Konkurransegrunnlag Del A regler for konkurransen. Design, produksjon og distribusjon av førerkort og yrkessjåførbevis

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Del A regler for konkurransen Design, produksjon og distribusjon av førerkort og yrkessjåførbevis Dokumentets dato: Saksnummer: 2010/193636

2 Innholdsfortegnelse: Innholdsfortegnelse:... 2 A.1. Tilbudsinnbydelse... 2 A.1.1. Om Statens vegvesen... 2 A.1.2. Kort om anskaffelsen... 3 A.1.3. CPV-koder... 4 A.1.4. Innlevering av tilbud... 4 A.1.5. Oppdragsgiver adresse og kontaktperson... 5 A.1.6. Spørsmål om konkurransegrunnlaget, endringer og rettelser... 5 A.2. Nærmere om anskaffelsesprosedyren... 5 A.2.1. Generell informasjon... 5 A.2.2. Dekning av kostnader for å delta i konkurransen... 6 A.2.3. Taushetsplikt... 6 A.3. Krav til utforming av tilbudet... 6 A.3.1. Tilbudet skal bestå av:... 6 A.3.2. Regler om tilbud på deler av oppdraget... 7 A.3.3. Regler om alternative tilbud... 7 A.4. Kvalifikasjonskrav... 8 A.5. Tildelingskriterier A.6. Dokumentasjon Vedlegg A.1. HMS-egenerklæring A.1. Tilbudsinnbydelse A.1.1. Om Statens vegvesen Statens vegvesen (heretter kalt Oppdragsgiver), har ansvaret for planlegging, bygging, drift og vedlikehold av riks- og fylkesvegnettet og tilsyn med kjøretøy og trafikanter. Etaten utarbeider også bestemmelser og retningslinjer for vegutforming, vegtrafikk, trafikkopplæring og kjøretøy. Etaten har ansvaret for riksvegferjetilbudet. Oppdragsgivers visjon er å være på veg for et bedre samfunn. Vi utvikler og tar vare på et sikkert, miljøriktig og effektivt transportsystem. Dette skjer på godt faglig grunnlag og i samspill med politikere, brukere og andre interessenter. Side 2 av 12

3 Vegdirektoratet er et frittstående direktorat under Samferdselsdepartementet, og er hovedkontor for Oppdragsgiver. Under Vegdirektoratet er organisasjonen inndelt i fem regioner bestående av tre til fem fylker, og med et regionvegkontor i hver region. I hver region er det et ulikt antall Trafikkstasjoner. Informasjon om Oppdragsgiver finnes på Oppdragsgiver er Statens vegvesen, Vegdirektoratet, Trafikant og kjøretøyavdelingen, (heretter kalt Oppdragsgiver). Tilbyder til denne forespørselen er heretter kalt Leverandør(en). A.1.2. Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver skal anskaffe nye førerkort og yrkessjåførbevis (heretter kalt Kort). Leverandør skal sammen med Oppdragsgiver utvikle Råkort og Følgebrev til disse Kortene. Leverandøren vil være ansvarlig for personalisering og distribusjon av Kortene til Kunde. Kortene skal være klare for produksjon 19. januar Forventede produksjonstall for førerkort i perioden kan bli på mellom og de 3 første årene og antagelig stige noe det påfølgende året. Førerkortene skal være ett felles kort for bokmål og nynorsk, mot tidligere separate kort. Når det gjelder yrkessjåførbevis så vil antallet neppe overstige kort pr år fordelt mellom separate kort på bokmål og nynorsk. Alle forventede produksjonstall i konkuransegrunnlaget er kun estimater og de er derfor ikke bindene. Norge utsteder førerkort og yrkessjåførbevis i kredittkortformat (85,60 x 53,98 mm). Det er Oppdragsgiver som er myndigheten og ansvarlig for utstedelsen av Kortene. Produksjonen av kortene og distribusjonen gjøres av Leverandøren i henhold til kontrakt. Det er viktig å kunne ha tillit til at: kortene er ekte den informasjonen som fremgår av kortene er riktig den personen som benytter kortene er den rettmessige innehaver Denne anskaffelsen skal ivareta et sikkert produksjonsopplegg. Den skal sørge for en korrekt kvalitet og utforming av kortene i henhold til gitte standarder. Den skal videre sørge for en sikker produksjon av råkort, sikkerhet i selve kortet, sikkerhet i og rundt personaliseringen av førerkortet, kontroll og utsendelse. Produksjonen og utsendelsen må skje innen avtalt tid, på en trygg måte. Anskaffelsen skal også ivareta oppfølging i produksjonen ved eventuelle endringer i forskrifter, direktiver eller systemer som får følge for kortene. Side 3 av 12

