Kontrollutvalgets møte

Transkript

1 Kontrollutvalgets møte 9. september 2009

2 AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer Dato: L.nr: Arkivsaksnr: Arkivkode: Saksbeh: Saksbeh.tlf: E-post adr: / Knut-Thore Larsen MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles med dette til møte i kontrollutvalget kl på fylkeshuset, møterom Administrasjonen møter kl for å orientere om frafall i videregående skole, med bakgrunn i artikkel i Arendals Tidende den Saker til behandling: Sak : Godkjenning av protokoll s. 2 Sak : Fylkesutvalgets vedtak i møtene og s. 3 Sak : Budsjett 2010 for kontrollutvalget s. 4 Sak : Budsjett 2010 for fylkesrevisjonen s. 5 Meldinger: Melding 04-09: Ingen meldinger s. 7 Orienteringer/referatsaker: : Orientering om frafall i videregående skole v/administrasjonen s. 8 Eventuelt forfall bes meldt til sekretariatet, tlf eller pr. e-post revisjonen@arendal.kommune.no slik at varamedlem kan innkalles. Med hilsen Knut-Thore Larsen sekretær Kopi m/vedlegg: Kopi u/vedlegg: Fylkesordfører, fylkesrådmann, fylkesrevisor Pressen Fylkestingets medlemmer til orientering SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET : ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Postadresse: Postboks 63, 4801 Arendal Besøksadresse: Rådhusgt. 10, Arendal Telefon : Telefaks : Org.nr :

3 2 Aust-Agder fylkeskommune Sak Dato: Arkivref: / /2008 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr Utvalg Møtedato 09/12 Kontrollutvalget GODKJENNING AV PROTOKOLL Protokollen er tidligere sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer. 1. Forslag til vedtak Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Protokollen fra møtet i kontrollutvalget godkjennes.

4 3 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/13 Kontrollutvalget FYLKESUTVALGETS VEDTAK I MØTENE OG FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I tilleggsreglementet for kontrollutvalget heter det bl.a. at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overensstemmelse med fylkestingets politikk. Siden forrige møte i kontrollutvalget foreligger protokoller fra fylkesutvalgets møter den og Fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ikke merknader til ovennevnte fylkesutvalgsmøter. Sekretæren viser til ovenstående og anbefaler kontrollutvalget å ta saken til etterretning.

5 4 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2009 / 033 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/14 Kontrollutvalget BUDSJETT 2010 FOR KONTROLLUTVALGET 1. FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner det framlagte budsjettforslaget for utvalget for I samsvar med forskrift for kontrollutvalg, 18, sendes kontrollutvalgets budsjettforslag for sin virksomhet i 2010 til fylkesrådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets forslag skal i h.t. forskriften foreligge ved budsjettbehandlingen i fylkestinget. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN Kontrollutvalgets virksomhet er regulert av kommunelovens 77 samt forskrift gitt av Kommunal-og regionaldepartementet 15. juni Kontrollutvalget forestår på vegne av fylkestinget det løpende tilsyn med forvaltningen i fylkeskommunen og skal påse at fylkeskommunens regnskap blir revidert på betryggende måte. Fylkestinget har i tillegg vedtatt et eget reglement for kontrollutvalget som senest ble revidert i fylkestingets møte den 15.desember 2004, sak nr. 66. Kontrollutvalget skal i h.t. forskrift for kontrollutvalg 18 utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets budsjettforslag skal følge fylkesutvalgets innstilling til fylkestinget. Det legges fram egen sak når det gjelder fylkesrevisjonens budsjettforslag, jfr. forskriftens 18, siste ledd samt tilleggsreglementets 3, nr. 4. Som følge av en endring i kommuneloven som trådte i kraft kan ikke lenger fylkesrevisjonen utføre sekretariatstjenestene for kontrollutvalget. For 2005 og 2006 ble det inngått ettårige avtaler med Arendal Revisjonsdistrikt IKS (ARI) om kjøp av slike sekretariatstjenester etter medgått tid. Høsten 2006 vedtok fylkesutvalget etter innstilling fra kontrollutvalget å inngå en treårig avtale med ett års gjensidig oppsigelsesfrist med ARI. Ny sak om sekretariatstjenester vil bli framlagt senere i år. Kontrollutvalgets budsjett består ellers av godtgjørelser til medlemmene, evtl. tapt arbeidsfortjeneste samt reise og diett etter gjeldende regler. Det er tatt utgangspunkt i at utvalget holder 6 møter i året. I tillegg er det foreslått kr ,- til evtl. kjøp av eksterne konsulenttjenester etter nærmere vurdering av kontrollutvalget. Vedlagt følger budsjettforslaget for Kontrollutvalgets vedtak oversendes fylkesrådmannen for videre behandling i budsjettsaken. Vedlegg 1 Budsjettforslag 2010 for kontrollutvalget

