Effektive offentlige anskaffelser

Transkript

1 Effektive offentlige anskaffelser Hans Nilsson Det gode innkjøp kan ikke oppnås uten De gode innkjøpsprosesser, - St.mld.nr. 36

2 Anskaffelsesprosessen Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Offentlige mrd! (1/3 av BNP) ca 300 eks offshore stat / kommune 50/50 Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

3 Anskaffelsesprosessen Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Flere hensyn Dato.. ressurseffektivt få mest mulig igjen for pengene.. fremme innovasjon / nytenking.. ivareta sosialt ansvar begrense miljømessig påvirkning motvirke sosial dumping.. Direktoratet for forvaltning og IKT Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Konkurranse Forholdsmessighet LOA / FOA EU-direktiver Etterprøvbarhet Likebehandling Forretningsmessighet

4 Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Det gode innkjøp IKT Anskaffelsesprosesser

5 Hvordan spare 20 mrd? Prosesser, prosesser, prosesser, prosesser.. Internkontroll ehandel Bedre kontroll med driftsinnkjøpene Skape en målekultur hvor måleindikatorer settes og følges opp utover dagens budsjettoppfølging i tråd med vedtatt mål/strategi Samordne innkjøp: Sentralt nivå, regionalt nivå, lokalt nivå Bedre investeringsprosjekter Bedre behovsanalyser Konkurransepotensialet må tas ut markedssonderinger Egne strategier bør lages for hver anskaffelse FIN sitt kvalitetssikringsregime for prosjekter også under 750 mill? Oslo 11/12/08 Utenlandske erfaringer Direktoratet tilsier for forvaltning at potensialet og IKT er der

6 Agenda Prosesser Internkontroll i offentlige anskaffelser Hvordan kan e-handel bidra? Nye håndhevelsesregler 1.7 Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Støtte Kjerne Ledelse Det er ikke nok å ha gode innkjøpsprosesser. Man må også ha gode ledelses- og støtteprosesser. Omgivelser og rammevilkår Planlegging Organisering Ledelse Kontroll Leverandører Anskaffelsesprosessen Avropere Varer og tjenester Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning Det gode innkjøp Kompetanse IKT Support Juridisk Økonomi/regnskap?

8 Plan-leggning Skal man få kontroll på prosessene må man ha kontroll på nivå 5 og 6 der hvor verdier skapes og problemer oppstår. 1 Landskap 2 Verdikjede 3 Hovedprosess Plan-leggning 4 Delprosess Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning 5 Prosessaktiviteter 6 Oppgave/rutine 8

9 Hva en virksomhet fant etter kartlegging av nivå 5 og 6. Problemer/risiko oppdaget under kartlegging nivå 5+6 Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Det er ikke nok å dokumentere prosesser. Man må også bruke disse i utviklingen av den organisasjon som skal utføre dem. Mål ønsket situasjon Resultater Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Noe gode og dårlige tegn Har virksomheten kartlagt og beskrevet sine innkjøpsprosesser? Blir dokumentasjonen oppdatert? Er prosessarbeid organisert og ledet på en systematisk måte? Er prosessarbeidet strategisk innrettet? Finnes det en prosesseier, ansvarlig rolle? Blir prosesser kontinuerlig målt og avvik adressert? Lærer man av sine feil og problemer? Blir prosesser benyttet i opplæring og utvikling av organisasjonen? Blir prosesser benyttet i forbedrings- og utviklingsarbeid? Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Internkontroll Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Utfordringene ved offentlige anskaffelser Riksrevisjonens dok 3:6 påviser følgende: Manglende ledelsesforankring Manglende kompetanse på regelverk Uhensiktsmessig organisering desentralisert frivillig å benytte intern rådgivning krever mer bevisst styring Mangel på strategi Mangel på internkontroll risikovurderinger beskrivelse av systemet, protokoll fullmaktsstruktur Direktoratet for forvaltning og IKT

14 Strategisk styring av anskaffelser Difi s anskaffelsesmodell Det gode innkjøp : 1.Rammevilkår 2. Ledelses- og styringsprosesser: Organisasjon og ledelse Policy og strategi Måling og rapportering Kontroll, læring og forbedring 3. Kjerne og støtte prosesser PwC 14

15 Revisjonens rolle Synliggjøre faktisk "helsetilstand" på hensiktsmessig og effektiv styring og kontroll med organisasjonens aktiviteter versus risiko og måloppnåelse. Utfordre ledelsen: Hvordan sikres etterlevelse av prosesser/rutiner og retningslinjer? Initiere iverksettelse av nødvendige forbedringer. PwC Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Veileder for implementering av internkontroll i offentlige anskaffelser Bakgrunn: En rekke rapporter og diverse medieoppslag viser at internkontroll i offentlig sektor må styrkes Hensikt: Gi offentlige virksomheter en metodikk og et verktøy til å innføre internkontroll. Innhold: Veiledende tekst om hva IK er, prosjektmetodikk for innføring med maler, verktøy for selvevaluering og maler

