Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Galleriet, Schweigaards gate 4, Oslo, 211 Tidspunkt: kl. 14:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Terje Granerud LEDER AP Hallstein Flesland NESTL H Kjersti Marie Stensrud MEDL SV Ingunn Ulfsten MEDL KRF Hulda Tronstad MEDL V Oslo, 17. september 2018 Terje Granerud Leder

2 Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 27/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018 PS 28/2018 Overordnet analyse for selskapskontroll 2018 PS 29/2018 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2018 PS 30/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Godkjenning av protokoll fra møtet 11. juni 2018

3 Saker til behandling PS 27/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018

4 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /2-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak/innstilling Informasjonen tas til orientering. Fakta 1. Orientering om hovedtrekkene i ansvarlig revisors plan for regnskapsrevisjon 2018 Det fremgår av avtale om levering av regnskapsrevisjon 2018 at den valgte revisor skal gi en orientering om hovedtrekkene i årsplanen for gjennomføringen av regnskapsrevisjonen (regnskapsåret 2018) i første møte etter sommerferien. Det vil bli gitt en orientering fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon i møtet. 2. Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) for 2018 Brev fra AØF av vedlegg 1 AØFs virksomhetsplan for 2018 vedlegg 2 Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen vedlegg 3 NB unntatt offentlighet 3. Vurdering av HyOp resultatregnskap og balanse for 2017 med videre. Fylkesrevisjonens interne notat ligger vedlagt. Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder

5 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Brev fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon av Virksomhetsplan for Akershus og Østfold fylkesrevisjon Vedlegg 1 og 2 til virksomhetsplanen NB Unntatt offentlighet 4 Internt notat fra fylkesrevisjonen vedr. HyOp AS regnskapet

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /19-10 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Overordnet analyse for selskapskontroll 2018 Sekretariatslederens forslag til vedtak Det bestilles en plan for selskapskontroll for til behandling høsten 2018 Bakgrunn for saken I gjeldende lovverk som omhandler tilsyn og kontroll i kommuner og fylkeskommuner, er det blant annet fastsatt at det skal gjennomføres selskapskontroll. Denne revisjonen skal basere seg på en overordnet analyse av fylkeskommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, dette med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Vanligvis utarbeides plan for selskapskontroll for fire år, men på grunn av etableringen av Viken vil planen derfor kun gjelde for Det er fylkestinget som skal godkjenne planen. Fakta Formålet med overordnet analyse er å innhente informasjon om fylkeskommunens selskaper slik at kontrollutvalget settes i stand til å identifisere behovet for kontroll på de ulike sektorer og virksomheter ut i fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Overordnet analyse Akershus fylkeskommune selskapskontroll " følger som vedlegg, og det vises til denne. Bestemmelsen om at plan for selskapskontroll skal baseres på en overordnet analyse som kom inn i forskriften ved en endring som trådte i kraft Selskapskontroll er en av oppgavene kontrollutvalget er pålagt å gjennomføre. 14 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner lyder: «Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/ fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll).

31 Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert Overordnet analyse for selskapskontroll 2018

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /29-1 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i AFK 2019 Sekretariatslederens forslag til vedtak Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for årsbudsjett 2019 for kontroll- og tilsynsarbeidet er på ,-. Kontrollutvalgets budsjettforslag innarbeides i Akershus fylkeskommunes budsjettdokumenter og legges fram for fylkestinget til behandling. Generelt Fra 18 Budsjettbehandlingen i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner gjengis følgende: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandlingen av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe

64 som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas. Budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonen og KU-sekretariatet Verken kontrollutvalgsforskriften eller departementets kommentarer til denne tar for seg budsjettbehandlingen ved 27 samarbeid om revisjonsarbeidet o l. Det må likevel antas at fremgangsmåten bør legges tett opp til den som er beskrevet for interkommunale selskaper. Ettersom kontrollutvalget i forskriften er gitt en sentral rolle ved budsjetteringen av kommunens/fylkeskommunens samlede kontrollvirksomhet, synes det formelt korrekt at kontrollutvalget (ene) gis anledning til å uttale seg om styret i AØFs og AØKS forslag til budsjetter før budsjettforslagene oversendes fylkesrådmennene. Som kjent er det kontrollutvalget (ene) som sitter med det forskriftsmessige ansvaret for at blant annet regnskapsrevisjonen blir utført på en betryggende måte, jf. kontrollutvalgsforskriftens 6. Budsjettforslag for kontrollutvalgets egen virksomhet i 2019 Generelt Det er lagt til grunn de forutsetninger som er opplyst fra administrasjonen. Budsjettforslaget for 2019 Av vedlegg 1 fremgår fordelingen på de enkelte regnskapsarter. Forslaget er utarbeidet innenfor de forutsetninger som er gitt fra administrasjonen, og foreløpige tildelte rammer. Kontrollutvalgets ramme er regulert for lønns- og prisvekst. Den foreslåtte rammen gir, etter de kjente forutsetningene, rom for samme aktivitet for utvalget som i Kontrollutvalgets forslag til budsjett blir innarbeidet i fylkeskommunens samlede budsjettdokument for 2019 under Politisk styring og kontrollorganer. Akershus og Østfold fylkesrevisjons (AØFs) budsjettforslag for 2019 Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) har egne vedtekter for sin virksomhet. Disse er vedtatt av de to samarbeidende fylkeskommunene. Av punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Revisjonsdirektørens forslag til budsjett for 2019, som ble behandlet på møtet i styret for AØF 29. august 2018, følger som vedlegg 2. Budsjettet dekker utgifter til fylkesrevisjonens stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift mv. Revisjonsdirektøren mener at den foreslåtte totale brutto budsjettramme for 2019 på

65 kr ,-, er tilstrekkelig til å gjennomføre både den lovpålagte regnskapsrevisjonen og kontrollutvalgets bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Budsjettrammen gjelder den samlede aktiviteten for AØF i Akershus og Østfold fylkeskommuner, og medfører et tilskudd fra hver av fylkeskommunene på kr ,-. Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i Etter kontrollutvalgssekretærens vurdering bør det fremlagte forslag til budsjett 2019 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon være tilstrekkelig til at kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune kan gjennomføre sin kontroll- og tilsynsrolle i 2019 på en tilfredsstillende måte. Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariats (AØKS ) budsjettforslag for 2019 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) har egne vedtekter for sin virksomhet. I punktet Saksbehandlingen i styret i vedtektene, fremgår av bokstav b at styret skal behandle Budsjett, regnskap og årsmelding. Sekretariatslederens forslag til budsjett for 2019, følger som vedlegg 3. Budsjettet dekker utgifter til sekretariatets 1,5 stillingshjemler, herunder nødvendige utgifter til daglig drift. Sekretariatslederen mener at den foreslåtte samlede budsjettrammen for 2019 på kr ,- er tilstrekkelig til å betjene kontrollutvalget(ene) på en tilfredsstillende måte i Samlet budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet Forslag til årsbudsjett 2019 for: Kontrollutvalget i Akershus kr ,- Akershus og Østfold fylkesrevisjon, AFKs del kr ,- Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat, AFKs del kr ,- Samlet ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet kr ,- Det er tatt hensyn til forventet lønns- og prisvekst i Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder

66 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Vedlegg 1 Budsjettforslag 2019 for kontrollutvalget i AFK 2 Budsjettforslag 2019 for AØF 3 Budsjettforslag 2019 for AØKS

67 :08 Kontrollutvalget i Akershus fylkeskommune Budsjett 2019 ANSVAR TEKST REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Tjeneste Art FORSLAG Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt Kontrollutvalget i Akershus Kontrollutvalg Beskatning el. Kommunikasjon Skattepliktig del av kjøregodtgj Godtgj,medl av pol.utv/st./råd Tapt arbeidsfortjeneste folkevalgte Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Faglitteratur/aviser/tidsskr Bevertning Velferdstiltak ansatte Gaver Kursavgifter (:fagl.veiledn) Kjøregodtgjørelse Kostgodtgj. m/overnatting Administrativ forpleining Reiseutgifter kurs Andre reiseutgifter Leie av lokaler til kurs etc Kjøp av tjenester fra andre Overføringer TJENESTENS UTGIFTER TJENESTENS INNTEKTER TJENESTENS NETTOUTGIFTER H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA \2018\Møte \Budsjettforslag kontrollutvalget AFK av 4

68 :08 ANSVAR TEKST REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT BUDSJETT Tjeneste Art FORSLAG Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt Vedtatt H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA \2018\Møte \Budsjettforslag kontrollutvalget AFK av 4

69 :08 H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA \2018\Møte \Budsjettforslag kontrollutvalget AFK av 4

70 :08 H:\KONT\Kontrollutvalg\Arikv KUA \2018\Møte \Budsjettforslag kontrollutvalget AFK av 4

71

72

73

74

75

76 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /3-5 Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget /2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 25. september 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Oslo, 17. september 2018 Hans-Olaf Lunder Sekretariatsleder Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder