BtB nettverksmøte. 20. oktober 2009

Transkript

1 1 BtB nettverksmøte 20. oktober 2009

2 2 Agenda DEL 1: Utvidet mva-registrering DEL 2: Systemer Forpliktelsesrapport Statistikk Kjøp > Leverandøraktivering Kontrollrutiner, status SIT kjøp / rutiner

3 3 Systemer Forpliktelsesrapporter: Oversikt over forpliktelser som ikke er bokført i regnskapet Datagrunnlag fra bestillingssystem (PM) og fakturasystem (IP) Løses ved hjelp av DiscovererBI rapportverktøy Foreløpig tre varianter av rapporter: 1. Bestillinger/ordrer som det ikke er knyttet faktura til 2. Bestillinger/ordrer som det er knyttet faktura til, men som ikke er godkjent og overført til regnskapet 3. Fakturaer og refusjonsbilag som ikke referer til noe PMbestillingsnummer, som er kontert, men ikke godkjent og overført til regnskapet Ikke med i rapport: omposteringsbilag, annullerte fakturaer Opplysninger som skrives ut: kontering, forpliktelse/beløp, bestillingsnummer, fakturanummer, leverandør, bestilt dato, forventet leveringsdato

4 4

5 5 PM Status Forbedringer siden mai: Rapporter til Excel: hindre input av spesialtegn (ENTER, TAB) Rettet feil mht kun en trenger å godkjenne Prosjektnavn viser tekst i relevante skjermbilder Forbedringsønsker innmeldt (via de 6 store ): Delt kontering: kostnadsfordeling på alle dimensjoner (2010) Leveringsadresser: søkemulighet (vi har ca 470 adresser) Arbeidsflyt bedre tilpasset rekvirentrollen Bedre overordnede rapporter (ikke alt på linjenivå ) Forbedringsønsker /NTNU tilpasninger: Fysisk varemottaker eget felt, for alle typer ordrer (Nov/Des) Plankjøp (planens anviser over til IP): er i test (Okt/nov) Bedre håndtering av rekvisisjonskjøp: avklaring av spesifikasjoner

6 6 IP Status Rette mangler vedr. matching: i produksjon (Aug) Contract Matching for abonnementer etc.: Fungerer teknisk på flere typer fakturaer Telenor Mobil abonnementer lagt inn matcher bedre i Nov Utfordring: skanning/verifisering identifisere CM-fakturaer E-faktura fra leverandør: mål på 30% pr Tilsvarer snitt på ca 3000 e-fakturaer pr. måned Status for utrullingen: ca 2700 pr VIA Travel og Corporate Express: volum ca 1000 pr måned SiT Tapir: produksjon fra mars potensiale: ca 1200 pr måned Telenor Mobil fra mai: ca 300 (snitt) pr måned Sigma-Aldrich: fra september ca 200 pr måned Arbeider med: Lindbak og VWR DELL utsatt i påvente av nye PC-avtaler blir ferdigforhandlet Tregt e2b-marked i Norge: NTNU er langt fremme på mottak av efaktura.

7 7 Statistikker Fortsatt fremgang?

8 8 Ordrer pr. arbeidsdag 192!! Ordrer pr.arb.dag

9 9 Akkumulert ordrer Antall ordrer 2003 Antall ordrer 2004 Antall ordrer 2005 Antall ordrer 2006 Antall ordrer 2007 Antall ordrer 2008 Antall ordrer Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

10 10 Akkumulert beløp Beløp 2003 Beløp 2004 Beløp 2005 Beløp 2006 Beløp 2007 Beløp 2008 Beløp Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September Oktober November Desember

11 11

12 12 Anskaffelser NTNU bruk av bestillingssystem Kake til DMF Indikator som viser hvor langt hver enkelt enhet har kommet med gjennomføring av bestilling til betalingsprosessen, som er en forutsetning for å oppnå styring og kontroll med anskaffelser i forhold til lov og forskrift. Fin utvikling de fleste på et stabilt godt nivå, men fortsatt noe vei å gå før målet er nådd

13 13 Fakturamatch - statistikker Statistikk fra september 2009: 40% går rett til utbetaling 60% må prosesseres videre: manuell, sentral matching avvente registrering av varemottak etterbehandling i IP attestasjon + godkjenning

14 14 LØF - BtB planer for 2009/2010 Utrulling Mål 1: snitt 50% innen Mål 2: snitt 75% innen Oppgaver som gjenstår og som må prioriteres: Forpliktelsesrapport haster PRI 1 Flere og bedre kataloger i PM PRI 1 Avklaringer med Basware om PM/IP-behov for Kredittkort/Reise/Rekv på byen Flere efaktura SIT rutineforbedringer Internhandel Delt kontering i PM UBiT igangsetting av bok-kjøp Tollrutiner

15 15 ContractMatching (CM) Status Ca. 850 er innlagt Rutine Innmelding på skjema Sentral innlegging Godkjenning Nye CM innmeldt Legges inn fortløpende

16 16 Kontroll-rutiner

17 17 Anbudskjøp > Utfylling av forenklet anbudsprotokoll:

18 18 Anbudskjøp > Utfylling av forenklet anbudsprotokoll: Kun en leverandør ikke bruk det som begrunnelse Unntakene finnes i 1-3 i Forskriften Obs på attester for skatt/mva og HMS FoU-unntaket når oppdragsgiver ikke fullt ut betaler for tjenesten eller når den ikke fullt ut tilfaller oppdragsgiver til bruk i hans virksomhet

19 19

20 20 Leverandøraktivering - kataloger Hovedmål flere kataloger på PM: Ressurs som jobber med dette: Kirsti M Olsen Meld inn ønsker Samarbeid med UiO og UiB OBS: Ting-tar-tid

21 21 SIT-kjøp Utgangspunkt: Bestilling gjennom bestillingssystemet Evt 1: Rekvisisjon spesifisert eller åpen : rekvisisjonsnummer + k.sted må oppgis på faktura Evt 2: Handel uten rekvisisjon ( gammelmåten ): K.sted kreves som minimum Vedkommende vil bli oppfordret til å ta med rekvisisjon neste gang Hvorfor? Opprettholde stor fleksibilitet / serviceholdning på slike småkjøp

22 22 Innkjøp: Uninettavtalene" PC telefoni Nettverksutstyr AV-utstyr AVIT prosjekter som har fått utstyrsmidler > 500 NOK

23 23 Spørsmål?