17 Selvevalueringsverktøy Excelverktøy som tar utgangspunkt i et allerede etablert ambisjonsnivå med fokusområder og målsettinger Gir føring for god praksis Statusbilde Generere en sjekkliste Følge med sin egen utvikling

18 Erfaringer Begrepsbruk; internkontroll er fremmed begrep for mange; rammeverket har i seg både proaktiv og reaktiv kontroll; styring og kontroll Mye nytt i risikostyring, vesentlighet, mål- og resultatstyring Markedsføre helhetlig styrings &ledelsespakke Behov for å hente inn eksempler Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

19 Ehandel Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Med elektronisk handel mener vi: Bruk av elektroniske verktøy til understøttelse av alle anskaffelsesprosesser fra behov til betaling Planlegging Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering Oppfølging KGV Doffin EHP Infrastr. Omfatter både den virksomhetsinterne arbeidsflyten og samhandlingen mellom kjøper og leverandør Prosess først

21 Elektronisk handel Bedre, effektiv og sikrere handel Statlige og helseforetak skal kunne motta elektronisk faktura 2009 Prosjekt start elektronisk faktura 2007 Elektronisk konkurranser 2002 Elektronisk ordre i produksjon 1999 Program for elektronisk handel 1997 Elektronisk kunngjøringer

22 Ehandelsplattformen (EHP) Tjeneste etablert i 2002, hvor offentlige virksomheter kan handle med sine leverandører over internett Hovedhensikt er å skape effektive og kostnadsbesparende grensesnitt mellom kjøper og leverandør. Innføre standardiserte krav til offentlig virksomhet og leverandører

23 Antall offentlige virksomheter

24 Omsetning over Ehandelsplattformen Total 2002 Totalt 2003 Totalt 2004 Totalt 2005 Totalt 2006 Totalt 2007 Totalt 2008 Totalt 2009 Totalt 2010 Totalt 2011 Totalt 2012 Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Innkjøpsprosessen (overordnet)

26 Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 1: Heve kvalitet på prosessen, f eks: - full sporbarhet - obligatoriske aktiviteter og målrettet info. - styre bestilleradferd - godkjenning (av BDM) før bestilling - formalisere mottakskontroll

27 Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 2: Forenkle og automatisere prosesser, - elektronisk tilbudsinngivelse - delvis automatisere evaluering av tilbud - tilgjengeliggjøre nye avtaler - kontroll av faktura

28 Innkjøpsprosessen (overordnet) Mål 3: Bedre styringsinformasjon, f eks - forbruksstatistikk - leverandørstatistikk (servicegrad) - disposisjonsregnskap

29 Situasjon Offentlige Anskaffelser Bestilling til betaling Planlegging Konkurranse Oppfølging 400 Mrd. kr Det gode innkjøp Kvalitet, miljø og samfunnsansvar Tid, kostnader Informasjon, kunnskap Styring og kontroll Elektronisk handel effektiv strategi for å oppnå Gode innkjøp

30 E-handel gir muligheter til å gi viktig informasjon til alle ansatte med innkjøpsansvar (på riktig tidspunkt i prosessen) til å styre innkjøpsatferd til å generere viktig styringsinformasjon om virksomhetens anskaffelser til å etterprøve anskaffelser som er gjort Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Håndhevelsesreglene, endringer Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

32 Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

33 Nye håndhevelsesregler Nytt EU/EØS-direktiv (2007/66/EF) Endringsdirektiv til gjeldende håndhevelsesdirektiver (89/665/EØF og 92/13/EØF) NOU 2010:2 Håndhevelse av offentlige anskaffelser Prop. 12 L ( ) Endringer i lov om offentlige anskaffelser og kommuneloven Stortingets lovvedtak 27. mars 2012 Endringer i forskriften 8. juni

34 Endringer innen Karensfrister fastsatt I dag rimelig tid Nye regler om suspensjon Oppdragsgiver må vente med å skrive kontrakt til domstolen tatt stilling Endringer i sanksjoner (del III) Endrede regler for søksmålsfrister Begrunnelsesplikten endres Vedståelsefrister Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

35 Klageorganenes roller Domstolene skal ha alle kompetanser etter direktivet dvs. en domstolsmodell KOFA bevares som et rent rådgivende organ dvs. KOFAs adgang til å ilegge overtredelsesgebyr faller bort

36 Ikrafttredelse Lov og forskrifter trer i kraft 1. juli 2012 Unntak: Bestemmelsene om suspensjon Endringene gjelder for anskaffelser som kunngjøres etter ikrafttredelsesdatoen For anskaffelser som ikke kunngjøres: Endringene gjelder for kontrakter som inngås etter ikrafttedelsesdatoen

37 Oppsummert Prosesser Fundament, må jobbes aktivt med Internkontroll i offentlige anskaffelser Passer god med prosessfokus Hvordan kan e-handel bidra? IT skal støtte gode prosesser Nye håndhevelsesregler 1.7 Aktuelt Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

38 Takk for oppmerksomheten. Spørsmål? Hans Nilsson Mail: