Internkontroll og effektive offentlige anskaffelser

Transkript

1 Internkontroll og effektive offentlige anskaffelser Avd.Dag Strømsnes Mona Stormo Andersen Prosjektleder Tlf:

2 Agenda Hvordan spare 20 milliarder? Internkontroll i offentlige anskaffelser Hvordan kan e-handel bidra? Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

3 Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp IKT Anskaffelsesprosesser

4 Hvordan spare 20 milliarder? Utenlandske erfaringer Bedre investeringsprosjekter Bedre behovsanalyser Konkurransepotensialet må tas ut markedssonderinger Egne strategier bør lages for hver anskaffelse FIN sitt kvalitetssikringsregime for prosjekter også under 750 mill? Bedre kontroll med driftsinnkjøpene Dreie innkjøpsavdelingens rolle fra operativ bistand til en aktiv verdiskaper med strategisk fokus innfør kategoristyring Skape en målekultur hvor måleindikatorer settes og følges opp utover dagens budsjettoppfølging i tråd med vedtatt mål/strategi Automatisere anskaffelsesprosessen der LOA/FOA krav er innarbeidet redusere risiko Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Hvordan kan miljø bidra til verdiskapning i offentlig sektor? Miljø er del av Europa 2020 strategien for bærekraftig og inkluderende vekst En økonomi basert på innovasjon, grønne innkjøp, ressurseffektiv og konkurransedyktig næringsliv Grønne og innovative innkjøp er et viktig virkemiddel for å kunne nå denne strategien I tillegg påpeker strategien at offentlig anskaffelses policy må understøtte mest mulig effektiv bruk av offentlige midler Utfordringer Ressursknapphet både i kroner og naturressurser, klimaendring, forurensning, demografisk utvikling Direktoratet for forvaltning og IKT

6 En bærekraftig effektivisering Miljøhensyn skal ligge i bunn Perspektivet om livssykluskostnader bør styrkes Energikostnader skal spares Miljøledelse og krav til det offentliges interndrift Sosialt ansvar skal ivaretas - CSR-kompasset Offentlige myndigheter skal ikke kun tildele kontrakt bare til det lavestetilbudet, men også det mest nyskapende, med mest miljøgevinst eller positive samfunnsmessige ringvirkninger Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Hovedmål Mer effektive innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Bedre innkjøp Øke lojalitet til inngåtte avtaler. Øke forhandlingsstyrke Sikrere innkjøp Redusere feil i ordreprosessen (korrekt ordre gir korrekt faktura) Øke sporbarheten, gjør prosessen transparent

8 Internkontroll - disposisjon: 1. Anskaffelsesregelverket og utfordringer 2. Revisjonens rolle og strategisk revisjon 3. Difis veileder for internkontroll 4. Selvevalueringsverktøy (?) Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Anskaffelsesregelverket utgangspunkt i EØS-avtalen De fire friheter: Fritt varebytte Fri bevegelse for personer Fri bevegelse for tjenester Fri bevegelse for kapital Forbyr handlinger som hindrer økonomiske transaksjoner over landegrenser og legger til rette for størst mulig flyt over landegrensene ved å harmonisere regelverkene Loa gjelder for varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeider Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Grunnleggende krav Definert behov Konkurranse Behovsdekning Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Systematisk håndtering fører til behovsdekning og verdiskaping Etterprøvbarhet Forretningsmessighet Forholdsmessighet Likebehandling Ot.prp.nr.7( )

11 Anskaffelsesprosessen Planlegge - Behovsverifikasjon - Markedsanalyse - Strategi Gjennomføre - Konkurransedokumenter - Kunngjøring og tilbyderdialog - Evaluering og kontraktsinngåelse Følge opp - Implementering av kontrakt - Produkt og tjenesteoppfølging - Avvikshåndtering - Leverandøroppfølging og utvikling Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Utfordringene ved offentlige anskaffelser Riksrevisjonens dok 3:6 påviser følgende: Manglende ledelsesforankring Manglende kompetanse på regelverk Uhensiktsmessig organisering desentralisert frivillig å benytte intern rådgivning krever mer bevisst styring Mangel på strategi Mangel på internkontroll risikovurderinger beskrivelse av systemet, protokoll fullmaktsstruktur Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Revisjonens rolle Synliggjøre faktisk "helsetilstand" på hensiktsmessig og effektiv styring og kontroll med organisasjonens aktiviteter versus risiko og måloppnåelse. Utfordre ledelsen: Hvordan sikres etterlevelse av rutiner og retningslinjer? Initiere iverksettelse av nødvendige forbedringer. PwC Direktoratet for forvaltning og IKT