6 5 Aust-Agder fylkeskommune Saksframlegg Dato: Arkivref: / /2009 / 216 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Saksnr. Utvalg Møtedato 09/15 Kontrollutvalget Fylkestinget BUDSJETT 2010 FOR FYLKESREVISJONEN 1. FORSLAG TIL VEDTAK Sekretæren fremmer slikt forslag til vedtak: Det framlagte budsjettforslaget for fylkesrevisjonen for 2010 vedtas og forutsettes innarbeidet i det samlede budsjett som forelegges fylkestinget i det ordinære budsjettmøtet. 2. BAKGRUNN FOR SAKEN I gjeldende tilleggsreglement for kontrollutvalget, 3, nr. 4 vedtatt i fylkestinget heter det: Utvalget fremmer forslag til fylkestinget om fylkesrevisjonens budsjett i møtet før det ordinære budsjettmøtet. Dette vedtaket innarbeides i fylkeskommunens samlede budsjett som forelegges fylkestinget. I gjeldende forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, heter det i 18, 2. ledd: Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjettet for revisjonen. I samsvar med dette legges herved fram forslag til fylkesrevisjonens budsjett for Fylkesrevisjonen har i dag følgende revisjonsoppgaver: - Fylkesregnskapet med tilhørende virksomheter og tjenester - Statens Vegvesens regnskaper vedr. fylkesveganlegg og fylkesvegvedlikehold. (Dette utføres av Riksrevisjonen i h.t. egen avtale. Avtalen vil bli revurdert fra 2010 som følge av forvaltningsreformen). - Agder folkemusikkarkiv - Aust-Agder Arkivet, stiftelsen - Venneforeningen for Aust-Agder Kulturhistoriske Senter - Aust-Agder Museet, stiftelsen

7 6 - Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS - Agder Arbeidsmiljø IKS - Næs Jernverksmuseum - Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Agderrådet - Setesdal Revisjonsdsitrikt IKS - Ungt Entreprenørskap Agder - Dagny Herlofson Hansens legat for fysisk handicappede bosatt i Aust-Agder - Tannhelsetjenestens Kompetansesenter Sør IKS (ny i 2009) - Enkelte mindre legater og regnskaper I tillegg kommer sekretariatsoppgaver for 9 kommunale kontrollutvalg. Høsten 2006 inngikk fylkesrevisjonen avtaler med ett års gjensidig oppsigelsesfrist med disse kommunene om fortsatt sekretariatsoppgaver for kontrollutvalgene t.o.m Fylkesrevisjonen vil høsten 2009 legge fram tilbud til kommunene om en forlengelse av avtalen med 2 år. Det kan videre nevnes nye oppgaver for revisjonen knyttet til overordnet analyse og planarbeid for forvaltningsrevisjon samt plan for selskapskontroll. Bakgrunnen for dette er nye bestemmelser i kommuneloven samt forskrifter om kontrollutvalg og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Slike planer for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ble utarbeidet og behandlet i kontrollutvalg og fylkesting høsten 2007 for perioden Det tas sikte på å legge fram ajourførte planer for perioden med det første. Utgiftene: Lønnsutgiftene er ført opp etter gjeldende avlønning pr Øvrige driftsutgifter er prisjustert med 2,5%. Inntektene: Når det gjelder inntektene for sekretariatsoppdrag for kommunale kontrollutvalg, er dette anslått beløp ut i fra erfaringstall og vanlig prisjustering. For 2010 er inntektsanslaget satt til kr ,-. Det tas forbehold om at kommunene forlenger avtalen med fylkesrevisjonen. Etter forslaget er nettoutgiften kr ,- mot kr ,- i vedtatt budsjett for Vedlegg 1 Budsjettforslag 2010 for fylkesrevisjonen

8 7 Aust-Agder fylkeskommune Melding Dato: Arkivref: / /2008 / 210 Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Meldingsnr Utvalg Møtedato 09/04 Kontrollutvalget MELDINGER Ingen meldinger

9 8 Aust-Agder fylkeskommune Referatsaker Dato: Arkivref: Saksbehandler: Knut-Thore Larsen Referatsaker Utvalg Møtedato Kontrollutvalget ORIENTERINGER/REFERATSAKER Frafall i videregående skole orientering v/administrasjonen

