Modum kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Modum kommune Kontrollutvalget Kommunestyret i Modum kommune Kontrollutvalget har ved flere anledninger diskutert budsjettrammen for kontroll og tilsyn i 2019, bl.a. i møte som sak 9/19, hvor utvalget ønsket å sende søknad om tilleggsbevilgning til kommunestyret. Kommunestyret behandlet denne saken i møte 1. april 2019 som sak 16/19 hvor følgende vedtak ble fattet: «Kontrollutvalget forholder seg til kommunestyrets vedtak om budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019, og reduserer sin aktivitet med færre møter og kun ett forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2019». Kontrollutvalget ble orientert om vedtaket i møte den 2.april 2019 og vedtok under sak 24/19 Eventuelt å sende saken til ny behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget søker med dette tilleggsbevilgning på kr ,- for å komme opp i det opprinnelige budsjettforslaget for 2019 som kontrollutvalget vedtok i september Tilleggsbevilgningen vil dekke ett forvaltningsrevisjonsprosjekt til i 2019, - risiko og vesentlighetsvurdering, - plan for forvaltningsrevisjon Høsten 2019 vil det være nyvalg på kontrollutvalg for kommende valgperiod. Det er ikke satt av midler til opplæring for nye kontrollutvalg. Tilleggsbevilgningen vil være med å dekke dette. Hva koster det å drifte kontrollutvalget? pålagte oppgaver, bundne og frie midler For at kontrollutvalget skal ivareta sin kontrollfunksjon og lovpålagte oppgaver er utvalget avhengig av bistand fra revisjon og sekretariat. Disse tjenestene utføres av Buskerud kommunerevisjon IKS (BKR) og Kontrollutvalgssekretariatet i Buskerud og omegn (KUBIS) Forvaltningsrevisjon med oppgaver som å utarbeide risiko- og vesentlighetsvurdering, - plan for forvaltningsrevisjon og gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt er pålagte oppgave, selv om det ikke er fastsatte krav til hvor mange forvaltningsrevisjoner som skal rapporteres i en valgperiode. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres. Regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og andre tjenester fra revisjonen er pålagte oppgaver hvor kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres. Det er også pålagt å ha sekretariatstjenester. Av kontrollutvalgets drift går budsjettet til bunden drift som godtgjøring folkevalgte (som er vedtatt av kommunestyre), revisjon og sekretariat. Det er kun «sekkeposten» bevertning møter, kurs, selskapskontroll, tidsskrift o.l. som kontrollutvalget disponerer fritt. Slik den tildelte rammen er har ikke kontrollutvalget muligheter til å delta på kurs / konferanser, abonnere på tidsskrift, utføre selskapskontroll osv. Tildelt ramme brukes til kaffe på møter.

2 Kontrollutvalget har i denne kontrollutvalgsperioden etterspurt, - og fått mange redegjørelser og mye informasjon fra administrasjonen. Kontrollutvalget ser med bekymring på tjenesteområdene og alle de oppgaver som skal ivaretas og håper kommunestyret gir rom for flere forvaltningsrevisjoner. Tabellen viser kontrollutvalget pålagte oppgaver, tildelte og omsøkte midler. Oppgaver Tildelt Omsøkt Regnskapsrevisjon BKR (bundne midler) Pålagt oppgave , ,- Forvaltningsrevisjon BKR* (bundne midler) Pålagt oppgave , ,- Andre tjenester BKR (bundne midler) Pålagt oppgave , ,- Kontrollutvalgssekretariat KUBIS (bundne midler) Pålagt oppgave Godtgjøring for folkevalgte og arbeidsgiveravgift - kommunestyrevedtak (bundne midler) , , , ,- Bevertning møter, kurs, selskapskontroll, tidsskrift - Kommunerevisoren (frie midler) 2000, , , ,- * Forvaltningsrevisjon 2019 innebærer å utarbeide risiko- og vesentlighetsvurdering (overordna analyse), plan for forvaltningsrevisjon , forvaltningsrevisjonsprosjekt. Videre følger historikk i saken, kontroll og tilsyn kontrollutvalgets rolle, kommunal egenkontroll kontrollutvalgets rolle. Historikk i saken: Kontrollutvalget behandlet i møte den sak 56/18. Budsjett 2019 for kontroll og tilsyn. I forslaget til budsjett lå revisjonens anslag for 2019 på kr Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag for 2019 var på kr Videre var kontrollutvalgets ressursbehov budsjettert med kr til drift av utvalget, deriblant utgifter til selskapskontroll og kursutgifter. Utgifter til møtegodtgjøring, servering i møter osv. har tidligere gått av budsjettrammen til politisk sekretariat. Det ble forutsett at denne praksisen fortsatte da det ikke var gitt signaler om endring. I en tilbakemelding fra administrasjonen gitt sies det at utgifter til kontrollutvalget føres i sin helhet under kontroll og revisjon og ikke under andre politiske utvalg. Dette omfatter kontrollutvalgssekretariatet, møtegodtgjørelse til kontrollutvalget og utgifter til revisjonen (inkl. forvaltningsrevisjon).

