HVA ER VIKTIG FOR Å STYRKE REVISJONSENHETENES KONKURRANSEKRAFT?

Transkript

1 HVA ER VIKTIG FOR Å STYRKE REVISJONSENHETENES KONKURRANSEKRAFT?

2 Dette dokumentet er utarbeidet av styret på grunnlag av rapport fra en arbeidsgruppe nedsatt for å vurdere tiltak av betydning for medlemmenes konkurransekraft. Styrets sammendrag er i hovedsak basert på rapportens kapittel 4. Arbeidsgruppas rapport «Tiltak for å styrke konkurransekraft» er tilgjengelig på NKRFs nettside (medlemsområdet). En revisjonsenhets konkurransekraft handler om å levere revisjon av høy kvalitet til riktig pris. Og det er viktig at oppdragsgiveren også oppfatter at det er slik. I de etterfølgende punktene er dette utdypet nærmere. 1. STRATEGI OG LEDELSE Styrking av enhetens konkurransekraft krever strategiske og taktiske beslutninger på ledelsesnivå. Styret og ledelsen i enheten har plikt til å organisere og styre enheten på en måte som gir best mulig kost/nytte for eierne/deltakernes kommunestyrer. En diskusjon om tiltak for å øke enhetens konkurransekraft bør derfor starte i styret (i et kommunalt revisjonsselskap) etter initiativ fra og på grunnlag av saker fra ledelsen. Styret og ledelsen bør i en slik diskusjon også vurdere om enheten skal delta i konkurranse om oppdrag og hvilken type oppdrag. Ved deltakelse i konkurranser må det sørges for kompetanse på utarbeidelse av anbud. Noen aktuelle tiltak som forelegges og drøftes i styret: Utarbeide strategi og årlige handlingsplaner for enheten samlet. Evalueringer av virksomheten. Det er særlig viktig å skaffe informasjon om hvordan oppdragsgiverne (kommunestyrene og kontrollutvalgene) oppfatter revisjonsarbeidet. 2. KOMPETANSE Kommunal revisjon gjennomføres av utpregede kunnskapsvirksomheter, og det er helt avgjørende å ha høy kompetanse i enheten. Hva som er riktig type kompetanse avhenger av hvilke målsettinger enheten har med sin virksomhet, og hvor mye og hva slags regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som skal gjennomføres. Videre avhenger det av i hvilken grad enheten skal ha nødvendig kompetanse selv eller skal basere seg på samarbeid med andre eller kjøp av tjenester. Utviklingen i oppgaver som utføres av kommunene, konkurransesituasjonen i markedet, rammebetingelser og lovendringer kan ha betydning for kompetansebehovet. Enheten må kartlegge og vurdere hvilken kompetanse den har, hvilken kompetanse den vil trenge framover, og hvilke tiltak som må gjennomføres for å skaffe nødvendig kompetanse. Dokumentasjonen av disse tiltakene kan inngå i en strategisk plan eller i en særskilt kompetanseplan. Enhetens kompetansemiks er særlig viktig å vurdere ved nyrekruttering, men også i forbindelse med etter- og videreutdanning. I den løpende kompetanseutviklingen er det viktig at enheten ikke blir for "innadvendt". Kommunal revisjon er i kontinuerlig utvikling og enheten må sørge for kontakt med relevante miljøer innenfor kommunal revisjon 2

3 Det viktigste er hvilken kompetanse man har; i tillegg er det viktig at revisjonsenhetens ulike interessenter vet at enheten er en kompetent og relevant diskusjonspartner for kommunene. Det er særlig viktig at kommunestyret og kontrollutvalget har denne kunnskapen. Enheten må altså legge vekt på å vise sin kompetanse gjennom revisjonsarbeidet og ellers informere om sin kompetanse der det er naturlig. Det er av avgjørende betydning at revisjonsenheten faktisk har og oppfattes å ha en høy faglig kompetanse som gir revisjonsenheten legitimitet og tillit i kommunene. Revisjonsenheten må utarbeide mål og strategier for sin kompetanseutvikling 3. OMDØMME Omdømmet til en revisjonsenhet er omgivelsenes samlede oppfatninger av enheten over tid. Omdømmet er en del av de kritiske faktorene for å lykkes i å oppnå organisasjonens målsettinger og overlevelse. Dette er ikke begrenset til en bestemt gruppes oppfatning, men omfatter ansatte i enheten, folkevalgte, kontrollutvalgsmedlemmer og sekretærer, kommuneadministrasjoner, media, revisjonsmiljøet og befolkningen for øvrig. Men kommunestyrets og kontrollutvalgets oppfatning er særlig viktig fordi det er disse instansene som skal vurdere kommunens revisjonsordning. Omdømmet er like viktig for offentlige organisasjoner som for privat næringsliv. Generelt påvirkes omdømmet av hvem vi er (identitet), hva vi sier (kommunikasjon) og hva vi gjør (atferd). Det er derfor vanskelig å reklamere seg til et godt omdømme, men over tid vil høy kvalitet på revisjonsarbeidet ha stor betydning for omdømmet. Omdømmet styrkes ved å jobbe systematisk med å forbedre relasjonene til de gruppene som påvirker virksomhetens suksess. Omdømmebygging er en kontinuerlig prosess som inneholder kombinasjoner av ulike tiltak og virkemidler for å oppnå et mål langt inn i framtiden. Det kan stilles spørsmål ved effekten av korte prosjekter, reklamekampanjer og enkeltoppslag i media, da det gjelder å levere det kunden forventer over tid. I tillegg til kvaliteten på revisjonsarbeidet må det jobbes systematisk med hvordan revisjonsenheten forholder seg til omverdenen. Det gjelder forhold som Dialogen med de som revideres gjennom revisjonsprosessen Utformingen av ulike revisjonsrapporter Presentasjon av revisjonens arbeid til ulike aktører Dialogen med kontrollutvalget Dialogen med kontrollutvalgets sekretariat Dialogen med kommunestyret Informasjon til allmennheten herunder nettside Det er viktig at revisjonsenhetene også har uformell kontakt med ledende folkevalgte i kommunen. I konkurransesammenheng er det særlig viktig å fange opp oppdragsgiverens oppfatning om av revisjonen (pris og kvalitet) slik at det kan settes inn tiltak før forslag om konkurranseutsetting. 3

