Superbrukerforum. 23. mars 2015

Transkript

1 Superbrukerforum 23. mars 2015

2 Agenda Nye rammeavtaler/endringer Kjøp under kr og krav til kontrakt/dokumentasjon Samfunnsansvar Om bevertning og representasjon Endringer/påminnelser om funksjonalitet i bestillingssystemet Status andel bruk av bestillingssystemet Innspill og diskusjon: hvordan kan vi løfte oss enda mer? Innkjøpsanalyse Presentasjon fra leverandører Amesto og Akasie 3

3 Rammeavtaler 4

4 Nye rammeavtaler/endringer Atea er ny leverandør på Apple-maskiner og utstyr Avtalen omfatter alt av maskiner og utstyr fra Apple med unntak av iphones (kjøpes fra Imento) Avtalen omfatter kun godkjente produktkategorier For spørsmål kontakt: Bestilles via ekstern katalog 5

5 Nye rammeavtaler/endringer PC (stasjonær og bærbar) og datatilbehør: Avtale for PC (stasjonær og bærbar) og datatilbehør. Bakgrunn for avtalen er anbudsprosess kjørt av Uninett For PC (med tilbehør kjøpt sammen med maskinen) dekkes avtalen av følgende leverandører for følgende merker: Itello AS: HP (Hewlett Packard) Dell AS: Dell Atea AS: Lenovo 6

6 Nye rammeavtaler/endringer Kurs og konferanser til sjøs Avtalene med DFDS og Color Line er fornyet Gjelder fram til 5. mars

7 Samfunnsansvar

8 Samfunnsansvar Virksomheters samfunnsansvar kan defineres som helheten av et økonomisk miljømessig sosialt etisk ansvar

9 Et viktig og synlig varemerke studenter ansatte Tillit og troverdighet er viktig i formidling av viktig forskning Ikke bare utdannelse, men også dannelse Samfunnsansvar har med både utdannelse og dannelse å gjøre

10 Dannelse Det moderne dannelsesbegrepet står for menneskenes livslange utviklingsprosess, hvor de utvider sine åndelige, kulturelle og praktiske ferdigheter og sin personlige og sosiale kompetanse Ifølge filosofen Ellen Key er dannelsen det vi sitter igjen med etter at vi har glemt det vi har lært. Den kunnskapen vi har tilegnet oss, blir internalisert på en slik måte at vi ikke lenger trenger å huske den bevisst Samfunnsansvaret må internaliseres hos den enkelte slik at det i alle sammenhenger kommer med hvor det er relevant

11 Hvorfor samfunnsansvar? «Etikk i innkjøpsprosessen er viktig. Vi skal være fremst i arbeidet med å bringe leverandørmarkedet opp på et høyt etisk nivå. UiO skal være en tydelig bidragsyter i kampen mot barnearbeid, sosial dumping, korrupsjon, diskriminering og brudd på menneskerettighetene. Vårt store volum på innkjøp gir oss muligheten til å påvirke leverandører og samfunn i riktig retning. Denne muligheten skal vi utnytte.»

12 Etiske retningslinjer

13 Etisk standard «Som toppsjef har han manglet den grunnleggende etiske standarden som en slik stilling krever»

14 Krav & kriterier - samfunnsansvar Planlegging Gjennomføring LOA&FOA Oppfølging Behovsdekning ved valg av økonomisk mest fordelaktig tilbud Konkurransegrunnlag Kunngjøring Kvalifikasjon Tilbudsbehandling Kontrakts- inngåelse Kontrakts- oppfølging Minimumskrav kravspesifikasjonen Kvalifikasjons- krav Tildelings- kriterier Kontraktskrav

15 Hvorfor samfunnsansvar? Det er en sammenheng mellom vår tid og evne til etisk refleksjon og faren for uetisk adferd og korrupsjon Det er en sammenheng mellom regimet du iverksetter for internkontroll og kontraktsoppfølging og omfanget av uetisk adferd og korrupsjon Det er en sammenheng mellom god lederforankring, høy kompetanse og god organisering og virksomhetens økonomi og evne til fremtidig velferdsutvikling Handel er ansett som den beste metoden for å støtte utvikling og motvirke fattigdom globalt

