeskommune Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan Gratisprinsippet i videregående opplæring Akershus fylkeskommune godkjennes. Kontrollutvalgsmedlemmene stilte spørsmål og drøftet problemstillinger. Kontrollutvalgets vedtak : Prosjektplan Gratisprinsippet i videregående opplæring Akershus fylkeskommune godkjennes. PS 14/2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 Sekretariatslederens forslag til innstilling Årsmeldingen legges frem for fylkestinget med slik innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering.

6 Kontrollutvalgets innstilling : Årsmeldingen legges frem for fylkestinget med slik innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering. PS 15/2018 Eventuelt - kontrollutvalgets møte 20. mars 2018 Det ble ikke fremmet saker under eventuelt.