4 Det er av avgjørende betydning at revisjonsenheten oppfattes som: solid, seriøs og orientert mot sine oppdragsgivere tilgjengelig, løsningsorientert og konstruktiv i sin kundekontakt kompetent og leveringsdyktig å ha høy integritet og uavhengighet Revisjonsenheten utarbeider delmål og tiltak for sin eksterne kommunikasjon i vid forstand. 4. LEVERINGSDYKTIGHET Bestilling Regnskapsrevisjonen skal utføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk og er ikke gjenstand for bestilling eller vedtak i kommunestyret. Det likevel viktig at dialog med ulike aktører og rapportering ivaretas på en god måte. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og andre oppgaver utover pliktig revisjon gjennomføres etter vedtak og eventuelt bestilling av kontrollutvalget og/eller kommunestyret. Det er viktig at oppgaven er tilstrekkelig klar om hva som skal gjøres, ressursbruk og frist for levering. Revisor bør søke å avklare det i nødvendig grad før vedtak fattes. Dersom det ikke lar seg gjøre, må det gjøres viktige avklaringer med oppdragsgiver etter at vedtak er fattet. Kontrollutvalget er bestiller av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Erfaringsmessig ber kontrollutvalget/kommunestyret også om andre typer undersøkelser fra tid til annen. Det vil som regel være revisor som har best grunnlag for å vurdere vesentlighet og risiko på ulike områder i kommunen. Revisor bør være en viktig premissleverandør for planene for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som behandles i kontrollutvalget og kommunestyret. Det er derfor viktig med gode samarbeidsformer og åpen dialog mellom revisjonen, kontrollutvalget og dets sekretariat. Dette gjelder både ved overordnet analyse og de enkelte bestillinger. Kontrollutvalgets og revisjonens virksomhet er en viktig del av kommunes egenkontroll. Når kommuner har valgt å være deltaker i en kommunal revisjonsvirksomhet, bør dette gi mer effektiv bruk av tilsynsressursene (kontrollutvalg, kontrollutvalgets sekretariat og revisor) som jobber mot samme mål. Tilsvarende kan uklar målsetning skape problemer og ineffektivitet i kontrollapparatet. Klar rolle- og oppgavefordeling mellom revisjon og sekretariat gir effektiv ressursutnyttelse og motvirker dobbeltarbeid. Gjennomføring Produksjon i en revisjonsenhet handler om å utføre regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til gjeldende bestemmelser, bestillinger, til riktig tid og med riktig kvalitet. Det vil alltid være knapphet på ressurser, noe som krever systemer for sikre effektiv ressursutnyttelse. Videre må enheten evne å prioritere de viktigste oppgavene og ha nødvendig kompetanse til utføre sine oppgaver i tråd med bestillingen. Enhetens robusthet har betydning for leveringsdyktighet, normalt i form av størrelse, kompetanse og andre samarbeidspartnere. 4

5 Leveranse Vi har foran i dette sammendraget understreket at revisors leveranse både består av et skriftlig arbeid og den informasjon og presentasjon som gis av dette arbeidet. Det er viktig at folkevalgte organer får hensiktsmessige sammendrag dersom informasjonsomfanget tilsier det. Og det er viktig at revisor presenterer sitt arbeid på en måte som er tilpasset målgruppa. Effekt For alle revisjonsoppgaver er det viktig at revisor følger opp tidligere rapporterte mangler, svakheter og tiltak som kommunen har forpliktet seg til å gjøre noe med. Det følger av god kommunal revisjonsskikk og er også en særskilt plikt for kontrollutvalget. I denne oppfølgingen vil det vise seg om revisjonsarbeidet og kontrollutvalgets vedtak faktisk fører til forbedringer i kommunen. Det er av avgjørende betydning at revisjonsenheten: sørger for effektiv revisjon har god dialog med oppdragsgiver og de som revideres følger opp rapporterte feil og mangler 5. KOSTNADSNIVÅ Kommunal revisjon har gjennomført en strukturendring både ved at enhetene er blitt større og mer robuste, og ved at færre ansatte løser de oppgavene som kommunal revisjon utfører. Dette har bidratt til å effektivisere revisjonens tjenester. Enheten må hele tiden ha oppmerksomhet mot effektiviseringstiltak i egen organisasjon. Morgendagens krav til kommunal forvaltning vil kreve ytterligere effektivisering. I tillegg vil det komme en kommunereform med større kommuner og antakelig flere oppgaver for kommunene. Det vil nok medføre ennå sterkere krav til at revisjonen leverer høy kvalitet til riktig pris. Det er derfor viktig at revisjonsenheten vurderer om den har tilstrekkelig størrelse for å ha tilstrekkelig bredde- og dybdekompetase. Det må altså stadig vurderes fusjon med andre kommunale revisjonsenheter eller annen form for forpliktende samarbeid med andre enheter. Det er avgjørende med et bevisst forhold til enhetens kostnadsnivå. Kundene må oppleve at det er sammenheng mellom pris og leveranse. Videre må høyere pris enn konkurrentene kunne forsvares med flere eller kvalitativt bedre produkter/tjenester. Et bevisst forhold til kostnadsnivå krever at enheten selv definerer sine produkter, på en slik måte at det er mulig å anslå hva de forskjellige produktene koster. Kunnskap om kostnadsnivå i egen organisasjon får man ved å sammenligne seg med andre som utfører samme type tjenester. Det er ikke nødvendigvis et mål å ha like eller lavere kostnader som den man sammenligner seg med, det viktigste er at enheten er kjent med årsakene til forskjellene. I en konkurransesituasjon blir det spesielt viktig å ha god kunnskap om hva pliktig regnskapsrevisjon koster. Dette er det mest standardiserte produktet som revisjonen leverer og som av den grunn kan være mest utsatt for press på pris. NKRFs benchmarking av utgiftene til regnskapsrevisjon kan gi nyttige indikasjoner om hvor egen enhet ligger sammenlignet med andre. Dersom enheten har vesentlig høyere kostnader enn andre revisjonsenheter, er det helt nødvendig å undersøke nærmere årsakene til dette. Hvis enheten har for svak produktivitet, må det iverksettes tiltak som sikrer konkurransedyktig produktivitet. Det kan også tenkes at det er innholdet i revisjonen som forårsaker høyere kostnader, altså at man gjør mer enn andre og utover det som er pliktig 5

6 regnskapsrevisjon. Det er i så fall viktig at dette gjøres i forståelse med oppdragsgiver og at det er nedfelt i engasjementsbrevet. Når det gjelder regnskapsrevisjon er produktet relativt likt mellom enhetene. En nærmere avklaring av innholdet i revisjonsmandatet vil bidra til en mer enhetlig oppfatning av hva som skal leveres. Tilsvarende gjelder for attestasjoner, her bør det ikke være veldig store sprik i forståelsen av leveransen. Internkontrollen i den enkelte kommune har imidlertid betydning for revisjonskostnader. Enheten bør derfor kunne ha en formening om hva oppdraget ville kostet forutsatt at kommunens internkontroll er tilfredsstillende, dvs. at viktige systemer og rutiner var på plass. For forvaltningsrevisjon er det vanskeligere å foreta sammenligninger med andre når det gjelder hva produktene koster siden disse utføres på bestilling som vil være ulik fra bestilling til bestilling. Gode bestillinger som er tilstrekkelig spisset, er viktige faktorer for effektiv forvaltningsrevisjon. Gjenbruk av kompetanse og prosjekter gir stor gevinst i ressursbruk. For å få til dette kreves det en viss størrelse på enheten, eventuelt et godt samarbeid mellom enhetene. Eierskapskontrollen er en oppgave som i utgangspunktet vil inneholde mye av de samme elementene fra kontroll til kontroll, denne oppgaven er av den grunn bedre egent for benchmarking enn forvaltningsrevisjon. Veilederen for selskapskontroll som er utarbeidet i regi av NKRF, er et tiltak som bidrar til standardisering og effektivisering. Det foreligger likevel lite informasjon om hvordan denne oppgaven har utviklet seg. Mange revisjonsenheter utfører også oppgaver og tjenester som går utover de lovpålagte oppgavene som revisjonen må utføre, for eksempel rådgivning. Dette er oppgaver som gir en god merverdi for kommunen. Det er imidlertid viktig at revisor er tydelig på hvilke oppgaver som er lovpålagt og hvilke oppgaver som kommer i tillegg. Tilleggsoppgaver skal i prinsippet ikke kunne belastes kunden uten at kunden har akseptert at de utføres, for eksempel i et engasjementsbrev. Det er av avgjørende betydning at revisjonsenheten har: grunnlag for sammenligninger om revisjonsoppgavene; særlig for regnskapsrevisjon god kunnskap om enhetens produkter, dvs. innhold og tidsforbruk Det er også viktig at enheten oppfattes å ha konkurransedyktig pris/kostnader NKRFs styre 4. februar