Lov og forskrift om offentlige anskaffelser

Transkript

1 Innføring i innkjøp

2 Agenda Konkurranse Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anbudskonkurranser Tilbudskonkurranser Dokumentasjon av konkurranse; ephorte Innkjøpsattestantens rolle Innkjøpstjenestens hjemmeside 2

3 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Grunnleggende prinsipper Konkurranse Likebehandling Etterprøvbarhet Forutberegnelighet Proporsjonalitet krav skal stå i rimelig forhold til omfanget av anskaffelsen 3

4 Konkurranse Krav om konkurranse for alle anskaffelser Få unntak; tolkes strengt Gyldig rammeavtale som følge av konkurranse oppfyller konkurransekravet Utenfor rammeavtale enkeltstående kjøp skal konkurranseutsettes hver gang; kun prosedyreform som endres 4

5 Konkurranse - unntak Kun èn leverandør. Ja, men vi har bevisbyrden! Leverandør ble valgt i en tidligere konkurranse. Kun relevant dersom den tidligere konkurransen eksplisitt åpnet for dette. Det haster. Uforutsette omstendigheter, eller mangelfull planlegging? 5

6 Likebehandling Lik tilgang til relevant informasjon (unntak konkurransesensitiv informasjon fra tilbud) for leverandører som er invitert eller har gitt tilbud Like muligheter for leverandørene til å utforme tilbud, få tilstrekkelige frister, forhandle, etc. Ikke lov til å diskriminere mht lokal tilhørighet 6

7 Etterprøvbarhet Konkurranser skal være gjennomsiktlige og etterprøvbare Krever dokumentasjon av konkurranse Skriftlig dokumentasjon arkiveres i ephorte; slik at etterprøving ved internkontroll eller forespørsel fra Riksrevisjonen enkelt kan gjennomføres ved henvisning til saksnr. 7

8 Forutberegnelighet Sammenheng mellom det vi sier at vi skal gjøre, og det vi gjør Krav og tildelingskriterier må være konsistente før og etter mottak av tilbud For eksempel: Hvis forespørselen oppgir et volum, må man forholde seg til det i evalueringen etterpå Innebærer at tilbudsforespørsel må være nøye gjennomtenkt 8

9 Anbudskonkurranser Over kr Krav til utlysning på Over kr krav til utlysning også i TED Innkjøpstjenesten skal alltid gjøre disse utlysningene. Kontakt innkjøpsattestant ved fakultetet 9

10 Tilbudskonkurranser Under kr tilbudskonkurranse Under kr tilbudsinvitasjoner kan gis muntlig eller skriftlig (telefon/ epost) Over Kr krav til skriftlig tilbudsinvitasjon, og skriftlige tilbud (e-post/ brev) Over kr krav til protokollføring Bør vurdere frivillig kunngjøring på 10

11 Dokumentasjon tilbudskonkurranser Opprette sak i ephorte; Tittel, "(Hva tilbudet gjelder) - tilbudskonkurranse". Lenke til eventuell tidligere sak

12 Dokumentasjon tilbudskonkurranser All relevant informasjon om anskaffelsen skal legges i ephorte Skriftlig forespørsel Tilbudene legges inn med tilgangskode A Protokoll/m evt. innstillingsdokument Annen kommunikasjon, så langt det har hatt betydning for anskaffelsens utfall, eller innsynskrav Meddelelse som sendes til tilbyderne 12

13 Dokumentasjon tilbudskonkurranser Rammeavtaler konkurranse allerede utført UNNTAK: Parallelle rammeavtaler som gjenåpner konkurransen (for eksempel Bemanningsavtalen)

14 Innkjøpsattestants ansvar Hvilken rolle har innkjøpsattestant i innkjøpsprosessen? Sikre at innkjøp skjer i samsvar med gjeldende lover og regler Bestillingsrett effektuere bestillinger Påføre konteringsinformasjon på rekvisisjon Påse at varemottak og utstyrsregistrering er foretatt Avhending og kassasjon Ansvar for veiledning og opplæring av de rekvirenter som tilhører samme budsjettenhet som den innkjøpsattestanten betjener. Anskaffelser over kr skal gå via en innkjøper, som skal bistå ved innhenting av tilbud. 14

15 Innkjøpsattestants ansvar Skal ha det faglige ansvaret for attestasjon av innkjøpsordre og faktura Konteringsstreng korrekt? Konkurranse tilstrekkelig dokumentert? Konkurranse korrekt utført? Varemottak/registrering utført? 15

16 Innkjøpstjenestens hjemmeside Retningslinjer, veiledere og regelverk Oversikt over gjeldende avtaler. Nyhet ressurssider! Verktøy maler for tilbudsinvitasjoner, protokoller osv 16

17 Takk for oppmerksomheten!

18 Forskjellige typer inngående faktura Arbeidsflytkart Bilagsflyt Greit å vite Veien videre Fast mottaker