4 Kravene til Kortene er beskrevet i EU-direktiver, norske forskrifter og i disse anskaffelsesdokumentene. Det kan i avtaleperioden bli endringer i regelverket. En eventuell slik endring må leverandøren kunne tilpasse. Vi får ny førerkortmodell som skal utstedes fra 19. januar Det nye førerkortet ligner på dagens førerkort, men har likevel mange endringer. Nytt førerkort skal utvikles i samarbeid med Leverandør på grunnlag av allerede eksisterende grunnlagsmateriell. Tilsvarende materiell foreligger for yrkessjåførbeviset, men her er det kun små justeringer i forhold til dagens bevis. Førerkortregisteret i Autosys er et av flere systemer som skal levere data til denne kortproduksjonen. Oppdragsgiver er i ferd med å fornye dette systemet i et nytt Autosys. Produksjonssetting er planlagt i løpet av Det må tas høyde for å benytte data og overføringsformat/-teknologi fra dagens Autosys i en periode før det nye systemet tas i bruk. Avtalens varighet er fra dato for kontraktsinngåelse til og med , med mulighet for oppdragsgiver til å innløse opsjon på 1+1 år. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør. A.1.3. CPV-koder Følgende CPV-koder er aktuelle for anskaffelsen: Trykksaker med sikkerhetstrykk Sertifikater ID Kort Databehandling A.1.4. Innlevering av tilbud Tilbud skal leveres innen 15. juni 2012 kl.12:00. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, blir avvist. Tilbudet skal leveres i anonym lukket konvolutt merket med: «Tilbud: 2010/193636, Design, produksjon og distribusjon av Førerkort og Yrkessjåførbevis Att: John-Erik Kristiansen» Det skal leveres 2 eksemplarer av tilbudet, hvorav det ene skal være merket original. Tilbudet skal også foreligge i elektronisk versjon i form av cd, minnepenn eller lignende. Leverandør kan også levere et forslag til en elektronisk sladdet utgave av tilbudet som kan offentliggjøres dersom noen krever innsyn. Side 4 av 12

5 Tilbudet skal være bindende til og med 15 september Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. Se for øvrig A.3 i dette konkurransegrunnlaget hvor det oppgis nærmere krav til utformingen av tilbudet. For leverandører som ønsker å gi tilbud til Oppdragsgiver, er det også lagt ut hvordan bli leverandør på vår nettside. Vi kan anbefale leverandører å lese dette før de utarbeider tilbudet. A.1.5. Oppdragsgiver adresse og kontaktperson Tilbud skal leveres innen fristen til en av følgende adresser: Oppdragsgivers postadresse er: Statens vegvesen Vegdirektoratet Pb Dep 0033 Oslo Oppdragsgivers kontoradresse er: Statens vegvesen, Vegdirektoratet Brynsengfaret 6A 0667 Oslo A.1.6. Spørsmål om konkurransegrunnlaget, endringer og rettelser For spørsmål om konkurransen, ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson: Navn: John-Erik Kristiansen E-post: johkri@vegvesen.no med kopi til: jon.andresen@vegvesen.no Spørsmål i forbindelse med konkurransen skal fremsettes på e-post innen 6. juni 2012 kl. 12:00 Oppdragsgiver vil svare i TED/DOFFIN. Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Supplering, endringer eller rettelse vil bli gjort tilgjengelig i TED/DOFFIN for leverandører som har meldt sin interesse. A.2. Nærmere om anskaffelsesprosedyren A.2.1. Generell informasjon Anskaffelsen skjer etter regelverket om offentlige anskaffelser: Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser del I og del III (LOA) Forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) Side 5 av 12

6 Konkurransen omfatter en anskaffelse av: Vare Prioritert tjeneste, tjenestekategori Uprioritert tjeneste, tjenestekategori Anskaffelsen er over terskelverdiene i FOA 2-2. Anskaffelsen gjøres etter følgende anskaffelsesprosedyre: Åpen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse (innebærer prekvalifisering, se nærmere 0 i konkurransegrunnlaget) Konkurransepreget dialog, jf. FOA 20-8, (innebærer prekvalifisering, se nærmere 0 i konkurransegrunnlaget) Konkurranse med forhandling, jf. FOA 11-8, (innebærer prekvalifisering, se nærmere 0 i konkurransegrunnlaget) Anskaffelsen er kunngjort på følgende sted(er): DOFFIN DOFFIN og TED-databasen Tilbudskonferanse eller befaring: Tilbudskonferanse: Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse Tilbudsåpning: Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Tilbudsåpning vil finne sted: A.2.2. Dekning av kostnader for å delta i konkurransen Enhver kostnad som Leverandører pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse, dekkes av Leverandør. Dette gjelder også kostnader pådratt ved demonstrasjoner, tester eller lignende. A.2.3. Taushetsplikt Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. Oppdragsgivers taushetsplikt er regulert av forskrift om offentlige anskaffelser 3-6. A.3. Krav til utforming av tilbudet A.3.1. Tilbudet skal bestå av: Tilbudsbrev Kort informasjon om Leverandør Tilbudsbesvarelse som beskrevet i konkurransegrunnlaget del A og del B Side 6 av 12

7 Dokumentasjon som beskrevet i konkurransegrunnlaget del A Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget. I tillegg skal tilbudsbrevet inneholde en oversikt/innholdsfortegnelse over tilbudsbesvarelsen og vedlagt dokumentasjon. Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person med nødvendig fullmakt til å binde Leverandøren. Tilbudet skal være på norsk. A.3.2. Regler om tilbud på deler av oppdraget Det er anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget, se nærmere beskrivelse i kravspesifikasjonen Det er kun anledning til å gi tilbud på hele oppdraget. A.3.3. Regler om alternative tilbud Det er anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av vedlagt kravspesifikasjon Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Side 7 av 12

8 A.4. Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjons -kriterier Organisatorisk og juridisk stilling Krav Leverandør skal ha ordnede forhold hva gjelder skatter og avgifter Leverandør skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjon Norsk Leverandør: Skatteattest fra kemner eller kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk og arbeidsgiveravgift) som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp. Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. Utenlandsk Leverandør: For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at Leverandør har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Tilbydere fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land Leverandøren har sitt hovedsete. Det skal vedlegges HMS-egenerklæring om at Leverandør oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet, eller at Leverandør vil oppfylle disse kravene ved en eventuell tildeling av kontrakt. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæringen skal være oppdragsgiver i hende senest ved tilbudsfristens utløp. Erklæringen skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Mal for HMS-egenerklæring er vedlagt

9 Kvalifikasjons -kriterier Krav Dokumentasjon dette konkurransegrunnlagets del A, vedlegg A.1 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandør skal dokumentere at den er et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha et velfungerende kvalitets-system Dette skal dokumenteres ved firmaattest eller eventuelt ved attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor Leverandøren er etablert. Attest bør ikke være eldre enn 12 måneder. For utenlandske Leverandører skal attesten minimum dokumentere hvem som har fullmakt til å inngå bindende avtaler. Attest for firmaets kvalitetssystem/styringssystem utstedt av uavhengige organer som bekrefter at Leverandøren oppfyller visse kvalitetssikringsstandarder, eksempelvis ISO 9001:2008 Oppdragsgiver godtar også annen dokumentasjon som viser at Leverandøren har likeverdige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av innholdet i systemet herunder en oversikt over kontrollplaner og sjekklister som er relevant for denne kontrakten. Leverandør skal ha kompetanse og erfaring fra tilsvarende eller beslektede oppdrag Tilbyder skal legge ved en referanseliste over utførte oppdrag de 4 siste år som er relevante i forhold til denne avtalen mht til kompleksitet og produksjonsvolum. Referanselisten skal inneholde: Oppdragets innhold størrelse og omfang, årlig verdi (ekskl. mva) tidspunkt for kontraktsinngåelse navn på kontaktperson e-postadresse og telefonnummer. Side 9 av 12

10 Kvalifikasjons -kriterier Krav Dokumentasjon Det forutsettes at de referanser som Leverandøren oppgir kan kontaktes av Oppdragsgiver. Det må vedlegges CV med oversikt over relevant formell kompetanse og erfaring på daglig leder/leder konsern(ved større selskap), lokal ledelse, kontaktpersoner til Oppdragsgiver og utviklere til utviklingsleveransen Økonomisk og finansiell stilling Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne på produksjonsutstyr for å gjennomføre denne kontrakten Leverandør skal ha økonomi og kapasitet til å gjennomføre kontrakten Leverandør må foreta en redegjørelse for de lokaler, redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandører disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Leverandør skal legge ved godkjente årsregnskap for de siste 3 regnskapsår som inkluderer styrets årsberetning, resultatregnskap, balansen, noter, og revisjonsberetning. Oppdragsgiver kommer i tillegg til å vurdere kredittrating. Rating skal ikke vedlegges tilbudet. Leverandør skal beskrive årsak til nåværende kredittrating dersom denne er dårlig. Side 10 av 12

11 A.5. Tildelingskriterier For denne konkurransen vil kontrakt bli tildelt det tilbudet som: har den laveste pris, jf. kapittel B.5 er det økonomisk mest fordelaktige Ved det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, skal tilbudene vurderes etter følgende kriterier: A.6. Dokumentasjon I tillegg til den etterspurte dokumentasjon i pkt. A.4 og A.5 bør leverandørene legge ved annen relevant dokumentasjon som er nødvendig for å godtgjøre at kravspesifikasjonen er oppfylt. Leverandørene bør spesifisere i tilbudsbrevet (se A.3) hvilken dokumentasjon som er vedlagt. Side 11 av 12

12 Vedlegg A.1. HMS-egenerklæring EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET Denne bekreftelsen gjelder: Firma: Adresse: Postnr./-sted: Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder: (sign) Dato Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen Representant for de ansatte: (sign) Dato * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder: (sign) Dato Side 12 av 12