: Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget i Hitra kommune Møtedato/tid : Mandag 17. oktober 2005 kl Møtested/lokaler : Hitra Helsetun, Møterom Havørn i 2. etasje Deltagere : Sigmund Jessen leder John Steinar Lervik nestleder Einar Sivertsen Åse Mastad Vigdis Norbotten Lossius Kopi Møteansvarlig : Ordføreren Rådmannen Varamedlemmer Revisjon Midt-Norge IKS v/oppdragsansvarlig revisor : Sigmund Jessen Sted Dato Hitra 17. oktober 2005 Sakliste: Sak 20/2005 Godkjenning av protokoll fra møte Sak 21/2005 Referatsaker Sak 22/2005 Overordnet analyse for Hitra kommune 1. gangs behandling Sak 23/2005 Plan for selskapskontroll i Hitra kommune Sak 24/2005 Forslag til budsjett for kontrollutvalget for Sak 25/2005 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Per O. Johansen på telefon , mobil Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Sigmund Jessen leder (sign) Per O. Johansen Rådgiver Hitra kommune kontrollutvalget Side 1

2 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 20/2005 Godkjenning av protokoll fra møte Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Hitra kommune kontrollutvalget Side 2

3 Sak 20/2005 Godkjenning av protokoll fra møte KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. VEDLEGG 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte SAKSUTREDNING Godkjenning av møteprotokoll. Hitra kommune kontrollutvalget Side 3

4 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 21/2005 Referatsaker Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 030 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. Hitra kommune kontrollutvalget Side 4

5 Sak 21/2005 Referatsaker KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tar referatsaken til orientering. VEDLEGG Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende sak som referatsak: 1. Pressemelding nr 43/2005 av fra Moderniseringsdepartementet vedrørende heving av den nasjonale terskelverdien for å gjennomføre anbudskonkurranser ved offentlige innkjøp. SAKSUTREDNING Kontrollutvalgets sekretariat viser til det vedlagte dokumentet som legges frem som referatsak. Hitra kommune kontrollutvalget Side 5

6 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 22/2005 Overordnet analyse for Hitra kommune 1. gangs behandling Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Kontrollutvalget tar foreløpig versjon av overordnet analyse for Hitra kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med analysen. Med bakgrunn i en endelig analyse som legges frem for kontrollutvalget på møte i november, vil utvalget foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 legges frem for endelig behandling i kommunestyret. Hitra kommune kontrollutvalget Side 6

7 Sak 22/2005 Overordnet analyse for Hitra kommune 1. gangs behandling KONTROLLUTVALGSSERETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar foreløpig versjon av overordnet analyse for Hitra kommune til orientering. Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspillene og kommentarene som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med analysen. Med bakgrunn i en endelig analyse som legges frem for kontrollutvalget på møte i november, vil utvalget foreslå en plan for forvaltningsrevisjon for Hitra kommune for Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2006 legges frem for endelig behandling i kommunestyret. VEDLEGG: 1. Hitra kommune Overordnet analyse (foreløpig versjon). Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-17/2005: Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon videre arbeid, behandlet i kontrollutvalget Forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni Veileder for gjennomføring av overordnet analyse. Behandlet i styret i Norges kommunerevisorforbund 16. november SAKSFREMSTILING: Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Som følge av at reglene først ble vedtatt har Kommunal- og regionaldepartementet gitt utvidet frist til utgangen av 2005 for å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen i kommunen sett i forhold til lover, forskrifter og kommunens egne målsettinger, først og fremst gjennom kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Gjennom dette arbeidet håper vi å gi kontrollutvalget et verktøy for å kunne prioritere ressursene til forvaltningsrevisjon på en slik måte at kommunen i størst mulig grad kan innfri sine plikter og målsettinger, og slik at kommunen unngår å havne i situasjoner som skader kommunens tjenesteproduksjon eller omdømme. Hitra kommune kontrollutvalget Side 7