3 Den totale rammen i kontrollutvalgets forslag til budsjett 2019 var på kr Saken ble oversendt kommunestyret. Formannskapets innstilling til kommunestyret for 2019 lyder på Dette gjelder hele området kontrollorganer. Rådmannens budsjettkommentarer var som følger: Kontrollorganer Rådmannen foreslår at det budsjetteres med kr til kontroll og tilsyn i Økningen skal dekke økte revisjonsutgifter og økt møtegodtgjørelse. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte å innstille på en ramme på kr til kontroll og tilsyn i Beløpet består av kr til kontrollutvalget og selskapskontroll, kr til revisjon og kr til kontrollutvalgssekretariatet. Kommunestyret vedtok for 2018 en ramme for kontroll og tilsyn på kr Kontrollutvalgets vedtatte forslag var på kr Kontrollutvalget søkte i 2018 kommunestyret om tilleggsbevilgning for å kunne opprettholde samme aktivitet som tidligere. Kommunestyret vedtok en tilleggsbevilgning på kr slik at rammen for kontroll og tilsyn i 2018 ble kr Sekretariatet sendte i forkant av kommunestyrets behandling av budsjett 2019 en henvendelse til kommunestyret v/ ordfører hvor det ble gjort oppmerksom på forskjellen mellom kontrollutvalgets budsjettforslag for 2019 og rådmannens forslag. Kommunestyret vedtok en ramme på kr Rammen for tilsyn og kontroll var i 2017 på kr og kr i 2018 (etter å ha fått bevilget kr i tilleggsbevilgning). Budsjettanslaget for 2019 fra revisjon og kontrollutvalget innebærer samme omfang / antall timer til regnskapsrevisjon som tidligere, to forvaltningsrevisjonsprosjekt og 8 kontrollutvalgsmøter. Aktiviteten må reduseres for å holde seg innenfor vedtatt ramme. Dette vil gå utover forvaltningsrevisjon slik at det kun kan gjennomføres ett prosjekt i 2019, samt antall møter bør reduseres fra 8 til 6. Kontrollutvalget har diskutert og vurdert å redusere aktivitet som går på bekostning av forvaltningsrevisjon og antall møter for å forholde seg til kommunestyrets vedtatte budsjettramme. Kontrollutvalget vurderte å søke om tilleggsbevilgning. Sekretariatets henvendelse angående budsjettramme ble ikke tatt hensyn til ved kommunestyrets behandling av budsjett for Den tildelte budsjettramme for 2019 gjør at kontrollutvalgets aktivitet må vurderes og eventuelt reduseres. Saken ble lagt frem uten forslag til vedtak, men kontrollutvalget vedtok å søke om tilleggsbevilgning. Denne ble avslått av kommunestyret og mulige løsninger ble diskutert i kontrollutvalget, men kontrollutvalget valgte å sende saken tilbake til kommunestyret. Kontroll og tilsyn kontrollutvalgets rolle I regelverket blir forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På tross av fokuset på økonomi og produktivitet i definisjonen, er forvaltningsrevisjon ikke begrenset til undersøkelser av kommunens økonomiforvaltning.

4 Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom forvaltningsrevisjon undersøker kontrollutvalget om kommunen etterlever regelverk, - når de fastsatte mål og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. For å kunne ivareta denne rolle må det tilføres ressurser. Kommunal egenkontroll kontrollutvalgets rolle Regjeringen legger til grunn at staten ikke skal kontrollere kommunene i større grad enn nødvendig. Det er kommunene selv som har ansvar for tjenestenes lovlighet og kvalitet. Kontroll og tilsyn er med på å sikre kvalitet på tjenestene, fremme tillit til tjenestene og sikre borgernes rettsikkerhet. Kontrollutvalget har som mål å sikre god kvalitet i tjenesteproduksjonen og bidra til læring og forbedring. Forvaltningskontroll, selskapskontroll og regnskapsrevisjon, samt redegjørelser fra administrasjonen er en vanlig framgangsmåte som kontrollutvalget bruker i sin kontroll. Forvaltningsrevisjon er en av de viktigste oppgavene til kontrollutvalget, og skal sørge for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon (Kontrollutvalgsboken s. 43). Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget. «Gjennom forvaltningsrevisjon undersøker kontrollutvalget om kommunen etterlever regelverk, når fastsatte mål, og om ressursene forvaltes på en effektiv måte» Kontrollutvalget skal avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. For kommunen kan de anbefalinger, vurderinger og den bakgrunnsinformasjon forvaltningsrevisjoner gir, være en kilde til ny kunnskap om områder i kommunen. Dette kan bidra til utvikling av tjenestetilbud, arbeidsformer og internkontroll. Avslutning Kontrollutvalget i Modum kommune ber igjen kommunestyret om å vurdere budsjettrammen for kontroll og tilsyn 2019 slik at aktiviteten kan opprettholdes og forvaltningsrevisjoner gjennomføres. Kontrollutvalget har i denne kontrollutvalgsperioden etterspurt, - og fått mange redegjørelser og mye informasjon fra administrasjonen. Kontrollutvalget ser med bekymring på tjenesteområdene og alle de oppgaver som skal ivaretas. Gjennom redegjørelsene er en blitt kjent med ulike forvaltningsområder, - som gjennom forvaltningsrevisjon kanskje kunne gjort tjenestene bedre. En må se på forvaltningsrevisjon som et

5 hjelpemiddel som gir ris og ros, samt anbefaling til forbedringer. Forvaltningsrevisjon avdekker ikke bare områder som bør forbedres, - men sier også noe om ting som er bra i en organisasjon. Forvaltningsrevisjon bør ses som et hjelpemiddel til kommunens interkontroll. Kontrollutvalget håper kommunestyret ser viktigheten av den pålagte oppgaven til kontrollutvalget om å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres. Modum 3.mai 2019 Kontrollutvalget Lars Wilskow Aanes (s) Leder