Skriv smarte anbud. Hvorfor skal du vinne med laveste pris, hvis du kan vinne ved å være best?

Transkript

1 Skriv smarte anbud Hvorfor skal du vinne med laveste pris, hvis du kan vinne ved å være best?

2 Agenda Introduksjon til anbudsskriving Introduksjon De vanlige fallgruvene Kort om anbudsprosessen Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Evalueringsprosessen Skriv en målrettet besvarelse

3 Innledning Bakgrunn Thorstein Olsen, bosatt i Trysil siden 2003 Jobbet med offentlige anbud siden 2005, ca. 150 anbud på samvittigheten, evaluert minst 750 tilbud Ofte små grep for å nå opp som vinner Knekke anbudskoden Anbudsansvarlig i Abakus as fra ca Anleggsmaskiner Innredning, møbler Forbruksmateriell, kontor, skole, helse Kommunikasjon, telefoni, web-løsning og fagsystemer Entrepriser, bygg vei Arkitekt, konsulenttjenester, org. utvikling, analyse, revisjon

4 Om HeB Consulting as 25 år i år, 7 ansatte, kontor Glasshuset Hamar og Fabrikken Lillehammer Strategi, styrearbeid, forretningsutvikling Rekruttering og lederutvelgelse Bedriftsetablering, gründercoaching Prosjektledelse i næringsutviklingsprosjekt, bl.a. FRAMprosjekter Kvalitetsledelse, Miljøfyrtårn Fra 2013: anbudsrådgivning, strategisk og praktisk

5 Anbudsrådgivning Strategisk og praktisk bistand ved besvarelse av offentlige anbud Tilrettelagt og målrettet dokumentasjon, skrive CVer tilpasset anbud Konkurrentanalyse etter tapt eller vunnet konkurranse Dokumentbehandling, regneark, sladding Anbudsavdeling

6 Forutsetninger Lite eller ingen kunnskap (som mann i gata) Grunnleggende kjennskap til Doffin og regelverket Erfaring med anbudsarbeid, kjenner regelverket godt Ekspert, lang erfaring, har egen anbudsavdeling Kjent med Doffin og tilgang til kunngjøringer Kjenner regelverket i grove trekk OBS på krav til dokumentasjon I stand til å unngå de vanlige feilene

7 1. Levert for sent Vanlige fallgruver 2. Ikke levert i henhold til krav lukket konvolutt, ikke merket, antall eksemplarer, riktig inndeling, 3. Manglende dokumentasjon 4. Ufullstendig besvart tildelingskriterier, prisskjema, kravspec Glemte å forsegle konvolutt - 30 mister jobben. Giganttabbe under anbudsrunde VG

8 Innkjøpers anbudsprosess Behov Kravspec Kunngjøring Anbudsperiode Tildeling Evaluering Kvalifisering Tilbudsfrist Klagefrist Kontrakt

9 Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Skatt/MVA/HMS/vandel/lønns- og arbeidvilkår, økonomi, kapasitet, erfaring, miljøstyring, kvalitetsstyring Leverandørens evne til å oppfylle kontraktsforpliktelser Tildelingskriterier Skal identifisere det økonomisk mest fordelaktige tilbudet Det tilbudet som gir mest for pengene Eller laveste pris

10 Evalueringen Tildelingskriterier (vekting) Service Pris Metodikk Kompetanse, erfaring og referanser Fremdrift (Over)oppfyller av kravspec Metodikk, oppgaveforståelse Kompetanse Garanti, service, responstid og oppfølging Miljøegenskaper Ytelse/ Erfaring? kvalitet Soliditet? Fremdrift Kapasitet? Responstid Kravspec Sortiment Tildelingskriterier: Tilbyders kvalifikasjoner og referanser Tilbyders soliditet Miljø Tilbyders kapasitet Pris

11 Evaluering / vekting Ytelse +++ Pris Miljø Kompetanse Service

12 Matematisk modell Alle kriterier gis en poengsum relativt til det beste tilbudet Best tilbud skal uansett ha høyeste score Hvordan beregnes poeng på pris? Gir muligheter for tilpasninger Innkjøpsfaglig skjønn Relativ(evalueringsmodell Lev(A Lev(B Lev(C Tildelingskriterium Vekt Poeng Vektet(poeng Poeng Vektet(poeng Poeng Vektet(poeng Pris 50'% ,5 Kompetanse 30'% 5 1, ,5 Responstid 20'% Sum 7,5 8 6 Rang Regneark

13 Hvor kommer innkjøpsfaglig skjønn fra? Hvordan har behovet oppstått? Ny avtale eller videreføring av gammel Behov Kravspec Les oppdragsbeskrivelsen og kravspec nøye Mål og strategi Hvem er involvert Forsøk å sette deg inn i oppdragsgivers situasjon Hvem er beslutnings tager? Evaluering Hva ligger bak vektingen?

14 Målrettet besvarelse De fleste bruker klipp&lim Stor sjanse for at man svarer det samme i hver konkurranse Skaffe informasjon om konkurrenter Utvidet begrunnelse om evaluering og poengsetting Innsynsbegjæring Eget tilbud Konkurrentanalyse Markedet Kartlegge konkurrentenes handlingsmønster mht. Tildelingskriteriene Behov, innkjøpsfaglig skjønn Bruk evalueringsmodellen Pris Ytelse

15 Kjappe tips om skriveteknikk Presenter problemstillingen Beskriv hva du tilbyr, og få frem resultatet for oppdragsgiver Få frem hva oppdragsgiver går glipp av ved å velge konkurrenten Referanser. At andre har valgt din løsning gir inntrykk av autoritet Fokus på oppdragsgivers problem/behov Introduksjon, forståelse for problemstillingen Løsningsforslag Fordeler med ditt løsningsforslag, resultat Ulempen med andres løsning Oppsummering

16 Korte avsnitt Tekst og språk Lett lesbart. Unngå fine fremmedord eller stammespråk Bruk kulepunkter Bryt opp teksten med bilder og figurer Aktivt språk Å brøyte trafikkerte veier krever at man står tidlig opp om morgenen Vi står tidlig opp for å brøyte veiene før trafikken setter inn

17 Hold fokus på tildelingskriterier Ha et aktivt fokus på ALLE tildelingskriteriene og evalueringsmodellen Klarer du å presentere løsningen på problemet og hvilket resultat oppdragsgiver kan forvente, så vil oppdragsgiver være klar til å betale en høy pris Du skal ikke vinne på laveste pris, du skal vinne på å være best!