Kurs i anskaffelser for tilbydere

Transkript

1 Kurs i anskaffelser for tilbydere 1

2 Agenda for gjennomgangen Hva er offentlige anskaffelser? Grunnleggende krav til oppdragsgivere Grunnlaget for konkurransen Asker kommunes anskaffelsesportal Hvordan finne konkurransene Hvordan hente ut dokumentene Hvordan levere tilbud 2

3 Asker Mulighetenes kommune Norges 11. største 100 km2-1/3 landbruksareal - 1/3 skog og friareal - 1/3 bebygget areal innbyggere 46,3 % med høyere utdanning 3,7 mrd. i driftsutgifter 60 idrettslag 47 kommunestyrerepresentanter 1,7 % arbeidsledige 17 % innvandrere arbeidsplasser 6 mil strandlinje 381 frivillige foreninger

4 Overordnet strategi for Asker kommune Utnytte stordriftsfordeler gjennom helhetlig anskaffelsesfunksjon, foreta korrekte og effektive anskaffelser 4

5 Overordnet strategi for Asker kommune Utnytte stordriftsfordeler gjennom helhetlig anskaffelsesfunksjon, foreta korrekte og effektive anskaffelser lov/

6 Formelle krav til anskaffelser LoA 5 6

7 Formelle krav til anskaffelser LoA 5 Likebehandling Blant annet ved at alle får samme opplysninger og at det benyttes tildelingskriterier som vurderes på samme måte for alle tilbydere Konkurranse Blant annet ved kunngjøring eller ved å forespørre flere enn en tilbyder Forutberegnelighet Blant annet ved at vi sier hva vi skal gjøre i grunnlaget for konkurransen, og gjør det vi sier vi skal gjøre i prosessen Gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Blant annet ved at det vi har gjort er dokumentert Objektive og ikke-diskriminerende kriterier Blant annet ved ikke å diskriminere pga f.eks nasjonalitet, eller ved å fremsette krav som er «tilpasset» en bestemt leverandør 7

8 Formelle krav til anskaffelser 8

9 Formelle krav til anskaffelser kommunikasjon - mulighetsrommet 9

10 Klageorganet for offentlige anskaffelser (KOFA) 10

11 Klageorganet for offentlige anskaffelser (KOFA) 11

12 Typer regelverksbrudd, statistikk fra Riksrevisjonen 12

13 Eksempel manglende konkurranse 13

14 Eksempel manglende konkurranse her_er_innkjops_verstingene 14

15 Det er stor interesse for det offentliges håndtering av anskaffelser 15

16 Rød tråd gjennom anskaffelser Planlegging Behovsavklaring Undersøkelser av/ kommunikasjon med markedet Spesifisere krav til leveransen Spesifisere krav til konkurranseprosessen Gjennomføring Invitere til konkurranse Evaluering av tilbydere og tilbud Valg av leverandør Eventuell behandling av begjæring av innsyn og klagebehandling Avtale/Kontrakt/ Avrop Kontraktsoppfølging Oppfølging leveranse Oppfølging av vilkår Oppfølging av avtalelojalitet Forbedringer 16

17 Påvirkningsmuligheter i anskaffelsesprosessen 100% Planlegging Gjennomføring Kontraktsoppfølging 0% 17

18 Kostnader i anskaffelsesprosessen store Planlegging Gjennomføring Kontraktsoppfølging små 18

19 Optimal tidsbruk i anskaffelsesprosessen Planlegging Gjennomføring Kontraktsoppfølging 19

20 Planlegging > Hva er behovet, kan det løses på andre måter enn gjennom en anskaffelsesprosess (f.eks egenregi)? > Hvem er berørt og bør involveres? > Hvilke forutsetninger må være på plass før en anskaffelsesprosess kan starte? Budsjett? Politisk godkjenning/behandling? Mulige tilskuddsordninger? > Hvor virksomhetskritisk er anskaffelsen, hva er konsekvensen ved feil/avvik? Medisinsk forbruksmateriell/legemidler (liv/helse) Kontorrekvisita, møbler 20

21 Planlegging > Hvem er potensielle tilbydere? > Metoder for å spesifisere behovet? > Hvilke krav er naturlig å stille til tilbydere og til det som skal anskaffes? > Hvordan definere målbare kriterier for hva som ønskes oppnådd? > Når må anskaffelsen være avsluttet, og avtale på plass? 21

22 Planlegging > Hvilke krav er naturlig å stille til tilbydere og til det som skal anskaffes? Vurdere konsekvensene av de krav som tenkes fremmet Detaljerte krav: hindre/begrense konkurranse, diskriminere tilbydere, redusere tilbyderes muligheter, begrense innovasjon, usikkerhet knyttet til samsvar mellom det markedet kan tilby og det som tenkes krevd i anskaffelsesprosessen, gjør sammenlikningen lettere Behovs-/funksjonsspesifiserte krav: utfordrer markedet, reduserer potensielle hindringer/begrensninger, 22

23 Gjennomføring > Grunnlaget for konkurransen kan legges ut i markedet > Skal minst inneholde : Hva som skal anskaffes Hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt Frist for mottak av tilbud Minimumskrav til leverandørene Krav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner Tildelingskriterier (med vekting) Hvordan tilbud skal utformes Hvordan vi forholder oss til alternative tilbud, forbehold Kontraktsbetingelser som gjelder 23

24 Gjennomføring > Grunnlaget for konkurransen kan legges ut i markedet > Skal minst inneholde : Hva som skal anskaffes Hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt Frist for mottak av tilbud Minimumskrav til leverandørene Krav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner Tildelingskriterier (med vekting) Hvordan tilbud skal utformes Hvordan vi forholder oss til alternative tilbud, forbehold Kontraktsbetingelser som gjelder 24

25 Gjennomføring > Minimumskrav til leverandørene, hvorfor? Sikkerhet for kvalitet Sikkerhet for kunnskap Sikkerhet for økonomisk soliditet (levedyktighet) Sikkerhet for tilbyders evne til å forvalte en kontrakt 25

26 Gjennomføring > Krav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner, hvorfor? Spesifisere behov, angi funksjonskrav Gi leverandørene like muligheter 26

27 Gjennomføring > Tildelingskriterier (med vekting), hvorfor? Avgjøre konkurransen Laveste pris? Økonomisk mest fordelaktige tilbud? 27

28 Asker kommunes anskaffelsesportal > 28