Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kontor for innkjøp Strategisk bruk av e-handel for å få kontroll på virksomhetens anskaffelser E-handel brukerkonferanse mars 2012 Kjetil Skog

2 Universitetet i Bergen studenter og vel ansatte. En forskningsinstitusjon som dekker de fleste fagområder, organisert i 6 fakultet og rundt 40 institutt og faglige sentre. Driftsinntekter på 3,5 milliarder kr faktura pr år Anskaffelser/påvirkbare kostnader 1 millard NOK 8 9 årsverk på innkjøp Anskaffelseskategorier Sum pr kategori (i hele tusen) IKT AKAD ADM FDV TOT

3 Kontor for innkjøp E-handel elektronisk bestilling Universitetet i Bergen har innført e- handel i vid forstand I den videre presentasjonen vil jeg konsentrere meg om elektronisk bestilling

4 Kontor for innkjøp Hvorfor elektronisk bestilling? Bygge innkjøpsorganisasjon Sikre myndighetsstruktur vedtatt i Statens økonomireglement Flytte fokus fra fakturabehandling til bestilling Kompetansebygging Fra 3000 innkjøpere til 300 bestillere

5 Hele verdikjeden i innkjøp - fra behov til betaling Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering I hvilken del av prosessen er det størst fokus i organisasjonen i dag? I hvilken del av prosessen er det størst potensiale for forbedring av resultatet?

6 Kontor for innkjøp Hva skal bestilles elektronisk? Alt skal bestilles elektronisk Varer Tjenester Katalog Fritekst

7 En offisiell sannhet

8 Kontor for innkjøp Hvorfor innfører vi egentlig e-handel? Effektivisering (ref DIFIS reklamefilm) forutsetter at organisasjonen allerede var optimal og at vi allerede hadde et system for dokumentasjon og godkjenning av alle transaksjoner Ved UiB var ikke denne forutsetningen på plass Ved UiB er det derfor ikke en effektivisering av arbeidsprosessene som i DIFIfilmen Den «offisielle sannheten» vil også bli riktig for UiB, men er ikke hovedårsaken til at vi innfører e- handel. Organisasjonen er klok. Ønsker enkle budskap.

9 Organisering anskaffelser Sentralt: Kontor for innkjøp Anbudsprosesser Rammeavtaler Rådgiving BtB-tjenester Prosessleder for BtB (Bestilling-til-Betaling) Bestillernettverk Felles fakturamottak Lokalt: Bestillere Lokal innkjøper Forespørsler/rådgiving Bestillinger Registrering av varemottak / attestasjon Behandling av inngående faktura

10 Roller (se også Difis beskrivelser) Prosess og kontraktsansvarlig Sentral innkjøpsavdeling Kontraktskompetanse Juridisk kompetanse Forretningskompetanse Prosessledelse Rådgiver for enhetene Gjennomfører/bistår i alle strategiske anskaffelser Bistår i kategoripolicy Lokal innkjøpsansvarlig Sentralt,ved de enkelte enheter på sikt Enkle forespørsler (100k -500k) Kompetanse på LOA/FOA Ansvarlig for dokumentasjon Formidle avtaler Oppfølging av mål Bestiller Ved de enkelte enheter Kjennskap til rammeavtaler Kjennskap til LOA/FOA Kompetanse på BtBprosess

11 BtB - suksess eller fiasko? Vi er fortsatt langt fra målet Stor variasjon mellom avdelingene i bruk lederfokus TTT

12 Hvorfor nådde vi ikke målet i 2009? Prosjektet skiller seg klart fra for eksempel Fakturaprosjektet Den enkelte bruker tvinges til å benytte systemet finnes ingen alternativer For bestillinger finnes mange alternativer alternativene oppleves ofte som mer behagelig Det hadde ingen konsekvenser dersom du ikke fulgte styrevedtaket Hvor lenge varer lederforankring etter styrevedtak?

13 På rett vei? bestillere Fakturamatch ca 45 % 27 kataloger (6 eksternkataloger) Fritekstleverandører ca % av mulige faktura bestilt elektronisk Kjemikalier 90% PC er 100% Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des

14 Utvikling total pr år antall bestillinger Bestillinger i beløp antall bestillinger Bestillinger i beløp

15

16 Hvorfor alt mas om myndighetsstruktur? Det er grunnlaget for god økonomistyring Grunnlaget for effektivisering og gevinst Grunnlaget for bedret strategiske beslutninger innen hele innkjøpsfeltet Kontor for innkjøp I/K Artsklasse Art 1. Innt. 3 inntekter Denne måned Budsjett Denne måned Regnskap Denne måned Fakturert ikke regnskapsført Denne måned Bestilt ikke fakturert Denne måned Sum Disponert (Regn + fakt + bestilt) Denne måned Avvik (budsjett - disponert) Denne måned Avvik % Delsum Kostn. 4 varek. 5 lønn 6-7 adk. 8-9 annet Delsum Sum 2. Overf. 890 overf. Delsum Sum Sum total 6800 Kontorrekvisita ,3% 6801 Kopipapir ,3% 6802 Datarekvisita ,3% ,4% Trykksaker/tryk.utg Aviser, tidsskrifter 6844 Bøker ,6%

17 Kontor for innkjøp