14 Kontinuerlig forbedring - styringsmodell Økonomireglementet og Lov om offentlige anskaffelser 1. Overordnede mål Strategi 4. Læring og forbedring gjennom tiltak Lederforankring Risikovurdering Dialog 2. Gjennomføre 3. Kontrollere/Evaluere Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

15 Strategisk revisjon - verdikjeden Innsatsfaktorer Aktiviteter Produkt/Tjenester Brukereffekter Samfunnseffekter Personal (kompetanse Innkjøp (kr) Interne aktiviteter) Eksterne aktiviteter Produkt/Tjenester Brukereffekter - eff tidsbruk -Reduserte kostnader etc Effekter Redusert miljøbelastning Økt konkurranse Produktivitet Effektivitet Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Veileder for implementering av internkontroll i offentlige anskaffelser Bakgrunn: En rekke rapporter og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å innføre internkontroll. Innhold: Veiledende tekst om hva IK er, prosjektmetodikk for innføring med maler, verktøy for selvevaluering og maler

17 Internkontroll med 3 mål: Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt, gjennomført og overvåket av institusjonens styre, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder: Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift NB! Prinsippene fra økonomiregelverket Pålitelig intern og ekstern rapportering Overholdelse av lover og regler, samt interne retningslinjer

18 Strategisk styring av anskaffelser Difi s anskaffelsesmodell Det gode innkjøp : 1.Rammevilkår 2. Ledelses- og styringsprosesser: Organisasjon og ledelse Policy og strategi Måling og rapportering Kontroll, læring og forbedring 3. Kjerne og støtte prosesser PwC 18

19 Internkontroll 5 komponenter (COSO) Virksomhetens kontrollmiljø Risikoanalyse og -håndtering Kontrollaktiviteter Informasjon og kommunikasjon Ledelsesmessig oppfølging og overvåking Coso - rammeverket

20 Risikovurdering Enkeltanskaffelser Kostnadsdrivere Markedet Konkurranse Miljø Bransjer som klager Omdømme Strategisk innkjøpsfunksjonen: Styringsdokumenter Organisering System for rapportering Lærings-og forbedringsaktiviteter

21 Kontrollaktiviteter Håndtere risiko: Innkjøpshåndbok, et dokument som beskriver de viktigste forholdene Rutiner for attestasjon og anvisning Bruk av elektroniske systemer for konkurransegjennomføring, bestilling og fakturakontroll På kryss og tvers i organisasjonen

22 Informasjon og kommunikasjon Maler og verktøy lett tilgjengelig Ajourhold Klare rutiner for avviksrapportering Kommunikasjonsrutiner ved inngåelse av nye kontrakter

23 Overvåking / oppfølging Internkontrollsystemet må evalueres Evaluere gjennomførte anskaffelser krav, dokumentasjon, avvik.. Rutiner for oppfølging av intern eller ekstern revisjon Svakheter må rapporteres oppover i organisasjonen og informeres bredt for å sikre læring

24 Revider anskaffelser etter gevinstuttak? Før anskaffelsesprosessen: - Porteføljestyring; er det prioritert riktig før anskaffelsen starter? - Er det gjort en reell behovsverifikasjon? Planfasen: - Identifisere gevinster hva er det man faktisk ønsker å oppnå? - Mål og styringsparametere? - Er risiko vurdert og dokumentert? - Er brukerne og leverandørene involvert? Gjennomføringsfasen: Dette kan dere nok om Oppfølgingsfasen: - Anskaffelsesprosjektet tilbyr et gevinstpotensial - Gevinstrealisering skjer i linjen etter prosjektets slutt - Er effektene dokumentert?.. Kostnadsgevinster, brukereffekter som lojalitet - Avvikshåndtering? Ledelsens gjennomgang? Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Implementeringsmodell prosjektmodell Implementering av internkontroll på anskaffelsesområdet 1. Lederforankring 2. Ambisjonsnivå 3. Selvevaluering og risikovurdering 4. Handlingsplan og oppfølging

26 Selvevalueringsverktøy Excelverktøy som tar utgangspunkt i et allerede etablert ambisjonsnivå med fokusområder og målsettinger Gir føring for god praksis Statusbilde Generere en sjekkliste Følge med sin egen utvikling

27 Erfaringer Begrepsbruk; internkontroll er fremmed begrep for mange; rammeverket har i seg både proaktiv og reaktiv kontroll; styring og kontroll Mye nytt i risikostyring, vesentlighet, mål- og resultatstyring Markedsføre helhetlig styrings &ledelsespakke Behov for å hente inn eksempler Revisjonsmiljøene lever sitt eget liv lite læring og forbedring inn i styringssystemene Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

28 Publisering av Difi veiledning Internkontroll veiledning i sin helhet finner du her. Internkontroll veilederen er presentert i stegfor-steg format her med tilhørende maler for de ulike stegene.