8 Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, kan det være hensiktsmessig å utarbeide denne planen oftere, gjerne med en årlig rullering. Ellers kan planen bli på et meget overordnet nivå. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Etter å ha avklart arbeidsdelingen mellom Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS vil det være sekretariatsselskapet som vil følge opp arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalget, men i nært samarbeid med revisor. Med bakgrunn i erfaringer fra tilsvarende arbeid i Sør-Trøndelag fylkeskommune er det også nyttig at kontrollutvalget involverer seg i prosessen, og sekretariatet legger derfor opp til at saken behandles i kontrollutvalget 2 ganger før planen endelig legges frem for kommunestyret. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig versjon av en overordnet analyse av virksomheten som skjer i regi av Hitra kommune. I denne utgaven har kontrollutvalgets sekretariat i første rekke analysert kommunens virksomhet ut fra målsettinger i gjeldende plandokumenter som økonomiplan, budsjett og kommunestyrets vedtak. Etter det sekretariatet er kjent med arbeider Hitra kommune for tiden med å revidere kommuneplanen, slik at vi har bare i begrenset grad lagt denne til grunn for vårt arbeid. Sekretariatet har også valgt å se nærmere på måloppnåelsen skissert i regnskap, årsmeldinger og en del ekstern rapportering som for eksempel Statistisk Sentralbyrå (Kostra). Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i prosessen, vil sekretariatet utdype analysen, blant annet gjennom nærmere kontakt med forvaltningen i Hitra kommune, med sikte på å identifisere aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalgets sekretariat legger opp til at en endelig analyse legges frem for kontrollutvalget på neste møte, som er i november, med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon for Denne planen vedtas av kontrollutvalget som legger frem planen for endelig behandling i kommunestyret. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem en foreløpig overordnet analyse av Hitra kommune sin virksomhet. Med bakgrunn i kontrollutvalgets innspill i saken vil sekretariatet legge frem en sak på utvalgets møte i november med forslag til en plan for forvaltningsrevisjon i Hitra kommune for Hitra kommune kontrollutvalget Side 8

9 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 23/2005 Plan for selskapskontroll i Hitra kommune Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Kontrollutvalget Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber om at saken legges frem for endelig behandling på utvalgets møte i november med påfølgende behandling i kommunestyret. Hitra kommune kontrollutvalget Side 9

10 Sak 23/2005: Plan for selskapskontroll i Hitra kommune KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget ber om at saken legges frem for endelig behandling på utvalgets møte i november med påfølgende behandling i kommunestyret. VEDLEGG Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Sak KU-18/2005: Plan for selskapskontroll videre arbeid, behandlet i kontrollutvalget Forskrift om kontrollutvalg, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni Forslag til veilder for gjennomføring av selskapskontroll. Behandlet i styret i Norges kommunerevisorforbund 24. januar SAKSUTREDNING Innledning I kommunal sektor har det etter hvert blitt mer vanlig å organisere deler av tjenesteproduksjonen i interkommunalt samarbeid og mer og mindre fristilte selskaper. Utviklingen i retning av mer fristilte organisasjonsmodeller fører til en mer kompleks og fragmentert organisering av den kommunale virksomheten. Dette gir styringsmessige utfordringer for kommunestyrer og fylkesting som øverste beslutningsmyndighet og det reiser spørsmål i forhold til tilsyn og kontroll med denne typen virksomhet. Det faktum at en oppgave som tidligere har ligget innenfor forvaltningen organiseres inn i et utenforliggende selskap bør ikke i seg selv føre til mindre tilsyn og oppfølging fra kontrollorganene i kommunen. Behovet for oppfølging og koordinering av virksomheten kan tvert om være økende når virksomheten blir mer fragmentert. Hitra kommune kontrollutvalget Side 10

11 Inntil den nye aksjeloven av trådte i kraft kunne kommunestyret velge kommune- / distriktsrevisjonen som revisor i selskaper der kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner hadde mer enn 50 % av stemmene. Denne bestemmelsen ble ikke videreført i gjeldende aksjelov. Da revisorloven ble fornyet i 1999 ble dette stadfestet ved at kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper mistet muligheten til å velge kommunal- eller fylkeskommunal revisjon. Det vil si at kommunen gjennom kontrollutvalget og kommunerevisjonen mistet muligheten til å få innsyn i kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper. Som følge av endringene i kommuneloven om tilsyn og kontroll som ble vedtatt med virkning fra ble kontrollutvalgets oppgaver konkretisert og til dels utvidet i forhold til de tidligere bestemmelsene. Kontroll og tilsyn med kommunalt og fylkeskommunalt eide selskaper ble igjen en prioritert oppgave, og det ble tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll. Reglene slår fast at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.v. (kommunelovens 77, nr. 5). Kommunelovens 80 utdyper videre i hvilke selskaper selskapskontroll kan utføres i, og på hvilken måte selskapskontrollen kan gjennomføres på. Selskapskontroll kan kun gjennomføres der kommunen alene, eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier selskapet fullt ut, og i heleide datterselskaper til slike selskaper. I slike selskaper har kommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som anses nødvendig for kontrollen, og opplysningene kan innhentes fra selskapets daglige leder, styret eller fra selskapets valgte revisor. Kommunens kontrollutvalg og revisor kan også selv foreta undersøkelser i selskapet. Videre har kontrollutvalget og kommunens revisor rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende selskapsorganer. Organisasjonsformer for kommunal virksomhet: Kommunen kan velge å organisere sin virksomhet på flere måter der de mest nærliggende er: Som en kommunal etat eller virksomhet på tradisjonell måte. Som kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 uten at det er eget rettsubjekt. Som interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 27 der det er et eget rettssubjekt. Som interkommunalt selskap. Som aksjeselskap. Selskapskontroll er aktuelt i aksjeselskaper og i interkommunale selskaper. Hitra kommune kontrollutvalget Side 11

12 Selskapskontrollens innhold Selskapskontrollen kan deles i to deler: 1. Eierskapskontroll Dette innebærer at kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. 2. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er definert i kommunelovens 77 nr. 4, som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Selskapskontroll i form av forvaltningsrevisjon er frivillig og således opp til kommunestyret å bestemme gjennom vedtakelsen av planen for selskapskontroll. Skjematisk kan selskapskontrollen fremstilles slik: Kommunestyret Utøver av kommunens eierinteresse Kontrollutvalget KU-sekretariat Eierskapskontro Generalforsamling/ representantskapsmøte Revisor Styre Forvaltningsrevisjon Fristilt virksomhet organisert som AS eller IKS Figur: Fritt etter Forslag til veileder for selskapskontroll utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund (NKRF). Hitra kommune kontrollutvalget Side 12

13 RETNINGSLINJER FOR SELSKAPSKONTROLL Før selskapskontroll iverksettes bør det utarbeides egne retningslinjer for denne typen virksomhet som vedtas av kommunestyret. Med utgangspunkt i planen for selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt resultatene av disse. Retningslinjene bør inneholde bestemmelser om hvor ofte kontrollutvalget skal rapportere resultatene av selskapskontrollen. Videre må retningslinjene inneholde bestemmelser om hvordan selskapskontrollen skal foregå, det vil si om det skal være mulig for kontrollutvalget å initiere forvaltningsrevisjonsprosjekter i selskapet i tillegg til ordinær eierskapskontroll. Retningslinjene bør også inneholde bestemmelser om hvilke dokumenter selskapet skal sende kontrollutvalget og revisor. Aktuelle dokumenter er årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger og protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. En plan for selskapskontroll bør inneholde en beskrivelse av ulike deler av selskapskontrollen. Kontrollvirksomheten kan omfatte: Eierskapskontroll ved selskapsetablering Eierskapskontrollen ved selskapsetableringen eller ved kjøp av aksjer eller andeler i selskaper. Kontrollaspektet i slike situasjoner er å vurdere om verdiene kommunen skyter inn i virksomheten er i overensstemmelse med kommunestyrets forutsetninger, og om innskutte verdier står i et rimelig forhold til motytelsen i form av aksjer innskuddskapital etc. Ordinær eierskapskontroll I den daglige drift vil eierskapskontrollen bestå av følgende deler: 1. Kontroll med at virksomheten foregår i henhold til gjeldende lover og regler, herunder innenfor de rammer som vedtektene gir. 2. Kontroll med at virksomheten foregår innenfor rammene av kommunens vedtak og forutsetninger. 3. Vurdering av den enkelte virksomhet sett fra et eierperspektiv. 4. Eventuelle andre forhold. I dette ligger det at virksomheten drives i henhold til rammene som er satt for virksomheten, både i forhold til lov og regelverk og i henhold til virksomhetens vedtekter. Videre må det vurderes om virksomheten drives innenfor de vedtak og forutsetninger som kommunestyret har satt for selskapets virksomhet. Dersom kommunen har oppnevnt medlemmer til styret i virksomheten kan det også være aktuelt å vurdere hvilken rolle disse har hatt for å sikre at virksomheten drives innenfor kommunestyrets forutsetninger for kommunens engasjement i selskapet. Når det gjelder vurderinger i forhold til eierperspektivet vil fokus blant annet settes på om virksomheten drives økonomisk forsvarlig og at virksomheten forvalter sine eiendeler og kapital på en sunn og effektiv måte. Hitra kommune kontrollutvalget Side 13

14 SELSKAPSKONTROLL I HITRA KOMMUNE Aksjer og andeler som Hitra kommune eier i selskaper m.v. fremgår av note 13 og 17 til kommunens årsregnskap for Med bakgrunn i oversikten i regnskapet og noen tilleggsundersøkelser i regi av kontrollutvalgets sekretariat, mener vi å kunne redegjøre for hvilke selskaper som for tiden er aktuelle for selskapskontroll i Hitra kommune. Vi har med utgangspunkt i regnskapet for 2004, og med tillegg for senere endringer satt opp en oversikt over fond, foreninger, selskaper m.v. som Hitra kommune har eierandeler i: Selskap Andel Bokført verdi pr Markedsverdi pr Selskapskontroll? Fosen Trafikklag ASA 0,00 % Nei TrønderEnergi 4,99 % Mulig Kystmiljø AS 50,00 % Mulig Multienergi AS 0,20 % Nei Midnor CNI AS 0,10 % Nei Biblioteksentralen Nei DalPro AS 60,00 % Mulig Hitra og Frøya Fastlandssamband Mulig Havbrukstjenesten AS 11,76 % Nei Trøndelag Reiseliv AS 0,19 % Nei Frøya Flyplass DA Nei KLP Egenkapitalkrav 0,00 % Nei Revisjon Midt-Norge IKS 3.60 % Mulig Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS 3,60 % Mulig SUM I 2005 har Hitra kommune gått inn på eiersiden i to selskaper for henholdsvis revisjon og for sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalg i fylket. Disse selskapene vil tilrettelegge og forestå selskapskontrollen for eierne, men kan ikke forestå selskapskontroll i egen virksomhet. Dersom det skal utøves selskapskontroll i disse selskapene må kontrollutvalget sikre at den som utøver selskapskontrollen er habil, trolig vil det være hensiktsmessig å innhente bistand utenfra. Hitra kommune har ikke så mange selskaper som er 100 % eid av kommunen alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Selskapskontroll etter kommuneloven kan kun gjennomføres i selskaper som er eid fullt av kommunen eller av kommunen sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner. Det vil si at det er relativt få av de selskapene som er nevnt ovenfor som er aktuelle for selskapskontroll. En plan for selskapskontroll trenger ikke å baseres på dagens selskaper, det er også hensiktsmessig å ha en rutine på plass dersom det senere blir aktuelt legge tjenesteproduksjon inn i egne selskaper, eller at kommunen oppretter selskaper alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner for å ivareta et spesielt formål. Med bakgrunn i ovenstående redegjørelse foreslås følgende plan for selskapskontroll: Hitra kommune kontrollutvalget Side 14

