Hvordan implementere innovative anskaffelser i egen virksomhet

Transkript

1 Heidi E. Rygg Hvordan implementere innovative anskaffelser i egen virksomhet

2 Bærum kommune - Hovedtall Tall Antall bæringer Antall kommunalt ansatte (2013)/årsverk / Innkjøp ,3 mld. kr. Antall etablerte samkjøpsavtaler 100 Omsetning over e-handel mill. kr.

3 flere bæringer. Bærum 2035: Et felles utfordringsbilde Velferdstjenester med økte behov, lovkrav & forventninger Ikke mer penger. Tøffere prioriteringer. Skaffe nok ansatte. Mestring og endring Innbyggere. Dialog og samarbeid.

4 Hva skal til for å implementere innovative anskaffelser i egen virksomhet? Portefølje -styring Kategoristyring Kompe -tanse Samhandling Organisering Strategi Forankring Kultur

5 Strategi

6 Strategi Bærum kommunes anskaffelsesstrategi Formålseffektiv og kostnadseffektiv, i henhold til lover og regler Innovative anskaffelser Samfunnsansvar og etikk Kontraktsoppfølging Kompetanse Arbeidsprosesser

7 Strategi Hva skal vi oppnå? Effektiv organisering, styring og kontroll av anskaffelsesvirksomheten i kommunen Tydelig beslutningsprosess for igangsetting av anskaffelser Tydelig prosessansvar Tydelig faglig ansvar Effektiv ressursutnyttelse Effektive anskaffelsesprosesser

8 Forankring Forankring av strategien På ledernivå I hele organisasjonen Anskaffelsesstrategien vedtatt i kommunestyret nov Vi jobber nå med å forankre strategien i hele kommunen.

9 Organisering Organisasjon og utvikling Kristin Weidemann Wieland RÅDMANN Erik Kjeldstadli RÅDMANNSGRUPPEN Velferd Eva Waaler Samfunn Arthur Wøhni Kommuneadvokat Stab Kommunikasjonsenheten Tekniske tjenester Plan, miljø og kultur Barne- og ungdomstjenester Barnehage Skole Helse og sosial Pleie og omsorg Eiendom Digitalisering og IT Strategi og utvikling Økonomi HR og service

10 Organisering Anskaffelsesenheten 12 ansatte med tverrfaglig kompetanse Ekspertkompetanse på offentlige anskaffelser E-handel Virksomhetsovergripen de rammeavtaler Anskaffelser med verdi over kroner eks. mva. Anskaffelsesstrategi Anskaffelsesprosess Anskaffelsesstøtte Rådgivning Nettverk Årlig verdi for anskaffelser i Bærum 2014: ca. 2,3 MRD

11 Anskaffelsesprotokoll Organisering Roller Helhetlig porteføljeplan Fullmaktsstruktur Avtaleeier (komunalsjef) Godkjenner Prosessansvarlig (ansk.sjef) Utarbeider i samarbeid med avtaleeier Prosjekt- /prosessleder Faglig ansvarlig Godkjenner Godkjenner Ansvarlig Bidrar Bidrar Godkjenner Godkjenner Ansvarlig Bidrar/kvalitet ssikrer Ansk.faglig rådgiver/kval itetssikrer Bidrar/kvalitet ssikrer Kunngjøring Informeres Ansvarlig Kvalitetssikrer Evaluering Ansvarlig Bidrar Bidrar Innstilling (ved behov) Godkjenner Godkjenner Ansvarlig Kvalitetssikrer Kvalitetssikrer Tildelingsbrev Signerer Ansvarlig/Sig nerer Kvalitetssikrer Kontrakt Signatur 1 Signatur 2 Klargjør Bidrar Bidrar Anskaffelsesplan Konkurransegrunnlag Utarbeider og signerer Signerer

12 Samhandling Samhandling Etablere samhandlingsarenaer på ledernivå mellom involverte enheter i anskaffelsesarbeidet Forankre roller og ansvar Fagmiljøene og innkjøpsansvarlige må samarbeide ut fra felles mål (teamarbeid)

13 Portefølje -styring Porteføljestyring Kommunen må få en helhetlig oversikt over sin totale anskaffelsesportefølje. Sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i anskaffelsesteamene. Gjennomføring av anskaffelser skal besluttes på ledernivå.

14 Kategorisering av innkjøp Kategoristyring % andel av totalbeløp Eiendom og infrastruktur Finansielle poster Forbruksmateriell Helse IKT Kontor og administrasjon Kunnskap Mat Profesjonelle tjenester Renholds- og vaskeritjenester Transporttjenester Undervisningsmateriell

15 Kompe -tanse Kompetanse Styrke den strategiske anskaffelseskompetansen Styrke organisasjonens anskaffelseskompetanse Bærum kommune har deltatt i Leverandørutviklingsprogrammet siden 2012 Vi har gjennomført en pilot (smart mat) og flere er under planlegging.

16 Kultur Innovasjonskultur

17 Kultur Forbedring krever en ny måte å se ting på You will not solve the problem with the same mindset that created them

18 Kilder Strategi for økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser, departementene Veileder: Mål, strategi og resultatstyring av offentlige anskaffelser, Difi

19 Takk for meg!