16 Hvorfor samfunnsansvar? Det er en sammenheng mellom vår evne til å tenke strategisk og hvordan vi lykkes operativt Det er en sammenheng mellom hvor godt og nøye vi planlegger og resultatet av anskaffelsen Det er en sammenheng mellom våre anskaffelser og ansattes arbeids- og levevilkår hos leverandøren Det er en sammenheng mellom de miljøkravene vi stiller og bærekraftig utvikling

17 Skape og opprettholde tillit «Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.» Integritet, uskaddhet; helhet, uavhengighet; ukrenkelighet

18 Om bevertning og representasjon 19

19 Arbeidsmiddag Interne arrangement (møter, kurs, seminar mv.) På arrangement som er berammet til mer enn 1 time, kan kaffeservering vurderes av den enkelte arrangementseier. På arrangement som varer i mer enn 3 timer og går inn i lunsjtid, kan det serveres en enkel lunsj. Lunsjutgiftene skal ikke overstige kr 166,- per deltaker. Lunsjkostnaden dekkes av møte-/kurseier. På interne arrangement som varer 3 timer eller mer, strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 374,- per deltaker. På heldagsarrangement som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 546,- pr. deltaker.

20 Arrangement med ekstern deltakelse På arrangement som varer mindre enn 3 timer og holdes innenfor den ordinære arbeidstiden, kan det benyttes inntil kr 166,- per deltaker. På arrangement som varer 3 timer eller mer eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende, kan det benyttes inntil kr 374,- per deltaker. På heldagsarrangement som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden og hvor det er nødvendig med to serveringer, kan det benyttes inntil kr 546,- pr. deltaker. 21

21 Bespisning utenfor UiOs lokaler Hovedregelen er at det ved bespisning skal benyttes UiOs lokaler. Der man unntaksvis av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene økes med inntil 50 %. Bestilling på restaurantbesøk skal gå gjennom UiOs bestillingsløsning. Utlegg til refusjon skal være unntaket.

22 Representasjon Representasjon innenlands Definisjon: Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Myndighet: Det er fakultets-/avdelingsledelsen som, etter en vurdering av det enkelte tilfelle, skal avgjøre om et arrangement er å regne som representasjon. Denne vurderingen skal foretas skriftlig på eget skjema (word) før arrangementet finner sted og følge saken. Skjemaet trenger ikke benyttes dersom man bestiller gjennom bestillingssystemet. Skjemaet er kun aktuelt ved refusjon.

23 Representasjon forts. Det er fastsatt følgende maksimumssatser med virkning fra 1. januar 2015: Lunsj/middag: inntil kr 1 197,- per person Enklere lunsj/mottakelse: inntil kr 440,- per person Forhøyet sats: Satsene kan økes med inntil 30 % ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede. Rektor/universitetsdirektør avgjør når forhøyet sats kan benyttes. For alkoholservering se punkt 4. (Inntil kr 431,- av ovennevnte summer) Dersom representasjonsprogrammet inneholder kulturelle innslag som f.eks. teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarrangement, kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobeavgift m.m. Utgifter til kulturelle innslag skal avklares på forhånd. Denne vurderingen skal foretas skriftlig og følge saken. Kilde: Kopiert fra SPH

24 Representasjon forts. Representasjon utenlands Myndighet: Rektor/universitetsdirektør bestemmer hvilke personer som har alminnelig fullmakt til å samtykke i representasjon utenlands. Dette er vanligvis fakultets- og avdelingsledelsen. Det skal foreligge en skriftlig oversikt over hvilke personer ved UiO dette gjelder. Vurderingen i det enkelte tilfellet skal foretas av bemyndiget person skriftlig på eget skjema (word) før representasjonen finner sted og følge saken. Når UiO-ansatte står som vertskap for servering av lunsj eller middag ved tjenesteoppdrag utenlands, så er utgiftsgrensen per person lik kostsatsen for vedkommende land, jf Statens satser for reiser utland (regjeringen.no). Dersom representasjonen i spesielle tilfeller ikke kan holdes innenfor kostsatsen i vedkommende land, kan kostsatsen økes med 30 % tillegg. Dette skal begrunnes særskilt. For alkoholservering se punkt 4.

25 Seminar Enten benytte tidligere nevnte satser for heldagskonferanse med behov for 2 serveringer ( % = 819) Benytte reiseregningssatsene: For reiser over 15 km 1 og som varer utover 6 timer, dekkes utgifter til måltider etter satsene i a) - c): a) For reiser fra og med 6 timer og til og med 12 timer dekkes en ulegitimert sats på kr 280,-. b) For reiser over 12 timer dekkes en ulegitimert sats på kr 520,-. c) For reiser med overnatting 2 dekkes en ulegitimert sats på kr 710,-. For reiser som varer mer et døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et nytt døgn.

26 Velferdsmidler Hva som benyttes av velferdsmidler til å dekke diverse utgifter på seminar er utenfor vårt ansvarsområde, og stort sett opp til enhetene. Se ellers UiOs nettside om bevertning og representasjon:

27 Endringer / påminnelser om funksjonalitet i bestillingssystemet 28

28 Svingninger i valutaen Det er ikke anledning for leverandører til å sende regningen for svingninger i valutaen til UiO. UiO avviser alle fakturaer hvor leverandører etterfakturerer varer eller tjeneste på grunn av svingninger i den norske kronen 29

29 Gamle bestillinger som ikke er mottatt Mange bestillinger står åpne uten at det er foretatt varemottak- selv om faktura er betalt Vi oppfordrer alle til å ta en opprydning på egne enheter, og foreta varemottak på gamle bestillinger hvor faktura er betalt Hvordan hente fram disse: Gå til Innkjøpsverktøy - Søk Velg enhet og inkluder delenheter Huk av for status Bestilt og Bestilling bekreftet Åpne hver bestilling og trykk Gå til siden mottak

30 Midlertidig feil IP/PM I forbindelse med oppgraderingen av IP, har det oppstått en utfordring: For en faktura som er matchet manuelt mot en bestilling, og som matchingen deretter blir manuelt slettet på, blir matchestatus på hodenivå feil Dette gjenspeiles også i PM hvor faktureringsstatus forblir Fakturert Seksjon for applikasjonsforvaltning (SAF) følger opp denne feilen etter produksjonssetting av nyoppgradert Basware IP og OM (order match) 31

31 Endringer/påminnelser om funksjonalitet i bestillingssystemet Nye navn på eksterne kataloger/punch out I tillegg til leverandørens navn vises nå også hvilke produktområder de enkelte dekker Demo Elvebredden har endret sin punchout-løsning Har «delt handlekurv varer i handlekurven» blitt bedre eller er det som tidligere? 32

32 Påminnelse om sortering på pris i kataloger Noen produkter finnes i kataloger fra ulike levererandører Kan være priset svært forskjellig avhengig av bruksområde og om det er inngått spesialpris på produktet i sortimentet fra leverandør Du kan sortere på pris når du har søkt etter produktet, ved å trykke på «Enhetspris (netto)». Du kan da få billigste produkt opp øverst. Demo 33

33 Påminnelse om endring av org.enhet ved opprettelse av anmodning Organisasjonsenheten styrer flere viktige ting i bestillingen, blant annet: hvilken BDM som blir tilgjengelig når du skal sende til godkjenning hvem som får fakturaen til eventuell manuell behandling hvilken leveringsadresse som knyttes til bestillingen Demo 34

34 Gassflaskeleie og bruksretter Bestilles gjennombestillingssystemet ved å opprette én bestilling pr. kundenummer for hele året og matche alle fakturaer mot denne. Se Avtalekatalogen for mer informasjon

35 Møbelavtalen Minner alle om at vi har 5 leverandører på vår avtale om Kontormøbler FormFunk (tidligere Norske kontormøbler AS) Kinnarps EFG Hov Dokka Rom for flere Kontorrama Vi anbefaler at alle 5 forespørres om pris for å få best mulig tilbud 36

36 Endring av fakturaadresse Postadressen er fjernet Kun følgende adresse nå: 37

37 Status andel bruk av bestillingssystemet- februar 38

38 Innkjøpsanalyse 2014 Det er laget en innkjøpsanalyse for 2014 Noen utdrag derfra: UiO hadde i 2014 innkjøp for 2,3 mrd, en økning på 14 % fra 2013 UiO mottok i 2014 fakturaer fra 6693 leverandører, 299 flere enn i leverandører (4%) utgjorde 80 % av kostnadene innen innkjøpsporteføljene, og 152 av disseleverandørene var avtaleleverandører (59%). 193 leverandører hadde totalbeløp over eks mva i 2014 Hele analysen kan oversendes om ønskelig 39

39 Engangsleverandører 40

40 Presentasjon fra leverandører Akasie og Amesto 41