10 9 Vedlegg til sak 14 BUDSJETT 2010 FOR KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET

11 10 Kontrollutvalgets budsjett for 2010 i hele 1000 kr. Ansvar 520, tjeneste 020 Art Tekst R 2008 B 2009 B Lønn Driftsutg Innt. (MVA) Netto driftsutg Godtgjørelse leder, møtegodtgjørelse øvrige medlemmer samt tapt arbeidsfortjeneste er stipulert i samsvar med sak 20/07 i fylkestinget. - Møtegodtgjørelsen er beregnet med utgangspunkt i 6 møter. - Midler til kjøp av sekretariatstjenester er innarbeidet med kr ,- (Justert for lønns-og prisvekst) Spesifikasjon: Tjeneste 020 Kontrollutvalg Art Møtegodtgjørelse leder Møtegodtgjørelse øvrige medlemmer Tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift 18 Sum lønn Kontormateriell Reise, diett m.v Konsulenttjenester MVA-komp. 8 Sum driftsutgifter MVA-komp. -8 Netto driftsutgifter 283

12 11 Vedlegg til sak 15 BUDSJETT 2010 FOR FYLKESREVISJONEN

13 Aust-Agder fylkeskommune Kontrollutvalget Møtedato: 9. september 2009 PROTOKOLL Den 9. september 2009 holdt kontrollutvalget møte på Fylkeshuset i Arendal. Møtet startet kl og ble avsluttet kl Til stede var Meldt avbud Fra revisjonen møtte Fra administrasjonen Sekretær : Arne Austenå (leder), FrP, Fritz Y. Jenssen, Ap, Signy Aas Andreassen, KrF, Ragnhild Thomassen, H (vara) : Kari Erdvik, H, Helga L. Olsbu, Sp : Fylkesrevisor P. H. Røed : Undervisningssjef og rektor v/strømsbu vgs (orienteringssak) : Knut-Thore Larsen, Arendal Revisjonsdistrikt IKS Følgende saker ble behandlet: Sak 12-09: Godkjenning av protokoll Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Protokollen fra møtet i kontrollutvalget godkjennes. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 13-09: Fylkesutvalgets vedtak i møtene og Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Saken tas til etterretning. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 14-09: Budsjett 2010 for kontrollutvalget. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner det framlagte budsjettforslaget for utvalget for I samsvar med forskrift for kontrollutvalg, 18, sendes kontrollutvalgets budsjettforslag for sin virksomhet i 2010 til fylkesrådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets forslag skal i h.t. forskriften foreligge ved budsjettbehandlingen i fylkestinget. 1

14 Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Sak 15-09: Budsjett 2010 for fylkesrevisjonen. Saken var utsendt med slikt forslag til vedtak: Det framlagte budsjettforslaget for fylkesrevisjonen for 2010 vedtas og forutsettes innarbeidet i det samlede budsjett som forelegges fylkestinget i det ordinære budsjettmøtet. Det ble fattet slikt vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Melding 04-09: Ingen meldinger Referatsaker: Se referatsak i KU-møte Utdanningssjefen og rektor ved Strømsbu videregående skole møtte og ga en orientering om frafall i videregående skole med bakgrunn i artikkel i Arendals Tidende den Skolens og utdanningssjefens kommentarer til de spørsmål og påstander som er reist i artikkelen ble presenteret av administrasjonen og drøftet. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. KU forutsetter at arbeidet med frafall i v.g.s. videreføres, og ønsker en tilbakemelding om oppnådde resultater i løpet av våren Samling for kontrollutvalgssekretærer Lokal samling for kontrollutvalg november 2009 planlegges. Orientering om revisjon av riksveier. Neste møte : onsdag 18. november 2009 kl på Fylkeshuset. Arne Austenå Kontrollutvalgets leder Knut-Thore Larsen Sekretær 2

15 Ansvar 520 Fylkesrevisjonen Tjeneste 021 Revisjon B 2010 B 2009 R 2008 Tjeneste Sesongkode Art Sum lønn Overtid Pensjon Arbg.avg Sum lønn Kontormateriell Opplæring, kurs Oppg.pl.reise,diett,bil Avgift gebyr lisens Inventar og utstyr Konsulenttjenester MVA-komp Sum driftsutgifter Annet salg av varer og tjenester, gebyrer m.v. utenfor avgiftsområdet Annet avgiftspliktig salg av varer og tjenester MVA-komp Sum driftsinntekter Oppsummering: Sum utgifter Sum inntekter Netto driftsutgifter