Anbud Tips til lokale innkjøpere

Transkript

1 MORTEN RIISE Anbud Tips til lokale innkjøpere Hvordan gjennomføre en tilbudsforespørsel enklest mulig? Informasjon om nytt dokument angående IKTrutine ved innkjøp 1

2 Hva er en tilbudsforespørsel? Anskaffelse av noe som ikke er på rammeavtale/kontrakt Innkjøp med anslått totalkostnad under NOK Skal gjennomføres i tråd med anskaffelsesregelverket Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Skal dekke et, eller flere, behov ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 2

3 Hvordan oppstår tilbudsforespørselen? En HiOA-tilsatt har/får et behov som må dekkes Årsaken til behovet kan være planlagt eller uforutsett Behovet for en tilbudsforespørsel (innkjøpsprosess) kan være reelt og haste, eller være «ureelt» og uten hastverk [Kort skuespill] ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 3

4 Tips 1: Bevar roen og motta informasjon Ikke svar «Ja», dersom du ikke med sikkerhet vet at dette kan la seg gjøre på en korrekt måte. Spør behovseier om behovet som skal dekkes Hva er behovet? Hvordan skal/kan/burde dette behovet dekkes? Hva er «best case»? Hvis det haster; Hvorfor haster det? Hva er «worst case»? Spør behovseier om det som skal anskaffes Er det på en eksisterende rammeavtale? Er det nyinnkjøpt og har garanti? Henger det sammen med noe annet som også må tenkes på? Ca. hvor mye koster dette, og hvordan er denne summen beregnet? ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 4

5 Hva gjør jeg? (Hva er prosessen videre?) Hva er mine arbeidsoppgaver (hva er min rolle)? Hvordan foregår en innkjøpsprosess? Hvordan burde denne innkjøpsprosessen gjennomføres? Er det mange eller få leverandører av dette? Kjenner vi godt til markedet (leverandører og produkter/løsninger)? Ca. hvor lang tid vil denne innkjøpsprosessen ta? Er det en god grunn til at dette kjøpet haster veldig? Kan jeg kjøpe raskt? Hvis det er meget gode grunner til at dette haster kontakt innkjøp sentralt. Dårlig planlegging, budsjett, hastverk, o.l. er ikke «meget gode grunner» ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 5

6 Anskaffelsesprosessen ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 6

7 Tips 2: Avklaring, forankring og planlegging Avklar hva som er den «anslåtte verdien» for anskaffelsen Se på intranett hvordan «Beregne anskaffelsens anslåtte verdi» (link) Hvis kjøpet har en anslått verdi over NOK eks. mva skal det meldes inn til innkjøp sentralt (innmeldingsskjema ligger på intranett) Hvis du er i tvil, og/eller nærme , kontakt innkjøp sentralt. Forankring av innkjøpsroller Hvem er behovseier, innkjøper, godkjenner, og avtaleeier? Les på intranett om de ulike innkjøpsrollene (link) Planlegg innkjøpsprosessen Estimer ditt og/eller totalt tidsforbruk (f.eks. utfylling av dokumenter, m.m.) Lag en (grov) tidsplan og kall inn de ulike innkjøpsrollene til arbeidsmøter ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 7

8 Tips til beregning av anslått (beregnet) verdi Først: Les på intranett om «Beregne anskaffelsens anslåtte verdi» (link)! Beregningen gjøres i startfasen og skal kunne begrunnes/dokumenteres Bruk eventuelle historiske tall fra lignende tidligere anskaffelser (antall*pris) Ta med marginer alt går ikke som planlagt.. Strenge krav til kompetanse, eller raskt oppstartstidspunkt - jo dyrere.. Ta med eventualiteter mulige tilleggsrapporter, foredrag, oppfølging? Beregn i overkant og innen rammer, ikke «perfekt pris» Gjelder behovet noe som flere kan ha behov for? Husk terskelverdiene! Ta bevisste valg.. Still eventuelle relevante spørsmål om beregningen..? GRUNNLEGGENDE OM ANSKAFFELSESREGELVERKET

9 Tips 3: Planlegg fornuftig! Sett av nok tid Få definert behovet: Krav, tid, omfang, innhold.. Hva er egentlig behovet og hvordan vil vi egentlig ha det? Ikke tenk for mye på regelverket! Kjenner vi/behovseier godt til markedet? Hva kan leveres og til hvilken pris/kvalitet? Er det mange eller få leverandører? Etter at behovet, og anslått verdi, er avklart: Bruk malene til HiOA: Fyll ut gul skrift, ikke fjern noe som er skrevet i sort skrift. Tilpass dine krav og kriterier ut fra behovet og markedet. Ta med betingelser for levering og betaling (kontraktutkast) Hvis du er i tvil/usikker, kontakt innkjøp sentralt før utsendelse ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 9

10 Tips 4: Ikke gi deg selv unødvendig arbeid! Gjør et tilstrekkelig godt arbeid med dine krav og betingelser. Forstå noe om «kvalifikasjonskrav», «kravspesifikasjon» og «tildelingskriterier». Hva er det, og hvilken nytteverdi har de? Ikke krev/be om dokumentasjon som ikke vil bli lest/vurdert Vil behovseier faktisk kunne vurdere og skille tilbudene ut fra den dokumentasjonen som han ønsker/krever i tilbudet? Kan/vil leverandørene, ut fra våre dokumenter, forstå hva vi ønsker og hvordan vi ønsker det? Hva er det egentlig som er viktig for oss? Tenk alltid: Konkurranse, likebehandling, og etterprøvbarhet ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 10

11 Tips 5: Ha fokus på hele prosessen Husk f.eks.: Arkivering i P360 Bestilling via ehandel Sjekk av levering Sjekk av faktura Evt. kontraktsoppfølging? Evt. bruk av opsjon? ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 11

12 Tips 6: Få økt kompetanse og erfaring Delta i innkjøpsprosessene på/for ditt fakultet Vær «innkjøpsbindeleddet» mellom ditt fakultet og innkjøp sentralt Delta aktivt på HiOAs innkjøpsforum Hvis du er i tvil; Kontakt innkjøp sentralt tidlig i prosessen Vi bistår dere gjerne, f.eks. ved å besvare eventuelle uklarheter/spørsmål du har angående din spesifikke anskaffelse. Hvis du har rollen innkjøper, så vil vi forsøke å få plass til et 30 minutters arbeidsmøte. Innkjøp sentralt har noe ventetid, så avtal gjerne møtetidspunkt litt før du behøver bistand ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 12

13 Informasjon om nytt dokument angående IKT-rutine ved innkjøp ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 13

14 Informasjon om nytt dokument angående IKT-rutine ved innkjøp Link ANBUD: TIPS TIL LOKALE INNKJØPERE 14