15 Plan for selskapskontroll i Hitra kommune (utkast) 1. Virkeområde Selskapskontroll kan utøves i interkommunale selskaper og i aksjeselskaper der Hitra kommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer eller andeler og heleide datterselskaper av slike selskaper. 2. Selskapskontrollen innhold Selskapskontrollen omfatter Eierskapskontroll som omfatter kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskaper, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, eventuelt Forvaltningsrevisjon i henhold til kommunelovens 77 nr. 4, det vil si systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen som skal utøves på vegne av Hitra kommune. 3. Innhenting av opplysninger Kommunestyret gir kontrollutvalget og den som kontrollutvalget utpeker til å utføre selskapskontroll, anledning til å kreve enhver opplysning av selskapet, selskapets styre og selskapets revisor som anses nødvendig for å kunne utøve selskapskontrollen. Kontrollutvalget kan kreve å få tilsendt følgende dokumenter rutinemessig som et ledd i eierskapskontrollen av selskapet: årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning, nummererte brev fra revisor, møteinnkallinger samt protokoller fra generalforsamling / representantskap og styremøter. 4. Gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget må minst én gang i året vurdere aktuelle selskaper med hensyn til gjennomføring av selskapskontroll, og hvilket omfang selskapskontrollen skal ha. Kontrollutvalget peker selv ut den som skal bistå utvalget i selskapskontrollen. 5. Rapportering Rapportering av gjennomført selskapskontroll skjer rutinemessig til kontrollutvalget etter at selskapskontroll er gjennomført. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll i henhold til denne planen minst én gang, og senest innen utløpet av valgperioden. 6. Planens virkningstid Planen gjelder for valgperioden Hitra kommune kontrollutvalget Side 15

16 KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgssekretariatet legger med dette frem forslag til plan for selskapskontroll i Hitra kommune for valgperioden Med bakgrunn i kontrollutvalgets behandling av saken på møte den legges planen frem for ny behandling for kontrollutvalget på møte den , med sikte på endelig behandling i kommunestyret den Hitra kommune kontrollutvalget Side 16

17 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 24/2005 Forslag til økonomiplan med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Kommunestyret Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Hitra kommune kontrollutvalget Side 17

18 Sak 24/2005: Forslag til økonomiplan med forslag til budsjett for 2006 for kontrollutvalget KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2006 med en netto ramme på kr for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. VEDLEGG Ingen. SAKSUTREDNING Budsjettbehandlingen for kontrollorganene I henhold til de nye bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2006 i Hitra kommune. Nye bestemmelser om kontrollutvalgets virksomhet nye oppgaver og utvidet rolle Med virkning fra ble kommunelovens bestemmelser og om revisjon og kontrollutvalg endret. Foruten oppsplittingen av revisorfunksjonen og funksjonen som sekretariat for kontrollutvalget var intensjonen med lovendringen blant annet å styrke kontrollutvalgets funksjon og rolle som en viktig del av kommunens egenkontroll. Dette gir seg først og fremst utslag i at kontrollutvalget nå har en mer tydelig bestilleroppgave og derigjennom legger premisser for innretningen på revisjonsarbeidet. Kontrollutvalgets vedtakelse av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll er eksempler på dette. Utvidede oppgaver og en mer tydelig rolle vil også gi seg utslag i utvalgets virksomhet, blant annet i form av møtehyppighet og større behov for faglig oppdatering hos utvalgets medlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat har ikke lagt inn budsjettmidler for en vesentlig økning av kontrollutvalgets budsjett for 2006, men budsjettet tar høyde for at utvalget kan avvikle inntil 6 møter i kommende år. Hitra kommune kontrollutvalget Side 18

19 Omorganisering Endringer i organiseringen av kontrollorganene i Hitra kommune Kommunestyret vedtok i sak KS-128/2004 endringer i revisjonsordningen for Hitra kommunene, ved at kommunen gikk inn i et interkommunalt samarbeid sammen med Sør- Trøndelag fylkeskommune og 13 andre kommuner om revisjon og for funksjonen som sekretariat for kontrollutvalg. Samarbeidet innbar opprettelsen av to interkommunale selskaper: Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. I henhold til forutsetningene i stiftelsesdokumentene har fylkeskommunen og de samarbeidende kommunene forpliktet seg med hensyn til de økonomiske rammene for selskapene for de tre første driftsårene, altså for 2005, 2006 og Bindingene ligger i at fylkeskommunen og kommunene skal videreføre revisjonsbudsjettene fra 2004 i tre år fremover. Midlene fordeles til kjøp av tjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS etter en nærmere angitt fordelingsnøkkel (ca 74 % / 26 %). Etter tre år skal det totale budsjettet reduseres med 10 %, -en reduksjon som fortrinnsvis skal tas ut i revisjonsselskapet siden dette selskapet har det største innsparingspotensialet og størst muligheter for å skaffe seg alternative inntekter. Etter det kontrollutvalgets sekretariat er kjent med vil styrene i Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS korrigere sine budsjetter med en forventet pris- og lønnsvekst fra 2005 til 2006 på 3,1 %, dette er i tråd med Sør-Trøndelag fylkeskommunens budsjettforutsetninger for Vi har derfor valgt å bruke denne koeffisienten for pris- og lønnsvekst i kontrollutvalgets budsjett for Selv om budsjettene for Revisjon Midt-Norge IKS og Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS i henhold til IKS loven skal vedtas av representantskapene for de respektive selskapene, så vil disse budsjettene ikke være å anse som endelige før kommunene har vedtatt størrelsen på sine kjøp av tjenester fra selskapene for kommende år i sine budsjettvedtak. Budsjettet for 2006 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Kommunens kjøp av tjenester hos de to selskapene skal etter dette utgjøre kr for årene 2005, 2006 og 2007, målt i 2004 kroner. Fra 2004 til 2005 er det ikke tatt høyde for prisstigning ved kjøp av tjenester fra selskapene. Det vil ikke være naturlig å korrigere for dette nå, men kan eventuelt være et moment til vurdering når innsparingskravet på 10 % over en 3-årsperiode skal tas ut. Den totale rammen for kontrollutvalget inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester blir etter dette kr Hitra kommune kontrollutvalget Side 19

20 Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Tekst Budsjett 2006 Budsjett Godtgjørelse leder Godtgjørelse folkevalgte (6 møter á kr 250) Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aviser, tidsskrifter Bevertning møter utvalg Kursavgifter Reiseutgifter Skyssgodtgjørelse Oppholdsutgiftr /overnatting Ved Overføring til private Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester Kontrutv.sekr. Midt-Norge IKS Sum kontrollutvalg og revisjon Kommentarer til budsjettet: Budsjettet er satt opp med utgangspunkt i Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår for Hitra kommune, sist endret av kommunestyret i sak 12/2004. Vi har i beregningene tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler 6 møter i året. Når det gjelder tapt arbeidsfortjeneste har sekretariatet gjort et anslag basert på reglene i kommunens møtereglement, (maks sats pr dag er kr For øvrig er det foretatt noen omfordelinger mellom poster i budsjettet, ut fra forventninger til hvordan utgiftene vil påløpe i året som kommer. For kjøp av revisjons- og kontrollutvalgssekretariatstjenester videreføres nivået fra 2005 korrigert for forventet lønns- og prisvekst fra med 3,1 %. I dette ligger også størstedelen av økningen i forhold til 2005, som totalt er på kr ,-. I tillegg er det lagt inn noen midler til kurs og faglig oppdatering for at kontrollutvalget skal ha mulighet til å skaffe seg kunnskap og ha mulighet til å delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Hitra kommune kontrollutvalget Side 20

21 Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2006 kroner). Kontrollutvalget Vedtatt budsjett for 2005 Budsjettfors lag for 2006 Anslag for 2007 Anslag for 2008 *) Anslag for 2009 *) Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter Sum driftsinntekter Netto driftsutgifter *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2006 videreført i planperioden. Innsparingen på 10 % i forhold til revisjonshonoraret i 2004 er lagt til revisjonsselskapet fra og med KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2006, med en netto ramme på kr inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Hitra kommune kontrollutvalget Side 21

22 HITRA KOMMUNE - MØTEBOK Kontrollutvalget Sak 25/2005 Eventuelt Saken behandles i: Møtedato Saknr Kontrollutvalget /2005 Saksbeh: Per O. Johansen Arkivkode: 033 Arkivsaknr: Kontrollutvalgssekretariatets innstilling: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hitra kommune kontrollutvalget Side 22

23 Sak 25/2005 Eventuelt KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Saken legges frem uten forslag til vedtak. Hitra kommune kontrollutvalget Side 23