Brukersamling Leverandøraktivering. 22. mars 2012

Transkript

1 Brukersamling Leverandøraktivering 22. mars 2012

2 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

3 Leverandørevaluering Få kontroll på leverandørene. Vurder hvilket segment og hvilken avropsmetode som passer. Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Modenhetstrappen Automatisert uttrekk katalog Økt behov for katalog Moden Stor aktivitet Integrerte ordre Stiller krav til kjøper om gode data i systemet eks GLN nummer på leveringsadresser Lite behov for katalog Umoden Lite volum Strategisk Mer moden Økt aktivitet Fritekst Gratis mottak av ordre SupplierOrder Management Mulighet for presis ordrerespons Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

6 Leverandøraktivering Informasjonsmøte med nye og gamle leverandører. Still krav i kontrakten Hjelp de til å se gevinster. Skap trygghet for lojalitet i virksomheten mot avrop i bestillingssystemet. Hjelp de med utfylling av katalogmal. Henvis til de krav dere har stilt i samhandlingsavtalen når det gjelder prosess og kvalitet. Operatør av Ehandelplattformen Dra nytte av den kompetansen Capgemini besitter. Varsle operatør i god tid så de får tid til å planlegge. Sett dere inn i den tekniske leverandøraktiveringsprosessen. Informer om de skjemaer de må fylle ut og sende inn Skap realistiske forventninger om fremdrift og hold dem. Evalueringsmøter / Statusmøter Inkluder elektronisk handel i alle evalueringsmøter / statusmøter dere har med leverandøren. Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Samhandlingsavtalen Dokument som regulerer elektronisk samhandling mellom kjøper og leverandør. Direktoratet for forvaltning og IKT

8 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

9 Datafangst Ved å sikre lojalitet i egen organisasjon til innkjøpssystemet vil dere fange mest mulig av deres eget innkjøpsvolum. Benytt denne kunnskapen til å sikre at riktige varer og tjenester bestilles. Benytt informasjonen til å forbedre logistikken i egen virksomhet. For varekjøp utgjør transportkostnader ca 8 til 10% av totalkostnaden for dine leverandører. Samordne innkjøp så sparer man miljøet ved å redusere unødvendig transport. Man reduserer varemottakstiden virksomheten benytter. Man får mer fornøyde brukere ved at varene er tilstede når man ha behov for dem. Få kontroll på leveranse lokasjoner, merk dem med identifikatorer og knytt dem mot innkjøpere i systemet. Dette reduserer muligheter for mislighold og innkjøpet får mer presisjon. Definer hvilke avdelinger som bestiller ulike varer og tjenester. Rull ut katalog eller annen bestillingsform til de som ikke har tilgang. Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Kartlegging av data Samarbeid på tvers av sektorer Offentlig kjøper Felles leverandører Offentlig kjøper Potensielt modne leverandører

11 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

12 Gevinster for leverandører Tradisjonell papir katalog Kostnadskrevene for leverandør å trykke opp og distribuere. Kort levetid og lite dynamisk Kostnadskrevende å oppdatere Miljøbelastning Elektronisk katalog Datagrunnlag som er sammenstilt kan benyttes i interne og eksterne kanaler. Informasjonen når ut til mange kjøpere uten fysisk transport og salgsoppfølging. Dynamisk og kan lett endres til kjøpers krav og behov. Ehandelsplattformen har ett uttrekksformat som når mange kjøpere. Kan benyttes som grunnlag for opptrykk av flyers og annet reklamemateriell

13 Gevinster for leverandører Synlighet i elektroniske kanaler Over 150 offentlige virksomheter spredd over hele landet. Representert ved kommuner, fylkeskommuner, helseforetak, universiteter, høgskoler og statlige virksomheter. Lav inngangsterskel (3 000 / pr. år med omsetning under ) Mottak og bekreftelse av bestilling Ett grensesnitt for mottak av ordre fra flere kjøpere. Samme grensesnitt for bekreftelse av ordren. Større sjanse for at kjøper er strukturert, dermed større ordre som medfører lavere transportkostnader og reduserer miljøbelastningen. En kanal for forespørsler / minikonkurranser. Effektiv fakturaflyt, raskt oppgjør. Med riktig informasjon fra kjøper, mulighet for elektronisk faktura med raskere oppgjør.

14 Prosess sentral kataloggodkjenning via Ehandelsplattformen Utprøves nå av BTV En katalog til flere kjøpere Større fleksibilitet Mulighet for kostnadsbesparelser Leverandør Sentral innkjøper Kategoriansvarlig Kjøper 1 Kjøper 2 Katalog Katalog Kjøper 3 Kjøper 4 Katalogverktøy Ehandelsplattformen Direktoratet for forvaltning og IKT

15 Prosess sentral kataloggodkjenning via Ehandelsplattformen Utprøves nå av BTV Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

17 Nye avrops- metoder Hyppige evalueringer av sine leverandører. Benytte samhandlingavtalen for å kunne regulere hvilken avropsmetode som er best. Direktoratet for forvaltning og IKT

18 Eksempel på innovasjon mot umodne segmenter Trondheim kommune ønsker å legge til rette for at bygg og anleggsektoren skal kunne gjøre elektroniske bestillinger. Trondheim kommune utvikler et dynamisk skjema for avrop mot utvalgte tjenestekjøp. Difi støtter utviklingen av skjemaene for at de skal kunne tas i bruk av andre kjøpende virksomheter. Forutsetning er at ditt innkjøpssystem integrerer seg mot Ehandelsplattformen. Blikkenslagerarbeider Elektroarbeider Kjøle- og fryseanlegg Maler- og byggtapetseringsarbeider Mur -, puss- og flisarbeider Rørleggerarbeider Tømmer- og snekkerarbeider Ventilasjonsarbeider

19

20 Leverandøraktivering en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

21 Reforhandling - Ny konkurranse Start tidlig med informasjon til leverandørmarkedet. Dette for å forberede dem på forestående konkurranse og informere hvilke strategi dere har for elektronisk handel. Hvis mulig innkall til leverandørmøte i forkant av anbudet der man går igjennom konkurransen, samhandlingsavtalen og katalogutfylling. Informer om Åpen markedsplass der leverandører kan laste opp en katalog uten å ha avtale. Dette vil forberede leverandører på virksomhetens krav og de vil være e-modne ved i forkant av konkurransen. Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Standardisering Katalog og ordre

23 Standardisering som ledd i forutsigbarhet for leverandør og kjøper Difi har startet et arbeid med å dokumentere og standardisere katalog og ordre. Format er forankret i Europa gjennom PEPPOL prosjektet. Ordre BIS3a+BIS6a eventuelt pakkseddel Ordrebekreftelse ink. linjer og frittstående moduler for eksisterende formater. Katalog ferdig første halvår 2012 og ordre siste halvår CEN BII2 PEPPOL BIS format Norsk veileder Forankring i Norge Testing Forankring