En fordel eller en begrensing Et eksempel fra innkjøp av sikkerhetstjenester ved Høgskolen i Sør-Trøndelag

Transkript

1 Offentlige anskaffelser En fordel eller en begrensing Et eksempel fra innkjøp av sikkerhetstjenester ved Høgskolen i Sør-Trøndelag Rita Måsøval Sørdal Hvordan velge regelsett Forskrift om offentlige anskaffelser Case: Høgskolen i Sør-Trøndelag (HiST) Statlig eid undervisningsvirksomhet Kjøp av sikkerhetstjenester ved HiST Ca kr 1.5 mill over 4 år inkl opsjonsår, dvs kontrakt på ca kr 6 mill Over EØS-terskelverdien på kr 1.7 mill Regelsett: FOA del I+III (EØS-kunngjøring) Valg av anskaffelsesmodell: Åpen anbudskonkurranse 1

2 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Merkantile opplysninger, frister og oppskrift på gjennomføring av konkurransen Kvalifiseringskriterier Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Evaluering Kvalifiseringskriterier Case: HMS-erklæring Skatteattester Krav til organisering Finansiell og økonomiske stilling Tekniske og faglige kvalifikasjoner Faglig kompetanse, kapasitet, ansvarlig for kvalitetskontrollen, bruk av underleverandører, liste over viktige leveranser referanser, 2

3 Kvalifiseringskriterier Oppfyllelse av kvalitetssikringsstandarder Kvalitetssystemer attester utstedt av uavhengige organer som bekrefter at tjenesteyteren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder. Standarder for miljøledelsessystem Angi relevant miljøledelsestiltak Ev dokumentasjon må bygge på europeiske standarder Kvalifiseringskriterier Godkjenning som vaktselskap godkjenning om tillatelse til å drive vaktvirksomhet fra det politidistrikt som virksomheten har sitt hovedkontor Krav til ansatte dokumentasjon på et tilfredsstillende system for godkjenning av den enkelte ansattes vandel Krav til utdanning Det skal vedleggs dokumentasjon på at tilbyder har et system for å ivareta kravet til utdanning. Medlem av bransjens egen godkjenningsnemd Sikker vakt Bruk av underleverandører Tilsvarende dokumentasjon på etterspurte kvalifikasjonskrav. 3

4 Kravspesifikasjon Case: Kvantifisering av oppdraget Detaljert beskrivelse av bygningsmasse/etasjer/ m 2 med mer Ga tilbud om felles informasjonsmøte om konkurransen og en felles befaring av virksomhetens arealer Antall alarmabonnement Beskrivelse av antall sjekkpunkter som skal loggføres og ev avviksbehandles Hvilken linjeoverføring som benyttes Kravspesifikasjon Krav til oppgaver/innhold på sen og tidlig sjekkrunde Krav til tidsforbruk Skallsikring (dører og vinduer lukkes) Alle rom sjekkes Lys slukkes Sjekk av gyldig ID- ev bortvisning Alle brannkilder kontrolleres 4

5 Kravspesifikasjon Krav til fleksibilitet i avtalen Stasjonært vakthold ved behov Direkterekvirering Andre bestillingstjenester Utvidelse/redusering av areal, alarmpunkter mm Opplæring og krav om beskrivelse av trender og utviklingsmuligheter innen fagområdet Kravspesifikasjon I tilegg ble det stilt krav om følgende: Døgnkontinuerlig betjent alarmstasjon Kunne operere ulike typer eksterne adgangskontrollog alarmanlegg beherske norsk muntlig og skriftlig Vaktsentral og vektertjeneste må opptre som en enhet. Dette gjelder også fakturamessig og kontraktsmessig. Ved bruk av underleverandører vil tilbyder stå ansvarlig for at tjenesten blir utført i henhold til kontrakt. Årlige funksjonstester med dokumentasjon av alarmoverføring for alle alarmtilknytninger. 5

6 Tildelingskriterier Kriterier i case: Vekt Pris og prisbetingelser (50%) Kapasitet og garantert responstid (30%) Referanser (10%) Gjennomføringsevne (10%) Tildelingskriterier Prisskjema med følgende elementer Alarmabonnement og aksjon Vektertjeneste mobilt vakthold med definert innhold Tilleggstjenester 6

7 Tildelingskriterier Kapasitet og garantier om responstid Ved alarm garantert maksimum responstid fra mottatt alarm (uansett alarmsted) til vekter er på alarmstedet. kapasitet og aksjon ved flere alarmer samtidig: Antall vektere, biler, operatører. Ved sjekkrunder beskrive hvordan sjekkrunder utføres og hvor lang tid det vil ta og utføre beskrevet vaktrunde på samtlige adresser. Tildelingskriterier Referanser Referansesjekk mot oppgitte referansekunder Gjennomføringsevne Logg av avvik og oppfølging Logg av døgnkontinuerlige sjekkrunder Faste kontaktpersoner ved håndtering av kontrakt Aktivitets- og tidsplan ved implementering av avtalen Eventuelt andre forhold som leverandøren mener er viktig 7

8 Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort på Doffin/TED Frist for å levere tilbud åpen anbudskonkurranse (EØS) er minimum 45 dager hensyn til kontraktens kompleksitet Forlengelse av frist dersom det foretas rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Evaluering og dokumentasjon Krav til anbudsprotokoll Dokumentasjon for å sikre forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i hele prosessen Evaluering Velge den leverandøren med det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på gitte kriterier 8

9 Evaluering Evaluering i 3 faser: 1. Kvalifiseringskriterier Evaluere om leverandøren er kvalifisert til anskaffelsen Case: 5 innleverte tilbud og alle var kvalifisert til deltagelse i konkurransen Avvisningsregler - en rett eller en plikt til avvisning av leverandører Avvisning som følge av forhold ved leverandøren Avvisning som følge av forhold ved tilbudet Ved avvisning av leverandør - begrunnelsesplikt Evaluering 2. Kravspesifikasjon Hvem oppfyller de spesifiserte krav til ytelse Skille mellom absolutte krav og andre krav Case: Alle 5 leverandørene fylte kravene til etterspurt ytelse 9

10 Evaluering 3. Tildelingskriterier - evalueringskriterier Forhandlingsforbud i åpen konkurranse Bruk av evalueringsmodell Alle kriterier må henge sammen i en modell Poengsetting av underkriterier En relativ vurdering av de tilbud som foreligger Innstille det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på gitte tildelingskriterier Case: Klare forskjeller mellom under punktet for kapasitet og garantier om responstid og pris. Klagefrist Implementering - oppfølging En fordel eller begrensing?? Begrensning Anbudsprosesser tar tid og kan være ressurskrevende FOA setter særskilte frister (EØS-verdier) Fokus på regelstyrte prosedyrer i stedet for innkjøpsstrategiske valg Konkurranseutsetting hvert 4. år Økonomiske konsekvenser i forbindelse med skifte av leverandør Andre?? Fordeler: Sikrer forretningsmessige forsvarlige disposisjoner Sikre høy forretningsetisk standard Prosessen skal sikre objektive, ikke- diskriminerende faglige og økonomiske vurderinger Krever god gjennomtenking og planlegging av krav til leverandørens ytelse Større sannsynlighet for å inngå samarbeid med strategisk riktig samarbeisdpartner Sikre konkurranse i markedet 10